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Verpflegungsmehraufwand 2023: Sätze im In- und Ausland


Entspannte Gespräche, neue Partnerschaften oder interessante Weiterbildungen: Für jede Dienstreise gibt es einen klar definierten Anlass, dem wir unsere ganze Aufmerksamkeit schenken sollten. Aufwendiges Aufbewahren und Sortieren von Belegen sowie anschließende Spesenabrechnungen zählen nicht dazu, waren aber trotzdem lange nötig: Wir stellen den Verpflegungsmehraufwand vor und erklären, wie Moss Unternehmen die Arbeit erleichtert.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den sogenannten Reisekosten – Aufwendungen, die während einer beruflich bedingten Reise entstehen. Unter den Begriff Verpflegungsmehraufwand fällt die persönliche Versorgung in Form von Essen und Trinken. 

Anders als beim Absetzen sonstiger Reisekosten können hier keine Belege eingereicht, sondern nur Pauschbeträge abgesetzt werden. Die Höhe der entsprechend anzusetzenden Beträge ist einmal abhängig von der Zeit, in der jemand auswärts tätig ist und ebenso von dem Ort, an dem er unterwegs ist. Für In- und Ausland gelten unterschiedliche Werte.

Hiervon betroffen ist lediglich die Selbstversorgung. Restaurantbesuche zum Beispiel mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden lassen sich mittels Quittung einreichen, die Verpflegung einer Person allein aber nicht.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2023?

Bei der Rechnung des Verpflegungsmehraufwands wird zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterschieden. Da die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in jedem Land anders sind, gehen wir zunächst auf die Situation in Deutschland im Jahr 2023 und zuvor ein, und dann – weniger ausführlich – auf die Gegebenheiten im Ausland.

Sowohl in Deutschland, als auch im Ausland, gelten so gut wie immer zwei verschiedene Verpflegungspauschalen, eine für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden, und eine weitere für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern.

Verpflegungsmehraufwand 2023 im Inland: Sätze in Deutschland

Verpflegungsmehraufwand 2023: Sätze in Deutschland

Wer eine Dienstreise antritt und, wie bereits erwähnt, dabei länger als acht Stunden unterwegs ist, hat die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen. Bei einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden liegt die Verpflegungspauschale in Deutschland seit 2020 bei 14 Euro. 

Verpflegungspauschale innerhalb Deutschlands seit 2020:

Dauert die Reise länger als 24 Stunden, gibt es für jeden vollen Tag einen Wert in Höhe von 28 Euro. Der Tag der An- und der Tag der Abreise werden dabei jeweils mit 14 Euro bedacht. Dieser Betrag reduziert sich aber, wenn in den Übernachtungskosten Frühstück oder andere Mahlzeiten inklusive sind. 

„Kleine Pauschale“:

  • 14 Euro (bei Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen)

„Große Pauschale“: 

  • 28 Euro (bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden) 

Gerade bei Hotelübernachtungen wird häufig Frühstück mit angeboten. Ist das der Fall, werden 20 Prozent der vollen Pauschale von 28 Euro abgezogen: demnach 5,60 Euro. Das bedeutet: An den Tagen, an denen es im Hotel morgens Frühstück gibt, werden 5,60 Euro von der Pauschale abgezogen, ganz gleich, ob es sich um einen vollen Tag oder einen Abreisetag handelt. Bei einem vollen Tag bleiben demnach 22,40 Euro übrig, bei einem Abreisetag 8,40 Euro. 

Bei Mittag- oder Abendessen werden sogar 40 Prozent abgezogen. Wären dementsprechend alle drei Mahlzeiten in der Übernachtung inklusive, würde der Pauschbetrag gänzlich entfallen. 

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Verpflegungsmehraufwand berechnen: Beispiel

Wie sieht die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes aber in der Realität aus? Um das zu prüfen, schicken wir Max Mustermann auf eine fünftägige Reise innerhalb Deutschlands. Währenddessen schläft er vier Nächte im Hotel, Frühstück inklusive. 

Tag 1: Am Tag seiner Anreise wird Max ein Pauschbetrag von 14 Euro angerechnet. Da er zuvor keine Hotelübernachtung und demnach kein Frühstück im Hotel beansprucht hat, bleibt es für diesen Tag bei 14 Euro.

Tag 2 bis 4: Die nächsten drei Tage ist Max jeweils die vollen 24 Stunden auf Dienstreise und genießt morgens ein ausgiebiges Frühstück, das bereits in den Hotelkosten inklusive ist. Für jeden vollen Tag wird ein Pauschbetrag in Höhe von 28 Euro angesetzt – insgesamt demnach 84 Euro. Durch das Frühstück müssen wir aber für jeden Tag 5,60 Euro abziehen, sodass sich der Betrag für die Tage 2 bis 4 auf insgesamt 67,20 Euro beläuft.

Tag 5: Für den Tag der Abreise gilt in Deutschland ein Pauschbetrag von 14 Euro. Da er morgens vor der Rückfahrt wieder das Hotelfrühstück hatte, werden 5,60 Euro vom Betrag abgezogen. Es bleiben 8,40 Euro offen.

Addieren wir nun die Werte aller fünf Tage zusammen, ergibt sich ein Gesamtbetrag für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 89,60 Euro, den Max nun als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

Beispiel: Auf der Geschäftsreise wird ein Hotel MIT Frühstück gebucht

Tag 1Anreise14 EuroKeine Übernachtung,
kein Frühstück
Tag 2Zwischentag28 Euro – 5,60 Euro =
22,40 Euro
Hotel inkl. Frühstück
Tag 3Zwischentag28 Euro – 5,60 Euro =
22,40 Euro
Hotel inkl. Frühstück
Tag 4Zwischentag28 Euro – 5,60 Euro =
22,40 Euro
Hotel inkl. Frühstück
Tag 5 Abreise14 Euro – 5,60 Euro =
8,40 Euro
Frühstück, keine Übernachtung
Erstattungsfähige
Verpflegungspauschale
89,60 Euro

Beispiel: Auf der Geschäftsreise wird ein Hotel OHNE Frühstück gebucht

Tag 1Anreise14 EuroKeine Übernachtung
Tag 2Zwischentag28 Euro Hotelübernachtung
Tag 3Zwischentag28 EuroHotelübernachtung
Tag 4Zwischentag28 EuroHotelübernachtung
Tag 5 Abreise14 Euro Keine Übernachtung
Erstattungsfähige Verpflegungspauschale112 Euro

Verpflegungsmehraufwand 2023: Sätze im Ausland

Verpflegungsmehraufwand 2023: Sätze im Ausland

Im Ausland gelten selbstverständlich andere Pauschbeträge als in Deutschland. Teilweise unterscheiden sich nicht nur die Beträge in den Ländern, sondern sogar in einzelnen Städten, in diesen Fällen sind die jeweiligen Zeilen in der Tabelle leer und die Beträge wurden stattdessen zu den einzelnen Städten eingetragen.

Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen werden aber zu denselben Prozentsätzen mit den Pauschbeträgen verrechnet. In der folgenden Tabelle geben wir Einblick in die Beträge (in Euro) der gängigsten Ziele für Dienstreisen außerhalb von Deutschland. Hier geht es zu der vollständigen Tabelle des Finanzministeriums zu der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023.

Wichtig: Beträge die sich gegenüber den Vorjahren (2021/2022) geändert haben sind fett markiert.
REISEZIEL8 bis 24 Stunden> 24 StundenÜbernachtung
BELGIEN4059141
DÄNEMARK5075183
FRANKREICH
Paris3958159

Lyon

36

53

105
Straßburg345196
Marseille3146101
Rest2944115
GROẞBRITANNIEN
London4466163
Rest355299
ITALIEN
Mailand3045158
Rest2740135
NIEDERLANDE3247122
ÖSTERREICH2740108
POLEN
Breslau2233117
Warschau2029109
Danzig203084
Krakau182786
Rest202960
SCHWEIZ
Genf4466186
Rest4364180
SPANIEN
Madrid2740118
Kanarische Inseln2740115
Palma de Mallorca2435121
Barcelona2334118
Rest2334115


Die Pauschbeträge aus der ersten Spalte gelten ebenso für An- und Abreisetag. Mehr zum Verpflegungsmehraufwand im Ausland➝

Verpflegungsmehraufwand geltend machen: Das gilt es zu beachten

Verpflegungsmehraufwand geltend machen: Das gilt es zu beachten

Ab wann kann der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden?

Die Voraussetzung, um Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können, ist das Durchführen einer Dienstreise. Von einer Dienstreise sprechen wir, wenn einer Arbeit für einen begrenzten Zeitraum weder von einem Wohnort, noch von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsplatz, aus nachgegangen wird. 

Das Wirken an einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers gilt demnach schon als Dienstreise – und genauso natürlich das Reisen in andere Städte, um dort entsprechende Geschäftskontakte zu treffen oder für längere Zeit von dort aus zu arbeiten. 

Die Zeit der Abwesenheit beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem der Wohnsitz oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen wird – je nachdem, welcher der beiden Orte vor der Abfahrt zuletzt besucht wurde.

Wie eingangs bereits erwähnt, werden für den Verpflegungsaufwand sogenannte Pauschbeträge angesetzt. Das betrifft jedoch nur Dienstreisen mit einer Mindestlänge von acht Stunden. Unter acht Stunden gibt es darauf keinen Anspruch. Übrigens: Bei Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, besteht nach Ablauf dieses Zeitraums kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.

Erstattung des Verpflegungsmehraufwands: Wer zahlt?

Erstattung des Verpflegungsmehraufwands: Wer zahlt?

In den meisten Unternehmen ist es so, dass sie den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeiter in Höhe der Pauschbeträge übernehmen. Dafür gibt es in der Regel Formulare, die Arbeitnehmer nach ihrer Dienstreise ausfüllen und abgeben können, um das Geld schließlich steuerfrei erstattet zu bekommen. 

Entsprechende Mahlzeiten, die der Arbeitgeber bezahlt, müssen von den Pauschbeträgen abgezogen werden. 

Verpflegungsmehraufwand melden: Vordruck fürs Finanzamt

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können sie als Werbungskosten mit der Steuererklärung eingereicht werden. Es kann sein, dass das Finanzamt in diesem Fall nach einer Bestätigung durch den Arbeitgeber fragt.

Der Verpflegungsmehraufwand ist in der Anlage N in den Zeilen 52 – 54 einzutragen. Das entsprechende Formular ist online im ELSTER-Portal zu finden.

Aufwand mit Spesen reduzieren – mit Moss

Aufwand mit Spesen reduzieren – mit Moss

Arbeitnehmer haben bekanntlich einerseits die Möglichkeit, die Pauschbeträge des Verpflegungsmehraufwandes steuerlich beim Finanzamt geltend zu machen oder die Kosten andererseits vom Arbeitgeber übernehmen zu lassen. Das setzt aber das aufwendige Ausfüllen von entsprechenden Formularen beim Arbeitnehmer voraus, genauso wie das Abarbeiten dieser Anträge in der Verwaltung des Unternehmens.

Wie hilft Moss mit den Spesen?

Einfacher ist es so: Mit Moss ist es möglich allen Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten zur Verfügung zu stellen (mit Budgetlimits, die selbst festgelegt werden können und zum Beispiel der Höhe der Pauschbeträge entsprechen könnten). Auch ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Zahlung handelt kann bereits im Vorhinein festgelegt werden.

Dank dieser Mitarbeiterkarten müssen Arbeitnehmer die Kosten so nicht selbst im Voraus leisten und haben im Anschluss keinen bürokratischen Aufwand damit, das Geld zurück zu erhalten oder bei der Steuer einzureichen. Mit Moss müssen Mitarbeiter nie wieder Ausgaben aus eigener Tasche zahlen, Belege sammeln und die dann bei der Buchhaltung einreichen und auf ihr Geld warten.

Mit Moss wird einfach eine Karte für eine Ausgabe erstellt, bezahlt, der zugehörige Beleg angehängt und am Monatsende alles mit einem Klick in jede gängige Buchhaltungssoftware exportiert.

Der Aufwand für die Abwicklung der Reisekosten wird für Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert, die buchhalterischen Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet und die Kosten sind stets unter Kontrolle. Egal ob Anfahrt, Übernachtung oder andere Spesen – mit Moss sind alle Mitarbeiterausgaben transparent nachvollziehbar und im Handumdrehen erledigt. Für Mitarbeiter und für die Buchhaltung.

Dienstreise ist vorbei – was nun?

Nach jeder abgeschlossenen Dienstreise können die Moss Firmenkarten einfach wieder deaktiviert und bei der nächsten eine neue ausgestellt werden. Alternativ können sie auch im Vorhinein als “Einmal-Karte” deklariert werden, und so werden sie automatisch nach abgeschlossener Zahlung gesperrt.

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FAQs

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den sogenannten Reisekosten – also Aufwendungen, die während einer Dienstreise entstehen. Der Verpflegungsmehraufwand beinhaltet die Versorgung in Form von Essen und Trinken.

Was gehört zum Verpflegungsmehraufwand?

Die Reisekosten umfassen neben den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten auch die Verpflegungsmehraufwendungen.

Wann kann man den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Die Voraussetzung, um Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können, ist das Durchführen einer Dienstreise. Von einer Dienstreise sprechen wir, wenn einer Arbeit für einen begrenzten Zeitraum weder von einem Wohnort, noch von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsplatz, aus nachgegangen wird.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2023?

In Deutschland unterscheidet man zwischen der „Kleinen Pauschale“ und der „Großen Pauschale“: Erstere beträgt 14 Euro bei Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden, sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Die „Große Pauschale“ beträgt 28 Euro (bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden).

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Für den Verpflegungsmehraufwand werden Pauschbeträge nur angesetzt, wenn eine Dienstreise mit eine Mindestlänge von acht Stunden umfasst. Übrigens: Bei Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, besteht nach Ablauf dieses Zeitraums ebenfalls kein Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand.

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