Rechnungen und sonstige steuerrelevanten Belege müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Denn Steuer- oder Betriebsprüfer greifen auch auf vergangene Belege zurück. Immer mehr Unternehmen und Selbstständige digitalisieren deshalb ihre Rechnungen. Das ist zeitsparender und übersichtlicher als das Pflegen, Archivieren und Durchsuchen dicker Papierordner. Wir zeigen, worauf es beim Digitalisieren von Rechnungen ankommt und wie Moss Unternehmen dabei hilft, ihre digitalen Rechnungen und Belege zu verwalten.
Warum sollten Rechnungen und Belege digitalisiert werden?
Unternehmen bearbeiten eine Unmenge an Papierkram. Selbst kleine Betriebe füllen mit ihren gesammelten Rechnungen und Belegen schnell ganze Regale mit Ordnern. Das kostet nicht nur Platz, es gibt meistens auch nur eine Person im Betrieb, die sich zwischen all den Ordnern zurechtfindet. Wird dann einmal schnell ein bestimmtes Dokument benötigt, ist es oft nicht sofort auffindbar und eine lange Suche beginnt
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, ihre Rechnungen und auch andere Belege zu digitalisieren. Zum einen beschleunigen sie so die Buchhaltung für das laufende Geschäftsjahr. Und zum anderen ist damit ein sicheres Archiv gewährleistet, in dem Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren einsehbar bleiben und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden können.
Auf welche Art die Rechnungen digitalisiert werden, hängt von der Unternehmensstruktur und den Einzelentscheidungen ab. Manchmal werden Rechnungen doppelt archiviert, also sowohl digital als auch in Papierform, manchmal werden die Papiere vernichtet, sobald eine digitalisierte Variante vorliegt. Und wer seinen Abrechnungsprozess zusätzlich vereinfachen und beschleunigen will, setzt auf eine ganzheitliche Abrechnungssoftware. Dann werden die Rechnungen nicht nur digital gesammelt und archiviert, sondern sind jederzeit von der Buchhaltung und vom Management einsehbar.
Rechnungen digitalisieren: Gesetzliche Anforderungen
Wie lange betriebliche Belege aufbewahrt werden müssen, wird in Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) sowie im Paragraph 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) festgelegt. Aus diesen Gesetzestexten geht hervor, dass sämtliche Unterlagen mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden müssen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sogar zehn Jahre.
Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen hingegen ist in Paragraph 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt: Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen ebenfalls mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und für eventuelle Betriebsprüfungen zugänglich bleiben. Bei der Unmenge an Papierkram, die sich aus betrieblichen Tätigkeiten ergibt, wird schnell klar: Sollen die Rechnungen und Belege auch nach zehn Jahren noch ohne Weiteres auffindbar sein, ist es durchaus sinnvoll, ein digitales Rechnungsarchiv aufzubauen und zu pflegen.
Damit die digitalisierten Rechnungen und Belege aber auch bei einer eventuellen Betriebsprüfung Bestand haben und als rechtsverbindliche Dokumente gelten, müssen sie die gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen erfüllen. Diese Anforderungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) des Bundesfinanzministeriums geregelt.
Hinter diesem sperrigen Titel verbirgt sich schlicht die Regelung, dass auch digitalisierte Rechnungen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten müssen. Dort ist zum Beispiel festgelegt, dass digitalisierte Rechnungen eindeutig indexikalisiert werden müssen, um bei einer eventuellen Betriebsprüfung schnell auffindbar zu sein. Unternehmen profitieren hier von einer Abrechnungssoftware, die diese Index-Arbeit ganz automatisch leistet.
Die GoBD werden laufend aktualisiert, um technischen Neuerungen Rechnung zu tragen. So ist mittlerweile zum Beispiel auch das Speichern von Rechnungen und Belegen in Daten-Clouds gesetzlich geregelt. Mit der ganzheitlichen Lösung von Moss müssen sich Unternehmen keine Sorgen um fortlaufend angepasste Regelungen machen: Sie scannen die entsprechenden Belege und Rechnungen einfach per App ein und profitieren von einer gesetzeskonformen und benutzerfreundlichen Rechnungsarchivierung.
Dürfen Papierrechnungen nach dem Digitalisieren vernichtet werden?
Auch das ist in den GoBD geregelt: Rechnungen in Papierform dürfen erst vernichtet werden, wenn die digitalen Rechnungen per Verfahrensdokumentation eingescannt wurden. Das heißt, dass aus jeder gescannten Rechnung hervorgehen muss, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente eingescannt hat und ob die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Dokuments sichergestellt wurde. Außerdem muss aus der Dokumentation hervorgehen, welche Hard- und Software zur Digitalisierung des Dokuments genutzt wurde.
Erst, wenn die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vollständig vorliegt, darf die originale Papierrechnung vernichtet werden. Dann spricht man von „ersetzendem Scannen“: Das digitale Dokument hat die gleiche Rechtskraft wie das originale Papierformat.
Eine gute Buchhaltungssoftware erstellt automatisch eine Verfahrensdokumentation. So wird der Umstieg auf eine papierlose Betriebsabrechnung zusätzlich vereinfacht.
Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen
Rechnungen zu digitalisieren ist mit einigen Vorteilen verbunden. Der größte Vorteil ist vermutlich die immense Zeitersparnis auf lange Sicht: Statt, wie in der Vergangenheit üblich, erst einmal den richtigen Ordner zu finden und durchsuchen zu müssen, können sämtliche digitalisierten Rechnungen einfach per Klick aufgerufen und verarbeitet werden – und zwar ortsunabhängig von allen relevanten und berechtigten Personen.
Das Bild des Buchhalters, der in einem verstaubten Keller eine bestimmte Rechnung von vor zehn Jahren herauskramen muss, gehört also mit digitalen Lösungen endgültig der Vergangenheit an. Sämtliche Rechnungen sind ortsunabhängig gesammelt und archiviert. Das garantiert volle Transparenz – nicht nur, was die Arbeit der Buchhaltung angeht. Denn alle Unterlagen sind jederzeit und ohne Rechercheaufwand von allen berechtigten Personen einsehbar.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Kostenreduzierung. Durch das Digitalisieren von Rechnungen und Belegen spart man nicht nur Druck-, Papier- und Portokosten. Auch der Platz, der sonst von meterlangen Regalen mit Papierordnern eingenommen wird, kann besser genutzt werden. Effektiv werden die angemieteten Gewerbeflächen also in Relation zum Nutzungsvermögen günstiger. Und die Papierersparnis verbessert natürlich auch die Ökobilanz eines Unternehmens.
Bei fehlerhaften Rechnungen zeigt sich ein weiterer Vorteil digitaler Rechnungen: Fehler können einfach korrigiert und die Rechnung neu ausgestellt werden. Eine korrigierte Rechnung in Papierform müsste neu einsortiert werden und alle abrechnungstechnischen Auswirkungen dieser Rechnung händisch nachgetragen werden. Bei einer digitalisierten Rechnung entfallen diese mühseligen Korrekturschritte.
Zu den möglichen Nachteilen digitalisierter Rechnungen gehört die Möglichkeit eines Datenverlusts oder eines Datendiebstahls. Es sollte also unbedingt darauf geachtet werden, dass die Daten sicher und DSGVO-konform archiviert werden. Mittlerweile reicht es nicht mehr aus, die Rechnungen einfach als PDF-Dateien auf dem Betriebsserver zu speichern. Komplettlösungen wie die von Moss setzen auf umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, die betriebliche Unterlagen vor unbefugtem Fremdzugriff schützen.
Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Entscheiden sich Unternehmen und Selbstständige für die Digitalisierung ihrer Rechnungen, können sie zum Beispiel bereits Eingangsrechnungen von Händlern und Lieferanten per E-Mail anfordern. Dann müssen sie diese Rechnungen nicht mehr selbst einscannen, denn sie liegen bereits als Digitalisat (meist im PDF-Format) vor. Am besten man richtet sich hierfür eine zentrale E-Mail-Adresse ein, bei der alle Rechnungen gebündelt eingehen.
Auch ausgehende Rechnungen können einfach per E-Mail verschickt werden und müssen nicht erst ausgedruckt und postalisch verschickt werden. Hier sollte allerdings im Vorfeld abgeklärt werden, ob die Vertragspartner dieses Vorgehen begrüßen oder doch lieber auf die Rechnung in Papierform setzen. Unabhängig davon kann aber auch jede ausgehende Rechnung grundsätzlich als Digitalisat gespeichert werden. Denn für eine ganzheitliche digitale Abrechnung ist es einfacher, wenn eingehende und ausgehende Rechnungen gebündelt vorliegen.
Eingehende Rechnungen in Papierform werden mit einem Scanner eingescannt und in einem passenden Dateiformat gespeichert. Wer auf Moss zurückgreift, kann sich die anschließende manuelle Ablage in einem digitalen Ordner sparen: Sämtliche eingescannte Rechnungen werden GoBD-konform innerhalb der Software abgespeichert und sind jederzeit abrufbar. Moss bietet außerdem eine DATEV-Schnittstelle. So können Rechnungen und andere betriebliche Belege problemlos an die zuständigen Behörden weitergeleitet werden.
Müssen viele Dokumente manuell eingescannt werden, eignet sich ein Gerät mit automatischem Einzug: Statt Papier um Papier auf die Scanner-Fläche zu legen, werden die Dokumente, ähnlich einem Kopierer, einfach automatisch eingezogen.
Kleinere Kaufbelege und Quittungen werden oft als sogenannte Thermodruckbelege ausgehändigt, die schnell verblassen. In der Vergangenheit musste man von jedem dieser Thermodrucke Kopien anfertigen, weil die Originale bereits nach wenigen Monaten nicht mehr lesbar waren. Mit Moss entfällt auch diese mühselige doppelte Ablage: Tankquittungen, Parkscheine oder ähnliche Belege werden einfach per App abfotografiert und digitalisiert und landen ohne Zeitverzögerung bei der Buchhaltung.
Was passiert bei nicht ordnungsgemäßer Aufbewahrung von Rechnungen?
Wer kein geeignetes Ordnungssystem nutzt, bekommt aber nicht nur bei der Abrechnung im laufenden Steuerjahr Probleme. Auch bei einer nachträglichen Steuer- oder Betriebsprüfung rächt sich ein nicht durchdachtes Ordnungssystem. Denn sämtliche Rechnungen müssen auch nach der erfolgten Jahresabrechnung noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und zugänglich bleiben. Das ist gesetzlich festgelegt.
Neben der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen müssen bei der digitalen Aufbewahrung auch die in den GoBD geltenden gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Unternehmen, die gegen die Punkte der Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung und der zeitgerechten Buchung verstoßen, machen sich unter Umständen strafbar.
Bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Bestimmungen kann das Finanzamt zum Beispiel von Steuerhinterziehung ausgehen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Bei Lücken in der Rechnungsführung kann es außerdem passieren, dass die Jahresabrechnung des Unternehmens nicht anerkannt wird.
Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die richtige Archivierungslösung finden und gewissenhaft nutzen, wenn es um die Aufbewahrung von Rechnungen geht. Mit der ganzheitlichen Lösung von Moss profitieren sie gleich doppelt: Moss hilft nicht nur bei der Einhaltung der Gesetzesbestimmungen, sondern beschleunigt die gesamten Ausgabenprozesse des Unternehmens.
Elektronische Rechnungen: Aufbewahrung und Best Practices
Die Gesetzeslage ist die eine Seite der Rechnungsaufbewahrung. Doch neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen macht sich eine gewissenhafte Archivierung von Rechnungen auch für das Unternehmen selbst bezahlt: Liegen alle Rechnungen lückenlos vor und sind schnell aufzufinden, ist die Jahresabrechnung mit deutlich weniger Aufwand für die Buchhaltung verbunden.
Für viele Unternehmen ist die digitale Rechnungsbearbeitung und -archivierung der erste Schritt zur Digitalisierung ihrer Finanzen: Sie merken, dass die Buchhaltung umso effizienter ist, je mehr Finanzprozesse digitalisiert werden. Mit der ganzheitlichen Lösung von Moss laufen alle Einnahmen, Ausgaben und sonstigen Buchungen an zentraler Stelle zusammen und sind von allen relevanten Mitarbeitern und Abteilungen jederzeit transparent einsehbar.
Eine klare und geordnete Archivierung digitaler Rechnungen hilft also nicht nur bei der Erfüllung der steuerrechtlichen Auflagen, sondern beschleunigt das gesamte Abrechnungs- und Finanzmanagement des Unternehmens. Das Durchsuchen staubiger Aktenordner nach dem richtigen Dokument gehört damit genauso der Vergangenheit an wie das mühselige Auffinden und Korrigieren einer manuellen Falscheingabe.
Best Practices bei der digitalen Rechnungsarchivierung im Überblick:
- Automatisches Erfassen eingehender Rechnungen: Unternehmen, die auf eine digitale Abrechnung setzen, haben alle Rechnungen stets im Blick. Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass alle Zahltermine eingehalten werden und keine Rechnung unter den Tisch fällt.
- Automatische Archivierung: Mit einer digitalen Abrechnungslösung wie Moss werden alle Rechnungen automatisch nach der Bearbeitung gesetzeskonform archiviert. Auch hier entfallen zeitaufwendige Schritte wie das händische Einscannen und Einsortieren von Rechnungen.
- Vollständige Transparenz: Sämtliche archivierten Rechnungen sind jederzeit und ohne Aufwand abrufbar und können von allen zuständigen Mitarbeitern eingesehen und bei Bedarf korrigiert werden.
- Freigabe per DATEV-Schnittstelle: Sämtliche Rechnungen können mit wenigen Klicks an zuständige externe Prüfungsstellen weitergeleitet werden. Das entlastet die Buchhaltung und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Fiskus.
Mit Moss Rechnungen einfach und effizient digitalisieren
Mittlerweile ist die Digitalisierung von Rechnungen die zeitgemäße Form der Buchhaltung. Das Bild des Buchhalters, der nach einer bestimmten Rechnung sucht und sich dabei durch unzählige Ordner kämpfen muss, gehört für moderne Unternehmen der Vergangenheit an. Die digitale Aufbewahrungsform ist klar gesetzlich geregelt und wird mittlerweile auch von Finanzämtern und Betriebsprüfern als Standard akzeptiert.
Neben der wichtigen Funktion der gesetzeskonformen Rechnungsarchivierung ermöglicht Moss ein effizientes und zeitsparendes Management: Sämtliche Rechnungen werden zentral archiviert und sind jederzeit mit wenigen Klicks abrufbar. Und dank der DATEV-Schnittstelle lassen sich alle Dokumente problemlos ans Finanzamt weiterleiten.
Auch der Unternehmensalltag wird durch das automatisierte Rechnungsmanagement-Tool von Moss einfacher: Alle eingehenden Quittungen, Kaufbelege und Rechnungen werden einfach mit dem Handy abfotografiert und landen automatisch bei der Buchhaltung. Diese immense Zeit- und Kostenersparnis macht wichtige Ressourcen für strategische Aufgaben frei. Sollten Belege zu Transaktionen fehlen, erhalten die jeweiligen Mitarbeiter eine Erinnerung die Belege nachzureichen. Und auch um die Einhaltung des mitunter komplizierten Steuerrechts müssen sich Unternehmen mit Moss weitaus weniger Sorgen machen: Die Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Darüber hinaus bietet Moss weitere Möglichkeiten für ein modernes und flexibles Ausgabenmanagement: Intelligente Analyse-Tools garantieren die bestmögliche Nutzung des Firmenbudgets – und mit Firmenkarten lassen sich Reisekosten und sämtliche Ausgaben von Mitarbeitern ebenfalls zeitsparend und effizient abrechnen.
FAQs
Ob eine digitalisierte Rechnung rechtskräftig ist, ist in mehreren Gesetzestexten geregelt, u. a. in § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG. Erfüllt eine digitalisierte Rechnung diese Anforderungen, gilt sie als rechtskräftiges Dokument und wird auch vom Finanzamt bei einer Betriebsprüfung als solches anerkannt.
Rechnungen werden entweder bereits als PDF-Dateien per E-Mail verschickt. Oder aber sie landen in Papierform bei der Buchhaltung und werden anschließend eingescannt und als PDF-Datei abgespeichert. Die passende Buchhaltungssoftware automatisiert die Archivierung der eingescannten Rechnungen und erleichtert die anschließende Verarbeitung.
Rechnungen sind steuerrechtlich relevante Dokumente und müssen dementsprechend für Prüfungen durch das Finanzamt zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrungsdauer für Rechnungen beträgt mindestens zehn Jahre für Unternehmen.
Offizielle Aufbewahrungspflichten von Rechnungen für Privatpersonen gibt es an sich nicht. Allerdings wird privaten Leistungsempfängern stets empfohlen, Rechnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren, da bis dahin die gesetzliche Gewährleistung (§§437 ff. BGB) besteht.
Wenn betriebliche Dokumente eingescannt werden, muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Aus der geht hervor, wer welches Dokument zu welchem Zeitpunkt eingescannt hat und ob das Dokument lesbar und vollständig digitalisiert wurde. Erst dann gilt das digitale Dokument als Ersatz für das Papierdokument. Das Original kann anschließend vernichtet werden.
Digitale Rechnungen bedeuten eine enorme Platzersparnis, weil im besten Fall das umfangreiche Papierarchiv verschwinden kann. Außerdem sind digitale Rechnungen jederzeit und von allen berechtigten Personen einsehbar und können zur Weiterverarbeitung freigegeben werden. Das lästige Suchen nach der richtigen Rechnung entfällt.
Digitale Rechnungen sind wie alle digitalen Dateien anfällig für Datenverlust und Datendiebstahl. Deswegen sollten Unternehmen auf eine sichere und DSGVO-konforme Abrechnungssoftware setzen, die ihnen höchste Sicherheitsstandards garantiert. Nur so können zum Beispiel Hacker-Angriffe abgewehrt und eine Sicherung sämtlicher Daten garantiert werden.
Moss bietet eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung, Archivierung und Weiterverarbeitung sämtlicher Rechnungen. Belege können einfach per App abfotografiert und an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Sämtliche digitalen Rechnungen sind transparent einsehbar und können mittels DATEV-Schnittstelle auch problemlos und zeitsparend weiterverarbeitet werden.
