Aufgrund der weiter steigenden Energie- und Kraftstoffpreise wird die Fahrtkostenpauschale rückwirkend zum 01. Januar 2022 erhöht. Im neu beschlossenen Steuerentlastungsgesetz gilt dann ab dem 21. Entfernungskilometer eine erhöhte Pauschale von 38 Cent pro gefahrenem Kilometer. Für Fahrten, die kürzer als 20 Kilometer sind, gilt weiterhin der 2019 beschlossene Satz von 30 Cent pro Kilometer. Die neue Regelung hat Einfluss auf die erstatteten oder bezuschussten Beiträge des Arbeitgebers. Was die neuen Regelungen zum Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber bedeuten, haben wir hier zusammengefasst.
Erhöhung der Fahrtkostenpauschale
Bis 2020 galt die Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer. 2021 wurde die Pauschale angepasst: Ab dem 21. Kilometer galt eine erhöhte Pauschale von 35 Cent pro Kilometer. Diese Erhöhung um 5 Cent sollte sowohl den steigenden Kraftstoffpreisen als auch den pandemiebedingten Mehrbelastungen entgegenwirken. Die Anhebung galt dabei nicht nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, sondern auch für Fahrten nachhause im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.
Eine Erhöhung der 2021 beschlossenen Pauschale war eigentlich erst für 2024 vorgesehen. Aufgrund der weiter steigenden Kraftstoffpreise und der weltpolitischen Lage haben der Bundesrat und der Bundestag diese Erhöhung allerdings vorgezogen.
Im Rahmen des Steuerentlastungsgesetzes 2022 werden nicht nur der steuerliche Grundfreibetrag und die Werbungskostenpauschale angehoben, sondern eben auch die Bedingungen der Fahrtkostenpauschale verbessert. Für jeden gefahrenen Kilometer ab dem 21. gilt demnach ab dem 01. Januar 2022 eine erhöhte Pauschale von 38 Cent pro Kilometer.
| – Steuererklärung 2021: 0,35 € ab dem 21. Kilometer – Steuererklärung 2022 (bis 2026): 0,38 € ab dem 21. Kilometer |
Die einzelnen Änderungen wurden in der Drucksache 205/22 des Bundesrats festgelegt und gelten ab Juni 2022 rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr. Die geänderte Pauschale hat auch Auswirkungen auf Fahrtkostenerstattungen und Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers an dessen Mitarbeiter.
Keine Erhöhung der Pauschale bei Reisekosten
Bei den Reisekosten gilt die unveränderte Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Sie gilt auch weiterhin für Strecken, die länger als zwanzig Kilometer sind. Diese Reisekosten werden, wie gehabt, entweder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet, oder aber als Werbungskosten in der Steuererklärung des Arbeitnehmers geltend gemacht.
Erhöhter Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber
Ob sich die Erhöhung der Pauschale ab dem 21. Kilometer auch für den Arbeitgeber auswirkt, hängt vom jeweiligen Arbeitsvertrag ab. Ist arbeitsvertraglich ein Festpreis festgelegt, ändert sich für den Arbeitgeber nichts. Wurde jedoch eine Erstattung in Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschale vereinbart, erstattet auch der Arbeitgeber für jeden Kilometer ab dem 21. die neue Pauschale von 38 Cent.
Ist arbeitsvertraglich keine Erstattung, sondern ein Fahrtkostenzuschuss festgelegt, kann dieser weiterhin mit 15 Prozent Pauschalsteuer versteuert werden. Allerdings, wie gehabt, nur bis zur Höhe des Pauschalbetrags, der sich aus den gefahrenen Kilometern ergibt. Durch die erhöhte Fahrtkostenpauschale erhöht sich aber natürlich auch der mögliche Gesamtbetrag. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gilt allerdings weiterhin der steuerfreie Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr.
Was ist eigentlich ein Fahrtkostenzuschuss?
Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um einen Zuschuss des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Neben dem eigentlichen monatlichen Entgelt zahlt der Arbeitgeber einen vorher vereinbarten Betrag an den Arbeitnehmer, mit dem dieser die Mehrkosten decken kann, die ihm aus Fahrten von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte entstehen. Mit Wohnung ist auch die Zweitwohnung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung mitgemeint.
Wie jeder geldwerte Vorteil ist auch diese Leistung des Arbeitgebers freiwillig und nicht gesetzlich vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber entscheiden sich aber dafür, ihren Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss zu gewähren, weil er mit einigen Vorteilen einhergeht.
Gewährt der Arbeitgeber keinen Fahrtkostenzuschuss, werden die Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte wie gewohnt mit der Entfernungspauschale verrechnet: Entweder der Arbeitgeber erstattet die Fahrtkosten in voller Höhe, oder aber die Arbeitnehmer machen sie als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit in ihrer eigenen Steuererklärung geltend. Steuerrechtlich ist das im Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes geregelt.
Auch wenn sich verschiedene Begrifflichkeiten eingebürgert haben und teilweise synonym verwendet werden: Die Fahrtkostenpauschale (auch Pendlerpauschale genannt) unterscheidet sich steuerrechtlich von der Kilometerpauschale, die nur bei Dienstreisen angewendet wird.
Ist ein Fahrtkostenzuschuss zweckgebunden?
Kurz gesagt: Nein. Arbeitnehmer müssen nicht nachweisen, dass sie den Fahrtkostenzuschuss auch wirklich zum Kauf von Kraftstoff oder zur Instandhaltung ihres Fahrzeugs verwendet haben. Sie können den Zuschuss also auch für andere Anschaffungen oder Aufwendungen nutzen.
Vorteile eines Fahrtkostenzuschusses
Für Arbeitnehmer ist der Fahrtkostenzuschuss quasi eine Gehaltserhöhung: Sie haben einen Betrag zur Verfügung, mit dem sie einen Teil ihrer Fahrtkosten zur Arbeit decken können und den sie nicht noch zusätzlich versteuern müssen. Die pauschale Steuer von 15 Prozent trägt nämlich in jedem Fall der Arbeitgeber. Voraussetzung für die reduzierte Pauschalsteuer von 15 Prozent ist allerdings, dass es sich wirklich um einen Zuschuss handelt, der Arbeitnehmer also de facto einen höheren Betrag als seinen eigentlichen Lohn auf der Entgeltabrechnung bekommt.
Gleichzeitig ist der Fahrtkostenzuschuss auch ein nicht zu unterschätzendes Argument im sogenannten war for talent. Wo Arbeitskräfte knapp sind, liegt es im Interesse des Arbeitgebers, sich von anderen Arbeitgebern aus der gleichen Branche positiv abzuheben. Denn der Arbeitgeber übernimmt zwar beim Fahrtkostenzuschuss die Steuern, bietet seinen Mitarbeitern aber einen weiteren Arbeitsanreiz. Neben einem besseren Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann ein Fahrtkostenzuschuss also durchaus auch zu einer gesteigerten Mitarbeitermotivation führen.
Fahrtkostenzuschuss für Minijobber
Minijobber zahlen keine Lohnsteuern und können folglich keine Fahrtkostenpauschale in ihren Werbungskosten geltend machen. Weil aber auch Minijobber natürlich von den steigenden Kraftstoffpreisen betroffen sind, ist für sie der Fahrtkostenzuschuss ein großer Vorteil. Im Zuge der neu beschlossenen Steuerentlastungsgesetze soll zwar auch der Freibetrag für einen Minijob angehoben werden – nämlich auf 520 Euro. Trotzdem bedeutet ein Fahrtkostenzuschuss für Minijobber eine nicht unerhebliche Erleichterung.
Wie wird der Fahrtkostenzuschuss versteuert?
Der Fahrtkostenzuschuss wird entweder über die jeweilige Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers versteuert, oder aber mit einem pauschalen Steuersatz von 15 Prozent (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag). Die günstigere pauschale Steuer greift, wenn der Fahrtkostenzuschuss folgende Kriterien erfüllt:
- Der Fahrtkostenzuschuss ist eine zusätzliche Arbeitgeberleistung.
- Der Fahrtkostenzuschuss ist auch wirklich ein Zuschuss – und nicht einfach Teil des regulären Lohns, der einfach Zuschuss genannt wird.
- Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht höher als der Betrag, den der Arbeitnehmer an Werbungskosten für seine Fahrten zum Arbeitsplatz absetzen könnte, wenn dieser den eigenen PKW nutzt.
- Der Fahrtkostenzuschuss überschreitet nicht den jährlichen Pauschalhöchstbetrag von 4.500 Euro. Ein Fahrtkostenzuschuss kann höher ausfallen, jeder Euro über dem Pauschalhöchstbetrag wird allerdings voll besteuert.
Übrigens: Bei Auszubildenden, die einen Fahrtkostenzuschuss erhalten, fallen weder die reguläre, noch die pauschale Steuer an. Fahrtkostenzuschüsse für Azubis sind immer steuerfrei.
Beispielrechnung: Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber 2023
Um die Fahrtkostenpauschale zu berechnen, aus der sich ja auch der höchstzulässige steuerbegünstigte Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers ergibt, nimmt man die Kilometer des täglichen Arbeitswegs und addiert sie mit den Gesamtarbeitstagen im Jahr. Zu den Arbeitstagen zählen weder Urlaubs- noch Krankheitstage. Bei einer typischen Fünf-Tage-Woche werden meist etwa 220 Tage zur Berechnung herangezogen. Arbeitstage im Home-Office werden von dieser Zahl abgezogen. Die Entfernungen werden immer auf den nächsten vollen Kilometer abgerundet.
Arbeitnehmer, die also eine Strecke von 28,4 Kilometer fahren, um zu ihrer Arbeitsstätte zu kommen und an 220 Tagen im Jahr zur Arbeit fahren, berechnen ihre Kilometerpauschale wie folgt:
(20 Kilometer x 0,30 Euro) + (8 Kilometer x 0,38 Euro) x 220 Arbeitstage = 1.944,80 Euro.
Diesen Betrag von 1.944,80 Euro kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung angeben, um seine Steuerlast zu reduzieren. Bekommt der Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss seines Arbeitgebers, gibt dieser Betrag zugleich an, wie hoch der Zuschuss sein darf, um mit der pauschalen Steuer von 15 Prozent berechnet zu werden.
Arbeitnehmer, die diesen Fahrtkostenzuschuss erhalten, können natürlich nicht noch zusätzlich ihre Fahrten als Werbungskosten geltend machen. Deckt der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers nicht den gesamten Betrag der errechneten Fahrtkostenpauschale, können Arbeitnehmer aber den Differenzbetrag in ihrer Steuererklärung angeben.
Fahrtkostenpauschale über 4.500 Euro
Für Arbeitnehmer, deren Fahrtkostenpauschale höher ausfallen würde als der Höchstbetrag von 4.500 Euro, ergibt sich eine etwas andere Situation. Nehmen wir an, der Arbeitnehmer hat einen Arbeitsweg von 85 Kilometern. Hieraus ergibt sich:
(20 Kilometer x 0,30 Euro) x (65 Kilometer x 0,38 Euro) x 220 Arbeitstage = 5.440 Euro
Der Arbeitnehmer hätte nach dieser Rechnung jährliche Fahrtkosten von 5.440 Euro, kann allerdings nur 4.500 Euro als Werbungskosten abrechnen. Dieser Betrag ist sozusagen staatlich gedeckelt. Theoretisch kann ihm der Arbeitgeber aber den höheren Fahrtkostenzuschuss gewähren. Hierbei werden 4.500 Euro mit 15 Prozent zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag besteuert. Die restlichen 940 Euro werden hingegen voll besteuert und sind somit auch sozialversicherungspflichtig.
Digitale Abrechnung von Fahrtkostenzuschüssen mit Moss
Fahrtkostenzuschüsse haben neben der reduzierten Steuerlast also den weiteren Vorteil, dass sie Mitarbeiter ans Unternehmen binden und einen zusätzlichen Arbeitsanreiz schaffen. Neue Regelungen und teilweise undurchsichtige Pauschalbeträge machen den Abrechnungsprozess allerdings unnötig kompliziert. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, ihre Buchhaltung zu digitalisieren.
Die digitalen Finanz- und Abrechnungstools von Moss bieten eine ganzheitliche Lösung für sämtliche betrieblichen Buchhaltungsprozesse. Nicht nur die Berechnung der Kilometerpauschale wird damit effizient und einfach abgewickelt. Auch bei den Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter behalten Management und Buchhaltung stets den vollen Überblick.
FAQs
Im Zuge des Steuerentlastungsgesetzes haben Bundesrat und Bundestag die Kilometerpauschale für Strecken ab 21 Kilometern angehoben. Ab Sommer 2022 gilt dann rückwirkend für das ganze Kalenderjahr eine erhöhte Pauschale von 38 Cent pro Entfernungskilometer. Diese Erhöhung sollte zunächst ab 2024 gelten, wurde aber aufgrund der weltpolitischen Lage vorgezogen.
Beim Fahrtkostenzuschuss ändert sich für den Arbeitgeber auch 2023 zunächst einmal nichts. Durch die Erhöhung der Kilometerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer (in 2022) erhöht sich aber entsprechend auch der mögliche Betrag, den Arbeitgeber mit dem vergünstigten Steuersatz von 15 Prozent abrechnen können.
Wenn es sich beim Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers auch wirklich um einen Zuschuss handelt, den Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem Entgelt erhalten, kann dieser Zuschuss mit einer pauschalen Steuer von 15 Prozent verrechnet werden. Allerdings kann nur ein jährlicher Maximalbetrag von 4.500 Euro von dieser Regelung profitieren.
Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers ist nicht zweckgebunden. Arbeitnehmer können über den zusätzlichen Betrag frei verfügen und müssen nicht nachweisen, dass sie mit dem Geld getankt oder zum Beispiel ihr Auto gewartet haben. Für Arbeitnehmer ist der Fahrtkostenzuschuss also eine Art steuerfreie Gehaltserhöhung.
Für Azubis und Minijobber gilt: Der Fahrtkostenzuschuss ist grundsätzlich steuerfrei: Für sie zahlt der Arbeitgeber weder die 15 Prozent Steuer, noch muss er für den Zuschuss Sozialabgaben leisten. Auszubildende und 450-Euro-Jobber haben mit dem Fahrtkostenzuschuss durch ihren Arbeitgeber also eine legale Möglichkeit, ihren geringen Lohn steuerfrei aufzustocken.
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