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Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Vorteile, Anbieter und Vergleich


Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können Beschäftigte selbstständig Geschäftsausgaben tätigen und diese so von privaten Ausgaben trennen. Das Unternehmen behält durch Verfügungsrahmen und Zweckgebundenheit der Karten die volle Kontrolle über die Unternehmensausgaben. In unserem Guide verraten wir, wann sich Firmenkreditkarten für Mitarbeiter lohnen, welche Anbieter es gibt und wer für die Karten haftet.

Definition: Was ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Definition: Was ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind Kreditkarten, die Unternehmen für ihre Mitarbeiter beantragen können. Sie können entweder für einen konkreten Angestellten oder für alle Mitarbeiter ausgestellt werden. Eine Firmenkreditkarte, die allein auf den Namen des Unternehmens läuft, wird häufig nicht akzeptiert, sondern muss in der Regel mindestens den Namen des Mitarbeiters enthalten.

Jede Mitarbeiterkarte ist mit einem Mitarbeiter verknüpft. Unternehmen können jede einzelne Karte mit einem Budget versehen und für Zahlungen autorisieren. Dann können Mitarbeiter unternehmensrelevante Zahlungen oder Investitionen tätigen, ohne vorher komplizierte Freigabeprozesse anstoßen zu müssen. Das erleichtert nicht nur der Buchhaltung die Arbeit: Mitarbeiter fühlen sich gleichzeitig stärker in das Unternehmen eingebunden.

Wollen Mitarbeiter im Geschäftsalltag Ausgaben tätigen, können sie mit einer unternehmenseigenen Firmenkreditkarte ganz bequem bargeldlos bezahlen und so auf Privatauslagen verzichten. Jede Transaktion wird über das Geschäftskonto des Unternehmens gebucht und kann dort direkt dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden.

Ohne Firmenkarte müssen die Mitarbeiter des Unternehmens Geschäftsausgaben zunächst aus eigener Tasche bezahlen und schließlich vom Unternehmen zurückfordern. Das ist aufwendig, kostet Zeit und verursacht nicht nur auf Seiten des Mitarbeiters, sondern auch auf Seiten des Unternehmens erheblichen Admin-Aufwand. Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter kann das Unternehmen Zahlungen im Geschäftsalltag bis zu einem gewissen Limit automatisch freigeben. Die Ausgaben werden einmal im Monat abgerechnet und vom Referenzkonto abgebucht.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten von Firmenkreditkarten: Corporate Credit Cards und Business Credit Cards.

Firmenkarten von Moss
für alle Ausgaben

Corporate Cards

Corporate Credit Cards kommen oftmals in  für größeren Unternehmen zum Einsatz. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie in höheren Stückzahlen ausgegeben werden, oft gilt sogar die Mindestabnahme einer bestimmten Anzahl. Unternehmen haben dadurch den Vorteil, dass sie Konditionen und Leistungen mit den Herausgebern der Karten individuell aushandeln können – meist zu besseren Bedingungen. Corporate Cards bieten häufig Zusatzleistungen wie bestimmte Boni und Versicherungen.

Business Credit Cards 

Business Credit Cards kommen in Unternehmen verschiedenster Größen zum Einsatz, oftmals auch in kleineren Unternehmen. Da die Ausgabe von Business Credit Cards, oder auch einfachen Firmenkreditkarten oftmals nicht an eine Mindestabnahme-Menge gebunden ist, sind sie damit insbesondere für Freelancer, Selbstständige und kleinere Unternehmen perfekt geeignet. Die kleinere Stückzahl bedeutet aber ebenso, dass sich die Konditionen und Leistungen der Kreditkarte meist nicht individuell aushandeln lassen. Zusatzleistungen sind bei vielen Anbietern oftmals ebenfalls eingeschränkt. Wenn es um die Abrechnung geht, sind bei Business Credit Cards, wie bei Corporate Credit Cards, aber genauso individuelle Einzelabrechnungen möglich.

Die Unterscheidung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter in Corporate und Business Credit Cards ist aber eher theoretischer Natur. Heutzutage spielt sie kaum noch eine Rolle. Heutzutage lassen sich Corporate Cards bei einigen Anbietern wie Moss gleichermaßen bereits ab einer einzigen Karte beantragen – und Business Cards sind häufig genauso wenig nur auf eine maximale Stückzahl beschränkt. 

Unternehmen können so bei bestimmten Anbietern bereits bei wenigen Firmenkreditkarten individuelle Konditionen und Leistungen wie zum Beispiel ein längeres Zahlungsziel aushandeln. Außerdem profitieren Unternehmen so auch bei einer geringen Stückzahl schon von allen Vorteilen einer Firmenkreditkarte, wie Cashback und höheren Limits. Ausschlaggebend sind ausschließlich die Vorteile der einzelnen Angebote.

Wie funktionieren Corporate Credit Cards und Business Credit Cards?

Wie funktionieren Corporate Credit Cards und Business Credit Cards?

Ob sich ein Unternehmen für eine Corporate Credit Card oder eine Business Credit Card entscheidet, spielt mittlerweile also eine eher untergeordnete Rolle. Auch bei der Handhabung unterscheiden sich die beiden Kreditkartenarten nicht.

Grundsätzlich funktionieren Mitarbeiterkarten wie herkömmliche Kreditkarten zur privaten Nutzung. Der Angestellte erhält eine Plastikkarte (oder eine virtuelle Kreditkarte) mit seinem Namen, einer Kreditkartennummer und dem Namen des Unternehmens. Werden Ausgaben getätigt – zum Beispiel für Dienstreisen, Geschäftsessen oder Software – werden diese über das Firmenkonto abgebucht und am Ende des Monats verrechnet.

Was ist der Unterschied zu Travel Expense Cards?

Travel Expense Cards sind sogenannte Reisestellenkarten. Es handelt sich dabei um ein zentrales virtuelles Konto, mit sich sich Ausgaben von Dienstreisen verwalten lassen.

Im Gegensatz zu einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist eine Reisestellenkarte nicht auf einen einzelnen Beschäftigen ausgestellt. Nur das Travel Management hat Zugriff auf den Account und kann zum Beispiel Flüge, Bahnfahrten und Unterkünfte buchen. Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die Kosten schließlich vom Firmenkonto abgebucht. Weitere bei der Dienstreise entstehenden Kosten kann der Mitarbeiter entweder selbst auslegen oder via einer eigens ausgehändigten Firmenkreditkarte tätigen.

Eine Reisestellenkarte kann für Unternehmen sinnvoll sein, deren Mitarbeiter häufig auf Dienstreisen sind. Viele Unternehmen haben heutzutage aber gar keine Reiseabteilung. Dort organisieren die Mitarbeiter ihre Dienstreisen selbst. Eine Travel Expense Card ist in dem Fall nicht die richtige Wahl. Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können die Angestellten hingegen selbst Buchungen für geschäftliche Reisen vornehmen. Das Unternehmen kann das Kartenlimit für den jeweiligen Mitarbeiter individuell festlegen und jederzeit anpassen.

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter bieten nicht nur Vorteile für die Angestellten der Firma, sondern besonders für das Unternehmen selbst.

1. Vereinfachung des Spesenmanagements 

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ersparen den Beschäftigten, Geschäftsausgaben aus eigener Hand bezahlen zu müssen, dadurch entfällt auch die Sorge um die spätere, meist langwierige, Rückerstattung der Auslagen. Das ist vor allem bei höheren Ausgaben, wie etwa Hotel- und Flugbuchungen sinnvoll. So können sie sich also voll und ganz auf das eigentliche Anliegen der Geschäftsreise konzentrieren: die bestmögliche Repräsentation ihres Unternehmens. Mitarbeiterkarten sind deshalb die beste Lösung für Dienstreisen: Die Angestellten tätigen ihre Zahlungen einfach mit der Karte und jede Ausgabe wird automatisch erfasst. Das mühselige Sammeln von Quittungen und Rechnungen entfällt. Denn mit der passenden App können Mitarbeiter jeden Beleg einfach mit ihrem Handy einscannen und weiterleiten.

Aber auch das Bezahlen wiederkehrender Kosten für Abos oder Werbung lässt sich durch Firmenkreditkarten vereinfachen. 

Firmenkreditkarten erleichtern die Spesenabrechnung am Ende des Monats immens. Geschäftsausgaben werden direkt vom Geschäftskonto abgebucht. Sämtliche mit den Karten getätigte Ausgaben lassen sich einfach und bequem dokumentieren und nachvollziehen. Per Online-Banking hat das Unternehmen immer einen Überblick über die geschäftlichen Ausgaben. Das Controlling kann Kostenanalysen erstellen und getätigte Betriebsausgaben mit wenigen Klicks auswerten. Das wiederum senkt den Verwaltungsaufwand.

Ohne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter müssen die einzelnen Posten von Reisebuchungen, Einkäufen, Spesen oder Softwareabos am Monatsende erst den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und einzeln abgeglichen werden. Durch eine Firmenkarte läuft die Spesenabrechnung fast komplett automatisiert ab.

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

Für Mitarbeiter haben Firmenkarten ebenso bedeutende Vorteile: Neben dem Wegfall der Bargeldvorschüsse aus eigener Hand erleichtern sie die Organisation von Dienstreisen – insbesondere im Ausland. Sie sind international anerkannt und können weltweit problemlos eingesetzt werden, ohne Gefahr zu laufen, dass eine Zahlung abgelehnt wird.

Daneben können Unternehmen durch Firmenkreditkarten ihre Wertschätzung für ihre Mitarbeiter zum Ausdruck bringen. Da die Beschäftigten die Kreditkarte auf Vertrauensbasis erhalten, erhält das Team Anerkennung, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen auswirkt.

Genauso wie herkömmliche Kreditkarten können Firmenkarten für Mitarbeiter ihren Inhabern Zusatzleistungen bieten. Möglich sind je nach Anbieter zum Beispiel eine Auslandskrankenversicherung, Bonusprogramme oder die freie Nutzung von VIP-Lounges in Flughäfen.

3. Gleiche Sicherheit wie bei privaten Kreditkarten

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter müssen die gleichen Sicherheitsanforderungen erfüllen, die an private Kreditkarten gestellt werden. Die Haftung des Unternehmen wird so beschränkt.

Der EMV-Chip auf der Karte verhindert beispielsweise, dass die auf der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter hinterlegten Daten von Dritten kopiert werden können. Bei Online-Einkäufen muss die Kartenprüfnummer auf der Rückseite der Karte angegeben werden, was die Verwendung von gefälschten oder gestohlenen Kreditkartenangaben erschwert.

Für Online-Zahlungen mit Kreditkarten gilt seit dem 1. Januar 2021 3D-Secure als Pflicht – ein hoher Sicherheitsstandard, der für Mastercard und Visa gilt. Durch eine 2-Faktor-Authentifizierung wird bei den Zahlungen sichergestellt, dass es sich bei dem Käufer tatsächlich um den Inhaber der Karte handelt. Nach Eingabe der Kreditkartendaten muss die Identität mittels Eingabe eines Codes bestätigt werden, den der Nutzer per SMS oder per App des Kreditkartenanbieters erhält. Die Kreditkartennutzung wird zusätzlich durch ein individuelles Passwort abgesichert. 

Da die Mitarbeiter durch die Firmenkreditkarte weniger Bargeld bei sich tragen, ist die Diebstahlgefahr begrenzt. Im Gegensatz zum Verlust von Bargeld durch ein gestohlenes Portemonnaie lassen sich Kreditkarten über eine 24-Stunden-Hotline umgehend sperren. Moderne Anbieter wie Moss ermöglichen es außerdem, eine Karte in wenigen Sekunden über die mobile App oder direkt im Browser einzufrieren, wieder zu aktivieren oder endgültig zu schließen.

Und auch das Unternehmen selbst ist mit Firmenkreditkarten für die Mitarbeiter auf der sicheren Seite: Durch die Festlegung von Kartenlimits lassen sich Budgets ganz einfach durchsetzen.  Gleichzeitig besteht Flexibilität: Ist ein Mitarbeiter in einem Monat etwa auf Geschäftsreise, lässt sich das Auszahlungslimit flexibel anpassen und erhöhen. Entweder direkt durch den Arbeitgeber oder auf Anfrage des Arbeitnehmers. 

4. Mehr Verantwortung im Unternehmen

Mehr Verantwortung bedeutet auch eine größere Bindung ans Unternehmen: Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und als Teil eines größeren Ganzen. Geschäftsführer, die ihre Angestellten mit Mitarbeiterkarten ausstatten, erleichtern also nicht nur der Buchhaltung und dem Finanzmanagement die Arbeit: Sie erhöhen gleichzeitig das Engagement und das Verantwortungsgefühl ihrer Mitarbeiter.

5. Attraktives Employer Branding

Firmenkreditkarten bieten die Möglichkeit eines attraktiven Employer Brandings: Mit den richtigen Benefits können Arbeitgeber nicht nur Beschäftigte belohnen und motivieren, sondern auch um zukünftige Mitarbeiter werben. Das ist insbesondere in einer Zeit, in der hochqualifizierte Fachkräfte rar sind, wichtig. Durch Werbung mit Firmenkreditkarten und deren Vorteilen können sich Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber positionieren.

Mitarbeiterkarten: Vorteile für Arbeitgeber

Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Vorteile, Anbieter und Vergleich

Mitarbeiterkarten sind also eine moderne Kombination von Firmenkarten und Tankkarten. Sie bieten eine Menge Vorteile, sowohl für Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber selbst: Neben Transparenz und Flexibilität gehören dazu auch eine verbesserte Buchhaltung. 

Das sind die vier wichtigsten Vorteile von Mitarbeiterkarten für Arbeitgeber:

Höhere Liquidität

Mitarbeiterkarten erhöhen die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens: Jede Karte hat ihr eigenes Ausgabenlimit, das für Liquiditätsengpässe genutzt werden kann. Eine einzelne Firmenkarte ist für agile Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern nicht die beste Option. Hier helfen Mitarbeiterkarten: Sie verteilen die Finanzlast und erhöhen die Flexibilität des Unternehmens.

1. Besseres Finanzmanagement

Moderne Unternehmen haben nicht nur flache Hierarchien, sondern setzen auch immer öfter auf abteilungsübergreifende Prozesse: Es ist nicht mehr nur die Buchhaltung allein, die das Unternehmensbudget verwaltet. Mitarbeiter können, wenn sie über Mitarbeiterkarten verfügen, die Buchhaltung unterstützen und ihre Ausgaben aktiv tracken und verwalten. 

Moss stellt Unternehmen nämlich nicht nur Mitarbeiterkarten zur Verfügung, sondern verknüpft die Karten mit einer ganzheitlichen digitalen Lösung: Auf einer benutzerfreundlichen Plattform können die Mitarbeiter sämtliche ihrer Ausgaben einsehen und zum Beispiel mit den nötigen Infos für die Buchhaltung versehen. Das beschleunigt den Buchhaltungsprozess und verbessert effektiv das Finanzmanagement.

2. Lückenlose Buchhaltung

Die meiste Zeit verbringen Buchhalter-Teams nicht mit Finanzen, sondern mit dem Anfordern, Auswerten und Sortieren benötigter Belege. Mitarbeiterkarten erfassen Ausgaben automatisch und leiten jede Zahlungsaktivität an die Buchhaltung weiter.

Auf Geschäftsreisen müssen Mitarbeiter Quittungen oder Belege lediglich mit dem Handy einscannen – die App erledigt den Rest: Belege landen bei der Buchhaltung und werden gesetzeskonform archiviert. Das mühselige Sammeln und anschließende Weiterleiten an die Buchhaltung entfällt. Und der Buchhaltung liegt am Ende des Abrechnungszeitraums eine lückenlose Ausgabenhistorie vor.

3. Vereinfachte Steuerabrechnung

Diese lückenlose und einfache Form der Buchhaltung erleichtert auch die Zusammenarbeit mit dem Fiskus: Steuererklärungen können dank der automatischen Ausgabenerfassung ebenfalls effizient und zeitsparend erstellt werden. Mit Moss können Unternehmen sämtliche relevanten Daten der Mitarbeiterkarten per DATEV-Schnittstelle zur weiteren Bearbeitung oder Überprüfung freigeben.

4. Maximale Transparenz

Mit der gleichzeitigen Nutzung von Mitarbeiterkarten und einer ganzheitlichen Ausgabenlösung wie der von Moss erhalten Unternehmen die volle Transparenz über ihre Finanzen: Jede Transaktion wird automatisch erfasst, kategorisiert und archiviert. Diese Ausgabenkontrolle ermöglicht nicht nur die Reduktion unnötiger Ausgaben und die optimale Verwaltung des Unternehmensbudgets – sie entlastet die Buchhaltung und die Finanzteams, was effektiv ebenfalls einer Kosteneinsparung gleichkommt.

Vergleich: Welche Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gibt es?

Vergleich: Welche Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gibt es?

Möchten Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, können sie aus unterschiedlichen Angeboten wählen. Grundsätzlich gibt es drei Arten von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:

  • Standard-Kreditkarten
  • Debit-Kreditkarten
  • Prepaid-Kreditkarten

Standard-Kreditkarten arbeiten nach dem klassischen Kreditkarten-Prinzip und erlauben Ausgaben in Höhe des Kreditkartenlimits oder des Limits der gesamten Firma. Das Unternehmen vereinbart die Zahlungslimits solcher Kreditkarten mit der Bank. Hinter den Kulissen wird ein sogenanntes Risk-Modell angewendet, mit Hilfe dessen die Kreditwürdigkeit (und dementsprechend das Kreditlimit, berechnet wird.

Eine Debit-Kreditkarte ist keine echte Kreditkarte im herkömmlichen Sinne, denn es wird kein direkter Kredit aufgenommen. Stattdessen ist die Karte mit einem Giro- oder Kreditkartenkonto verknüpft. Wird damit bezahlt, werden die Umsätze zeitnah über das vorhandene Guthaben abgerechnet.

Prepaidkarten wiederum werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen und können auch nur in diesem Rahmen genutzt werden. Sie müssen nicht unbedingt mit einem Konto verbunden sein. Stattdessen wird das Guthaben meist in einer elektronischen Geldbörse (E-Wallet) aufbewahrt.

Alle genannten Karten können entweder in physischer oder in virtueller Form vorliegen. Virtuelle Karten bieten sich vor allem für Online-Zahlungen an. Um im Handel mit ihnen zu bezahlen, müssen sie jedoch zuerst in einer Bezahl-App hinterlegt werden. 

Moss Credit und Moss Debit Cards verfügen über eine echte Kreditkarten-BIN – das heißt: Händler sehen nur, dass eine Kreditkarte verwendet wurde, was für eine höhere Akzeptanz sorgt. Bei Moss Debit Cards findet dabei eine direkte Verrechnung der Ausgaben statt, bei Moss Credit wird bis zu 60 Tage später abgerechnet. 

Gerade in der heutigen Zeit haben virtuelle Kreditkarten durch ihre Sicherheitsfunktionen (einmalige Anwendbarkeit, schnelle Erstellung möglich) teilweise mehr Vorteile für Unternehmen als klassische, physische Kreditkarten aus Plastik (oder anderen Materialien wie Metall, recyceltes Plastik oder sogar Holz). Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen eignen sich am besten für Online-Ausgaben. So lassen sich etwa Marketing-Ausgaben für Facebook Ads oder Google Ads oder für ein Software-Abo unkompliziert und mit nur ein paar Klicks abwickeln. Für Firmen ist ebenfalls interessant, dass virtuelle Kreditkarten auch einmalig anwendbar sind. Das bedeutet, die Karte wird nach einer Transaktion deaktiviert. So werden weitere Abbuchungen verhindert.

Welche Anbieter von Corporate Credit Cards gibt es?

Voraussetzung für das Beantragen einer Kreditkarte ist eine gewisse Bonität, die dem Kreditinstitut als Sicherheit dient, nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben. Kreditkarten werden mit dem Giro- beziehungsweise Geschäftskonto verbunden, von denen am Ende des Abrechnungszeitraums (also die Zahlungsfrist, meist zwischen mehreren Tagen bis zu 60 Tagen) der Betrag automatisch abgebucht wird. 

Es gibt dabei diverse unterschiedliche Kreditkartenanbieter, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Häufig haben sie zusätzlich zur Karte selbst noch Zusatzleistungen, die sie ihren Kunden anbieten. Sie alle greifen dabei auf die Netzwerke von bestimmten Finanzdienstleistern zurück. 

Die bekanntesten Netzwerke für Kreditkarten für Privat- und Unternehmenskunden:

  • American Express: 2021 weltweit etwas mehr als 122 Millionen Kreditkarten ausgegeben, über die Akzeptanzstellen liegen keine Zahlen vor – diese sind aber geringer als bei Mastercard und Visa
  • Mastercard: Über 36 Millionen Akzeptanzstellen in über 220 Ländern
  • Visa: Über 46 Millionen Akzeptanzstellen in über 200 Ländern

Sie bieten die Karten entweder selbst an oder arbeiten mit Banken zusammen, sodass Kunden sie ebenso über einen solchen Umweg erhalten können – zum Beispiel von dem Institut, bei dem sie ihr Geschäftskonto haben.

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung von Kreditkarten für Mitarbeiter achten?

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung von Kreditkarten für Mitarbeiter achten?

Möchten Unternehmen Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter einführen, ist es sinnvoll, einige Punkte zu berücksichtigen:

1. Analyse der Mitarbeiterausgaben

Bevor sich Unternehmen für einen Anbieter von Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter entscheiden, lohnt es sich, die Ausgaben der Beschäftigten zu analysieren: Wie viele Unternehmensausgaben haben die Mitarbeiter? Wie oft sind die Mitarbeiter auf Dienstreise? Nutzen sie Mietwagen, die Bahn oder das Flugzeug? Wo übernachten sie? Werden Kosten durch Mitarbeiter vorgestreckt, wird auf Rechnung gekauft, oder lassen sich durch den Einsatz von Kreditkarten unter Umständen sogar Geld durch Cashback sparen?

Nur durch eine vorherige Analyse lässt sich herausfinden, welche Art von Firmenkreditkarte sich für die Mitarbeiter des Unternehmens am besten eignet.

2. Verantwortung für die Verwaltung

Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen für die Verwaltung der Firmenkreditkarten zu bestimmen. Das kann zum Beispiel ein bestimmter Ansprechpartner sein, an den sich alle Beschäftigen bei Fragen wenden können. Dieser ist dann auch dafür zuständig, die Karten bei Jobwechsel eines Mitarbeiters zu kündigen. Moderne Anbieter mit Softwareunterstützung und mobilen Apps machen dies einfach, bei klassischen Anbietern oder Banken ist dies oftmals mit erheblichem Mehraufwand verbunden.

3. Zugangsberechtigung

Hat sich das Unternehmen für eine Kreditkartenart und einen Anbieter entschieden, ist zu überlegen, wer Zugriff auf die Firmenkreditkarte erhalten soll. Bei einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können das entweder alle Mitarbeiter sein oder nur bestimmte – etwa diejenigen, die häufig auf Dienstreisen sind.

Wer nicht entscheiden möchte, welche begrenzte Personengruppe eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter bekommt, kann auch jedem Mitarbeiter eine virtuelle Kreditkarte ausstellen. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sich einfach generieren lassen, für einen  bestimmten Zweck ausgestellt und mit individuellen Limits versehen werden können. 

Firmenkarten von Moss
für alle Ausgaben

4. Haftungsfragen der Firmenkreditkarte durch Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter klären

Grundsätzlich haftet bei Firmenkreditkarten nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern das Unternehmen. Selbstverständlich ist die Haftung für Unternehmen wie auch bei privaten Kreditkarten beschränkt. Bei Missbrauch haftet ab einem Beitrag von maximal 150 Euro das Kreditinstitut.

Dennoch kann es für das Unternehmen sinnvoll sein, die Nutzung der Karten einzuschränken. In einer Nutzungsvereinbarung kann das Unternehmen festhalten, wie Mitarbeiter die Firmenkreditkarte nutzen dürfen und worauf zu achten ist – etwa, dass die private Nutzung der Kreditkarte untersagt ist. 

Einfacher geht es mit virtuellen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Diese lassen sich mit einem individuellen Limit für jeden Beschäftigten versehen und für einen bestimmten Zweck ausstellen. Eine aufwendige Nutzungsvereinbarung ist somit nicht nötig.

Moss: Firmenkreditkarten für Mitarbeiter optimal nutzen

Moss: Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Unternehmen können Mitarbeiterkarten am besten nutzen, wenn sie gleichzeitig ihre Finanzen digitalisieren. Moss bietet eine ganzheitliche Ausgaben- und Abrechnungslösung, mit dem das volle Potenzial von Mitarbeiterkarten ausgeschöpft werden kann.

1. Budgetkontrolle durch individuelle Limits und Budgets

Mitarbeiterkarten von Moss lassen sich darüber hinaus individuell anpassen. Die Geschäftsführung oder das Finanzteam können jede einzelne Karte mit dem passenden Budget versehen, Tages- oder Monatslimits festlegen – und bei Bedarf die Karte mit wenigen Klicks einfrieren.

2. Schutz gegen Betrug

Endlich ist Schluss mit einer händischen Auslagenerstattung und nachträglichen Korrekturschleifen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Erstattungen vermieden und Fehlerquellen reduziert. Moss verringert zudem das Risiko für Spesenbetrug. Sobald Mitarbeiter ihre Spesen mit Moss Firmenkreditkarten bezahlen, werden alle Ausgaben in Echtzeit im Buchungssystem abgebildet, sodass bei Ungereimtheiten direkt nachgehakt werden kann – entweder durch die Finanzabteilung oder durch automatisierte Erinnerungen via E-Mail oder sogar Tools wie Slack. Zahlungsprozesse werden so vereinheitlicht und Prozesse optimiert – eine Erleichterung für Mitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung und Finanz- und Buchhaltungs-Teams.

3. Einfache Verwaltung

Moss ermöglicht ein effizientes und zeitsparendes Ausgabenmanagement: Sämtliche Ausgaben werden zentral erfasst und sind transparent einsehbar. Dazu gehören auch alle Ausgaben, die mit Mitarbeiterkarten getätigt werden. Diese lückenlose Buchhaltung beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess. Und dank DATEV-Schnittstelle lassen sich die Finanzdaten auch jederzeit einfach an externe Prüfstellen weiterleiten.

Auch der Beantragungsprozess ist einfach: Unternehmen können mehrere Mitarbeiterkarten beantragen, ohne für jede einzelne eine Bonitätsprüfung durchlaufen zu müssen. Kommen virtuelle Karten zum Einsatz, geht es sogar noch schneller: Weil der Versand der physischen Karte entfällt, sind die virtuellen Karten bereits nach wenigen Minuten in vollem Umfang einsatzfähig.

Die Geschäftsführung hat stets die Kontrolle über die Ausgaben, die Buchhaltung wird effizienter und für die Mitarbeiter entfällt die lästige Spesenabrechnung. So lassen sich nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern genauso der Teamgeist in Unternehmen stärken – weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen.

FAQs

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter vereinheitlicht Zahlungsprozesse und führt zu mehr Effizienz in der Buchhaltung. Analysen von Statistiken und Reports müssen nicht erst vom Unternehmen selbst erstellt werden und lassen sich somit einfacher und schneller auswerten. Die Mitarbeiter können Geschäftsausgaben selbstständig tätigen, erhalten im Tagesgeschäfts mehr Flexibilität und müssen unterwegs z.B. keine Spesen mehr selbst vorstrecken. Das Unternehmen behält durch feste Kartenlimits und vorgegebene Nutzungszwecke die Kontrolle über die Ausgaben der Beschäftigten.

Für welche Unternehmen lohnen sich Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter lohnen sich für alle Arten von Unternehmen – ob Startup , KMUs oder Großunternehmen. Mit einer Firmenkreditkarte können die Mitarbeiter Arbeitsmaterial kaufen, Marketingausgaben und Software-Abos begleichen, das Geschäftsessen bezahlen oder den Zug für die nächste Geschäftsreise buchen.

Was ist bei der Einführung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter zu beachten?

Möchten Firmen Kreditkarten für Geschäftszwecke einrichten, sollten sie zunächst die interne Strukturierung anpassen. Es ist sinnvoll, einen Verantwortlichen für die Verwaltung zu bestimmen, der bei Fragen zur Verfügung steht. Im Wesentlichen kommt es jedoch darauf an, die für einen Selbst passende Lösung zu finden. Buche gerne eine Demo bei uns und finde heraus, ob Moss zu dir und deinen Bedürfnissen passt.

Wie sicher sind Firmenkreditkarten?

Firmenkreditkarten sind ebenso sicher wie andere Kreditkarten auch. Sie müssen die gleichen Sicherheitsstandards erfüllen, zum Beispiel einen integrierten EMV-Chip und eine abgedruckte Sicherheitsnummer. Um die Sicherheit zu erhöhen, lassen sich bei einigen Anbietern Zahlungsbestätigungen einrichten: Sobald eine Zahlung ausgelöst wurde, wird eine Kurznachricht oder E-Mail an den Karteninhaber als Bestätigung gesendet.

Wer haftet bei Firmenkreditkarten von Mitarbeitern?

Die Haftung von Firmenkreditkarten von Mitarbeitern liegt grundsätzlich bei dem Unternehmen und nicht bei dem Beschäftigten. Bei Kartenmissbrauch ist aber auch die Haftung der Firma beschränkt: Ab einem Betrag von maximal 150 Euro haftet das Kreditinstitut. Die beschränkte Haftung greift jedoch nicht bei grob fahrlässigem oder vorsätzlichen Kartenmissbrauch. Für Moss-Kunden ist das allerdings irrelevant. Dadurch, dass alle Karten mit festen Limits und Verwendungszwecken versehen sind, sie nicht überzogen und gleichzeitig aber in Echtzeit angepasst werden können sinkt das Betrugsrisiko auf ein Minimum.

Dürfen Mitarbeiter die Kreditkarten auch privat nutzen?

Grundsätzlich ist Mitarbeitern die private Nutzung von Firmenkreditkarten untersagt. Soll eine andere Vereinbarung getroffen werden, bedarf es der ausdrücklichen Erlaubnis des Arbeitgebers. Hält sich ein Angestellter nicht an die Nutzungseinschränkung, kann er eine Kündigung riskieren.

Was ist, wenn ein Mitarbeiter einen negativen Schufa-Eintrag hat?

Da Unternehmen die Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter bestellen, liegt die Haftung bei ihnen. Die private Bonität eines Angestellten spielt keine Rolle. So können auch Mitarbeiter einer Firmenkreditkarte erhalten, die einen negativen Eintrag bei der Schufa haben.

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