Der Morgen bestimmt den Tag – und für einen guten Morgen ist ein gehaltvolles Frühstück Voraussetzung. Das gilt insbesondere für Dienstreisen, wenn Meetings oder Veranstaltungen anstehen, die viel Energie einfordern. Aber wer bezahlt dieses Frühstück und wie sind die Konditionen dafür? Unser Guide zeigt auf, was es mit der Frühstückspauschale 2022 auf sich hat und wie Unternehmen von ihr profitieren können.
Frühstückspauschale – oder Verpflegungsmehraufwand?
Frühstückspauschale, Spesensätze, Verpflegungsmehraufwand: Was ist eigentlich was? Wenn es um die Abrechnung von Reisekosten geht, werden viele Begrifflichkeiten zusammengeworfen, oft mit ähnlicher, aber eben unterschiedlicher Bedeutung. Eine „Frühstückspauschale“ gibt es beispielsweise gar nicht. Denn: Die Pauschalen für die Verpflegung auf Dienstreisen gelten immer für den gesamten Tag, nicht explizit für eine Mahlzeit. Es wird davon ausgegangen, dass die Verpflegung unterwegs kostspieliger ist, als wenn Arbeitnehmer im Büro oder einfach zuhause essen.
Diese Mehrkosten für das Speisen auf Reisen werden als Verpflegungsmehraufwand oder alternativ als Spesen bezeichnet. Die Kosten für Verpflegung lassen sich aber nicht 1 zu 1 steuerlich geltend machen – der Besuch beim Sternekoch lässt sich dementsprechend nicht vollständig absetzen, sofern es sich nicht um ein Geschäftsessen mit einem Kunden oder einem anderen geschäftlichen Kontakt handelt. Für die Eigenverpflegung sind stattdessen pro Tage feste Pauschalen, die sogenannten Spesensätze, definiert. Die richten sich nach der Länge des Tages beziehungsweise der Dienstreise und nach dem Reiseort.
Aber: Die festen Tagespauschalen können sich reduzieren. Ist das Frühstück beispielsweise in den Übernachtungskosten enthalten – wie bei Hotelübernachtungen häufig der Fall – wird der Spesensatz für den jeweiligen Tag reduziert.
Frühstückspauschale 2023: Spesensätze im Überblick
Jahr für Jahr kann die deutsche Regierung die Spesensätze neu definieren und achtet dabei insbesondere auf die jeweiligen Lebenshaltungskosten. Die Pauschalen dienen letztlich dazu, die Bürger und Unternehmen zu entlasten: Steigen die Kosten, werden die Entlastungen größer. Die aktuellen Spesensätze für Dienstreisen innerhalb von Deutschland gelten bereits seit 2020 und sind seitdem nicht mehr verändert worden.
Unterschieden werden grundsätzlich zwei Verpflegungspauschalen: die kleine und die große. Die kleine gilt bei Dienstreisen von mindestens 8 und maximal 24 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen gilt sie jeweils für den An- und Abreisetag, die ja per Definition kürzer als 24 Stunden sein müssen. Die große Verpflegungspauschale gilt ausschließlich für 24-Stunden-Tage und damit nur bei mehrtägigen Reisen – nämlich für alle Tage, die zwischen dem An- und Abreisetag liegen. Denn: An- und Abreisetag können ja, wie bereits erwähnt, nie 24 Stunden lang sein.
Wie hoch waren die Spesensätze 2021 und 2022 in Deutschland?
- Die kleine Verpflegungspauschale: 14,- EUR pro Tag
- Die große Verpflegungspauschale: 28,- EUR pro Tag
Die Spesensätze gelten dabei unabhängig von der Anzahl oder von dem Preis der Mahlzeiten. Aber: An anderer Stelle werden sie dennoch in Frühstück, Mittagessen und Abendessen unterschieden, wenn die Mahlzeiten nämlich anderweitig bezahlt werden.
Klassisches Beispiel: In vielen Hotelübernachtungen ist das Frühstück bereits inklusive. Werden die Übernachtungskosten steuerlich abgesetzt, reduziert sich die Verpflegungspauschale für den jeweiligen Tag um 20% von der großen Verpflegungspauschale: sprich um 5,60 EUR bei Reisen innerhalb von Deutschland. Für Mittag- und Abendessen gilt ein Prozentsatz von 40, sprich 11,20 EUR. Das kann zum Beispiel passieren, wenn der Reisende in der Mensa einer Niederlassung seines Arbeitgebers isst oder ein Geschäftsessen stattfindet.
Werden demnach alle drei Mahlzeiten anderweitig bezahlt beziehungsweise abgesetzt, würde sich die Verpflegungspauschale für den jeweiligen Tag um 100% und damit auf 0,- EUR reduzieren.
Frühstückspauschale 2023
Die Höhe der Spesensätze bei Reisen innerhalb von Deutschland wurden zuletzt zum Jahr 2020 angepasst. Seitdem gelten die Pauschalen von 14,- EUR und 28,- EUR – für 2022 gelten sie dementsprechend genauso.
Sachbezugswert für Frühstück 2022/2023
Wenn eine Dienstreise die Mindestdauer von acht Stunden unterschreitet, sind Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, lohnsteuerpflichtig. Bei der Berechnung müssen sogenannte Sachbezugswerte berücksichtigt werden.
Im Jahr 2021 lag der Sachbezugswert für das Frühstück bei 1,83 EUR, im Jahr 2022 ist er auf 1,87 EUR angehoben worden. Seit 2023 liegt der Sachbezugswert für das Frühstück bei 2,- EUR.
Für volljährige Mitarbeiter gilt ein monatlicher Wert von 55,- EUR im Jahr 2021, 56,- EUR im Jahr 2022 und 60,- EUR im Jahr 2023.
| Sachbezugswerte 2023 | Frühstück |
| monatlich | 60,- EUR |
| täglich | 2,- EUR |
Für Mittag- und Abendessen gelten jeweils abweichende Beiträge je nach Jahr und Alter des Arbeitnehmers.
Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland
Die oben genannten Spesensätze gelten ausschließlich für Dienstreisen innerhalb von Deutschland. Im Ausland gelten jeweils individuelle Spesensätze, mal definiert für Länder insgesamt, mal aufgeschlüsselt nach Städten. Abhängig sind die Spesensätze von den jeweiligen Lebenshaltungskosten vor Ort – und wenn eine Stadt im Vergleich zum restlichen Land besonders teuer ist, wie beispielsweise London in Großbritannien, werden für sie eigene Pauschalen definiert. Selbiges gilt ebenso für die Übernachtungskosten, die nicht zu den Spesen zählen, bei einer Dienstreise aber natürlich trotzdem relevant sein können. Die folgende Tabelle umfasst die Beträge (in Euro) der gängigsten Ziele für Dienstreisen außerhalb von Deutschland. Hier geht es zu der vollständigen Tabelle des Finanzministeriums zu der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023.
| Wichtig: Beträge die sich gegenüber den Vorjahren (2021/2022) geändert haben sind fett markiert. |
Pauschalen bei Auslandsreisen 2022/2023:
| Reiseziel | Pauschbeträge bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag | Pauschbeträge für den An-und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag | Pauschbetrag für Übernachtungskosten |
|---|---|---|---|
| BELGIEN | 59 | 40 | 141 |
| DÄNEMARK | 75 | 50 | 183 |
| FRANKREICH | – | – | – |
| Paris | 58 | 39 | 159 |
| Lyon | 53 | 36 | 115 |
| Straßburg | 34 | 51 | 96 |
| Marseille | 46 | 31 | 101 |
| Rest | 53 | 36 | 105 |
| GROẞBRITANNIEN | – | – | – |
| London | 66 | 44 | 163 |
| Rest | 52 | 35 | 99 |
| ITALIEN | – | – | – |
| Mailand | 45 | 30 | 158 |
| Rest | 40 | 27 | 135 |
| NIEDERLANDE | 47 | 32 | 122 |
| ÖSTERREICH | 40 | 27 | 108 |
| POLEN | – | – | – |
| Breslau | 33 | 22 | 117 |
| Danzig | 30 | 20 | 84 |
| Warschau | 29 | 20 | 109 |
| Krakau | 18 | 27 | 86 |
| Rest | 29 | 20 | 60 |
| SCHWEIZ | – | – | – |
| Genf | 66 | 44 | 186 |
| Rest | 64 | 43 | 180 |
| SPANIEN | – | – | – |
| Madrid | 40 | 27 | 118 |
| Kanarische Inseln | 40 | 27 | 115 |
| Palma de Mallorca | 35 | 24 | 121 |
| Barcelona | 34 | 23 | 118 |
| Rest | 34 | 23 | 118 |
Frühstückspauschale: Spesen steuerlich geltend machen
Spesen lassen sich steuerlich geltend machen: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie einfach mit seiner nächsten Steuererklärung angeben und unter Angabe der Reisedaten absetzen. Lukrativer ist es für ihn allerdings, wenn der Arbeitgeber die Kosten in vollem Umfang übernimmt. In dem Fall bekommt der Arbeitnehmer die gesamten Kosten erstattet und das Unternehmen kann sie selbst in Form von Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Viele Unternehmen haben eine Policy, die genau diesen Umgang mit Reisekosten regelt.
Um sich die Spesen vom Arbeitgeber erstatten lassen zu können, muss im Anschluss an die Dienstreise eine Spesenabrechnung durchgeführt werden. Das kann klassisch in Papier- beziehungsweise Antragsform passieren oder modern und digital mittels Software. Die berechnet die entsprechenden Summen nicht nur automatisch, sondern stellt gleichzeitig noch sicher, dass der Arbeitnehmer nicht vergisst, gewisse Daten anzugeben. Und: Für die Buchhaltung werden alle relevanten Daten an einem Ort strukturiert vorbereitet und können über eine Schnittstelle an die Buchhaltungssoftware weitergegeben werden.
Es gibt aber noch eine weitere Möglichkeit: Mit physischen oder virtuellen Firmenkarten, ganz gleich, ob Kredit- und Debitkarten, können Mitarbeiter sofort über das Firmenkonto Ausgaben tätigen, ohne selbst Auslagen zu haben und damit in Vorleistung gehen zu müssen. Auch hier kann der Arbeitnehmer die Ausgaben wieder als Betriebsausgaben geltend machen, sofern die entsprechenden Belege vorgelegt werden.
Moss: Ausgabenlösung für Dienstreisen
Moss ist eine ganzheitliche Ausgabenlösung für Unternehmen. Mit den Firmenkarten wird es Mitarbeitern ermöglicht, beruflich bedingte Ausgaben direkt über den Arbeitgeber abzuwickeln – ohne Umweg über Auslagen. Auf Dienstreisen kann direkt mit den Firmenkarten bezahlt werden. Schließlich muss der Beleg nur noch in der Mobile App hochgeladen werden. Die Daten werden dank OCR-Scan sofort erkannt und die Zahlung richtig zugeordnet. Mittels DATEV-Schnittstelle können die entsprechenden Daten und Dokumente direkt an die Buchhaltungssoftware weitergegeben werden.
Und nicht nur das: Muss ein Mitarbeiter doch mal Kosten auslegen, kann er über die App schnell alle Reisedaten angegeben – und das wars. Die Spesensätze für das jeweilige Land werden automatisch berechnet und in der Software hinterlegt. Finanzteams und Buchhaltung sparen sich einen hohen Zeitaufwand in puncto Spesenabrechnung und die Fehleranfälligkeit wird reduziert.
So sind Spesen für Unternehmen kein Zeitfaktor mehr – und alle können sich wieder auf das Wesentliche fokussieren.
FAQs
Eine eigenständige Pauschale für das Frühstück auf Dienstreisen gibt es nicht. Stattdessen gibt es Tagessätze, die sich aber nicht auf einzelne Mahlzeiten, sondern auf den gesamten Tag beziehen. Für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand – ebenfalls als Spesen bezeichnet – werden Spesensätze erhoben, die in Deutschland oder im Ausland gelten und es ermöglichen, die Verpflegung steuerlich geltend zu machen.
In Deutschland werden zwei Verpflegungspauschalen unterschieden: die kleine und die große. Die kleine gilt für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden und für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Innerhalb von Deutschland liegt sie bei 14,- EUR. Die große Verpflegungspauschale gilt für die vollen Tage einer mehrtägigen Dienstreise und liegt bei 28,- EUR.
Werden Mahlzeiten von Dritten übernommen oder werden bereits anderweitig abgesetzt, reduzieren sie die Spesen des jeweiligen Tages. Ist in den Übernachtungskosten beispielsweise bereits ein Frühstück enthalten, reduziert das die Pauschale für den Tag um 20% der großen Verpflegungspauschale (= 5,60 EUR). Bei Mittag- und Abendessen wird der Betrag jeweils um 40% (= 11,20 EUR) reduziert.
Die Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen ins Ausland sind individuell und unterscheiden sich je nach Land oder Stadt. Sie sind in der Höhe von den jeweiligen Lebenshaltungskosten vor Ort abhängig. Einzelne Städte wie London im Vereinigten Königreich könnten deutlich teurer in der Verpflegung und Übernachtung sein als andere Städte dort – dementsprechend höher sind die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen.
Damit Spesen abgerechnet werden können, müssen gewisse Bedingungen erfüllt werden: Es muss sich um eine Dienstreise, das heißt um eine berufliche bedingte Reise, fernab von zuhause oder dem regelmäßigen Arbeitsplatz handeln. Außerdem muss sie mindestens acht Stunden dauern, darf aber gleichzeitig nicht länger als drei Monate sein.
Der Staat hat jährlich die Möglichkeit, die Pauschalen für Inlands- und Auslandsreisen anzupassen. Im Inland ist das zum letzten Mal von 2019 auf 2020 passiert. Bei Dienstreisen ins Ausland gab es für einige Länder Änderungen.
