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Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?


Selbstständige und Unternehmen müssen geschäftliche Dokumente archivieren und über mehrere Jahre aufbewahren. Dabei gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen: Einige Dokumente müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, für andere gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für digitalisierte Unterlagen gelten gesonderte Regeln der Aufbewahrung. Wir erklären, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und zeigen auf, was bei der Aufbewahrung beachtet werden sollte.

Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

Was sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sind gesetzliche Fristen, die festlegen, wie lange bestimmte steuerrelevante Dokumente aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen sind sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich geregelt. Die entsprechenden Gesetzestexte finden sich in Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO), sowie in Paragraph 257 des Handelsgesetzbuchs. Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Die dort gelisteten Unterlagen sind für das Steuerrecht von Bedeutung und müssen auf Anfrage des Finanzamts zugänglich gemacht werden. Es gibt hierbei verschiedene Aufbewahrungsfristen: Für einige Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, für einige andere eine verkürzte Frist von sechs Jahren – und für Privatpersonen gilt im Allgemeinen eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Privatpersonen

Die langen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen Handelsgesellschaften wie GmbH und AG, aber auch Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten. Die aktuelle Pauschale liegt bei 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn für Gewerbetreibende.

Was passiert, wenn gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen wird?

Ein Verstoß der Aufbewahrungspflicht liegt vor, wenn Unterlagen nicht ordnungsgemäß archiviert und aufbewahrt werden, wenn sie zerstört oder beschädigt werden, oder wenn sie verheimlicht und nicht ausgehändigt werden. Dann spricht man von einer Verletzung der Buchführungspflicht. Die strafrechtlichen Konsequenzen sind im Strafgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung festgelegt.

Je nachdem, wie gravierend der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ausfällt, kann ein Gericht auch von Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung ausgehen. Bei einem entsprechenden Urteilsspruch können Geldstrafen und sogar Freiheitsstrafen verhängt werden.

Aufbewahrungsfristen für privat

Auch Privatleute haben Aufbewahrungsfristen zu beachten. Für sie gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Zahlungsbelege. Außerdem müssen private Grundstücksbesitzer alle Unterlagen im Zusammenhang mit baulichen und planerischen Leistungen sowie Renovierungsarbeiten ebenfalls für mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Die Fristen für Privatpersonen werden in Paragraph 14 Absatz 1 und Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Auf alle dort gelisteten Leistungen muss auch eine Privatperson auf Anfrage des Finanzamts eine Rechnung vorweisen können.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gelten die gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten für alle Dokumente, die dem Finanzamt als Nachweis finanzieller Transaktionen oder geschäftlicher Kommunikation dienen. Dazu zählen Rechnungen, Verträge und Bilanzen genauso wie Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Inventarlisten.

Die Unterlagen müssen in der Regel im Original aufbewahrt werden. Bei vielen Unterlagen ist es allerdings erlaubt, eine digitalisierte Variante zu archivieren. Hierbei muss man allerdings Kriterien beachten, die garantieren, dass das jeweilige Dokument vom Finanzamt als echtes und unversehrtes Dokument angesehen wird. Ist der Scan-Vorgang eines digitalisierten Dokuments lückenlos dokumentiert, kann das Original unter Umständen auch vernichtet werden.

Im Paragraph 147 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) werden folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelistet:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz mitsamt Organisationsunterlagen
  • Handels- und Geschäftsbriefe (ein- und ausgehend)
  • Buchungsbelege
  • Sonstige zur Besteuerung relevanten Unterlagen

Die Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Für die anderen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Die Frist beginnt erst mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Dokumente angelegt, versandt oder empfangen worden sind. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist der Jahresbilanz 2011 begann demnach am 01.01.2012 und wäre am  31.12.2021 abgelaufen.

Rechnungen und Belege
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Welche Unterlagen können 2022 entsorgt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Anfang des nächsten Kalenderjahres, also immer zum 1. Januar. Eine Bilanz, die sich auf das Geschäftsjahr 2010 bezieht und im Jahr 2011 steuerlich erfasst wurde, kann also ab dem 01. Januar 2022 entsorgt werden. Die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren begann nämlich am 01.01.2012 und ist am 31.12.2021 abgelaufen.  

Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Briefe aus dem Jahr 2015 können also ab dem 01.01.2022 entsorgt werden: Deren sechsjährige Aufbewahrungspflicht begann am 01.01.2016 und endete am 31.12.2021. 

Aufbewahrungsfristen 2022: Übersicht

Aufbewahrungsfristen 2022: Übersicht

Grundsätzlich gibt es zwei Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Gewerbetreibende: Manche Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wieder andere nur sechs Jahre. Für Privatpersonen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für steuerrelevante Rechnungen und andere Unterlagen.

Diese Unterlagen müssen nach Paragraph 147 Absatz 3 der Abgabenordnung und nach Paragraph 14b Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen mitsamt der zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen

Für diese Unterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht:

  • Eingehende Handelsbriefe
  • Eingehende Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, die bei der Besteuerung relevant sein können

Für Privatpersonen gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen:

  • Rechnungen
  • Zahlungsbelege
  • Bei Grundstücksbesitzern: Unterlagen über planerische und bauliche Maßnahmen sowie Renovierungsarbeiten

Alle Fristen verlängern sich automatisch bei einer laufenden Steuer- oder Betriebsprüfung. Ebenso verlängern sich die Fristen bei steuerstrafrechtlichen und bußgeldrechtlichen Ermittlungen.

Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge

Private Verbraucher sind nicht gesetzlich verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren. Trotzdem kann es ratsam sein, Kontoauszüge nicht direkt wegzuwerfen. Am besten orientieren Verbraucher sich dabei an der Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte: Sie beträgt in der Regel drei Jahre.

Bei möglichen Reklamationen oder Rechtsstreitigkeiten kann es also sinnvoll sein, den entsprechenden Kontoauszug vorliegen zu haben. Bei Online-Banking werden sämtliche Kontoauszüge automatisch archiviert. Eine gesonderte Aufbewahrung ist also nicht nötig.

Das Finanzamt kann bis zu vier Jahre nach Versand des Steuerbescheids noch Zahlungsnachweise verlangen. Auch hier können sich Kontoauszüge als hilfreich erweisen, wenn aus ihnen die Informationen zu den angefragten Zahlungen hervorgehen.

Wer den benötigten Kontoauszug schon vorher entsorgt und kein Online-Banking hat, kann bei der Bank nachfragen: Diese ist nämlich gesetzlich dazu verpflichtet, Kontoauszüge ihrer Kunden sechs Jahre aufzuheben. Die Zusendung der Kontoauszüge ist allerdings meistens mit hohen Gebühren verbunden.

Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen

Arbeitgeber sind gemäß Paragraph 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, die Gehaltsabrechnung schriftlich abzugeben. Der Arbeitgeber muss Gehaltsabrechnungen sechs Jahre aufbewahren. Für den Arbeitnehmer gibt es keine gesetzlich festgesetzte Frist.

Es ist jedoch ratsam, sämtliche Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintrittsalter aufzubewahren. Nur so können eventuelle Unstimmigkeiten ausgemerzt und der Rentenanspruch korrekt berechnet werden. Viele Arbeitgeber bieten mittlerweile digitale Lohnabrechnungen an, die eine Archivierung vereinfachen.

Aufbewahrungsfristen für Steuerbescheide

Unternehmen und Selbstständige müssen sämtliche Steuerbescheide zehn Jahre aufbewahren. Für Privatpersonen gilt diese gesetzliche Frist nicht. Sie müssen lediglich alle steuerlich relevanten Belege und Kostennachweise so lange aufbewahren, bis der endgültige Steuerbescheid erstellt wurde. Das ist die sogenannte Vorhaltepflicht.

Es ist dennoch ratsam, den Steuerbescheid so lange wie möglich aufzuheben: Das Finanzamt kann Steuerhinterziehungen nämlich bis zu zehn Jahre nach Erstellung des Steuerbescheids ahnden. Wer die Unterlagen dann noch zur Hand hat, ist auf der sicheren Seite und kann auf Anfragen des Finanzamts reagieren.

Unterlagen digital aufbewahren

Unterlagen digital aufbewahren

Grundsätzlich können sämtliche Unterlagen auch digital aufbewahrt werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass die so archivierten Unterlagen auf Anfrage zeitnah zur Verfügung gestellt werden können. Außerdem müssen sie ohne Hilfsmittel lesbar sein. Unternehmen, die ihre Unterlagen in einem bestimmten Dateiformat abspeichern, müssen also die entsprechende Software zum Lesen der Unterlagen mitliefern – oder sie müssen die Unterlagen ausdrucken und auf diese Weise zugänglich machen.

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen immer im Original aufbewahrt werden. Rechnungen sowie Handelsbriefe und Geschäftsbriefe müssen nach Paragraph 14 und 14b des Umsatzsteuergesetzes bildlich mit dem Original übereinstimmen. Das heißt also in der Regel, dass diese Dokumente eingescannt werden müssen. Ebenso müssen sogenannte Thermodrucke eingescannt werden: Das sind Quittungen, die mit einer schnell verblassenden Tinte gedruckt werden und deren Inhalt somit nicht lange lesbar ist.

Regeln zur digitalen Aufbewahrung von Dokumenten

Bei Unterlagen, die digital aufbewahrt werden, müssen die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Im Geschäftsalltag heißt das: Aufbewahrte Dokumente müssen nach der Digitalisierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, die die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments anzeigt.

Sollen Dokumente zur Aufbewahrung gescannt und anschließend digitalisiert werden, ist außerdem die Einhaltung einer Organisationsanweisung nötig: Aus der gescannten Datei muss hervorgehen, wer das Dokument wann gescannt hat, welches Dokument gescannt wurde und ob das Dokument einer Lesbarkeits- und Vollständigkeitskontrolle unterzogen wurde. Außerdem müssen eventuelle Scan-Fehler protokolliert werden.

Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten also strenge gesetzliche Regeln. Und wer vom Finanzamt angeforderte Unterlagen nicht vorweisen kann, zieht sich unter Umständen den Verdacht der Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung zu. Das gilt auch bei Unterlagen, die zwar archiviert, aber innerhalb der vom Finanzamt gesetzten Frist nicht mehr auffindbar sind.

Alle Rechnungen auf einen Blick: Digitalisierung mit Moss

Alle Rechnungen auf einen Blick: Digitalisierung mit Moss

Immer mehr Unternehmen und Selbstständige sind dazu übergegangen, sämtliche Geschäftsunterlagen zu digitalisieren. Mit Moss haben Unternehmen eine ganzheitliche und moderne Lösung zur Hand, mit der sämtliche Rechnungen übersichtlich archiviert werden können. Und mit der DATEV-Schnittstelle gelingt auch die Weiterverarbeitung der aufbewahrungspflichtigen Belege schnell und effizient.

Zeitersparnis für Mitarbeiter und Manager

Moss bietet eine automatisierte Auslagenerstattung. Dadurch erhalten Mitarbeiter ihre Auslagen ab sofort ohne wochenlange Wartezeiten zurück. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App mit OCR-Scan-Funktion via Smartphone erleichtert und beschleunigt. Belege werden so von den Mitarbeitern umgehend selbst digitalisiert und weitergeleitet, sodass nichts mehr verloren geht. 

Workload verringern und Fehlerquellen vermeiden

Insbesondere in größeren Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verschwinden. Zudem sieht sich die Buchhaltung mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege in unübersichtlichen Excel-Tabellen korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit den Firmenkarten von Moss bekommen Unternehmen das Zettelchaos endlich in den Griff — der gesamte Abrechnungsprozess an einem Ort.

Unternehmen können mit Moss in wenigen Schritten virtuelle Kreditkarten für ihre Mitarbeiter einrichten, physische Karten beantragen oder von Mitarbeitern angeforderte Karten freigeben. Mit der virtuellen Karte können die Beschäftigten ganz bequem Geschäftsausgaben bargeldlos bezahlen. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App beschleunigt. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, diesen nachzureichen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Erstattungen vermieden. Moss reduziert dadurch auch das Risiko für Spesenbetrug.

Die Geschäftsführung behält stets die Kontrolle über die Ausgaben, die Buchhaltung wird effizienter und für Mitarbeiter entfällt die lästige Spesenabrechnung. So lassen sich nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern genauso der Teamgeist in Unternehmen stärken – weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen.

Unternehmen, die ihre Auslagenerstattung und ihr Rechnungsmanagement mit Moss digitalisieren, können viele Originalbelege vernichten und sämtliche Belege platzsparend und ressourcenschonend archivieren. Gleichzeitig sparen sie auch wertvolle Arbeitszeit bei der Archivierung, Sichtung und Bereitstellung sämtlicher wichtiger Rechnungen ein. 

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FAQs

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Geschäftsunterlagen werden in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch festgelegt. Für Dokumente wie Bilanzen und Jahresabschlüsse gelten Fristen von zehn Jahren. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Frist von sechs Jahren.

Aufbewahrungsfristen 2021: Was kann vernichtet werden?

Bilanzen aus dem Jahr 2011 können mit Ablauf des Jahres 2021 vernichtet werden. Die Frist beginnt nämlich erst am Jahresanfang des folgenden Kalenderjahres. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Bilanzen und Jahresabschlüssen aus dem Jahr 2011 begann also am 01.01.2012 und endete am 31.12.2021. Ab dem 01.01.2022 können diese Unterlagen also entsorgt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen werden unterschieden?

Es gibt Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren und von sechs Jahren für Gewerbetreibende und Unternehmen sowie Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren für Privatpersonen. Die Fristen beziehen sich auf Unterlagen, denen eine steuerrechtliche Bedeutung zukommt. Also in erster Linie Rechnungen, Zahlungsnachweise, Bilanzen, Geschäftsbriefe und Inventare.

Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Unternehmen und Selbstständige müssen Rechnungen und Zahlungsnachweise zehn Jahre lang aufbewahren. Kontoauszüge können für diesen Zeitraum eine zusätzliche Beweismöglichkeit darstellen. Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Frist zur Aufbewahrung von Kontoauszügen. Trotzdem ist es ratsam, Kontoauszüge für vier Jahre aufzubewahren.

Was passiert, wenn Unternehmen die Aufbewahrungsfristen nicht einhalten?

Wenn Unterlagen nicht ordnungsgemäß archiviert und aufbewahrt oder aber mutwillig zerstört oder hinter Verschluss gehalten werden, liegt ein Verstoß der Aufbewahrungspflicht vor. Wenn dem Finanzamt steuerlich relevante Unterlagen nicht zugänglich sind, kann das den Verdacht einer Steuerhinterziehung mit allen strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen.

Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen immer in Papierform aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen können eingescannt und digitalisiert werden, wenn dabei die Regeln der ordnungsgemäßen Digitalisierung beachtet werden. Scans müssen zum Beispiel protokolliert werden, damit die Unversehrtheit und Echtheit des Dokuments sichergestellt ist.

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