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Kilometerpauschale 2022 und 2023: Infos und Tipps für die Steuer


Für Arbeitnehmer ist jeder zurückgelegte Weg mit Ausgaben und einem gewissen Maß an Aufwand verbunden. Um sie finanziell zu entlasten, lassen sich über die Kilometerpauschale Fahrtkosten verrechnen. Was hierzu aktuell gilt, welchen Unterschied es zur Entfernungspauschale gibt und warum das Thema ebenso für Selbstständige und Unternehmen interessant ist, fassen wir hier übersichtlich zusammen.

Was ist die Kilometerpauschale?

Was ist die Kilometerpauschale?

Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um einen Pauschbetrag, den man als Arbeitnehmer oder Selbstständiger pro zurückgelegtem Kilometer ansetzen kann, um die Ausgaben in der Einkommensteuererklärung berücksichtigen zu lassen. Konkret geht es um alle Dienstreisen, die als solche deklariert sind und die nicht dazu gedacht sind, zur primären Arbeitsstätte zu kommen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Kundentermine
  • Seminare und Fortbildungen außerorts
  • Montageeinsätze
  • Messetermine
  • Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten

Das Bundesreisekostengesetz sieht eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro mit dem Auto zurückgelegten Kilometer vor. Für Fahrten mit einem Motorrad, Moped oder Mofa sind es 0,20 EUR. Hierbei handelt es sich um Richtwerte, die auch in der Einkommensteuererklärung akzeptiert werden. Ein kleines Manko gibt es allerdings: Andere Verkehrsmittel werden mit der Kilometerpauschale nicht berücksichtigt. Anfallende Kosten für Flug- und Bahntickets oder Fahrscheine für den öffentlichen Nahverkehr sind reguläre Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten.

Kilometerpauschale und Arbeitgeber

Das Bundesreisekostengesetz bietet dennoch keine rechtliche Grundlage für Angestellte, sofern man nicht verbeamtet als Richter oder Soldat tätig ist, weshalb sich Unternehmen bei der freiwilligen Erstattung von anfallenden Kosten nicht daran orientieren müssen.

Tipp: Unternehmen können Reisekosten für Dienstreisen als Mitarbeitervorteil steuerfrei erstatten, da es sich nicht um eine Lohnzahlung handelt. Für Firmen sind die mit der Kilometerpauschale verbundenen Ausgaben Werbungskosten, die abgesetzt werden können. 

Dies kann nicht nur steuerlich sinnvoll sein: Es ist auch eine Geste der Wertschätzung und bindet gutes Personal an die eigene Firma. Denn wenn Angestellte stets in Vorleistung (auch mit der Nutzung ihres privaten Pkw) gehen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann das dazu führen, dass sie sich früher oder später nach einer neuen Position umsehen.

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Lässt sich trotz Firmenwagen Kilometerpauschale anrechnen?

Eine Kilometerpauschale und ein Dienstwagen – ist das miteinander vereinbar? Das fragen sich einige Angestellte, die viel mit dem Firmenauto unterwegs sind und ihre Steuerschuld weiter reduzieren möchten. Tatsächlich darf man die Pauschale nicht nutzen, wenn man nicht mit dem eigenen Auto, sondern mit einem zur Verfügung gestellten Wagen unterwegs ist. 

Hierbei werden in der Regel bereits alle anfallenden Kosten über das Unternehmen gedeckt, sodass Arbeitnehmern keine finanzielle Belastung entsteht. Wer auf Dienstreise aber zusätzliche Ausgaben hat, kann sich diese nach Absprache von der Firma erstatten lassen oder sie selbst in der Einkommensteuererklärung angeben.

Folgende Reisekosten kann man sich trotz Firmenwagen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen oder selbst absetzen:

  • Reisenebenkosten (zum Beispiel Parkgebühren)
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegung

Welchen Unterschied gibt es zur Entfernungspauschale?

Welchen Unterschied gibt es zur Entfernungspauschale?

Oft wird allgemein von einer Kilometerpauschale gesprochen, meistens ist aber die Entfernungs- oder auch Pendlerpauschale gemeint. Der Unterschied liegt darin, dass die Entfernungspauschale die Unkosten für den einfachen Arbeitsweg abdecken soll. Die Kilometerpauschale wird dagegen aus steuerrechtlicher Sicht für Dienstreisen angesetzt.

Ein weiterer Unterschied: Während bei der Kilometerpauschale der eigene Pkw oder das Motorrad benutzt werden muss, ist es bei der Entfernungspauschale egal, ob man läuft, Fahrrad fährt oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fährt. Es darf pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag eine Anfahrt gezählt werden.

Beides zu kombinieren ist möglich

Übrigens: Sowohl Entfernungs- als auch Kilometerpauschale kann man in der Steuererklärung angeben. Das eine schließt das andere nicht aus. Wer zum Beispiel regelmäßig an verschiedenen Standorten arbeitet, sollte sich vom Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte bestätigen lassen. 

Warum das wichtig ist? Für die Fahrten zum Hauptarbeitsort fällt die Entfernungspauschale an. Alle weiteren Fahrten zu anderen Standorten und Orten, an denen man seine Tätigkeit ausübt, können dann als Dienstreisen deklariert werden. Der Vorteil: Dann kann man Hin- und Rückfahrten angeben, was als Pendler zum Hauptarbeitsplatz nicht möglich ist. Außerdem sind so Steuer und Kilometerpauschale klar geregelt und für das Finanzamt nachvollziehbar darzulegen.

Einfacher fürs Finanzamt: Kilometerpauschale erspart Erklärungen

Der vielleicht größte Vorteil der Kilometerpauschale: Das Finanzamt erkennt dadurch die anfallenden Kosten als Betriebsausgaben an, ohne dass einzelne Beträge nachgewiesen werden müssen.

Allerdings sollte man wissen: Angestellte haben keinen Anspruch darauf, dass Firmen diese Kosten übernehmen. Dies sollte nach Möglichkeit bereits im Arbeitsvertrag vermerkt werden, wenn es häufiger zu Reisen mit dem eigenen Pkw kommen muss. Grundsätzlich kann der Chef den Pauschbetrag auch niedriger ansetzen. 

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2023?

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2022?

Die Reisekosten-Kilometerpauschale 2023 liegt wie eingangs erwähnt bei 0,30 EUR bei der Pkw-Nutzung und 0,20 EUR bei Motorrad, Mofa oder Roller. Der Vollständigkeit halber sei hier auch erwähnt, dass die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für Fahrten zum Arbeitsplatz im Februar 2022 auf 0,38 EUR ab dem 21. Kilometer angehoben wurde, um Steuerzahler finanziell zu entlasten. Diese Regelung aus dem Steuerentlastungsgesetz soll bis 2026 gelten. Wer kürzere Wege fährt, kann 0,30 EUR pro Kilometer angeben.

Ein finanzieller Vorteil ist erst zu spüren, wenn der pauschale, nachweisfreie Werbungskostenbeitrag von 1.000 EUR überschritten wird. Dies erreicht man beispielsweise, wenn man im Jahr mindestens 150 Arbeitstage gependelt ist und dabei mehr als 22 Kilometer täglich zurückgelegt hat. 

Zum Vergleich: Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2022 und 2023?

Die Reisekosten-Kilometerpauschale 2022 und 2023 lag ebenfalls bei 0,30 EUR für Pkw und 0,20 EUR für Motorräder und Co. Bei der Entfernungspauschale gilt seit Februar 2022 eine erhöhte Pauschale von 0,38 Euro für jeden Kilometer, der über dem 21. liegt. Im Jahr 2021 lag die erhöhte Pauschale noch bei 0,35 Euro pro Kilometer für Strecken über 21 Kilometer.

Kilometerpauschale berechnen – So geht’s

Kilometerpauschale berechnen – So geht’s

Wenn man die gesetzliche Kilometerpauschale 2023 berechnen möchte, sieht die Formel recht einfach aus. So kann man berechnen, welcher Betrag die Steuerschuld reduzieren kann:

Zurückgelegte Kilometer pro Jahr x 0,30 / 0,20 EUR

Gut zu wissen: Bei der Kilometerpauschale können Hin- und Rückweg berücksichtigt werden.

Für die Pendlerpauschale lautet die Formel:

Einfacher Arbeitsweg in Kilometer x Arbeitstage pro Jahr x 0,30 / 0,38 EUR.

Wer sich das Rechnen sparen möchte, kann auch auf einen praktischen digitalen Kilometerpauschale-Rechner zurückgreifen.

Pauschbeträge richtig in der Steuererklärung angeben

Es ist dementsprechend wichtig, in der Steuererklärung Kilometerpauschale und Entfernungspauschale separat zu betrachten. Für die täglichen Fahrten zur Arbeit gibt man die Pauschale in Anlage N ab Zeile 31 ein. Die Kilometerpauschale wird in Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ vermerkt.

Alternative: Statt mit Kilometerpauschale Reisekosten genau berechnen

Alternative: Statt mit Kilometerpauschale Reisekosten genau berechnen

Die Kilometerpauschale lohnt sich nicht immer – manchmal kann es besser sein, die tatsächlich angefallenen Reisekosten als Werbungskosten geltend zu machen. Dann ist es wichtig, sämtliche Belege penibel zu sammeln, da diese unter Umständen vom Finanzamt zur Einsicht verlangt werden können. 

Kilometerpauschale 2023 für Selbstständige 

Gerade Selbstständige und Freiberufler sollten hier genauer hinschauen, denn die haben entweder ein Büro, in das sie fahren oder sie arbeiten ausschließlich beziehungsweise gelegentlich im Home-Office. Wenn die Fahrtkosten den maximalen Betrag von 4.500,- EUR für die Entfernungspauschale übersteigen, kann man Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend machen.

In einigen Ausnahmen kann es außerdem sinnvoll sein, statt der Kilometerpauschale den individuellen Kilometersatz zu berechnen. Hier fließen dann verschiedene Kostenpunkte ein, die sich über das Jahr summieren können.

  • Reparaturen
  • Versicherung
  • Stellplatzmiete
  • Leasing
  • Darlehenszinsen
  • Abschreibung

Der Kilometersatz lohnt sich meist, wenn man ein besonders teures Auto fährt. Um ihn zu berechnen, werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt, um einen individuellen Betrag pro Kilometer zu erhalten. 

Mit Moss Auslagenersstattungen vereinfachen und Prozesse optimieren

Mit Moss gehen keine Reisekosten verloren

Insbesondere in größeren Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verloren gehen. Zudem sieht sich Accounting mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit Moss werden Auslagenerstattungen und Abrechnungen einfach und schnell durchgeführt.

Zeitersparnis für Mitarbeiter und Manager

Mitarbeiter erhalten ihre Auslagen ab sofort ohne wochenlange Wartezeiten zurück. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App mit OCR-Scan-Funktion via Smartphone erleichtert und beschleunigt. Belege werden so von den Mitarbeitern umgehend selbst digitalisiert und weitergeleitet, sodass nichts mehr abhanden kommt. Manager erhalten innerhalb weniger Minuten eine Benachrichtigung zur Genehmigung der Auslagen und können diese in der App sofort bestätigen. Und falls mal eine Einreichung auf sich warten lässt, werden Angestellte automatisch daran erinnert, dass noch ein Beleg fehlt. Das sorgt für eine Zeitersparnis in der Buchhaltung und ermöglicht einen einfachen Import ins Buchhaltungsprogramm.

Mit Firmenkreditkarten werden Dienstreisen noch einfacher — jeder Mitarbeiter erhält eine eigene Firmenkreditkarte, um das Papierchaos noch weiter zu reduzieren. Mit Moss Firmenkarten lassen sich individuelle Budgets für jedes Teammitglied und die individuelle Dienstreise festlegen. Zugleich lässt sich durch die einheitliche Nutzung von Moss besser nachvollziehen, für welche Dienstreisen eine Kilometerpauschale anfällt. Mitarbeiter haben in der Moss App die Möglichkeit den Abreiseort sowie den Ankunftsort anzugeben und die Wegstrecke wird automatisch angezeigt. Zeitgleich erfolgt die Berechnung der jeweiligen Kilometerpauschale und die Höhe des anfallenden Betrags wird angezeigt.

Workload verringern

Insbesondere in größeren Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verloren gehen. Zudem sieht sich Accounting mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege in unübersichtlicher Excel-Tabellen korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit den Lösungen von Moss bekommen Unternehmen das Zettelchaos endlich in den Griff — der gesamte Abrechnungsprozess an einem Ort, sogar mit der Integration von DATEV-Schnittstellen. 

Fehlerquellen reduzieren und Spesenbetrug verhindern

Endlich ist Schluss mit einer händischen Auslagenüberprüfung und nachträglichen Korrekturschleifen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Erstattungen vermieden. Moss reduziert zudem das Risiko für Spesenbetrug. Sobald Mitarbeiter ihre Spesen mit Moss Firmenkarten bezahlen, werden alle Ausgaben in Echtzeit abgebildet.

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FAQs

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist für Dienstfahrten gedacht – es lassen sich damit also Ausgaben kompensieren, die bei geschäftlichen Reisen anfallen, aber nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Dafür müssen diese beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Worin unterscheiden sich Kilometerpauschale und Entfernungspauschale?

Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet, bei der Steuer sind Kilometerpauschale und Entfernungspauschale (oft auch Pendlerpauschale genannt) aber unterschiedliche Dinge. Erstere ist für Dienstreisen gedacht, Zweitere dagegen kompensiert Kosten, die durch tägliches Fahren zur Arbeitsstätte entstehen.

Wo wird die Kilometerpauschale in der Steuererklärung vermerkt?

Für die täglichen Fahrten zur Arbeit gibt man die Entfernungspauschale in Anlage N ab Zeile 31 ein. Die Kilometerpauschale wird in Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ eingetragen.

Kann man mit einem Firmenwagen Kilometerpauschale angeben?

Es ist nicht möglich, die Kilometerpauschale anzusetzen, wenn Dienstreisen nicht mit dem eigenen Pkw, sondern mit einem Dienstwagen absolviert werden. Grundsätzlich haben die geschäftlichen Reisen mit einem privaten Auto oder Motorrad, Roller oder Mofa zu erfolgen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen 2023?

Die Kilometerpauschale, nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale, liegt seit Jahren unverändert bei 0,30 EUR für Fahrten mit dem eigenen Auto und 0,20 EUR bei der Nutzung eines Motorrads, Rollers oder Mofas.

Wie funktioniert die Berechnung der Kilometerpauschale?

Zur Berechnung der Kilometerpauschale multipliziert man einfach die im Jahr zurückgelegten Kilometer mit der geltenden Pauschale (je nach Fahrzeug derzeit 0,30 EUR oder 0,20 EUR).

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