Dienstreise planen und optimal abrechnen

Ob man als Mitarbeiter für sein Unternehmen unterwegs ist oder als Selbstständiger in eigener Sache: Eine Dienstreise bringt viele Vorteile fürs Geschäft. Die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses ist durch den Vertrauensgewinn höher, Mitarbeiter schätzen Dienstreisen und durch digitale Tools werden sie in der Umsetzung immer einfacher und kostengünstiger. Bevor sich Mitarbeiter auf die Dienstreise zum Kunden begeben, sollte der Auswärtstermin gut vorbereitet sein. 

Wir haben ein paar Tipps, wie Unternehmen und Selbstständige eine Dienstreise optimal organisieren können: von der Planung der Reise über das Reisemanagement bis hin zur Abrechnung der Reisekosten, sowie eine Checkliste mit den wichtigsten Dingen.

Damit eine Dienstreise die gewünschten Ergebnisse bringt, entscheidet die Vorbereitungsphase. Wir zeigen, wie Unternehmen und Selbstständige eine Dienstreise organisieren können: von der Planung der Reise über das Reisemanagement bis hin zur Abrechnung der Reisekosten.

Geschäftsreise optimal vorbereiten

Eine gelungene Dienstreise beginnt schon, bevor ein Mitarbeiter in ein Flugzeug steigt oder sich in die Bahn setzt. Im Vorfeld müssen Unternehmen und Selbstständige wichtige organisatorische Details klären: 

• Wohin geht es und was ist der Zweck der Reise? 
• Welches Verhandlungsziel soll vor Ort erreicht werden? 
• Welche Transportmittel und Unterkünfte müssen gebucht werden? 
• Welche Unterlagen sind nötig?
• Wie läuft nach der Reise die Erstattung der entstandenen Reisekosten ab?

Neben organisatorischen Schritten gehört auch das Suchen und Zusammenstellen aller notwendigen Dokumente und Unterlagen zu einer gelungenen Reiseplanung.

Persönliche Dokumente

• Ausweis, Reisepass, Führerschein
• Visum
• Impfpass
• Bahncard, Bonuskarten
• Krankenversichertenkarte, Auslandskrankenschein
• Reiseunterlagen

Nach der Buchung von Hotel und Flug sollte man auch die dafür notwendigen Dokumente mitführen: Neben den Tickets selbst kann auch der eigene Führerschein nötig sein, zum Beispiel für den Mietwagen. Diese Dokumente sollten griffbereit sein und bestenfalls an einem anderen Ort gespeichert werden, von wo sie bei Bedarf sofort ersatzweise zum Einsatz kommen können. Dabei helfen auch digitale Tools oder Apps.

Geschäftsunterlagen 

Auch die Geschäftsunterlagen sollten bei einer Dienstreise vorliegen und bereits vor der Reise ausgewählt worden sein: 

• Flyer
• Prospekte
• Visitenkarten
• Giveaways 

Infomaterialien sind eine gute Möglichkeit, das Unternehmen bei Auswärtstätigkeiten zu repräsentieren. Und wer auf Nummer Sicher gehen will, informiert sich vorher über kulturelle Gepflogenheiten und Sitten des Gastlandes oder lernt bereits die ein oder andere Redewendung in der Landessprache.

Reisekosten im Blick behalten

Ebenfalls vor Reiseantritt sollte die Frage der Finanzen unmissverständlich geklärt sein: Welche Reisekosten werden vom Unternehmen übernommen, welche Kosten trägt der dienstreisende Angestellte – und bei welchen Kosten treten die Mitarbeiter in Vorkasse und werden anschließend kompensiert? 

Die Reisekosten unterteilen sich in vier Kategorien: Fahrtkosten, Unterkunftskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten. Bei den Verpflegungskosten vor Ort spricht man oft von „Spesen“. Für jedes Land gelten eigene vom Finanzministerium festgelegte Pauschalen in Bezug auf die Verpflegung vor Ort. Diese Kosten können sich Arbeitnehmer nach einer Dienstreise vom Finanzamt zurückerstatten lassen, wenn das Unternehmen die Kosten nicht trägt.

Tipps für Reisekosten: Apps und Firmenkarten

Eine Möglichkeit, die Reisekosten im Blick zu behalten, ist die Verwendung einer passenden App. Mit Moss können Mitarbeiter zum Beispiel ihre Reisekosten automatisch erfassen und an die Buchhaltung des Unternehmens weiterleiten. So umgehen sie das mühselige Sammeln sämtlicher Belege und Quittungen, die bei der Reisekostenabrechnung nötig sind. Mit Moss können sie Belege einfach mit dem Handy einscannen: Die Informationen auf den Belegen werden via OCR-Scan (Optical Character Recognition) automatisch erkannt, kategorisiert und weitergeleitet.

Firmenkarten (auch Corporate Cards genannt) haben sich auf Dienstreisen ebenfalls bewährt: Sie funktionieren wie normale Kreditkarten, laufen aber auf den Namen des Unternehmens. Das Finanzmanagement oder die Geschäftsführung versehen die Firmenkarte mit dem passenden Reisebudget und die Angestellten können während der Geschäftsreise ganz einfach sämtliche anfallenden Ausgaben mit der Karte begleichen. 

Sollte eine Dienstreise spontan stattfinden, können virtuelle Kreditkarten schnell und einfach beantragt und genehmigt werden. Auf diese Weise müssen Teams nicht mehr im Voraus für ihre Ausgaben zahlen und aufwändige Spesenabrechnungen einreichen, sondern können sich ganz auf ihre Tätigkeiten vor Ort konzentrieren. Unternehmen behalten die Kontrolle über die Ausgaben und können die Reisekosten in Echtzeit verfolgen, wenn sie dies wünschen. Hier hat die Buchhaltung ebenfalls einen vollumfänglichen und transparenten Überblick über alle Ausgaben und kann gegebenenfalls korrigierend eingreifen.

Falls Mitarbeiter mit dem Auto unterwegs sind, können auch Tankkarten zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie an Tankstellen tanken können.

Abwesenheit bei einer Dienstreise planen

Wenn Angestellte sich auf einer Dienstreise befinden, bedeutet das gleichzeitig, dass sie vor Ort im Büro fehlen. Vor der Dienstreise ist es deshalb wichtig, die Abwesenheit des Mitarbeiters sorgfältig zu planen. Die dienstreisenden Mitarbeiter sollten sich frühzeitig mit ihren Kollegen und Vorgesetzten absprechen, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben während ihrer Abwesenheit von jemandem übernommen werden. 

Im besten Fall wird eine Vertretung festgelegt, die während der Abwesenheit des dienstreisenden Kollegen nicht nur die anfallenden Aufgaben koordiniert, sondern auch als Ansprechpartner für Kollegen, Kunden und die Geschäftsführung auftritt. Im Vorfeld der Geschäftsreise sollte die Vertretung mit allen notwendigen Informationen und Zugriffsrechten ausgestattet werden.

Je weniger sich die Abwesenheit des dienstreisenden Angestellten auf den Arbeitsalltag der restlichen Belegschaft auswirkt, desto erfolgreicher wird auch die Dienstreise: Der reisende Mitarbeiter kann sich voll und ganz auf seine Tätigkeit als Repräsentant seines Unternehmens konzentrieren, ohne sich um die Geschehnisse im Büro sorgen zu müssen.

Tipps zur Reiseorganisation

An erster Stelle einer gelungenen Dienstreiseplanung steht die Überlegung, um welche Art von Reise es sich handelt: Geschäftsreisen, Konferenzreisen, Teamreisen oder Audits haben ihre eigenen Anforderungen an die Reiseplanung. Die Reiseart beeinflusst neben der Dauer der Reise und der Anzahl der Reisenden auch die Art der Unterkunft und die Wahl des Transportmittels. Außerdem hat jede Reisekategorie unterschiedliche Zielsetzungen, die ebenfalls bei der Planung so früh wie möglich berücksichtigt werden sollten.

Der nächste Planungsfaktor ist die Wahl des Zielortes: Das Land, die Region oder die Räumlichkeiten sollten alle Anforderungen bezüglich der Zielsetzung der Dienstreise erfüllen. Sind Unterkünfte in der Nähe verfügbar, gibt es genug Verkehrsanbindungen und sind die Räume mit der notwendigen Technik ausgestattet? Gleichzeitig legt der Zielort auch die Reisezeit fest und beeinflusst somit auch die Planung der Abwesenheit und die Vertretung der dienstreisenden Mitarbeiter.

Anfahrt und Unterkunft planen

Danach geht es an die Recherche und Buchung der geeigneten Transportmittel. Liegt der Zielort im Ausland, bieten sich Flüge oder Zugreisen an. Inländische Dienstreisen lassen sich alternativ mit dem Firmenwagen bewältigen. Sowohl hier als auch bei allen anderen Schritten planen Angestellte und Buchhaltung gemeinsam. Schließlich geht es auch um Unternehmensgelder. Gleichzeitig muss das gewählte Transportmittel den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Auch der Blick auf die Nachhaltigkeit einer Reise sollte nicht fehlen. Der letzte Planungsschritt bei der Vorbereitung einer Dienstreise umfasst die Wahl der Unterkunft. Sie muss sämtlichen Anforderungen in Bezug auf die Lage, die Ausstattung und die Kosten entsprechen und gleichzeitig kompatibel mit den bisherigen Planungsschritten sein.

Große Abhilfe dabei schaffen innovative Reiseplanungs-Tools wie TravelPerk. Die Geschäftsreiselösung von TravelPerk verfügt über das weltweit größte Reiseangebot und smarte Managementfeatures wie Buchungen gemäß Reiserichtlinien. Es vereinfacht die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. 

Wenn das planerische Grundgerüst der Dienstreise steht, sollten sich die Angestellten mit der Buchhaltung in Hinblick auf die anfallenden Reisekosten austauschen: Welche Kosten werden bis zu welcher Höhe übernommen? Welche Ausgaben sind angemessen? Und welche Reisekosten wird der Angestellte am Ende selbst tragen beziehungsweise über das Finanzamt zurückerstattet bekommen?

Dienstreise planen im Überblick:

• Art der Dienstreise und ihre Zielsetzung festlegen
• Zielort in Hinblick auf Zielsetzung der Dienstreise auswählen
• Transportmittel auswählen und buchen
• Unterkunft auswählen und buchen
• Reisekostenerstattung mit der Buchhaltung klären

Dienstreise planen: Checkliste für die Reiseorganisation

Eine gut geplante Geschäftsreise ist keine Garantie auf einen erfolgreichen Vertragsabschluss – aber sie macht die Zeit unterwegs produktiver, fokussierter und somit erfolgreicher. Gerade in einem unbekannten Umfeld, in dem man sich nicht gänzlich auf seine Expertise oder Intuition verlassen kann, ist eine umfangreiche Planung wertvoll. Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, mit der die Dienstreiseplanung gelingt.

Checkliste für die Vorbereitung und Organisation von Geschäftsreisen:

• Zweck und Ziele der Reise definieren
• Art der Reise (Geschäftsreise, Konferenzreise, Teamreise) bestimmen
• Zielort auswählen
• Transportmittel auswählen und gegebenenfalls buchen (Flug, Bahn, Auto)
• Unterkunft buchen (Hotel, Airbnb etc.)
• Reisedokumente (Reisepass, Visum, Impfbescheinigungen) prüfen und bereitlegen
• Kreditkarte / EC- oder Debitkarte, virtuelle Kreditkarte
• Einladungen, Meetings, Konferenzen planen und bestätigen
• Abwesenheit frühzeitig kommunizieren sowie Vertretung bestimmen
• Geschäftsunterlagen vorbereiten (Visitenkarten, Prospekte, Giveaways, LinkedIn-QR-Code)
• Reisevorbereitungen treffen (Kleidung, Medikamente, Reiseversicherung abschließen, eventuelle Impfungen auffrischen)
• Kenntnisse über das Zielland (Sprache, Kultur, Branche, Wettbewerb) auffrischen
• Kenntnisse über Verkehrsverbindungen und öffentlichen Nahverkehr im Zielland erwerben
• Packliste erstellen (Ausweis, BahnCard, Krankenversicherungsnachweis, Reiseunterlagen, Firmenkarte, Bargeld, passende Kleidung, Smartphone, Laptop, Tablet, Ladekabel inkl. Adapter)
• Reisekosten im Blick behalten (Budget, Firmenkarte, Reisekostenmanagement-Tools)
• Reisekostenabrechnungen vorbereiten
• Tools zur Reiseplanung nutzen (z. B. Reiseplaner-Apps, Übersetzer-Apps)

Reisekosten abrechnen – vereinfacht mit Moss

Nach der Dienstreise müssen die angefallenen Reisekosten abgerechnet werden. Je nachdem, welche Vereinbarungen im Vorfeld zwischen der Geschäftsführung, der Buchhaltung und den Reisenden getroffen wurden, werden die Beträge entweder vollständig, teilweise oder gar nicht erstattet. Wenn die Reisekosten nicht vom Unternehmen erstattet werden, prüft der Angestellte, ob er Anspruch auf eine Rückerstattung der Reisekosten durch das Finanzamt hat. 

Geschäftsreisen und Spesen unkompliziert verwalten mit TravelPerk & Moss

Eine ideale Lösung, um Geschäftsreisen und Spesen unkompliziert zu verwalten, bietet die Integration von Moss in TravelPerk. Reisebuchungen werden automatisch in die Moss-Plattform übertragen, sodass du deine Buchhaltung reibungslos abwickeln kannst. Der gesamte Prozess ermöglicht es dir, die Reisebuchung von Anfang bis Ende zu automatisieren und somit Zeit zu sparen.

Abrechnung der Reisekosten mit digitalen Tools vereinfachen

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Reisekostenabrechnung digital zu managen: Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern letzten Endes auch wieder Geld. Denn mithilfe digitaler Abrechnungs-Tools wird auch die Bearbeitung von Reisekosten leicht und effizient abgewickelt: Sämtliche Ausgaben während der Reise werden automatisch erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Firmenkarten sorgen für zusätzliche Effizienz: Dank ihnen werden die dienstreisenden Mitarbeiter mit dem passenden Budget ausgestattet, müssen nicht in Vorkasse treten und können die Belege zu jeder Transaktion in der App hinzufügen.

Zeitersparnis für Mitarbeiter und Manager

Mit den Firmenkarten von Moss werden Geschäftsreisen noch bequemer: Die Mitarbeiter erhalten eine Kreditkarte mit dem passenden Budget, die jederzeit angepasst oder auch eingefroren werden kann. Virtuelle Karten sind bereits nach wenigen Klicks einsatzbereit und ebenfalls individuell anpassbar. Davon profitieren nicht nur Angestellte und die Buchhaltung, sondern auch die Geschäftsführung: Sie hat alle Ausgaben transparent im Blick und muss nicht erst auf die Reportings aus den Finanzabteilungen warten.

Echtzeit Übersicht über alle Unternehmensausgaben 

Dieses Höchstmaß an Agilität und Transparenz ist es, was moderne Unternehmen ausmacht. Moss unterstützt Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten – nicht nur bei der Bearbeitung von Reisekosten, sondern bei allen unternehmerischen Finanzprozessen.

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