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Wie Unternehmen ihr Budget im Griff behalten: Tipps zur Budgetkontrolle


Damit ein Unternehmen erfolgreich wächst, kommt es auf eine sorgfältige Budgetkontrolle an. Unternehmen brauchen deshalb einen Budgetierungsplan, mit dem sie strategisch Einnahmen und Ausgaben koordinieren. Aber erst eine gelungene Budgetkontrolle entscheidet darüber, wie erfolgreich die Budgetierung eingehalten wird: Nur so können Unternehmen ihre finanziellen Ziele erreichen und die Kostenstruktur kontrollieren. Wir erklären, was die Budgetkontrolle von der Budgetierung unterscheidet, warum sie so wichtig für Unternehmen ist – und wie digitale Tools Unternehmen dabei helfen, ihre Budgetierung optimal zu kontrollieren.

Budgetkontrolle für Unternehmen

Budgetkontrolle für Unternehmen

Die Budgetkontrolle ermöglicht Unternehmen, ihr Ausgabenmanagement zu kontrollieren und ihren Budgetplan optimal umzusetzen: Denn wie bei privaten Haushalten auch, dürfen die Zahlungsausgänge die Höhe der Zahlungseingänge insgesamt nicht übersteigen. In Unternehmen kommen allerdings viele Kostenstellen zusammen, die eine Budgetierung schnell unübersichtlich machen können.

Während der Budgetplan also die Grundlagen des Ausgabenmanagements festlegt, garantiert die Budgetkontrolle die Einhaltung dieses Plans. Denn nur ein strategisch wirtschaftendes Unternehmen bleibt zukunftsfähig. Die Finanzziele werden zwar vom Finanzmanagement festgelegt, die Umsetzung gelingt aber nur abteilungsübergreifend: Eine gelungene Budgetkontrolle umfasst alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter – und muss entsprechend kommuniziert werden.

Darum benötigen Unternehmen eine Budgetkontrolle 

Mit einer effektiven Budgetkontrolle erhalten Unternehmen einen transparenten und aussagekräftigen Überblick darüber, ob und wie die Vorgaben des Budgetplans umgesetzt werden. Außerdem können sie finanzielle Risiken vermeiden und bei Bedarf Anpassungen in der Budgetierung vornehmen. Mithilfe einer Budgetkontrolle behalten Unternehmen aber nicht nur den Überblick über die Ausgaben, sondern können zukünftige Geldflüsse besser planen.

So hängen Budgetkontrolle und Budgetierung zusammen

So hängen Budgetkontrolle und Budgetierung zusammen

Bevor ein Unternehmen die Strukturen einer Budgetkontrolle etablieren kann, muss es festlegen, was überhaupt kontrolliert werden soll. Das geschieht durch den Budgetplan oder die Budgetierung: Dieser Plan formuliert finanzielle Ziele und Strategien und legt die unternehmerischen Prioritäten im Hinblick auf Finanzen fest.

Die Budgetierung ist dabei auf einen vorher definierten Zeithorizont ausgelegt. Meistens rechnen Unternehmen in Quartalen und Geschäftsjahren. Strategische Budgetierungen umfassen aber auch längere Zeiträume von fünf oder sogar zehn Jahren.

Top-Down-Budgetierung und Bottom-Up-Budgetierung

Es gibt verschiedene Arten der Budgetierung, die meisten lassen sich aber als Top-Down-Budgetierung und als Bottom-Up-Budgetierung kategorisieren. Die Top-Down-Budgetierung startet bei der Führungsebene und geht in der Abteilungshierarchie nach unten. Hier legen also in erster Linie die Unternehmensführung und das Finanzmanagement die Benchmarks fest.

Bei der Bottom-Up-Budgetierung werden erst die Teilbudgets der einzelnen Abteilungen festgelegt, aus denen sich dann das Gesamtbudget ergibt. Die meisten Unternehmen kombinieren beide Strategien, um deren Vorteile zu nutzen und die Nachteile auszugleichen. Die beiden Methoden können zum Beispiel im sogenannten Gegenstromverfahren strategisch zusammengeführt werden.

   

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Was steht in einem Budgetplan?

Ein Budgetplan umfasst sämtliche finanziellen Ziele eines Unternehmens: Jede Abteilung wird daraufhin analysiert, welche Ausgaben für ihr Funktionieren erforderlich sind. Außerdem werden nötige Investitionen und wiederkehrende Ausgaben mit vergangenen Zahlen abgeglichen. Die Ausgaben werden mit den zu erwartenden Einnahmen verrechnet und ergeben am Ende die Budgets, die den einzelnen Budgeteinheiten (z. B. Teams oder Abteilungen) zur Verfügung stehen.

Diese Punkte umfasst ein Budgetplan:

  • Finanzielle Ziele
  • Strategien zur Erreichung dieser Ziele
  • Benötigte Ressourcen und deren Kosten
  • Erwartete Einnahmen
  • Saldo aus Kosten und Einnahmen
  • Budgetierung aller Abteilungen

Ein Budgetplan bezieht sich immer auf eine konkrete Zeitspanne. Meistens geht es um Budgets für Quartale oder ein einzelnes Geschäftsjahr. Es gibt aber auch Budgetpläne, die weiter in die Zukunft blicken und Finanzstrategien für die nächsten fünf oder zehn Jahre festlegen.

Erst die Budgetierung und dann die Budgetkontrolle

Während unterschiedliche Budgetierungsmethoden die finanziellen Strategieziele von Unternehmen festlegen, sorgt die Budgetkontrolle dafür, dass die Budgetziele letztlich eingehalten werden. Die Budgetkontrolle trägt dazu bei, dass in dem vom Budgetplan festgelegten Zeitraum aktiv Kosten eingespart werden und das Budget eingehalten wird.

Wie man eine effektive Budgetkontrolle aufbaut

Wie man eine effektive Budgetkontrolle aufbaut

Nachdem der Budgetplan die finanziellen Ziele eines Unternehmens festgesetzt hat, sorgt eine gelungene Budgetkontrolle dafür, dass diese Ziele auch erreicht werden können. Die Kontrolle des Budgets erfolgt durch die Buchhaltung. Im Idealfall sind aber alle Abteilungen eingebunden. Das gelingt allerdings nur, wenn Finanzflüsse zum Beispiel durch die Verwendung digitaler Tools für alle Abteilungen einsehbar sind.

Wir zeigen, welche Best Practices sich bei der Budgetkontrolle bewährt haben:

Budgets und finanzielle Ziele so genau wie möglich bestimmen

Unternehmen setzen ihre finanziellen Ziele zunächst im Budgetplan fest. Dieser Plan sollte so genau wie möglich die strategischen Finanzziele des Unternehmens formulieren. Den Finanzmanagern und der Unternehmensführung stehen dabei unterschiedliche Budgetierungsmethoden zur Verfügung, die alle ihre Vor- und Nachteile haben.

Die meisten Unternehmen kombinieren die Top-Down- und die Bottom-Up-Budgetierung mithilfe des Gegenstromverfahrens: So gelangen sie zu genaueren strategischen Finanzzielen, die sowohl die Belange der Führungsebene als auch die Anforderungen der unteren Abteilungen umfassen.

Ausgabenmanagement-System etablieren

Was die unternehmerische Finanzplanung so schwierig macht, ist die Tatsache, dass die Geldflüsse schnell unübersichtlich werden: Einzelne Abteilungen und auch Mitarbeiter bearbeiten Geldeingänge oder geben Zahlungen frei, autorisieren Investitionen oder bezahlen Rechnungen.

Für eine optimale Budgetkontrolle nutzen Unternehmen am besten ein digitales Tool für Ausgabenmanagement: Dort laufen alle Geldflüsse zusammen und können in Echtzeit transparent eingesehen werden. Die ganzheitliche Lösung von Moss befähigt Unternehmen zum Beispiel dazu, sämtliche Geldeingänge und -ausgänge automatisch zu erfassen, zu bearbeiten – und per DATEV-Schnittstelle auch für externe Bearbeitungsstellen verfügbar zu machen.

Budgetkontrolle mit Budgetierung abgleichen

Unternehmen können die Budgetkontrolle nicht nur nutzen, um das aktuelle Budget mit den Budgetzielen abzugleichen. Wenn Unternehmen ihre Finanzen im Rahmen einer laufenden Budgetkontrolle erfassen, können sie auch strategische Anpassungen am Budgetplan vornehmen.

Die Budgetierung ist immer auch an zukünftige Werte und Prognosen gebunden. Falsche Prognosen werden mit einer Budgetkontrolle zeitnah erkannt und das Finanzmanagement oder die Unternehmensführung können notwendige Anpassungen der strategischen Unternehmensziele vornehmen.

Budgetkontrolle regelmäßig kommunizieren

Das Budget betrifft nicht nur den CFO oder die Buchhaltung, sondern immer das gesamte Unternehmen. Ob die Budgetziele eingehalten werden, hängt also von allen Abteilungen und von jedem einzelnen Mitarbeiter ab. 

Die Ergebnisse und Einsichten der Budgetkontrolle sollten deshalb in regelmäßigen Abständen kommuniziert werden. Kosteneinsparungen oder Budgetanpassungen können besser umgesetzt werden, wenn auch die Mitarbeiter die Notwendigkeit der Maßnahmen verstehen.

Budgetkontrolle flexibel halten

Änderungen im Steuergesetz, technologischer Fortschritt – oder eine Neuausrichtung der Unternehmensstruktur aufgrund geopolitischer Veränderungen. Hier macht sich eine flexible Budgetkontrolle schnell bezahlt: Tagesaktuelle Entwicklungen werden schnell erkannt – und die Unternehmensführung kann schnell und auf Basis einer guten Datenlage notwendige Entscheidungen treffen.

Budgetkontrolle im Projekt: Kostenbudget berechnen

Budgetkontrolle im Projekt: Kostenbudget berechnen

Ein Sonderfall der Budgetkontrolle sind Projekte: Für viele Unternehmen sind nicht nur Quartals- oder Jahresbudgetierungen wichtig, sondern auch projektbezogene Gelder. Diese Projekte werden ebenfalls budgetiert, allerdings müssen die Zahlen nicht nur unternehmensintern, sondern zusätzlich mit den Projektteilnehmern und möglichen Kunden kommuniziert werden.

Das Controlling ist bei der Projektarbeit deshalb besonders wichtig, weil Projekte meistens schon nach einer nur groben Einschätzung der erforderlichen Gelder an den Start gehen. Der tatsächliche finanzielle Aufwand zeigt sich oft erst im Verlauf des Projekts. Der konstante Abgleich geplanter und tatsächlicher Kosten spielt bei der Budgetkontrolle von Projekten also eine übergeordnete Rolle.

Mindestens ebenso wichtig bei Projektbudgets ist die Kommunikation. Die Teilnehmer des Projekts treten als gleichberechtigte Partner auf – eine Top-Down-Strategie, wie sie vielleicht unternehmensintern zur Anwendung käme, fällt hier weg. Vielmehr müssen alle am Projekt beteiligten Firmen und Teams auf Augenhöhe in die Budgetkontrolle einbezogen werden.

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Projektbudget berechnen

Das Projektbudget wird meistens anhand der Posten „Zeitaufwand“ und „Materialkosten“ gemessen. Diese zwei Posten stellen allerdings nur die Summe des eigentlichen Projektbudgets dar. Eine detaillierte Auflistung der Kosten umfasst neben Material-, Personal- und Verwaltungskosten auch Ausgaben für Geschäftsreisen, Meetings oder Versicherungen.

Diese Werte können zu Beginn des Projekts nur Schätzwerte sein. Für eine aussagekräftige Budgetkontrolle sollten die Ausgaben deshalb konstant mit einem Tool für Ausgabenmanagement getrackt werden. So können Projektteams das Kostenbudget mit den realen Ausgaben und Einnahmen abgleichen und entsprechende Anpassungen vornehmen. 

Budgetfreigabe

Innerhalb eines Projekts können unterschiedliche Mitarbeiter mit Investitionen oder Anschaffungen betraut sein. Im Budgetplan sollte vorher festgelegt sein, wer für welche Ausgaben befugt ist und wann eine Budgetfreigabe erforderlich ist. Mit einer Budgetfreigabe können die Unternehmensführung oder andere Entscheidungsträger eine Ausgabe autorisieren, die im Budgetplan als erforderlich festgesetzt wurde.

Budgetkontrolle digitalisieren mit Moss

Budgetkontrolle digitalisieren mit Moss

Die Budgetkontrolle ist ein wichtiger Bestandteil im Finanzplan eines Unternehmens: Die Budgetierung kann konstant mit den realen Geschäftsbedingungen abgeglichen werden und ermöglicht es der Unternehmensführung, korrigierend einzugreifen – bevor es zu einer Überschreitung des Budgets kommt.

Das größtmögliche Maß an Kontrolle erhalten Unternehmen aber nur durch den Einsatz digitaler Ausgabenmanagement-Tools. Gerade in größeren Unternehmen ist die Datenmenge einfach zu groß, um manuell erfasst werden zu können. Das ganzheitliche Tool von Moss ermöglicht Unternehmen die beste Budgetkontrolle: Sämtliche Ausgaben und Einnahmen laufen zentral und in Echtzeit zusammen, sind transparent über die App einsehbar – und ermöglichen eine schnelle und effektive Bearbeitung aller Finanzflüsse.

So können sie auch im hektischen Tagesgeschehen die Finanzziele des Budgetplans mit den realen Bedingungen abgleichen und entlasten dabei nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Unternehmensführung und die Mitarbeiter. Moss sorgt für größtmögliche Kontrolle des Budgets – und ermöglicht gleichzeitig eine schnelle und effektive Bearbeitung der Unternehmensfinanzen.

FAQs

Was ist eine Budgetkontrolle?

Mit der Budgetierung legen Unternehmen strategische Finanzziele fest und bestimmen die Verteilung von Geldern innerhalb der Unternehmensstruktur. Eine Budgetkontrolle ermöglicht Unternehmen die Einhaltung des Budgetplans: Durch konstantes Monitoring von Einnahmen und Ausgaben können zum Beispiel Budgetüberschreitungen verhindert oder Kosten eingespart werden.

Wie führen Unternehmen eine Budgetkontrolle durch?

Die beste Budgetkontrolle gelingt mit digitalen Abrechnungsmanagement-Tools: Sämtliche Einnahmen und Ausgaben laufen an zentraler Stelle zusammen, sind transparent und in Echtzeit von allen relevanten Abteilungen und Mitarbeitern einsehbar. Auf diese Weise können die Unternehmensführung oder das Finanzmanagement korrigierend ins Ausgabenmanagement eingreifen.

Was sind die Best Practices bei der Budgetkontrolle?

Unternehmen sollten ihre Finanzziele zunächst so genau wie möglich formulieren. Anschließend sollten sie die Verfolgung dieser Ziele mit einem umfangreichen Abrechnungsmanagement-Tool tracken. Die Budgetkontrolle sollte dabei über alle Abteilungen hinweg kommuniziert werden und so flexibel wie möglich bleiben.

Was ist eine Budgetfreigabe?

Die Budgetfreigabe bezeichnet den Vorgang, bei dem eine Zahlung erst durch die Unternehmensführung oder einen anderen Entscheidungsträger autorisiert werden muss. Die meisten Zuständigkeiten sind bereits im Budgetplan festgelegt, allerdings können in Einzelfällen manuelle Budgetfreigaben nötig sein. Digitale Tools wie Moss machen die Budgetfreigabe einfacher.

Wie funktioniert die Budgetkontrolle bei Projekten?

Bei Projekten muss das Budget auf Augenhöhe mit allen beteiligten Teams und anderen involvierten Unternehmen kommuniziert werden. Die klassische Top-Down-Strategie der Budgetplanung wäre hier eher unangebracht. Das Budget-Controlling bei Projekten muss außerdem die sich verändernden Kosten im Projektverlauf genau tracken und das Budget entsprechend anpassen.

Was ist eine digitale Budgetkontrolle?

In Unternehmen fließen die meisten Finanzströme dezentral. Eine Buchhaltung, die auf manuelle Verwaltung der Finanzdaten setzt, ist schnell überfordert. Digitale Lösungen wie die von Moss entlasten nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Unternehmensführung und das Finanzmanagement, indem sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben automatisiert erfassen, zentral bündeln und Abrechnungsprozesse vereinfachen und beschleunigen.

Amelie Orterer
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