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Fahrtkostenzuschuss: Alle Informationen und Regeln im Überblick


Die Anfahrt zum Arbeitsplatz ist für Arbeitnehmer mit Kosten verbunden. Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit dem diese Kosten teilweise ausgeglichen werden sollen. Er unterliegt ähnlichen Regeln wie die gesetzliche Pendlerpauschale – allerdings gelten ein paar steuerliche und rechtliche Besonderheiten. Wir erklären, wie der Fahrtkostenzuschuss funktioniert und welche Regeln gelten. Außerdem beantworten wir die Frage, was sich für den Arbeitnehmer mehr lohnt: Fahrtkostenzuschuss oder Pendlerpauschale?

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Arbeitnehmer müssen irgendwie zu ihrem Arbeitsplatz kommen. Egal, ob sie dabei ihr eigenes Auto oder den öffentlichen Personennahverkehr nutzen, entstehen ihnen dabei Kosten. Der Gesetzgeber hat jedoch festgelegt, dass Arbeitnehmern kein geldwerter Nachteil entstehen darf, wenn sie ihren Arbeitsplatz anfahren.

Deshalb gibt es die sogenannte Pendler- oder Fahrtkostenpauschale: Bei der Steuererklärung können Arbeitnehmer ihren Anfahrtsweg zur Arbeit geltend machen und bekommen ihn in Höhe der Pauschale beziehungsweise bis zu einem Höchstbetrag von 4.500 Euro erstattet. Für jeden gefahrenen Kilometer zum Arbeitsplatz können 30 Cent geltend gemacht werden. Für jeden Kilometer über dem zwanzigsten greift die Pauschale von 38 Cent pro Kilometer. Diese Regelung ist im Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzes festgelegt.

Der Fahrtkostenzuschuss hingegen ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter. Er ersetzt, kurz gesagt, die Pendlerpauschale: Statt ihre Fahrtkosten bei der Steuererklärung geltend zu machen, erhalten Arbeitnehmer einen monatlichen Betrag, mit dem sie die Anfahrtskosten zu ihrer Arbeitsstätte ausgleichen können. Decken die Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers nur teilweise die Fahrtkosten, die sich aus der Berechnung der Pendlerpauschale ergeben, können Arbeitnehmer den Restbetrag anteilig in ihrer privaten Steuererklärung geltend machen.

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Die Pendlerpauschale ist also eine Leistung des Gesetzgebers, die Arbeitnehmern ihre Fahrtkosten in Höhe der errechneten Pauschale bis zu einem Maximalbetrag von 4.500 Euro erstattet. Der Fahrtkostenzuschuss hingegen ist eine Leistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter, mit denen sie ebenfalls die Kosten für ihre tägliche Anfahrt zum Arbeitsplatz begleichen können. Die Pendlerpauschale erhalten Arbeitnehmer nach der Bearbeitung ihrer jährlichen Steuererklärung durch das Finanzamt. Der Fahrtkostenzuschuss wird in der Regel monatlich neben dem eigentlichen Gehalt ausgezahlt.

Die Anfahrtskosten zur Arbeitsstätte dürfen aber natürlich nicht doppelt erstattet werden. Ist der Fahrtkostenzuschuss also genauso hoch, wie es die individuell errechnete Pendlerpauschale wäre, können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung keine Fahrtkosten zur Arbeitsstätte mehr geltend machen. Fällt der Fahrtkostenzuschuss niedriger aus, kann der entsprechende Restbetrag als Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Der Fahrtkostenzuschuss ist, genau wie die Auszahlung der Pendlerpauschale durch das Finanzamt, grundsätzlich nicht zweckgebunden. Das heißt: Arbeitnehmer können das Geld für Tankfüllungen oder Fahrzeugreparaturen ausgeben, müssen sie aber nicht.

Ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers ist für Arbeitnehmer grundsätzlich steuerfrei. Für den Arbeitgeber wird für die Auszahlung von Fahrgeld eine Pauschalsteuer von 15 Prozent fällig, Sozialabgaben müssen für den Fahrtkostenzuschuss jedoch nicht geleistet werden.

Für Arbeitgeber ist der Fahrtkostenzuschuss also steuerlich günstiger als Lohnzahlungen. Deshalb gehen viele Arbeitgeber dazu über, ihren Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss anstelle einer Lohnerhöhung zu gewähren. Gehen Arbeitnehmer auf dieses Angebot ein, sehen sie bei ihrer monatlichen Entgeltabrechnung zwar mehr Netto vom Brutto. Auf lange Sicht kann sich diese Übereinkunft aber auch nachteilig auf die Situation der Arbeitnehmer auswirken.

Die Pauschalsteuer von 15 Prozent greift nur, wenn der Fahrtkostenzuschuss nicht die Höhe der gesetzlich festgelegten Pendlerpauschale übersteigt. Für jeden Euro über der Höchstgrenze von 4.500 Euro beziehungsweise für jeden Euro über der individuell berechneten Pendlerpauschale werden volle Steuern und Sozialabgaben fällig.

Beispielrechnung zur Steuerfreiheit des Fahrtkostenzuschusses

Ein Arbeitnehmer hat einen täglichen Arbeitsweg von 24 Kilometern. Für die Berechnung der Pendlerpauschale werden also 20 Kilometer mit 30 Cent multipliziert und die restlichen 4 Kilometer mit 38 Cent (nach der ab 01.01.2022 geltenden Erhöhung für Strecken über 20 Kilometer). Dieses Ergebnis wird mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat multipliziert – in unserem Beispiel sind das 20 Arbeitstage pro Monat.

Für die Wegstrecke von 24 Kilometern ergibt sich also:

(20 Kilometer x 30 Cent) + (4 Kilometer x 38 Cent) x 20 Arbeitstage = 150,40 Euro

Der Arbeitnehmer kann also bei 20 Arbeitstagen einen Betrag von 150,40 Euro im Monat beziehungsweise 1.804,80 Euro im Jahr in seiner Steuererklärung geltend machen und bekommt diesen Betrag erstattet.

Gewährt der Arbeitgeber diesem Arbeitnehmer aus unserer Beispielrechnung nun einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 200 Euro, werden 150,40 Euro dieses Zuschusses mit der reduzierten Pauschalsteuer von 15 Prozent besteuert. Für den Restbetrag von 49,60 Euro fallen Lohnsteuer und Sozialabgaben an.

Anpassung der Höhe der Pendlerpauschale

Als Reaktion auf die steigenden Kraftstoffpreise hat der Gesetzgeber die Höhe der Pendlerpauschale rückwirkend zum 01.01.2022 angepasst. Für jeden gefahrenen Kilometer werden vom Finanzamt 30 Cent erstattet, für jeden gefahrenen Kilometer über dem zwanzigsten wurde der Pauschalbetrag auf 38 Cent erhöht.

Fahrtkostenzuschuss berechnen?

Fahrtkostenzuschuss berechnen?

Der Fahrtkostenzuschuss ist, im Gegensatz zur steuerrechtlich geregelten Pendler- oder Fahrtkostenpauschale, eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Die Höhe des Fahrtkostenzuschusses ist also gesetzlich nicht geregelt. Trotzdem orientieren sich die meisten Arbeitgeber an den gesetzlich festgelegten Pauschalen von derzeit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer und 38 Cent ab dem einundzwanzigsten Kilometer, beziehungsweise dem jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro.

In der Realität des Arbeitslebens sieht es so aus, dass die Höhe des Fahrtkostenzuschusses individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart und anschließend vertraglich festgelegt wird. Der Fahrtkostenzuschuss hat in vielen Unternehmen nämlich die Funktion, die Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden und zu signalisieren: Die Mehrkosten des Arbeitnehmers, die ihm durch die Anfahrt zum Arbeitsplatz entstehen, sind dem Arbeitgeber nicht egal.

Eine für beide Seiten günstige Regelung kann also zu einem insgesamt besseren Arbeitsklima beitragen: Der Arbeitgeber profitiert von der vergünstigten Pauschalsteuer für Fahrtkostenzuschüsse – und der Arbeitnehmer erhält einen monatlichen Mehrbetrag zum Ausgleich seiner Fahrtkosten, ohne dass er sich am Ende des Steuerjahres um eine Rückerstattung durch das Finanzamt kümmern muss.

Egal, wie hoch der Fahrtkostenzuschuss ausfällt: In Steuerfragen gilt trotzdem der Betrag, der sich aus der gesetzlich vorgegebenen Pendlerpauschale ergibt. Denn der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers kann zwar beliebig hoch sein, der reduzierte Steuersatz von 15 Prozent greift allerdings nur bis zur Höhe des Betrags, den Arbeitnehmer als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen könnten. Fahrtkostenzuschüsse, die über diesen Betrag hinausgehen, werden voll besteuert.

Fahrtkostenzuschuss oder Pendlerpauschale?

Fahrtkostenzuschuss oder Pendlerpauschale?

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass der Anfahrtsweg zur Arbeit keinen geldwerten Nachteil für den Arbeitnehmer einbringen darf. Deshalb gibt es die gesetzlich geregelte Pendlerpauschale, mit der sich Arbeitnehmer am Ende eines Steuerjahres ihre Fahrtkosten erstatten lassen können.

Ein Fahrtkostenzuschuss hat gegenüber der Erstattung über die Steuererklärung den Vorteil, dass Arbeitnehmer einen monatlichen Mehrbetrag erhalten und nicht erst ein Jahr warten müssen, bis ihnen die Kosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz erstattet werden. Sind Arbeitnehmer nicht auf die monatliche Auszahlung angewiesen, bringt ihnen der Fahrtkostenzuschuss keine weiteren Vorteile im Vergleich zur Pendlerpauschale.

Für Arbeitgeber ist der Fahrtkostenzuschuss deshalb attraktiv, weil er bis zum Höchstbetrag der Pendlerpauschale mit einem reduzierten Steuersatz von 15 Prozent besteuert wird. Arbeitgeber bieten deshalb öfter statt einer Gehaltserhöhung einen Fahrtkostenzuschuss an. Diesen Betrag bekommen Arbeitnehmer aber sowieso vom Finanzamt erstattet.

Ein Fahrtkostenzuschuss wird für sie also erst vorteilig, wenn ihr Weg zu Arbeit so lang ist, dass ihre Anfahrtskosten den maximal absetzbaren Betrag von 4.500 Euro im Jahr übersteigen und der Arbeitgeber gewillt ist, diesen Betrag, trotz der für ihn höheren Steuerlast, auszugleichen.

Beispielrechnung: Vorteil Fahrtkostenzuschuss

Hat ein Pendler also zum Beispiel einen einfachen Anfahrtsweg von 80 Kilometern zu seiner Arbeitsstätte, könnte er nach der Regelung zur Pendlerpauschale einen Betrag von 6.336 Euro absetzen:

(20 Kilometer x 30 Cent) + (60 Kilometer x 38 Cent) x 220 Arbeitstage im Jahr = 6.336 Euro

Er darf allerdings nur 4.500 Euro an Fahrtkosten im Jahr geltend machen und bleibt deshalb auf dem Restbetrag von 1.836 Euro sitzen, wenn er die Pendlerpauschale in seiner Steuererklärung geltend macht.

Ein großzügiger Arbeitgeber könnte diesem Arbeitnehmer also 6.336 Euro Fahrtkostenzuschuss gewähren. Der zulässige Höchstbetrag von 4.500 Euro wird dabei mit der reduzierten Pauschalsteuer von 15 Prozent besteuert. Für die restlichen 1.836 Euro werden Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.

Fahrtkostenzuschüsse verwalten mit Moss

Fahrtkostenzuschüsse verwalten mit Moss

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss gewähren, haben einen Mehraufwand in der Buchhaltung. Denn nicht nur müssen die Fahrtkostenzuschüsse berechnet und im monatlichen Turnus parallel zum Lohn ausgezahlt werden – auch die Steuerregeln müssen beachtet werden. Immer mehr Unternehmen digitalisieren deshalb ihre Buchhaltung. Sie wissen, dass einfache Excel-Tabellen für die Finanzverwaltung eines Unternehmens nicht ausreichend sind.

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Denn neben der Verwaltung von Lohnzahlungen, Fahrtkostenzuschüssen und anderen ausgehenden Posten, erhalten Buchhaltung und Management einen jederzeit aktuellen und transparenten Überblick sämtlicher Finanzflüsse. Das reduziert nicht nur den buchhalterischen Aufwand, sondern macht wichtige Ressourcen dort frei, wo sie wirklich gebraucht werden. Und mit der DATEV-Schnittstelle ist die Weiterverarbeitung aller Daten ebenfalls kein Problem mehr.

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FAQs

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter. Er ersetzt, vereinfacht gesagt, die Pendlerpauschale, die Arbeitnehmer am Ende eines Steuerjahres vom Finanzamt zurückbekommen. Statt also einmal im Jahr die Pendlerpauschale zurückzufordern, erhalten Arbeitnehmer monatlich einen entsprechenden Zuschuss vom Arbeitgeber.

Wer bekommt einen Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers ist eine freiwillige Leistung. Im Gegensatz zur gesetzlich festgelegten Pendlerpauschale werden Fahrtkostenzuschüsse also nur ausgezahlt, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich darauf geeinigt haben und im Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel einfügen. Im Prinzip können alle Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Dazu zählen auch Auszubildende und Minijobber.

Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss?

Wie hoch der Fahrtkostenzuschuss ausfällt, wird individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt. Denn anders als die Pendlerpauschale ist die Höhe des Fahrtkostenzuschusses nicht gesetzlich geregelt. Ist der Fahrtkostenzuschuss niedriger oder gleich hoch der möglichen Pendlerpauschale, wird er mit einer Pauschalsteuer von 15 Prozent besteuert. Beträge über der Pendlerpauschale sind lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Arbeitgeber, die sich mit dem Fahrtkostenzuschuss an der gesetzlichen Pendlerpauschale orientieren möchten, berechnen die Höhe der Fahrtkosten wie folgt: ((Gefahrene Kilometer bis zu einer Strecke von 20 Kilometern x 30 Cent) + (Kilometerzahl ab dem 20. Kilometer x 38 Cent)) x Arbeitstage im Jahr. Der Betrag, der dabei herauskommt, ist der Betrag, den Arbeitnehmer bei ihrer Steuererklärung als Fahrtkosten geltend machen könnten.

Was ist besser: Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Auf die Pendlerpauschale haben alle Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch. Bei ihrer jährlichen Steuererklärung holen sie sich ihre Fahrtkosten einfach zurück. Der Fahrtkostenzuschuss hat den Vorteil, dass er monatlich ausgezahlt wird. Da viele Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse anstelle einer Lohnerhöhung gewähren, ergeben sich hierbei eher Nachteile für Arbeitnehmer.

Wie kann man Fahrtkostenzuschüsse digital verwalten?

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Unsere digitalen Angebote dienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.