Für eine Dienstreise verlassen wir schon mal den deutschen Boden, um Kunden, Partner oder Investoren im Ausland zu treffen: Eine Dienstreise in die Niederlande führt uns über die Grenze, aber nicht gleich um die halbe Welt – sie sind Nachbarn. Welche Spesen für eine Dienstreise in die Niederlande anfallen, wie hoch sie sie sind und wie sie sich steuerlich geltend machen lassen, verrät unser Guide.
Spesen für die Auslandsreise: Niederlande
Auf einer Dienstreise müssen wir meist mehr für unsere Verpflegung bezahlen, als wenn wir einfach im Büro oder zuhause essen würden – oft müssen wir beispielsweise im Restaurant essen, wenn uns keine eigene Küche zur Verfügung steht. Diese Extrakosten werden als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet – oder als: Spesen. Der Staat unterstützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerlich bei diesen Mehrausgaben, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Besuche in teuren Sterne-Restaurants lassen sich beispielsweise nicht steuerlich geltend machen. Vielmehr hat der Staat Pauschalen festgelegt.
Mit Hilfe dieser Pauschalen wird sichergestellt, dass Dienstreisende sich vernünftig ernähren und verpflegen können, ohne aber dem Luxus zu verfallen. Schließlich soll der Staat und damit der Steuerzahler nicht die Opulenz einzelner finanzieren. Die Pauschalen greifen bei einer Dienstreise ab acht Stunden und bis zu drei Monaten. Unterschieden wird die kleine und die große Verpflegungspauschale.
Für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden gilt die kleine Verpflegungspauschale, genauso wie für die An- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Reise. In Deutschland liegt der Spesensatz hierfür bei 14,- EUR. Die große Verpflegungspauschale greift für jeden vollständigen Tag einer Dienstreise, bestehend aus 24 Stunden – und kommt damit nur bei Reisen zum Tragen, die mindestens drei Tage lang sind. 28,- EUR ist der Spesensatz.
Diese Spesensätze gelten aber nur für Dienstreisen innerhalb von Deutschland. Für Dienstreisen ins Ausland gelten spezifische Spesensätze für jedes Ausland und teilweise ebenso für Städte. Diese Spesensätze richten sich nach den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land oder in der jeweiligen Stadt. Sie sind in London beispielsweise höher als in Belgien.
Spesen Niederlande 2023: Wie hoch sind die Spesensätze?
Die Spesensätze für das In- und Ausland können regelmäßig von der deutschen Regierung angepasst werden – je nachdem, was in der Welt passiert und wie sich die Lebenshaltungskosten innerhalb der jeweiligen Länder oder Städte verändern.
Für die Niederlande gelten Spesensätze, die im internationalen Vergleich weder als hoch noch als niedrig einzustufen sind: Sie liegen im internationalen Mittel. Dabei wird in den Niederlanden nicht zwischen bestimmten Städten unterschieden – stattdessen gelten die gleichen Spesensätze für das gesamte Land, selbst, wenn das Leben in Amsterdam oder Den Haag sicherlich etwas teurer ist als anderswo.
Die Spesensätze in den Niederlanden 2023:
- Die kleine Verpflegungspauschale: 32,- EUR (gilt für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden oder am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen)
- Die große Verpflegungspauschale: 47,- EUR (gilt für vollständige Reisetage mit einer Dauer von 24 Stunden)
Die Übernachtungspauschale liegt in den Niederlanden wiederum bei 122,- EUR. Wie bei einer Pauschale üblich, ist es in dem Fall irrelevant, wie hoch die tatsächlichen Übernachtungskosten sind – die Übernachtung bei einem Freund ist ebenfalls möglich.
Beispielrechnung: Dienstreise in die Niederlande
Steht nun eine Dienstreise in die Niederlande an, kann bereits im Vorfeld anhand einer Beispielrechnung gut ermittelt werden, welche Spesen sich später geltend machen lassen. Wir rechnen hier mit einer dreitägigen Reise in die Niederlande.
Beispiel für eine Dienstreise in die Niederlande:
- Tag 1 (Anreise, weniger als 24 Stunden): 32,- EUR
- Übernachtung von Tag 1 auf Tag 2: 122,- EUR
- Tag 2 (voller Tag von 0 bis 24 Uhr): 47,- EUR
- Übernachtung von Tag 2 auf Tag 3: 122,- EUR
- Tag 3 (Abreise, weniger als 24 Stunden): 32,- EUR
- = 355,- EUR für die gesamte Dienstreise
Der Verpflegungsmehraufwand sowie die Übernachtungskosten liegen, berechnend anhand der Pauschalen, dementsprechend bei 355,- EUR für eine dreitägige Dienstreise in die Niederlande. Spesen sind allerdings nur der Verpflegungsmehraufwand, nicht die Übernachtungskosten. Die Höhe der Spesen liegt dementsprechend bei 111,- EUR.
Anderweitig bezahlte Mahlzeiten reduzieren die Spesen
Mit Spesen wird das Ziel verfolgt, entstehende Kosten für die Verpflegung auf Dienstreisen zu reduzieren. Ausgegangen wird dafür von drei Mahlzeiten, Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Wie viel am Ende tatsächlich konsumiert wird, ist dabei aber egal – schließlich sind die Spesensätze pauschale Beträge. Aber: Wenn gewisse Mahlzeiten auf eine andere Art und Weise finanziert werden, reduziert das den Pauschbetrag für den jeweiligen Tag.
Wenn Mitarbeiter auf einer Dienstreise beispielsweise in einem Hotel übernachten, ist das Frühstück häufig inklusive. Die Verpflegungspauschale muss in dem Fall für den jeweiligen Tag um 20% der großen Verpflegungspauschale reduziert werden. In den Niederlanden liegt dieser Betrag bei 9,40 EUR (20% von 47,- EUR). Für das Mittagessen und für das Abendessen gilt jeweils ein Abzug 40% der großen Verpflegungspauschale. Vielleicht wird das Mittagessen zum Beispiel in der Mensa einer Niederlassung des Arbeitgebers eingenommen oder das Abendessen wird vom Geschäftspartner bezahlt.
Für die Beispielrechnung bedeutet das Folgendes:
| Anreisetag: 32,- EUR | Arbeitgeber übernimmt keine Kosten | |
| + | Übernachtung von Tag 1 auf Tag 2: 122,- EUR | |
| + | Vollständiger Tag: 37,60 EUR (47,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| + | Übernachtung von Tag 2 auf Tag 3: 122,- EUR | |
| + | Abreisetag: 22,60 EUR (32,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| = | 336,20 EUR |
Spesen geltend machen bei einer Reise in die Niederlande
Was ist aber überhaupt dafür notwendig, um Spesen bei einer Reise in die Niederlande steuerlich geltend machen zu können? Wichtigste Voraussetzung: Es muss sich um eine Dienstreise handeln – Ziel kann es sein, einen Kunden zu treffen, eine Niederlassung in den Niederlanden oder eine Messe zu besuchen. Weitere Voraussetzung: Die Dienstreise muss mindestens acht Stunden dauern, aber gleichzeitig nicht länger als drei Monate.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, haben Arbeitnehmer im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Entweder lassen sie sich den Verpflegungsmehraufwand auf ihren Dienstreisen vollständig von ihrem Arbeitgeber erstatten. In dem Fall kann der Arbeitgeber die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, sofern die Reise richtig dokumentiert und die entsprechenden Belege vollständig eingereicht werden. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer sie selbst mit der nächsten Steuererklärung einreichen. Die vollständige Kostenübernahme ist aber natürlich lukrativer.
Eine dritte Möglichkeit, die Spesenabrechnungen gänzlich überflüssig macht, gibt es mit Firmenkarten – seien es nun Kredit- oder Debitkarten: In dem Fall muss der Mitarbeiter erst gar kein Ausgaben auslegen. Stattdessen bezahlt er sofort vom Firmenkonto, spart sich den Aufwand der Spesenabrechnung und tritt nicht in Vorleistung. Und: Seine private Bonität spielt dafür keine Rolle.
Moss: Nie mehr Spesenabrechnungen
Im Fokus einer Dienstreise steht für gewöhnlich ein vorab definiertes Ziel – einen Kunden zu gewinnen, die Beziehung zu einem Geschäftspartner zu verbessern oder ein Team vor Ort in einer anderen Niederlassung zu unterstützen. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, ist eine optimale Planung der Dienstreise nötig. Sich darüber Gedanken zu machen, welche Kosten man auslegen kann oder wann man die Spesenabrechnung macht, lenkt dabei ab. Moss hilft hier: Als ganzheitliche Ausgabenlösung erleichtern wir es Unternehmen und Mitarbeitern, ihre Ausgaben zu managen – beispielsweise durch Firmenkarten.
Belege der Dienstreise können die Mitarbeiter ganz einfach per Web und Mobile App abfotografieren und hochladen, die Zuordnung zu den Ausgaben passiert automatisch. Die Inhalte werden mittels OCR-Scan sofort übernommen. Für die Buchhaltung werden so alle Belege übersichtlich an einem Ort aufbereitet – die vorbereitende Buchhaltung passiert praktisch automatisch und vereinfacht den Monatsabschluss.
Wenn doch mal Auslagen notwendig sind, können Mitarbeiter sie sofort über die App und ohne umständliche Spesenabrechnung zurückfordern. Moss berechnet die Tages- beziehungsweise Spesensätze für das jeweilige Land automatisch. Für Unternehmen und Mitarbeiter bedeutet das eine große Zeitersparnis und mehr Fokus auf das, was wirklich zählt.
FAQs
In den Niederlanden gibt es genauso wie in Deutschland selbst und im internationalen Ausland zwei Verpflegungspauschalen: die kleine und die große. Für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden gilt die kleine Verpflegungspauschale, genauso wie am Tag der An- und Abreise bei mehrtägigen Reisen. Sie liegt bei 32,- EUR in den Niederlanden. Bei 24-stündigen Reisetagen gilt die große: 47,- EUR.
Die Übernachtungspauschale zählt zwar nicht zu den Spesen, wird häufig aber im selben Atemzug erwähnt. Und: Wenn bei einer Hotelübernachtung das Frühstück inklusive ist, vermindert sie die Spesen des jeweiligen Tages. 20% von der großen Verpflegungspauschale werden abgezogen, in den Niederlanden demnach 9,40 EUR. Die Übernachtungspauschale liegt bei 122,- EUR.
Voraussetzung, um die Spesen auf einer Niederlande-Reise geltend machen zu können, ist, dass es sich bei ihr um eine Dienstreise handelt. Zusätzlich muss sie mindestens acht Stunden dauern, darf aber nicht länger als drei Monate sein. Entweder erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten und setzt sie als Betriebsausgaben ab – oder der Arbeitnehmer setzt sie selbst mit seiner Steuererklärung ab.
Die erste und für Arbeitnehmer beste Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber die Spesen vollständig übernimmt und sie selbst als Betriebsausgaben von der Steuer absetzt. Übernimmt der Arbeitgeber die Spesen nicht oder nur unvollständig, kann der Arbeitnehmer sie selbst mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen und absetzen.
Spesen bezeichnen auf einer Dienstreise den Verpflegungsmehraufwand – Kosten, die die üblichen Kosten für die Verpflegung zuhause oder am ständigen Arbeitsplatz übersteigen. Als Spesensätze wiederum werden die staatlich festgelegte Pauschalen bezeichnet, die Arbeitnehmer oder Arbeitgeber von der Steuer pro Tag absetzen können.
Reisekosten sind mehr als der Verpflegungsmehraufwand beziehungsweise die Spesen: Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten zählen ebenso dazu. Sie fassen Speisen, Getränke, Zug- oder Taxifahrten, mit Dienstwagen gefahrene Kilometer, Veranstaltungsbesuche und Kosten für Kommunikation zusammen und können steuerlich geltend gemacht werden bei Dienstreisen zwischen acht Stunden und drei Monaten.
