Selbstständige und Firmeninhaber nutzen für die Ausübung ihres Berufs oft einen Firmenwagen. Da mit diesem Fahrzeug neben beruflichen auch private Fahrten getätigt werden, ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen. Nur so lässt sich im Nachhinein nachvollziehen, welchen geldwerten Vorteil man bei der Steuerberechnung geltend machen kann. Wie ein Fahrtenbuch geführt werden sollte, damit es anstandslos vom Finanzamt akzeptiert wird, und ob sich ein elektronisches Fahrtenbuch ebenso lohnen kann, haben wir hier zusammengefasst.
Was ist ein Fahrtenbuch?
In einem Fahrtenbuch werden alle Fahrten eines Firmen-Kfz protokolliert. Bei der Steuererklärung lässt sich anschließend anhand des Fahrtenbuchs nachvollziehen, welchen Anteil Privatfahrten gegenüber betrieblichen Fahrten hatten und welche (Fahrt-)Kosten sich bei der betrieblichen Steuererklärung absetzen lassen. Denn bei einem Firmenwagen können lediglich solche Fahrten steuerlich geltend gemacht werden, die im Auftrag des Unternehmens getätigt wurden.
Nur ein sauber und lückenlos geführtes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt. Jeder Nutzer des Fahrzeugs sollte das Fahrtenbuch so gewissenhaft wie möglich führen, damit es am Ende eines Abrechnungszeitraums keine Lücken oder Unstimmigkeiten aufweist. In den meisten Fällen wird das Fahrtenbuch händisch ausgefüllt – und zwar tatsächlich in Buchform. Denn einzelne Blätter oder Excel-Tabellen erlaubt das Finanzamt nicht. Es gibt mittlerweile aber auch die Möglichkeit, das Fahrtenbuch elektronisch zu führen.
Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs. Selbstständige oder Firmeninhaber, die sich das Pflegen eines Fahrtenbuchs sparen wollen, können auf die sogenannte 1-Prozent-Regel zurückgreifen. Hierbei wird ein Pauschalbetrag angesetzt, der sich am Wert des Fahrzeugs orientiert. Doch auch wenn es aufwendig ist, ein Fahrtenbuch zu führen: Die meisten Unternehmen oder Selbstständigen erlangen mit dem Fahrtenbuch einen deutlich höheren Steuervorteil.
Fahrtenbuch führen, aber wie?
Beim Fahrtenbuch ist das Finanzamt besonders streng, weil es gesetzlich als „objektiv nachprüfbare Unterlage” gehandhabt wird. Bei Steuerprüfungen werden mitunter Kilometerstände des Fahrzeugs mit anderen eingereichten Belegen wie zum Beispiel Tankquittungen verglichen und auf Schlüssigkeit kontrolliert. Werden dabei Unstimmigkeiten deutlich, kann das Fahrtenbuch in Gänze vom Finanzamt abgelehnt werden. Dann wird der Pauschalbetrag aus der 1-Prozent-Regel angesetzt.
Die Protokollierung der Fahrten muss lückenlos und zeitnah erfolgen, weshalb es sich empfiehlt, die Angaben nach jeder Fahrt einzutragen. Rückblickend Fahrten zu rekonstruieren, kann nicht nur mühselig sein. Auch das Finanzamt merkt schnell, wo eine Fahrt tatsächlich dokumentiert wurde, und wo lediglich nachträglich ausgedachte Fantasiewerte vorliegen.
Wichtig ist außerdem die geschlossene Form des Fahrtenbuchs: Keine einzelnen Blätter, sondern ein gebundenes Buch werden beim Finanzamt eingereicht. So soll das nachträgliche Austauschen und Fälschen von Blättern im Fahrtenbuch ausgeschlossen werden. Bei digitalen Fahrtenbüchern muss ebenfalls eine Dateiform gewählt werden, die nachträgliche Änderungen nicht zulässt. Eine einfache Excel-Tabelle akzeptiert kein Finanzamt.
Zu Beginn des Fahrtenbuchs sind das Kennzeichen des Fahrzeugs sowie der Kilometerstand am Jahresanfang und Jahresende zu vermerken. Auf den einzelnen Seiten werden das Datum der Fahrt eingetragen, der Kilometerstand am Beginn und Ende der einzelnen Fahrt, das Reiseziel und, bei Umwegen, die Reiseroute, sowie der Reisezweck.
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Die Anforderungen an das Fahrtenbuch für Firmen-Kfz im Überblick:
- Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen. Fahrten werden im besten Fall direkt nach Erreichen des Zielortes eingetragen.
- Die Dokumentation der Fahrten muss lückenlos erfolgen. Auch private Fahrten werden eingetragen, allerdings in verkürzter Form.
- Das Fahrtenbuch wird in geschlossener Form geführt, also als gebundenes Buch. Es darf nicht aus einzelnen Blättern bestehen. Nachträgliche Änderungen müssen kenntlich gemacht und begründet werden.
Für regelmäßige und gleichbleibende Strecken sind dabei Abkürzungen zulässig, in allen anderen Fällen nicht.
Der Inhalt des Fahrtenbuchs auf einen Blick:
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Datum der Fahrt
- Reiseziel
- bei Umwegen: Reiseroute
- Zweck der Fahrt bzw. Name des Kunden (bei regelmäßig aufgesuchten Kunden genügt auch die Kundennummer)
Bei privaten Fahrten wird lediglich der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt vermerkt. Zur Wahrung der Privatsphäre wird der Reisezweck nicht angegeben. Außerdem werden neben beruflichen und privaten Fahrten auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten unterschieden, weil diese steuerlich anders gehandhabt werden.
Fahrtenbuch: Was das Finanzamt wissen will
Fahrtenbücher können sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden. In beiden Fällen müssen sie aber den Richtlinien und Vorgaben entsprechen, die das Finanzamt vorgibt. Der Gesetzgeber achtet vor allem darauf, ob das Fahrtenbuch lückenlos geführt wurde, oder sich im Vergleich mit anderen eingereichten Quittungen irgendwelche Unstimmigkeiten ergeben.
Beim geringsten Zweifel kann das Finanzamt das Fahrtenbuch in Gänze ablehnen und bei der Steuerabrechnung stattdessen die Pauschale anlegen, die sich aus der 1-Prozent-Regel ergibt. Eine einzige vergessene Fahrt im Jahr oder Unstimmigkeiten bei den Kilometerangaben in Verbindung mit anderen Quittungen können bereits dazu führen, dass das Fahrtenbuch vom Finanzamt abgelehnt wird.
Wichtig ist ebenso, das Fahrtenbuch in Form eines gebundenen Buches beim Finanzamt einzureichen. Einzelblätter oder irgendwelche anderen Lösungen sind nicht zulässig. Zwar kann sich betriebsintern zum Beispiel eine Excel-Tabelle als vorteilhaft erweisen, sie wird vom Finanzamt allerdings nicht anerkannt. Hier kann nämlich nicht gewährleistet werden, dass die Einträge nicht doch nachträglich verändert worden sind.
Fahrtenbücher können auch in elektronischer Form beim Finanzamt eingereicht werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die verwendete Software und Hardware den gesetzlichen Anforderungen des Finanzamts entsprechen. Denn auch hier gilt, dass das Fahrtenbuch lückenlos geführt sein muss und jede nachträgliche Änderung vermerkt und begründet wird.
Zur Ablehnung des Fahrtenbuchs kommt es vor allem bei Betriebsprüfungen häufiger. Der Prüfer hat Einsicht in alle Tankquittungen, Parktickets oder Ähnliches und kann daraus leicht rekonstruieren, wo sich die Angaben mit den anderen eingereichten Belegen decken und wo im Fahrtenbuch getrickst wurde. Unfreiwillige Umwege (zum Beispiel aufgrund eines Staus oder einer Baustelle) sollten allein schon aus diesem Grund ebenso gewissenhaft ins Fahrtenbuch eingepflegt werden wie alle anderen Daten.
Als Firmeninhaber oder Selbstständiger sollte man nicht den Fehler machen, das Fahrtenbuch am Ende des Jahres fein säuberlich nachzuschreiben, um dem Finanzamt ein ordentliches Exemplar vorlegen zu können (weil das eigentliche Fahrtenbuch zum Beispiel Durchstreichungen oder Korrekturen aufweist). Denn dann erfüllt man nicht die Anforderung des zeitnahen Eintragens jeder Fahrt. Jeder Steuerprüfer wird ein offensichtlich nachgeschriebenes Fahrtenbuch ablehnen.
10-jährige Archivierungspflicht
Die Steuerbehörde darf Dokumente bis zu 10 Jahre nach Einreichung erneut anfordern. Das Fahrtenbuch muss deshalb ebenfalls mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei der Entscheidung, ob man ein Fahrtenbuch handschriftlich oder aber elektronisch führt, sollte deshalb auch berücksichtigt werden, wie man das Fahrtenbuch für ein Jahrzehnt archivieren kann. Da elektronische Fahrtenbücher meist über einen Anbieter erstellt und gespeichert werden, sollte man eine Kopie in Form einer CSV- oder PDF-Datei archivieren. Excel-Tabellen werden vom Finanzamt nicht akzeptiert, auch wenn sie möglicherweise firmenintern sinnvoll sein können.
Sollte man ein elektronisches Fahrtenbuch führen?
Die steuerrechtlichen Anforderungen machen das Führen eines Fahrtenbuchs zu einer aufwendigen Sache. Schon eine einzelne vergessene Fahrt kann bei der Steuerprüfung dazu führen, dass das Fahrtenbuch in Gänze abgelehnt wird und die meist ungünstigere 1-Prozent-Regel angewandt wird.
Viele Selbstständige und Firmeninhaber schwören deshalb auf elektronische Fahrtenbücher. Sie gibt es in unterschiedlichen Varianten, die mit entsprechender Hardware oder Software funktionieren und entweder die Eintragungen gänzlich übernehmen, oder aber den Fahrern das Pflegen des Fahrtenbuchs erleichtern. Sie sind komfortabler als die handschriftliche Variante, weil sie einige Eintragungen automatisieren können.
Auch das Vergessen einzelner Fahrten wird durch elektronische Fahrtenbücher erschwert oder sogar verhindert. So bleibt das Fahrtenbuch ohne Mühen lückenlos und die strengen Anforderungen des Finanzamts an das Fahrtenbuch können leichter erfüllt werden.
Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen:
- Man nutzt das im Fahrzeug verbaute Navigationssystem. Gefahrene Strecken und die dazugehörigen GPS-Daten werden gespeichert und archiviert, Reisezweck und andere Daten werden manuell nachgetragen.
- Man nutzt spezielle Software: Per App trackt man die einzelnen Fahrten, danach erstellt man am Desktop mit den gespeicherten Daten das eigentliche elektronische Fahrtenbuch. Auch dieses System hat seine Tücken. Wenn zum Beispiel das Smartphone leer ist oder vergessen wurde, können keine Daten aufgezeichnet werden.
- Man nutzt einen Komplettanbieter: Neben der Software wird auch Hardware zur Verfügung gestellt, die im Innenraum des Fahrzeugs angebracht wird und verlässliche Daten liefert. Auch hier wird jede Fahrt per App vervollständigt.
Wichtig ist bei allen Lösungen, dass die Daten zur Vorlage beim Finanzamt als CSV- oder PDF-Datei gespeichert werden können und dass sie vom Anbieter mindestens zehn Jahre archiviert werden. Gerade für Selbstständige oder Firmeninhaber, denen das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs zu aufwendig ist, können elektronische Fahrtenbücher eine willkommene Alternative sein.
Digitale Abrechnung mit Moss: Das Fahrtenbuch perfekt integrieren
Die Anforderungen, die das Finanzamt an das Fahrtenbuch stellt, sind sehr hoch – und die Daten, die sich aus der Nutzung eines Firmenwagens ergeben, können immens sein. Umso besser, wenn eine digitale Abrechnungslösung wie die von Moss die betriebsinterne Verarbeitung des Fahrtenbuchs so einfach wie möglich macht.
Egal, für welche Form des Fahrtenbuchs Unternehmer oder Selbstständige sich entscheiden: Mit den digitalen Tools von Moss steht ihnen eine ganzheitliche Lösung zur Seite, mit der sie ihr Fahrtenbuch ganz leicht in die betriebliche Gesamtabrechnung integrieren können. Das spart nicht nur wertvolle Zeit bei der Buchhaltung und der Steuerabrechnung, sondern gewährt Unternehmen und Selbstständigen einen transparenten Blick auf all ihre Finanzen.
Moss steht für intelligentes und ganzheitliches Rechnungsmanagement – für alle Unternehmen und Selbstständige, die sich um ihre Finanzen genauso gewissenhaft kümmern wollen wie um ihr Fahrtenbuch.
FAQs
In einem Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten protokolliert, die mit einem Firmenwagen getätigt werden. Aus den Eintragungen geht hervor, welche Strecken Privatfahrten waren und welche als betriebliche Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Das Fahrtenbuch wird entweder als gebundenes Buch oder elektronisch geführt.
Es besteht keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Wer kein Fahrtenbuch für seinen Firmenwagen führt, kann die 1-Prozent-Regel anwenden, aus der sich ein Pauschalbetrag ergibt. Für die meisten Unternehmer und Selbstständigen lohnt sich allerdings das Führen eines Fahrtenbuchs: Die Steuervorteile, die sich ergeben, sind oft höher als bei der 1-Prozent-Regel.
Ein Fahrtenbuch lohnt sich für alle Unternehmer oder Selbstständige, die einen Dienstwagen besitzen und im Auftrag der Firma unterwegs sind. Dienstfahrten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Privatfahrten mit dem gleichen Wagen werden ebenfalls vermerkt, wirken sich aber nicht auf den Steuervorteil aus.
Das Finanzamt legt strenge Kriterien für ein Fahrtenbuch an. Es muss lückenlos geführt werden und in „geschlossener Form” vorliegen, also als gebundenes Buch – Einzelblätter sind nicht erlaubt. Die Eintragungen selbst bestehen aus Datum der Fahrt, gefahrenen Kilometern, dem Reisezweck bzw. der Reiseroute.
Ein elektronisches Fahrtenbuch muss die gleichen Kriterien erfüllen wie ein handschriftliches. Das Fahrtenbuch wird als CSV- oder PDF-Datei beim Finanzamt eingereicht. Es gibt verschiedene Lösungen für elektronische Fahrtenbücher. Sie reichen von der Integration des fahrzeugeigenen Navigationssystems über Apps bis hin zu spezieller Hardware, die im Innenraum des Fahrzeugs verbaut wird.
Das Fahrtenbuch kann mit dem Rechnungsmanagement von Moss in die Betriebsabrechnung eingefügt werden. Mit den digitalen Tools von Moss behalten Management und Buchhaltung die vollständige Übersicht über das Fahrtenbuch im Kontext der gesamten betrieblichen Ausgaben. Die Abrechnung wird effizient und zeitsparend abgewickelt.
