Keine Fragezeichen mehr
Wer muss was genehmigen? Wie viel darf ich ausgeben? Mach die Regeln selbst und überblicke alle Freigaben in Echtzeit.
Maßgeschneiderte Prozesse
Soviel Kontrolle, wie du brauchst: Moss fügt sich nahtlos in bestehende Strukturen und bildet Prozesse real ab.
Produktivere Teams
Individuelle Freigaberichtlinien sorgen schnell und einfach für mehr Transparenz – und schaffen Platz fürs Wesentliche.
Mehr Transparenz
Flurgeflüster, E-Mails und am Ende hat niemand den Überblick. Moss führt Genehmigungen und Freigaben an einem Ort zusammen.
Schluss mit ständigen Unterbrechungen: Erstelle Richtlinien für verschiedene Ausgaben und lege Genehmigungsstufen individuell fest. Ob für bestimmte Beträge oder einzelne Teams. Bestimme selbst, wer welche Zahlung freigeben muss, statt Kleinstbeträge einzeln zu genehmigen. Und widme dich wieder deinem eigentlichen Job.
Schnell das dringend benötigte Tool zahlen, aber beim Finanzteam stapeln sich die Anfragen? Mit Moss bestimmt ihr die Freigabeverantwortlichen selbst und macht Genehmigungsflows einfach sowie transparent. Manager an mündliche Absprachen erinnern oder wochenlang auf die nötige Freigabe warten? Das war mal!
Das letzte Wort behalten oder Verantwortung abgeben dürfen? Beides geht! Ein Klick – und die Buchhaltung ist als Genehmigungsstufe hinzugefügt, kann die Ausgabe prüfen und freigeben oder ablehnen. Das spart lästiges Belege- und Rechnungsprüfen im Nachhinein. Mit Moss bist du frühzeitig mit im Boot und bestimmst mit, welche Ausgabe sinnvoll ist. Und welche nicht.
Dein Team soll diesen Monat nicht mehr als 2.000 Euro ausgeben? Fix eine Regel auf Team-Ebene erstellen, Höchstbetrag festlegen und Budgetsorgen hinter dir lassen. Neuer Monat, neue Regeln? Genauso schnell wie du eine Freigaberichtlinie angelegt hast, ist sie auch wieder außer Kraft. Und dein Team sieht die aktuellen Regeln schon bei der Anfrage.
Mit Freigaberichtlinien wird der Genehmigungsflow für bestimmte Ausgaben in Moss vorab festgelegt. Ob unternehmensweit oder auf Team-Ebene, mit Moss legt ihr den zulässigen Höchstbetrag individuell fest. Wer eine Ausgabe tätigen möchte, sieht schon während der Anfrage, welchem Genehmigungsprozess sie folgen und wer die Ausgabe freigeben muss. Ob nur Manager, CFO, Buchhalter oder jeder von ihnen. Der Freigabestatus wird direkt in der Übersicht aktualisiert und der gesamte Prozess zu 100 Prozent transparent.
Prinzipiell kann jeder, außer den regulären Nutzern sprich Mitarbeitern, als Freigabeverantwortlicher bestimmt werden. Eine Genehmigungsstufe reicht für diese Ausgabe aus? Wunderbar: Bestimme lediglich den CFO, Team-Lead oder Buchhalter und lass ihn die Ausgabe prüfen. Eine Genehmigungsstufe mehr wäre besser? Wähle zusätzlich den Manager des Teams in der Rolle des Team-Leads aus, und wenn du ganz sicher gehen willst, auch noch den Buchhalter. Bis zu vier Freigabestufen sind in Moss möglich.
Ihr habt bereits Freigaberichtlinien im Unternehmen eingerichtet? Großartig. Übernehmt vorhandene Prozesse und bildet sie als neue Freigaberegel direkt in Moss ab. Falls sich Strukturen ändern – beispielsweise wenn Verantwortlichkeiten sich ändern oder Mitarbeiter die Firma verlassen – ist die Regel mit ein paar Klicks geändert, umbenannt oder gelöscht.
Neue Freigaberichtlinien in Moss zu erstellen, ist denkbar einfach. Im Bereich Anfragen deines Moss Accounts findest du den Bereich "Freigaberichtlinien". Klicke hier auf "Freigaberichtlinien erstellen und gib einen beschreibenden Namen ein, zum Beispiel "Reisekosten". Nun kannst du per Klick auf "+Neue Regel" deine erste Regel anlegen. Nur noch den Höchstbetrag festlegen, ab dem die Ausgabe freigegeben werden soll, zum Beispiel 500 Euro. Somit können Beträge bis 500 Euro ohne Genehmigung gezahlt werden. Alle Ausgaben, die höher liegen, müssen von einem oder mehreren Freigabeverantworltichen genehmigt werden. Wer das sein soll und welche Rolle diejenigen innehaben sollen, bestimmst du durch einfache Auswahl. Nur noch speichern – und schon wird die Regel in deinem Unternehmen angewandt.
Absolut! Sobald die neue Regel im Bereich "Freigaberichtlinien" angelegt ist, kannst du sie einem Team zuweisen. Im Bereich Team-Einstellungen deines Moss Accounts findest du alle angelegten Freigaberichtlinien und kannst sie mit nur einem Klick dem gewünschten Team zu weisen. Zack! Schon gilt die Regel nur für dieses Team – und nicht mehr unternehmensweit.
Freigaberichtlinien mit Moss bedeuten vor allem: klare Regelungen, nach denen jeder sich richten kann. Zusätzlich zu den ohnehin schon digitalen Genehmigungsflows mit Moss, bieten die Freigaberichtlinien eine zusätzliche Kontrollebene bei gleichzeitiger Arbeitsentlastung. So liegt die Freigabeverantwortung nicht mehr auf den Schultern einer einzigen Person - meist dem CFO - sondern kann nach Sinnhaftigkeit verteilt werden. Das erspart unnötige Blockierungen durch zentralisierte Prozesse, und erlaubt es Mitarbeitern, Managern, Buchhaltung und Finanzteams, effizienter und eigenverantwortlicher zu arbeiten. Zudem steht zu jeder Zeit fest, wer welche Summe als nächstes freigeben muss, denn der Status der Freigabe ist in Moss jederzeit sichtbar. Ein effektiver Zeitgewinn und mehr Klarheit für das gesamte Unternehmen.