Für jede Dienstreise gibt es pauschale Spesensätze, die Arbeitnehmer für ihre Reisekostenabrechnung heranziehen können. Wir haben eine Liste der wichtigsten Regelungen und Pauschalen rund um das Thema Geschäftsreise zusammengestellt, damit deine künftigen Spesenabrechnungen im Unternehmen schneller und einfacher abgewickelt werden können. Wer noch mehr Zeit und Nerven sparen möchte, sollte sich außerdem mit dem Potential KI-basierter Lösungen für Auslagenerstattungen auseinandersetzen.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den sogenannten Reisekosten – Aufwendungen, die während einer beruflich bedingten Reise entstehen. Unter den Begriff Verpflegungsmehraufwand fällt die persönliche Versorgung in Form von Essen und Trinken.
Anders als beim Absetzen sonstiger Reisekosten können hier keine Belege eingereicht, sondern nur Pauschbeträge abgesetzt werden. Die Höhe der entsprechend anzusetzenden Beträge ist einmal abhängig von der Zeit, in der jemand auswärts tätig ist und ebenso von dem Ort, an dem er unterwegs ist. Für In- und Ausland gelten unterschiedliche Werte.
Hiervon betroffen ist lediglich die Selbstversorgung. Restaurantbesuche zum Beispiel mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden lassen sich mittels Quittung einreichen, die Verpflegung einer Person allein aber nicht.
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2023?
Bei der Rechnung des Verpflegungsmehraufwands wird zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterschieden. Da die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in jedem Land anders sind, gehen wir zunächst auf die Situation in Deutschland im Jahr 2023 und zuvor ein, und dann – weniger ausführlich – auf die Gegebenheiten im Ausland.
Sowohl in Deutschland, als auch im Ausland, gelten so gut wie immer zwei verschiedene Verpflegungspauschalen, eine für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden, und eine weitere für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Die Einteilung erfolgt nach der Reisedauer der Dienstreise.
Verpflegungsmehraufwand 2023 im Inland: Sätze in Deutschland
Wer eine Dienstreise antritt und, wie bereits erwähnt, dabei länger als acht Stunden unterwegs ist, hat die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen. Bei einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden liegt die Verpflegungspauschale in Deutschland seit 2020 bei 14 Euro.
Zwei Verpflegungspauschalen für Dienstreisen:
Dauert die Reise länger als 24 Stunden, gibt es für jeden vollen Tag einen Wert in Höhe von 28 Euro. Der Tag der An- und der Tag der Abreise werden dabei jeweils mit 14 Euro bedacht. Dieser Betrag reduziert sich aber, wenn in den Übernachtungskosten Frühstück oder andere Mahlzeiten inklusive sind.
Kleine Verpflegungspauschale:
- 14 Euro (bei Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen)
Große Verpflegungspauschale:
- 28 Euro (bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden)
Gerade bei Hotelübernachtungen wird häufig Frühstück mit angeboten. Ist das der Fall, werden 20 Prozent der vollen Pauschale von 28 Euro abgezogen: demnach 5,60 Euro. Das bedeutet: An den Tagen, an denen es im Hotel morgens Frühstück gibt, werden 5,60 Euro von der Pauschale abgezogen, ganz gleich, ob es sich um einen vollen Tag oder einen Abreisetag handelt. Bei einem vollen Tag bleiben demnach 22,40 Euro übrig, bei einem Abreisetag 8,40 Euro.
Bei Mittag- oder Abendessen werden sogar 40 Prozent abgezogen. Wären dementsprechend alle drei Mahlzeiten in der Übernachtung inklusive, würde der Pauschbetrag gänzlich entfallen.
Verpflegungsmehraufwand berechnen: Beispiel
Wie sieht die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes aber in der Realität aus? Um das zu prüfen, schicken wir Max Mustermann auf eine fünftägige Reise innerhalb Deutschlands. Währenddessen schläft er vier Nächte im Hotel, Frühstück inklusive.
Tag 1: Am Tag seiner Anreise wird Max ein Pauschbetrag von 14 Euro angerechnet. Da er zuvor keine Hotelübernachtung und demnach kein Frühstück im Hotel beansprucht hat, bleibt es für diesen Tag bei 14 Euro.
Tag 2 bis 4: Die nächsten drei Tage ist Max jeweils die vollen 24 Stunden auf Dienstreise und genießt morgens ein ausgiebiges Frühstück, das bereits in den Hotelkosten inklusive ist. Für jeden vollen Tag wird ein Pauschbetrag in Höhe von 28 Euro angesetzt – insgesamt demnach 84 Euro. Durch das Frühstück müssen wir aber für jeden Tag 5,60 Euro abziehen, sodass sich der Betrag für die Tage 2 bis 4 auf insgesamt 67,20 Euro beläuft.
Tag 5: Für den Tag der Abreise gilt in Deutschland ein Pauschbetrag von 14 Euro. Da er morgens vor der Rückfahrt wieder das Hotelfrühstück hatte, werden 5,60 Euro vom Betrag abgezogen. Es bleiben 8,40 Euro offen.
Addieren wir nun die Werte aller fünf Tage zusammen, ergibt sich ein Gesamtbetrag für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 89,60 Euro, den Max nun als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.
Beispiel: Auf der Geschäftsreise wird ein Hotel MIT Frühstück gebucht
| Tag 1 | Anreise | 14 Euro | Keine Übernachtung, kein Frühstück |
| Tag 2 | Zwischentag | 28 Euro – 5,60 Euro = 22,40 Euro | Hotel inkl. Frühstück |
| Tag 3 | Zwischentag | 28 Euro – 5,60 Euro = 22,40 Euro | Hotel inkl. Frühstück |
| Tag 4 | Zwischentag | 28 Euro – 5,60 Euro = 22,40 Euro | Hotel inkl. Frühstück |
| Tag 5 | Abreise | 14 Euro – 5,60 Euro = 8,40 Euro | Frühstück, keine Übernachtung |
| Erstattungsfähige Verpflegungspauschale | 89,60 Euro |
Beispiel: Auf der Geschäftsreise wird ein Hotel OHNE Frühstück gebucht
| Tag 1 | Anreise | 14 Euro | Keine Übernachtung |
| Tag 2 | Zwischentag | 28 Euro | Hotelübernachtung |
| Tag 3 | Zwischentag | 28 Euro | Hotelübernachtung |
| Tag 4 | Zwischentag | 28 Euro | Hotelübernachtung |
| Tag 5 | Abreise | 14 Euro | Keine Übernachtung |
| Erstattungsfähige Verpflegungspauschale | 112 Euro |
Verpflegungsmehraufwand 2023: Sätze im Ausland
Im Ausland gelten selbstverständlich andere Pauschbeträge als in Deutschland. Teilweise unterscheiden sich nicht nur die Beträge in den Ländern, sondern sogar in einzelnen Städten, in diesen Fällen sind die jeweiligen Zeilen in der Tabelle leer und die Beträge wurden stattdessen zu den einzelnen Städten eingetragen.
Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen werden aber zu denselben Prozentsätzen mit den Pauschbeträgen verrechnet. In der folgenden Tabelle geben wir Einblick in die Beträge (in Euro) der gängigsten Ziele für Dienstreisen außerhalb von Deutschland. Hier geht es zu der vollständigen Tabelle des Finanzministeriums zu der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023.
| Wichtig: Beträge die sich gegenüber den Vorjahren (2021/2022) geändert haben sind fett markiert. |
| REISEZIEL | >24 Stunden | 8 bis 24 Stunden | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| BELGIEN | 59 | 40 | 141 |
| DÄNEMARK | 75 | 50 | 183 |
| FRANKREICH | – | – | – |
| Paris | 58 | 39 | 159 |
| Lyon | 53 | 36 | 115 |
| Straßburg | 34 | 51 | 96 |
| Marseille | 46 | 31 | 101 |
| Rest | 53 | 36 | 105 |
| GROẞBRITANNIEN | – | – | – |
| London | 66 | 44 | 163 |
| Rest | 52 | 35 | 99 |
| ITALIEN | – | – | – |
| Mailand | 45 | 30 | 158 |
| Rest | 40 | 27 | 135 |
| NIEDERLANDE | 47 | 32 | 122 |
| ÖSTERREICH | 40 | 27 | 108 |
| POLEN | – | – | – |
| Breslau | 33 | 22 | 117 |
| Danzig | 30 | 20 | 84 |
| Warschau | 29 | 20 | 109 |
| Krakau | 18 | 27 | 86 |
| Rest | 29 | 20 | 60 |
| SCHWEIZ | – | – | – |
| Genf | 66 | 44 | 186 |
| Rest | 64 | 43 | 180 |
| SPANIEN | – | – | – |
| Madrid | 40 | 27 | 118 |
| Kanarische Inseln | 40 | 27 | 115 |
| Palma de Mallorca | 35 | 24 | 121 |
| Barcelona | 34 | 23 | 118 |
| Rest | 34 | 23 | 118 |
Die Pauschbeträge aus der ersten Spalte gelten ebenso für An- und Abreisetag. Mehr zum Verpflegungsmehraufwand im Ausland➝
Verpflegungsmehraufwand geltend machen: Das gilt es zu beachten
Ab wann kann der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden?
Die Voraussetzung, um Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können, ist das Durchführen einer Dienstreise. Von einer Dienstreise sprechen wir, wenn einer Arbeit für einen begrenzten Zeitraum weder von einem Wohnort, noch von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsplatz, aus nachgegangen wird.
Das Wirken an einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers gilt demnach schon als Dienstreise – und genauso natürlich das Reisen in andere Städte, um dort entsprechende Geschäftskontakte zu treffen oder für längere Zeit von dort aus zu arbeiten.
Die Zeit der Abwesenheit beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem der Wohnsitz oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen wird – je nachdem, welcher der beiden Orte vor der Abfahrt zuletzt besucht wurde.
Wie eingangs bereits erwähnt, werden für den Verpflegungsaufwand sogenannte Pauschbeträge angesetzt. Das betrifft jedoch nur Dienstreisen mit einer Mindestlänge von acht Stunden. Unter acht Stunden gibt es darauf keinen Anspruch. Übrigens: Bei Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, besteht nach Ablauf dieses Zeitraums kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
Erstattung des Verpflegungsmehraufwands: Wer zahlt?
In den meisten Unternehmen ist es so, dass sie den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeiter in Höhe der Pauschbeträge übernehmen. Dafür gibt es in der Regel Formulare, die Arbeitnehmer nach ihrer Dienstreise ausfüllen und abgeben können, um das Geld schließlich steuerfrei erstattet zu bekommen.
Entsprechende Mahlzeiten, die der Arbeitgeber bezahlt, müssen von den Pauschbeträgen abgezogen werden.
Verpflegungsmehraufwand melden: Vordruck fürs Finanzamt
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können sie als Werbungskosten mit der Steuererklärung eingereicht werden. Es kann sein, dass das Finanzamt in diesem Fall nach einer Bestätigung durch den Arbeitgeber fragt.
Der Verpflegungsmehraufwand ist in der Anlage N in den Zeilen 52 – 54 einzutragen. Das entsprechende Formular ist online im ELSTER-Portal zu finden.
Arbeitsaufwand mit Spesen reduzieren – mit Moss
Arbeitnehmer haben bekanntlich einerseits die Möglichkeit, die Pauschbeträge des Verpflegungsmehraufwandes steuerlich beim Finanzamt geltend zu machen oder die Kosten andererseits vom Arbeitgeber übernehmen zu lassen. Das setzt aber das aufwendige Ausfüllen von entsprechenden Formularen beim Arbeitnehmer voraus, genauso wie das Abarbeiten dieser Anträge in der Verwaltung des Unternehmens.
Wie hilft Moss mit den Spesen?
Einfacher ist es so: Mit Moss ist es möglich allen Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten zur Verfügung zu stellen (mit Budgetlimits, die selbst festgelegt werden können und zum Beispiel der Höhe der Pauschbeträge entsprechen könnten). Auch ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Zahlung handelt kann bereits im Vorhinein festgelegt werden.
Dank dieser Mitarbeiterkarten müssen Arbeitnehmer die Kosten so nicht selbst im Voraus leisten und haben im Anschluss keinen bürokratischen Aufwand damit, das Geld zurück zu erhalten oder bei der Steuer einzureichen. Mit Moss müssen Mitarbeiter nie wieder Geschäftsausgaben aus eigener Tasche zahlen, Belege sammeln und die dann bei der Buchhaltung einreichen und auf ihr Geld warten.
Mit Moss wird einfach eine Karte für eine Ausgabe erstellt, bezahlt, der zugehörige Beleg angehängt und am Monatsende alles mit einem Klick in jede gängige Buchhaltungssoftware exportiert.
Der Aufwand für die Abwicklung der Reisekosten wird für Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert, die buchhalterischen Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet und die Kosten sind stets unter Kontrolle. Egal ob Anfahrt, Übernachtung oder andere Spesen – mit Moss sind alle Mitarbeiterausgaben transparent nachvollziehbar und im Handumdrehen erledigt. Für Mitarbeiter und für die Buchhaltung.
Dienstreise ist vorbei – was nun?
Nach jeder abgeschlossenen Dienstreise können die Moss Firmenkarten einfach wieder deaktiviert und bei der nächsten eine neue ausgestellt werden. Alternativ können sie auch im Vorhinein als “Einmal-Karte” deklariert werden, und so werden sie automatisch nach abgeschlossener Zahlung gesperrt.
Aufwendiges Aufbewahren und Sortieren von Belegen sowie anschließende Spesenabrechnungen benötigen viel Zeit und zählen zu den „lästigen“ Aufgaben im Geschäftsalltag. In diesem Artikel habe wir den Verpflegungsmehraufwand vorgestellt und aufgezeigt, wie Moss Unternehmen die Arbeit erleichtert.
FAQs
Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den sogenannten Reisekosten – also Aufwendungen, die während einer Dienstreise entstehen. Der Verpflegungsmehraufwand beinhaltet die Versorgung in Form von Essen und Trinken.
Die Reisekosten umfassen neben den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten auch die Verpflegungsmehraufwendungen.
Die Voraussetzung, um Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können, ist das Durchführen einer Dienstreise. Von einer Dienstreise sprechen wir, wenn einer Arbeit für einen begrenzten Zeitraum weder von einem Wohnort, noch von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsplatz, aus nachgegangen wird.
In Deutschland unterscheidet man zwischen der „Kleinen Pauschale“ und der „Großen Pauschale“: Erstere beträgt 14 Euro bei Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden, sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Die „Große Pauschale“ beträgt 28 Euro (bei Auswärtstätigkeiten ab 24 Stunden).
Für den Verpflegungsmehraufwand werden Pauschbeträge nur angesetzt, wenn eine Dienstreise mit eine Mindestlänge von acht Stunden umfasst. Übrigens: Bei Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, besteht nach Ablauf dieses Zeitraums ebenfalls kein Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand.
Der Verpflegungsmehraufwand kann nachgewiesen werden, indem man eine Aufstellung über die Reisedaten, den Reisezweck, den Ort und die Dauer der Reise sowie über die tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen führt. Hierfür können Belege wie Quittungen oder Kassenbons gesammelt und aufbewahrt werden.
Alternativ kann der Verpflegungsmehraufwand pauschal anhand der Länderpauschalen abgerechnet werden. In diesem Fall ist kein Nachweis über die tatsächlich angefallenen Kosten notwendig.
Es ist empfehlenswert, die Aufzeichnungen und Belege für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren aufzubewahren, da dies bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt erforderlich sein kann.
