Das Freigeben von Rechnungen ist notwendig – aber mit viel Aufwand für die Buchhaltung verbunden. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine digitale Rechnungsfreigabe: Rechnungen können auf diese Weise schneller und effizienter bearbeitet werden. Was unterscheidet eine digitale Rechnungsfreigabe von analogen Freigabeprozessen? Wie wird sie in der Praxis umgesetzt? Und wie profitieren Unternehmen am besten von der Digitalisierung ihrer Rechnungsfreigaben? Wir fassen zusammen.
Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?
Digitale Rechnungsfreigabe heißt, dass Rechnungen elektronisch verarbeitet und freigegeben werden. Die digitale Rechnungsfreigabe umfasst dabei den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung: von der Erfassung über die Überprüfung bis hin zur Genehmigung. Dabei werden Rechnungen bearbeitet, die entweder per E-Mail oder über eine elektronische Rechnungsmanagement-Lösung eingereicht werden. Die Rechnungsfreigabe findet dabei vollständig digital statt und ersetzt den bisherigen papierbasierten Prozess.
Die digitale Rechnungsfreigabe ist in den letzten Jahren zu einem wichtigen und nicht zu unterschätzenden Bestandteil unternehmerischer Finanzprozesse geworden: Unternehmen stellen auf diese Weise sicher, dass sämtliche Rechnungen korrekt verarbeitet und vollständig beglichen werden. Die Digitalisierung des Freigabeprozesses bietet gegenüber papierbasierten Systemen entscheidende Vorteile: Zeit- und Kostenersparnisse gehören genauso dazu wie eine verbesserte Sicherheit und erhöhte Transparenz.
Die digitale Rechnungsfreigabe ist in der Regel an eine Rechnungsmanagement-Lösung gebunden, die weitere nützliche Funktionen bietet: Neben der automatischen Speicherung von Dokumenten erleichtert die Lösung auch die Verwaltung wichtiger Unterlagen und die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. Auf diese Weise werden nicht nur Rechnungen effizient abgearbeitet, sondern der gesamte Finanzprozess eines Unternehmens wird vereinfacht und beschleunigt.
Warum müssen Rechnungen überhaupt freigegeben werden?
Die Rechnungsfreigabe umfasst den Prozess der Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen. Dieser Schritt ist in Unternehmen unerlässlich, weil nur korrekt ausgefüllte und gesetzeskonforme Rechnungen bezahlt werden können. Falls eine Rechnung die in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegten Vorgaben nicht erfüllt, führt das zu Zahlungsverzögerungen oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen.
Die Freigabe der Rechnung ist also der letzte Schritt in der Rechnungsprüfung: Jede Rechnung wird von der Buchhaltung oder den zuständigen Mitarbeitern auf Form-, Inhalts- und Rechenfehler hin überprüft. Anschließend wird der ausstehende Betrag beglichen und die Rechnung für zukünftige Prüfungen archiviert. Weil der Prozess insgesamt sehr fehleranfällig ist, setzen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Rechnungsfreigabe.
Warum sind digitale Rechnungsfreigaben so wichtig geworden?
Die digitale Rechnungsfreigabe hat in den letzten Jahren in immer mehr Unternehmen Einzug gehalten. Sie bietet gegenüber papierbasierten Systemen Vorteile, von denen sowohl kleine als auch mittelständische und große Unternehmen profitieren können.
Zwei der Hauptgründe für die Umstellung von analoger zu digitaler Rechnungsfreigabe sind die Kosten- und Zeitersparnisse: Wo die Buchhaltung zuvor unzählige Arbeitsstunden in die manuelle Überprüfung und Eingabe der Rechnungsdaten investieren musste, gelingt die digitale Freigabe in deutlich kürzerer Zeit.
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Papierrechnungen gehen leicht verloren, werden beschädigt – oder müssen in unübersichtlichen Ablagesystemen zeitaufwendig beschafft werden, wenn es zum Beispiel zu Prüfungen durch das Finanzamt kommt. Wichtige Informationen können so nur zeitverzögert zur Verfügung gestellt werden oder sind gänzlich verloren. Digital verarbeitete Rechnungen sind besser geschützt und können jederzeit und von allen relevanten Abteilungen oder Mitarbeitern eingesehen werden.
Zu den Overhead-Kosten eines Unternehmens gehören nicht zuletzt auch angemietete oder gekaufte Räumlichkeiten. Papierrechnungen können, je nach Größe des Unternehmens, schnell raumfüllende Dimensionen annehmen. Dieser Raum wird nicht benötigt, wenn Rechnungen digital verarbeitet werden und nicht mehr ausgedruckt und in Aktenordnern archiviert werden müssen. Digital verwaltete Rechnungen machen also nicht nur physischen Raum frei, sondern sind gleichzeitig nachhaltiger: Sie sparen Ressourcen und Druckkosten.
Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe
Die digitale Rechnungsfreigabe bietet viele Vorteile im Vergleich zu analogen und papierbasierten Systemen. Neben den direkten Vorteilen ist die digitale Rechnungsfreigabe zudem meistens an umfangreiche Finanzsoftware angebunden, die sämtliche unternehmerischen Finanzprozesse noch effizienter und einfacher gestalten.
Vorteil digitale Rechnungsfreigabe: Zeit- und Kostenersparnis
Einer der wichtigsten Vorteile digitaler Rechnungsfreigaben ist die Zeit- und Kostenersparnis: Manuelle und fehleranfällige Arbeitsschritte entfallen vollständig, die Buchhaltung kann Rechnungen in viel kürzerer Zeit bearbeiten und freigeben – und gleichzeitig werden Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung eingespart.
Gerade auf Rechnungen können Rechen- oder Inhaltsfehler mitunter zu rechtlichen Konsequenzen führen: Eine Rechnung ist ein amtliches Dokument und muss gesetzliche Standards erfüllen. Auch unbeabsichtigte Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung passieren können, können vom Fiskus streng geahndet werden. Mit der digitalen Rechnungsfreigabe entfällt die Sorge um fehlerhafte Rechnungen.
Vorteil digitale Rechnungsfreigabe: Sicherheit und Transparenz
Ein weiterer Vorteil der digitalen Rechnungsfreigabe ist die erhöhte Sicherheit und Transparenz. Rechnungen in Papierform sind anfällig für alle Arten von Beschädigungen und können leicht verloren gehen. Und wenn sie doch vorhanden sind: Je nach Archivierungsform müssen sie unter Umständen erstmal zeitaufwendig gesucht werden. Die Regelungen des Finanzministeriums sehen allerdings vor, dass alle zur Überprüfung notwendigen Dokumente schnellstmöglich zur Verfügung gestellt werden müssen.
Bei der digitalen Rechnungsfreigabe werden sämtliche Rechnungen automatisch archiviert und sind jederzeit und von allen berechtigten Mitarbeitern einseh- und überprüfbar. Die Digitalisierung des Rechnungsmanagements bedeutet für Unternehmen also eine Steigerung der firmeninternen Transparenz. Die meisten Rechnungsmanagement-Lösungen bieten zudem weitere Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung oder Authentifizierung.
Vorteil digitale Rechnungsfreigabe: Effizienz und Nachhaltigkeit
Der dritte Vorteil der digitalen Rechnungsfreigabe: Unternehmen können ihre Rechnungsprozesse maximal effizient und nachhaltig abwickeln. Das Ausdrucken von Rechnungen entfällt bei der digitalen Rechnungsfreigabe gänzlich: Papier als Ressource wird geschont und der CO₂-Ausstoß des Unternehmens verringert sich.
Gleichzeitig ermöglicht die digitale Rechnungsfreigabe eine schnellere und genauere Bearbeitung sämtlicher Rechnungen: Nicht nur die Buchhaltung kann ihre Arbeit dadurch effizienter und zeitsparender durchführen, auch die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten wird verbessert.
Digitale Rechnungsfreigabe – Der ideale Workflow
Der Prozess der digitalen Rechnungsfreigabe beginnt mit dem Erhalt einer Rechnung: Ein Lieferant oder Kunde sendet dem Unternehmen eine digitale Rechnung per E-Mail oder an die Rechnungsmanagement-Lösung des Unternehmens – oder aber sie wird in Papierform zugestellt und mittels OCR-Scan digitalisiert. Im nächsten Schritt wird die Rechnung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft und eventuell fehlende Informationen automatisch angefordert.
Anschließend wird die Rechnung an den zuständigen Mitarbeiter oder die Buchhaltung zur Genehmigung weitergeleitet. Bei der manuellen Rechnungsfreigabe obliegt es oftmals dem Mitarbeiter, die Rechnung zu genehmigen oder gegebenenfalls erst zu korrigieren. Bei der digitalen Rechnungsfreigabe werden mögliche Fehler durch das System erfasst und korrigiert und die Freigabe kann, je nach System, automatisch und damit besonders zeitsparend erfolgen.
Ist die Rechnung genehmigt, erfolgt die Weiterleitung an die Finanzabteilung: In diesem Schritt wird der ausstehende Betrag der Rechnung beglichen. Erfolgt dieser Schritt digital, wird die Rechnung gleichzeitig archiviert und der Rechnungssteller über den Bearbeitungsstand seiner Rechnung informiert.
Die digitale Rechnungsfreigabe durchläuft demnach alle Schritte des manuellen und papierbasierten Systems, erleichtert aber den Workflow und ermöglicht eine effiziente, zeitsparende, sichere, transparente und fehlerfreie Bearbeitung eingehender Rechnungen.
Wie nutzen Unternehmen die digitale Rechnungsfreigabe am besten?
Die Umstellung von analoger zu digitaler Rechnungsfreigabe ist nicht kompliziert. Um die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung aber vollumfänglich nutzen zu können, sollten Unternehmen einige Faktoren beachten:
- Nutzung einer elektronischen Rechnungsmanagement-Lösung: Die digitale Rechnungsfreigabe ist im besten Fall an ein umfangreiches und individuell angepasstes Rechnungsmanagement-System angebunden. Nur so gelingt die erfolgreiche Erfassung, Überprüfung, Genehmigung und Archivierung sämtlicher Rechnungen. Je nach Unternehmensgröße bieten Anbieter solcher Lösungen unterschiedliche Funktions- und Preismodelle an. Bei Moss erhalten Unternehmen aller Größen die für sie beste Rechnungsmanagement-Lösung.
- Einbeziehung aller relevanten Mitarbeiter: Um die digitale Rechnungsfreigabe erfolgreich einführen zu können, ist es wichtig, alle relevanten Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. Dazu gehört nicht zuletzt ein entsprechender Workshop, in dem die Mitarbeiter mit der Nutzung der Software vertraut gemacht werden. Neben der Buchhaltung sollten auch Mitarbeiter aus der Finanzabteilung, dem Einkauf und dem Rechnungswesen mit den neuen Strukturen vertraut gemacht werden, sodass jedes Teams von der neuen Lösung profitiert. Die digitale Bearbeitung von Finanzprozessen gelingt nur, wenn Mitarbeiter von dessen Nutzen überzeugt sind.
- Klare Prozessstruktur und Regeln festlegen: Um den Prozess der Rechnungsfreigabe zu optimieren, sollten klare Prozessstrukturen und Regeln festgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise die Festlegung von Freigabekriterien, die Überprüfung von Rechnungen und die Verteilung von Verantwortlichkeiten. Je besser und genauer diese Kriterien formuliert wurden, desto effizienter gestaltet sich der Freigabeprozess. Die Genehmigung selbst erfolgt dann im besten Fall automatisch durch das Rechnungsmanagement-System.
- Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten: Eine wichtige Voraussetzung für die digitale Rechnungsfreigabe ist die Möglichkeit, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. In der Kommunikation und der Zusammenarbeit mit den Kunden und Lieferanten sollte also darauf hingewiesen werden, dass bevorzugt digitale Rechnungen erwünscht sind. Mit Moss können aber zum Beispiel auch analog eingereichte Rechnungen in Papierform nachträglich digitalisiert und entsprechend bearbeitet werden.
Digitale Rechnungsfreigabe mit Moss
Die digitale Rechnungsfreigabe hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und ist mittlerweile für viele Unternehmen ein unverzichtbarer Bestandteil ihrer Finanzverwaltung. Sie bietet im Vergleich zu papierbasierten Systemen viele Vorteile, wie zum Beispiel eine Zeit- und Kostenersparnis, eine verbesserte Sicherheit und Transparenz sowie eine Steigerung der Effizienz und Nachhaltigkeit.
Um die digitale Rechnungsfreigabe bestmöglich nutzen zu können, muss sie an ein Rechnungsmanagement-System angebunden sein. Moss gibt Unternehmen bei der Umstellung von analog zu digital eine ganzheitliche und moderne Lösung an die Hand, mit der nicht nur die Rechnungsfreigabe, sondern sämtliche Finanzprozesse effizient und zeitsparend bearbeitet werden können.
Admin-Workload reduzieren
Wie funktioniert das digitale Rechnungsmanagement-Tool von Moss? Rechnungen können direkt in Moss hochgeladen, überprüft und schnell freigegeben werden. Alle Inhalte der Rechnung werden durch die OCR Extraktion automatisiert in die Moss Plattform übertragen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert.
Vermeide also ab sofort doppelte Zahlungen und verpasste Deadlines, denn Moss erkennt automatisch Duplikate und sorgt für eine pünktliche Zahlung.
| Tipp: Als Moss Admin kannst du verschiedene Benachrichtigungskanäle für offene Genehmigungsanfragen, fehlende oder fehlerhafte Rechnungen auswählen. Dadurch ermöglichst du volle Transparenz und eine schnelle Rechnungsbearbeitung. Erhalte automatisierte Benachrichtigungen via: – Slack-Benachrichtigungen – SMS Nachricht |
Neben einer benutzerfreundlichen Bedienungsoberfläche, die allen Mitarbeitern die für sie notwendigen Informationen bietet, stellt Moss viele weitere mächtige Tools zur Verfügung: Mit Firmenkarten lassen sich zum Beispiel sämtliche firmeninternen Ausgaben bestmöglich budgetieren und in Echtzeit verarbeiten. Gleichzeitig erfüllen die Tools von Moss alle Sicherheitsstandards und ermöglichen, durch die DATEV-Schnittstelle, eine unkomplizierte und datenschutzkonforme Weiterverarbeitung sämtlicher Finanzflüsse.
FAQs
Die Rechnungsfreigabe beschreibt den Prozess, bei dem eingehende Rechnungen überprüft, korrigiert, genehmigt und beglichen werden. Kommen dabei digitale Lösungen zur Anwendung, die den Prozess beschleunigen und teilweise automatisieren, spricht man von digitaler Rechnungsfreigabe. Die Freigabe erfolgt dann mithilfe eines Rechnungsmanagement-Systems.
Rechnungsfreigaben sind zeitaufwendig und sehr fehleranfällig, wenn die Überprüfung und Bearbeitung manuell erfolgt. Die digitale Rechnungsfreigabe bietet Unternehmen mehrere Vorteile: Rechnungen können nicht nur zeitsparender und kostengünstiger bearbeitet und genehmigt werden, sondern die digitale Freigabe ist auch sicherer, ressourcenschonender und nachhaltiger.
Der Prozess der digitalen Rechnungsfreigabe beginnt mit dem sogenannten Rechnungseingang: Ein Lieferant oder Kunde sendet eine Rechnung, die anschließend von der Rechnungsmanagement-Lösung erfasst und auf Vollständigkeit überprüft wird. Anschließend wird die Rechnung genehmigt und der ausstehende Betrag durch die Finanzabteilung beglichen. Die digitalisierte Rechnungsfreigabe kann die einzelnen Prozesse schneller und teilweise automatisiert abwickeln.
Jede Rechnungsfreigabe durchläuft einen Workflow, also eine Abfolge fester Schritte in festgelegter Reihenfolge. Je genauer die einzelnen Schritte durch das Unternehmen festgelegt sind, desto effizienter und schneller kann die Rechnungsfreigabe abgewickelt werden. Der größte Beschleunigungsfaktor liegt in der Umstellung von manueller zu digitaler Rechnungsfreigabe: In Verbindung mit einem digitalen Rechnungsmanagement-System können Rechnungen viel schneller bearbeitet und freigegeben werden.
Das neue System muss von allen relevanten Mitarbeitern akzeptiert werden. Sie sollten deshalb so früh wie möglich in die Planung integriert werden. Dazu gehören auch Workshops, die mit der neuen Software vertraut machen. Auch die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist wichtig: Sie sollten darüber informiert werden, dass Rechnungen bevorzugt digital eingereicht werden sollen.
Die digitale Rechnungsfreigabe funktioniert nur, wenn alle Daten innerhalb eines umfangreichen Rechnungsmanagement-Systems verarbeitet werden. Auf diese Weise sind sämtliche Rechnungsdaten und auch andere firmeninterne Finanzprozesse archiviert und transparent einsehbar. In Verbindung mit einem ganzheitlichen Rechnungsmanagement-System stehen auch weitere nützliche Tools wie zum Beispiel Firmenkarten zur Verfügung.
