Die anhaltende Pandemie bringt neue Herausforderungen mit sich und viele Unternehmen erkennen die Notwendigkeit ihren Zahlungsverkehr zu digitalisieren. Damit Unternehmen ihre festgelegten Budgets auch wirklich einhalten, benötigen sie eine automatisierte Ausgabenkontrolle. Sie müssen die Gelder, die ihnen für ihre Projekte und Geschäftsziele zur Verfügung stehen, bestmöglich einplanen und zuteilen. Neben dem Kapital umfasst ein Budgetplan aber auch den sinnvollen Einsatz von Personal, Materialien und Investitionen. Der beste Budgetplan steht dabei im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Geschäfts. Wir zeigen, worauf es bei der Budgetplanung ankommt, wie Unternehmen den Prozess vereinfachen können und warum eine automatisierte Ausgabenkontrolle unabdingbar ist.
Was ist ein Budgetplan?
Unternehmen haben immer nur eine begrenzte Summe an Geldern zur Verfügung, mit der sie ihre Projekte realisieren können. Ein Budgetplan stellt eine erprobte Möglichkeit dar, diese Gelder möglichst sinnvoll für die nötigen Ausgaben, Anschaffungen und Projektgelder einzusetzen. Neben dem Kapital umfasst ein gelungener Budgetplan aber auch andere betriebliche Ressourcen wie zum Beispiel Materialien, Maschinen, Investitionen und natürlich das Personal.
Ein Budgetplan regelt also den Einsatz von Kapital, Personal und materiellen Ressourcen für das nächste Geschäftsjahr. Gleichzeitig richtet sich der Budgetplan auch an die übergeordneten Ziele jedes Betriebs. Denn nur Akteure mit einer durchdachten Unternehmensplanung und Geschäftsstrategie können einen gelungenen Budgetplan erstellen. Dann regelt ein Budgetplan nämlich nicht nur den Geldfluss allein, sondern zeigt, wo die geschäftliche Reise auf lange Sicht eigentlich hingeht.
Eine Budgetierung kann sich nur auf vergangene Zahlen und gegenwärtige Entwicklungen stützen. Es ist deswegen besonders wichtig, dass ein Budgetplan sich nicht nur auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit bezieht, sondern auch genau über das zukünftige Entwicklungspotential der Branche informiert ist. Budgetpläne aus der Vergangenheit und Gegenwart lassen sinnvolle Zukunftsprognosen ableiten. Allein schon deshalb ist ein Budgetplan auch kein unveränderlich feststehender Plan: Er ist dynamisch, flexibel und wird fortlaufend angepasst.
Üblicherweise umfasst ein Budgetplan einen Zeitraum von einem Jahr. Für diesen Zeitrahmen lässt sich eine sinnvolle mittelfristige Planung mit Blick auf längere Zeiträume erstellen – und zugleich kann auf kurzfristige Veränderungen innerhalb ihrer Branche reagiert werden. Je nach Unternehmensgröße und strategischer Ausrichtung können jedoch auch kleinteilige Budgetierungen für kürzere Zeiträume nötig sein. Kurz: Ein Budgetplan beantwortet die Frage, wie viel die Zukunft kostet.
Ziele eines Budgetplans
Übergeordnetes Ziel eines Budgetplans ist es, die Umsetzung strategischer Zielvorgaben eines Unternehmens zu ermöglichen. Hierbei steht die bestmögliche Verteilung aller zur Verfügung stehenden Ressourcen im Vordergrund. Auch wenn man dabei in erster Linie ans Kapital denkt, spielt der geschickte Einsatz von Personal, Maschinen, Materialien und Investitionen eine ebenso wichtige Rolle.
Für Budgetplaner heißt das vor allem, dass unternehmerische Ziele im Vorfeld so klar wie möglich definiert werden sollten. Sind diese Zielvorgaben gesetzt, lassen sich die zur Verfügung stehenden Ressourcen anschließend für das Erreichen dieser Zielvorgaben einteilen. Diese Zielvorgaben müssen konkret formuliert werden und – das ist besonders wichtig – vor allem auch messbar sein.
Zu den Zielen eines Budgetplans gehört aber nicht nur die sinnvolle Verteilung der betrieblichen Ressourcen. Er muss darüber hinaus auch die Unternehmensstrategie auf eine nachvollziehbare Art und Weise deutlich machen. Denn von einem Budgetplan sind alle Abteilungen und Mitarbeiter betroffen – und nur, wenn sie den Budgetplan und die dahinterstehende strategische Zielsetzung verstehen, können sie sich auch an der Umsetzung beteiligen. Die Berechnungen müssen sich also jederzeit und vor allen Beteiligten begründen und kommunizieren lassen.
Ein Budgetplan regelt also nicht nur die Ressourcenverteilung des Unternehmens, sondern spielt nicht zuletzt eine wichtige Rolle bei der Mitarbeitermotivation: Weil sämtliche Entscheidungen von Abteilungen oder Mitarbeitern früher oder später mit dem Budget abgeglichen werden müssen, sind Budgetpläne mit einer konkreten und messbaren Unternehmensstrategie klar im Vorteil. Nur wenn der Budgetplan für alle verständlich und nachvollziehbar ist, können die Zielvorgaben des Plans erreicht werden.
Budgetplaner: Die verschiedenen Methoden
Sowohl Unternehmen als auch Selbstständige stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Planungsarten zur Verfügung. Welche Pläne sie nutzen oder welche sie kombinieren, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensstrategie, der Unternehmensgröße oder einfach vom persönlichen Führungsstil ab. Wir stellen die bekanntesten Budgetplan-Strategien vor.
Operativer Budgetplan
Wenn über Budgetpläne geredet wird, ist damit meist ein operativer Budgetplan gemeint. Der operative Budgetplan regelt die Verteilungsstruktur betrieblicher Ressourcen innerhalb eines mittelfristigen Zeitraums von meistens einem Jahr. Dieser übergeordnete Zeitraum wird in der Regel zudem in kleinere Zeitabschnitte unterteilt.
Strategischer Budgetplan
Der strategische Budgetplan hat einen längeren Zeitraum im Blick als der operative Budgetplan. Hierbei wird eine übergeordnete Unternehmensstrategie für die nächsten fünf oder zehn Jahre formuliert. In der Praxis werden häufig die Vorteile der mittelfristigen Planbarkeit eines operativen Budgetplans mit den Vorteilen des strategischen Budgetplans kombiniert.
Top-Down-Budgetplan
Die Top-Down-Budgetierung, auch retrograde Budgetierung genannt, beginnt mit der Gesamtsumme der zur Verfügung stehenden Mittel und verteilt sie von oben nach unten: Von der Unternehmensführung und dem Management geht es in immer kleinteiligeren Schritten die Unternehmenshierarchie nach unten.
Bottom-Up-Budgetplan
Der Bottom-Up-Budgetplan, auch progressiver Budgetplan genannt, ist das Gegenteil des Top-Down-Prinzips: Die Planung beginnt bei den kleinsten Einheiten eines Unternehmens in Form von einzelnen Absatz,- Material-, Personal- und Investitionsplänen, die dann auf der höchsten Ebene zu einem Gesamtbudget zusammengefasst werden. Das sogenannte Gegenstromverfahren vereint die Vorteile der Top-Down- und der Bottom-Up-Budgetierung und versucht, die jeweiligen Nachteile auszugleichen.
Input-orientierter Budgetplan und Output-orientierter Budgetplan
Der input-orientierte oder auch bereichsbezogene Budgetplan leitet seine Zahlen vorwiegend aus Erfahrungswerten der Vergangenheit und den zur Verfügung stehenden Ressourcen ab. Der output-orientierte Budgetplan arbeitet von einem übergeordneten Ziel aus und leitet daraus die benötigten Ressourcen und Geldmengen ab.
Zero-Base-Budgetplan
Wer hat nicht schon einmal davon gehört, dass eine Abteilung am Ende des Jahres noch einmal ordentlich auf den Putz haut und ihr restliches Budget verschleudert, damit ihr für das nächste Jahr die Gelder nicht gekürzt werden. Der Zero-Base-Budgetplan versucht, diesen Irrsinn zu verhindern, indem er jedes Mal bei Null beginnt: Die Erfahrungswerte der Vergangenheit werden zwar in die Planung für den neuen Zeitraum miteinbezogen, jedoch werden alle Maßnahmen und Zielvorgaben komplett neu priorisiert.
Die Budgetplanung wird also für den neuen Budgetzeitraum auf Null gesetzt. So sollen Automatismen und eingefahrene Gewohnheiten bei der Planung weitestgehend verhindert werden. Die Zero-Base-Budgetierung ist demnach zeitaufwendiger als andere Budgetplanungsarten, aber tendenziell auch effizienter.
Budgetplan erstellen
Haben sich Unternehmen über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Budgetierungsarten informiert und sich für eine Variante oder eine Kombination mehrerer Varianten entschieden, geht es an die eigentliche Budgetplanung.
Zunächst einmal werden vergangene Budgetpläne auf ihren Erfolg hin überprüft. Da ein Budgetplan in der Regel messbare Zielvorgaben hat, lässt sich feststellen, an welchen Punkten die Planung im letzten Geschäftsjahr gescheitert und wo sie gelungen ist. Handelt es sich um ein neues Unternehmen oder haben Selbstständige noch ihr erstes Geschäftsjahr vor sich, entfällt natürlich der Schritt der Rückschau. Dann greift automatisch das Prinzip des Zero-Base-Budgets.
Anschließend werden die vergangenen Werte mit einer budgetrelevanten Zukunftsprognose verknüpft. Es werden nicht nur die einzelnen Budgetziele formuliert, sondern auch die strategische Ausrichtung für den budgetierten Zeitraum und die Prognosewerte für die Branche, die Marktentwicklung und die allgemeine wirtschaftliche Lage. Aufbauend auf diesen Zahlen wird dann entweder ein Gesamtbudget aufgestellt und nach unten hin verteilt (nach dem Top-Down-Prinzip), oder aber aus den Einzelbudgets der jeweiligen Posten und Abteilungen nach oben hin geplant (nach dem Bottom-Up-Prinzip).
Sind die Unternehmensleitung und alle dezentralen Planungsstellen mit der Gesamtbudgetierung und den Teilbudgets einverstanden, wird im Anschluss ein Gesamtbericht erstellt, der dann den eigentlichen Budgetplan inklusive der Liquiditätsplanung darstellt. Im besten Fall spiegelt der Budgetplan nicht nur die strategische Ausrichtung des Unternehmens wider, sondern zeigt auch allen Mitarbeitern und Abteilungen auf, welche Ausgaben in welcher Höhe sinnvoll für das Unternehmen sind.
Was steht im Budgetplan?
Ein Budgetplan umfasst also mindestens folgende Punkte:
- Rückblick und Auswertung des vergangenen Budgetzeitraums (meist ein Jahr)
- Prognose zukünftiger Einnahmen
- Auflistung sämtlicher Fixkosten (Miete, Personalkosten, laufende Kredite usw.)
- Auflistung der restlichen Kosten (Marketing und Werbemaßnahmen, Geschäftsreisen usw.)
- Liquiditätsplanung
Neben dem finanziellen Teil enthält ein Budgetplan aber auch üblicherweise einen strategischen Teil. Dort werden Geschäftsentscheidungen formuliert, die zur Realisierung des Budgetplans nötig sein werden. Außerdem werden Richtlinien festgelegt, wie der Budgetplan am besten kommuniziert werden kann.
Alle Ausgaben im Blick – automatisierte Ausgabenkontrolle mit Moss
Unternehmen merken bei der Budgetplanung schnell: Eine Excel-Tabelle reicht nicht wirklich aus, wenn es um die komplexe Verwaltung und Planung betrieblicher Ressourcen geht. Wer auf eine effiziente und transparente Planung seiner Finanzen Wert legt, kommt um eine digitale Lösung auf lange Sicht nicht herum. Mit Moss haben Unternehmen ein vielseitiges und benutzerfreundliches Tool an der Hand, mit der sich sämtliche betrieblichen Finanzprozesse steuern lassen.
Neben einer Abrechnungssoftware hält Moss eine Reihe digitaler Tools bereit, die nicht nur der Buchhaltung, sondern auch dem Management und Mitarbeitern das Leben leichter machen. Zu einer gelungenen Budgetplanung gehört auch der transparente und tagesaktuelle Überblick über alle Ausgaben des Unternehmens.
Virtuelle Kreditkarten von Moss ermöglichen modernes Ausgabenmanagement
Dank virtueller Kreditkarten von Moss behalten Manager und Mitarbeiter den aktuellen Überblick über alle Kreditkartenausgaben. Die Karten eignen sich für sichere Online-Zahlungen und sind mit wenigen Klicks einsatzbereit. Sie können in Echtzeit angepasst, eingefroren oder deaktiviert werden.
Zu den unterschiedlichen Kartentypen wie Abo-Karten, Virtuelle Karten, Einmal-Karten und Physische Karten können individuelle Laufzeiten hinzugefügt werden. Nach jedem abgeschlossenen Projekt werden die Firmenkarten einfach wieder deaktiviert. Manager und Mitarbeiter können durch die richtige Zuweisung und Vergabe von virtuellen Kreditkarten Projektbudgets besser nachvollziehen und einhalten.
Mitarbeiterkarten schnell und einfach erstellen und freigeben
Manager können mit Moss in wenigen Schritten virtuelle Firmenkarten für ihre Teams einrichten, physische Karten beantragen oder von Kollegen beantragte Karten freigeben. Mit der virtuellen Karte lassen sich Geschäftsausgaben ganz bequem bargeldlos bezahlen. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App mit OCR-Scan-Funktion via Smartphone erleichtert und beschleunigt. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen. Dadurch hat die Geschäftsführung stets die Kontrolle über das Budget und die Ausgaben, die Buchhaltung wird effizienter und für die Mitarbeiter entfällt die lästige Spesenabrechnung. So lassen sich nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern genauso der Teamgeist in Unternehmen stärken – weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen.
Ausgabenlimite festlegen – mit virtuellen Kreditkarten von Moss
Teammitglieder bekommen für unterschiedliche Projekte virtuelle Karten mit festgelegten Budgets, wodurch mehr Transparenz geschaffen wird. Durch benutzerdefinierte Einstellungen erhalten sie Benachrichtigungen, wenn beispielsweise bereits 75% des Kartenlimits für Online Marketingaktivitäten des laufenden Quartals verbraucht wurden.
Außerdem werden unnötige wiederkehrende Ausgaben durch die Vergabe sogenannter Abo-Karten im Dashboard schneller erkannt. Überflüssige Verträge und Abonnements können direkt gekündigt werden.
Buchung von Doppelzahlungen vermeiden
Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Zahlungen vermieden. Händische Auslagenerstattungen und nachträgliche Korrekturschleifen der Buchhaltung sind ab sofort nicht mehr nötig.
Mit der ganzheitlichen und modernen Lösung von Moss gelingt es, das Ausgabenmanagement maximal zu vereinfachen und die Buchhaltung zu entlasten. Wer bei der Budgetierung auf die Ausgabenkontrolle von Moss setzt, macht gleichzeitig wertvolle Ressourcen frei für die wirklich wichtigen Dinge im Geschäftsalltag.
FAQs
Ein Budgetplan regelt die Verteilung aller betrieblichen Ressourcen und sorgt für ihre bestmögliche Nutzung im nächsten Geschäftsjahr. Neben dem Kapital und dem Geldfluss hat ein Budgetplan auch das Personal, die Materialien und Maschinen sowie nötige Investitionen und Anschaffungen im Blick.
Beim Erstellen eines Budgetplans werden zunächst die Zahlen des vergangenen Jahres ausgewertet und mit den Prognosen für das nächste Geschäftsjahr verknüpft. Dann werden alle Ausgaben (Fixkosten und optionale Ausgaben) gelistet und mit den erwarteten Einnahmen gegengerechnet. Zuletzt wird festgelegt, wie der Budgetplan am besten kommuniziert wird.
Managern und Finanzteams stehen eine Vielzahl von Budgetierungsmethoden zur Verfügung, die sich auch kombinieren lassen. Operative Budgetpläne haben einen mittelfristigen Zeitrahmen im Blick, wohingegen strategische Budgetpläne weiter in Richtung Zukunft planen. Daneben stellt sich auch die Frage, ob man nach der Top-Down- oder aber nach der Bottom-Up-Methode budgetiert.
Die Zero-Base-Budgetierung ist eine aufwendige aber auch effiziente Methode der Budgetierung, die zu Beginn des Geschäftsjahres alle Budgetierungen unabhängig vergangener Werte auf Null setzt. Anschließend werden die Budgets strategisch neu geordnet. So werden eingefahrene Strukturen und Gewohnheiten aufgelöst und die zur Verfügung stehenden Gelder bestmöglich verteilt.
Ein gelungener Budgetplan verwaltet nicht nur die Verteilung von Geldern innerhalb eines Betriebs, sondern steht zugleich im Einklang mit der Unternehmensstrategie, den übergeordneten Geschäftszielen und den Erwartungen sämtlicher Mitarbeiter. Außerdem muss ein guter Budgetplan seine Berechnungen nachvollziehbar darlegen.
Die Einhaltung von Budgetierungen ist für jede Buchhaltung und jedes Management eine Herausforderung. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, die neben der Finanzverwaltung auch die Abrechnung und Auswertung sämtlicher Finanzprozesse vereinfachen. Mit Moss können Unternehmen ihre Budgetierung zeitsparend und effizient verwalten.
