Eine Dienstreise ist in der Regel etwas Besonderes – gerade heute ist sie eine willkommene Abwechslung nach den vielen virtuellen Meetings der vergangenen Monate und Jahre. Auf jeder Dienstreise verfolgen wir ein bestimmtes Ziel, weshalb eine Dienstreise gut geplant werden muss. In diesem Artikel verraten wir, welche Reisekosten sich wie steuerlich absetzen lassen.
Definition der Dienstreise und was dazu zählt
Wann gilt eine Reise aber als Dienstreise? Voraussetzung für eine Dienstreise ist ein beruflicher Anlass. Wird eine Tour unternommen, die weder nach Hause noch an die regelmäßige Tätigkeitsstätte führt, gilt sie als solch eine Dienstreise. Dabei ist es nicht relevant, ob sie eine Woche dauert oder nur wenige Minuten. Eine Fahrt zum Elektronikmarkt, um Geräte für das Büro zu kaufen, gilt ebenfalls als Dienstreise. Je nach Umfang des Trips lassen sich aber unterschiedliche Reisekosten absetzen oder eben nicht absetzen.
Die Reisekosten setzen sich aus unterschiedlichen Positionen zusammen:
- Fahrt- und Fahrtnebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Die unterschiedlichen Positionen beziehen sich dabei auf die verschiedenen Aspekte einer Dienstreise – von den Fahrten zum Ziel selbst über die Verpflegung vor Ort bis hin zu den Übernachtungen.
Dienstreise steuerlich absetzen: Mietwagen
Ein großer Anteil der Reisekosten sind die Fahrt- sowie die Fahrtnebenkosten. Dazu zählen letztlich alle Kosten, die mit der Fortbewegung hin zum Ziel und zurück zur ersten Tätigkeitsstätte oder nach Hause zu tun haben. Das kann eine Fahrt mit dem Dienstwagen, einem Mietwagen, Taxi, Bus oder Bahn sein – genauso lassen sich aber ebenso Flüge bei einer Dienstreise von der Steuer absetzen.
Fahrtkosten absetzen
Da, wo Rechnungen vorliegen – wie eben bei einem Flug, einer Taxifahrt oder einem Mietwagen – müssen diese aufbewahrt und die Kosten bei der Steuererklärung angegeben werden. Bei der Fahrt mit dem Firmenwagen kann der Arbeitnehmer die Tankbelege, genauso wie Quittungen über beispielsweise Reinigungen, sammeln oder dank verschiedener Möglichkeiten direkt über das Unternehmen finanzieren.
Anders verhält es sich, wenn die Dienstreise mit einem Privatfahrzeug angetreten wird. In diesem Fall gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur Abrechnung der Fahrtkosten: Hier gibt es zum einen die Kilometerpauschale. Jeder beruflich bedingte Kilometer muss hier mittels Fahrtenbuch festgehalten werden und wird bei einem Pkw mit einer Pauschale von 30 Cent vergütet – bei Motorrad, Moped und Co. können Pauschbeträge von 20 Cent pro Kilometer von der Steuer abgesetzt werden. Eine Alternative zur Kilometerpauschale ist der Kilometersatz.
Kilometersatz als Alternative zur Kilometerpauschale
Bei der Verwendung des Kilometersatzes sammelt der Arbeitnehmer über ein Jahr hinweg alle Kosten und Belege, die in Bezug auf die Nutzung seines Fahrzeugs angefallen sind. Diese Kosten teilt er schließlich durch die Anzahl der beruflich zurückgelegten Kilometer. Umso hochwertiger das Auto und je höher die Kosten dafür entsprechend, desto sinnvoller ist die Verwendung des Kilometersatzes. Neben dem Kraftstoff können hier ebenso Kosten für die Versicherung, Steuern, Stellplatzmiete, Reparaturen oder Reinigungen mit einbezogen werden.
Spesen einer Dienstreise steuerlich absetzen
Die Fahrtkosten einer Dienstreise sind das eine. Das andere ist die Verpflegung vor Ort. Snacks, Restaurantbesuche oder Zimmerservice: Wer unterwegs ist, kann häufig nicht selbst kochen und muss sich anderweitig verpflegen. Die Kosten dafür werden als Verpflegungsmehraufwand zusammengefasst und lassen sich unter den richtigen Voraussetzungen steuerlich absetzen.
Zum einen muss es sich natürlich um eine Dienstreise handeln. Zum anderen muss diese eine Mindestdauer von acht Stunden haben, damit sich ein Verpflegungsmehraufwand absetzen lässt. Aber: Nicht die realen Kosten werden dabei angerechnet, sondern immer nur sogenannte Pauschbeträge, die von dem Reiseziel, sowie von der Dauer der Tour abhängen.
In Deutschland gilt für eine Reise von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden ein Pauschbetrag von 14 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise gilt für jeden vollen Tag ein Betrag von 28 Euro und für die Tage der An- und Abreise jeweils 14 Euro. Die Pauschbeträge reduzieren sich jedoch, wenn beispielsweise ein Frühstück mit in den Übernachtungskosten steckt. Gerade in Hotels wird ja häufig das Frühstück hinzugebucht. Ist das der Fall und wird das Frühstück über die Übernachtungskosten abgerechnet, reduziert sich der Pauschbetrag des jeweiligen Tages um 20 Prozent.
Dienstreise absetzen: In- und Ausland
Während deutschlandweit die gleichen, eben genannten Pauschbeträge gelten, unterscheiden sie sich international nicht nur von Land zu Land, sondern ebenso von Stadt zu Stadt – angepasst an die Lebenshaltungskosten des jeweiligen Ortes. Wer in einem Londoner Restaurant voraussichtlich mehr für sein Essen zahlen muss, erhält entsprechend einen größeren Pauschbetrag. Selbiges gilt für Hotels.
Dementsprechend gibt es hier keinen einheitlichen Pauschbetrag, sondern individuelle für jedes Land und häufig für unterschiedliche Städte. Abgesehen von den unterschiedlichen Beträgen ist es für die Steuer oder für die Erstattung beim Arbeitgeber irrelevant, ob die Dienstreise ins In- oder Ausland führte.
Arbeitgeber: Wann findet Kostenübernahme statt?
Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung für Arbeitgeber, Kosten für eine Dienstreise ihrer Angestellten zu übernehmen. Wie Unternehmen da vorgehen, entscheiden sie individuell. Um als Arbeitnehmer auf Nummer sicher zu gehen, sollte das Thema Kostenübernahme dementsprechend vor Antritt der ersten Dienstreise angesprochen werden. Viele Arbeitgeber übernehmen heutzutage gerne die gesamten Kosten einer Dienstreise. Einerseits können sie diese von der Steuer absetzen, andererseits erhöhen sie damit die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter.
Andere Unternehmen wiederum bieten an, Kosten einer Dienstreise anteilig zu übernehmen oder zum Beispiel bei Übernachtungen einen Pauschalbetrag zu zahlen. Übernachten die Arbeitnehmer günstiger, können sie damit sogar steuerfrei ihr Gehalt aufstocken. Ist die Übernachtung teurer, übernimmt der Arbeitgeber wenigstens einen Teil der Kosten. Verpflichtet sind Arbeitgeber aber nicht zu einer Kostenübernahme.
Verweigern sie sich dieser, muss der Arbeitnehmer die Kosten für die Dienstreise selbst tragen. In dem Fall hat er aber die Möglichkeit, die Ausgaben von der Steuer abzusetzen – indem er sie als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung einreicht. So erhält er wenigstens einen kleinen Beitrag seiner Kosten zurück. Idealerweise einigt man sich aber auf eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber.
Moss: Reisekosten digital organisieren
Auf Dienstreisen wird in der Regel ein bestimmtes Ziel verfolgt – wie beispielsweise das Gewinnen eines neuen Kunden. Damit sich der Arbeitnehmer ausschließlich auf dieses Ziel fokussieren kann und sich nicht gedanklich mit seinen Ausgaben beschäftigen muss, ist es für den Arbeitgeber empfehlenswert, die Kosten zu übernehmen. Idealerweise kann er dem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, mit dessen Hilfe er erst gar nichts auslegen muss, sondern direkt Budget des Arbeitgebers nutzt. So entfällt nach der Dienstreise die aufwendige Spesenabrechnung.
Gleichzeitig hat der Arbeitgeber die Kosten so jederzeit fest im Griff, da er selbst das Guthaben der Karte bestimmen und sehen kann, welche Ausgaben der Mitarbeiter tätigt. Über die DATEV-Schnittstelle können die Ausgaben der Moss-Firmenkreditkarten sofort in die Buchhaltung eingespeist und die Steuererklärung so vereinfacht werden.
Zugehörige Rechnungsbelege kann der Arbeitnehmer direkt mit der Moss-App abfotografieren und den jeweiligen Kosten zuordnen. So ist das Management von Mitarbeiterausgaben einfacher denn je – und das Ziel der Dienstreise wieder fest im Blick.
FAQs
Reisen, die einen beruflichen Hintergrund haben und weder zur ersten Tätigkeitsstätte noch nach Hause führen, lassen sich von der Steuer absetzen. Das kann eine kurze Fahrt zum Elektronikmarkt sein, bei dem sich die Fahrtkosten absetzen lassen, aber genauso eine lange Reise ins Ausland, bei der Verpflegungsmehraufwände, Übernachtungskosten und andere hinzukommen.
Verpflegungsmehraufwand lässt sich auf Dienstreisen geltend machen, die mindestens acht Stunden dauern. Er darf vom Arbeitnehmer nicht abgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber die Kosten bereits übernommen hat oder in Zukunft übernimmt.
Der Arbeitgeber ist nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, Kosten auf Dienstreisen zu übernehmen. Welche Kosten er trägt und welche der Arbeitnehmer, muss im Vorfeld einer Dienstreise besprochen und im Idealfall schriftlich festgehalten werden. Nur so kann der Arbeitnehmer sicherstellen, dass er die von ihm ausgelegten Kosten später zurück erhält. In der Regel übernehmen Arbeitgeber aber die Reisekosten – oder zumindest einen großen Teil. Wichtig für den Arbeitnehmer ist, die Kosten zum Beispiel in Form von Rechnungen nachweisen zu können.
Auf Dienstreisen zählt nicht nur die aktive Arbeit selbst als Arbeitszeit. Die Reisezeit zählt ebenfalls zur Arbeitszeit. Das gilt allerdings nur für Dienstreisen, nicht zum Beispiel für die tägliche An- und Abreise zum Büro.
Ja. Moss bietet unbegrenzt viele virtuelle und physische Kreditkarten für jeden Mitarbeiter. Die Karten werden namentlich ausgestellt und sind direkt für Ausgaben funktionsbereit. Bestehende Karten können jederzeit auf andere Mitarbeiter übertragen oder gesperrt werden.
Eine Dienstreise setzt sich aus unterschiedlichen Kosten zusammen: den Fahrt- und Fahrtnebenkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- sowie Reisenebenkosten. Als Dienstreise gilt jede Fahrt, die beruflich bedingt ist, von der ersten Tätigkeitsstätte weg führt und nicht der Arbeitsweg ist. Der Verpflegungsmehraufwand kommt aber erst ins Spiel, wenn die Reise mindestens acht Stunden dauert.
Reisekosten für Auslandsreisen werden grundsätzlich genauso abgerechnet wie Inlandsreisen. Nur: Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen unterscheidet sich. Für jedes Land und häufig sogar für einzelne Städte in diesen Ländern gelten unterschiedliche Beträge, die bei der Abrechnung der Dienstreise berücksichtigt werden müssen – orientiert an den jeweiligen Lebenshaltungskosten vor Ort.
