Jeder Weg, den Arbeitnehmer beruflich bedingt zurücklegen, ist mit Aufwand und Ausgaben verbunden. Dank Kilometerpauschale und Pendlerpauschale lassen sich die entstehenden Kosten steuerlich geltend machen oder aber vom Arbeitgeber erstatten. Der kann diese wiederum als Betriebsausgaben absetzen. Wir erklären, worin sich die beiden Pauschalen unterscheiden, wie Arbeitnehmer von ihnen profitieren und wie Arbeitgeber sie organisieren.
Kilometerpauschale und Pendlerpauschale zusammengefasst
Sprechen wir über Fahrtkosten, gibt es insbesondere zwei Arten der Rückerstattung, die häufig Anwendung finden: die Kilometer- und die Pendlerpauschale. Auch, wenn beide Beträge zu den Fahrtkosten zählen, kommen sie jeweils in unterschiedlichen Situationen zum Tragen. Die Kilometerpauschale wird bei Dienstreisen berechnet, während sich die Pendlerpauschale auf den täglichen Arbeitsweg bezieht.
Kilometerpauschale zählt zu den Reisekosten
Begibt sich ein Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens auf Dienstreise, entstehen in der Regel Fahrtkosten – sei es durch einen Flug, durch eine Bahnfahrt oder durch die Nutzung eines Taxis. Die Kosten hierfür lassen sich anhand von Belegen klar nachweisen. Anders sieht es aus, wenn der Reisende mit dem privaten Pkw fährt. In diesem Fall kann er die sogenannte Kilometerpauschale berechnen. Dafür muss ermittelt werden, wie viele Kilometer für diese Reise zurückgelegt wurden und der entsprechende Wert in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Pro Kilometer kann der Arbeitnehmer eine Pauschale von 30 Cent steuerlich geltend machen.
Als Dienstreise gilt jede Fahrt dienstlich bedingte Fahrt, die nicht zur ersten Tätigkeitsstätte – dem regelmäßigen Arbeitsplatz – oder zum Wohnort führt. Dies sind meist Reisen in fremde Städte – für Meetings, Messen oder Außeneinsätze.
Pendlerpauschale: Unterschied zur Kilometerpauschale
Anders als die Kilometerpauschale bezieht sich auf die Pendlerpauschale nicht auf Dienstreisen, sondern auf den Arbeitsweg. Unter Arbeitsweg ist hier der Weg vom Wohnort des Angestellten zu seinem regelmäßigen Arbeitsplatz zu verstehen. Mit der Pendlerpauschale besteht einmal pro Tag die Möglichkeit, die Entfernung zwischen diesen beiden Orten in Form einer Pauschale von der Steuer abzusetzen.
Für Kilometer- und Pendlerpauschale gilt: Statt sie von der Steuer abzusetzen, können sich Arbeitnehmer die Fahrtkosten oftmals vom Arbeitgeber erstatten lassen, sodass er diese wiederum als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kann.
Abgesehen von der Nutzung von Taxi oder Flugzeug ist es für die Pendlerpauschale unerheblich, wie der Arbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte kommt. Sie gilt für Pkw, Motorrad, Fahrrad, Boot und gleichermaßen für Fußgänger.
Kilometerpauschale von der Steuer absetzen
Die Kilometerpauschale ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, um ihre beruflich bedingten Fahrtkosten mit dem privaten Pkw von der Steuer absetzen zu können, sofern der Arbeitgeber diese nicht erstattet. In Form der Steuererklärung zum Jahresende kann er die dienstlich zurückgelegten Kilometer – multipliziert mit dem Pauschalsatz – als Werbungskosten angeben und so seine Steuerschuld senken. Die entsprechenden Werte sind auf Seite 2 der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ einzutragen.
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Fahrtkosten ihren Arbeitnehmern zu erstatten – dabei fallen weder Steuern noch Sozialabgaben an, da es sich nicht um einen Lohn handelt. In der Folge können die Unternehmen die Kosten als Betriebsausgaben absetzen.
Kilometerpauschale gilt nur für Dienstreisen
Als Dienstreise gelten beruflich veranlasste Fahrten, die weder zur ersten Tätigkeitsstätte noch zum Wohnort des Reisenden führen. Die hierbei entstehenden Kosten werden als Reisekosten zusammengefasst. Neben den Fahrtkosten, zu denen die Kilometerpauschale zählt, gibt es noch weitere Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten.
Voraussetzung für das Absetzen der Kilometerpauschale ist das Führen eines Fahrtenbuches, um klar zwischen privaten und beruflich bedingten Fahrten unterscheiden zu können. Dies ist insbesondere für den Fall wichtig, dass das Finanzamt die Höhe der Aufwendungen anzweifelt.
Rechner: Aktuelle Kilometerpauschale berechnen
Die Berechnung der Kilometerpauschale ist denkbar einfach: Hier wird schlicht und ergreifend die Anzahl der auf Dienstreisen zurückgelegten Kilometer mit 30 Cent multipliziert, sofern die Strecken mit einem Pkw zurückgelegt wurden oder mit 20 Cent bei der Nutzung von Motorrädern oder ähnlichen Maschinen. Die ermittelte Summe kann von der Steuer entsprechend abgesetzt werden.
Wurden für eine Dienstreise insgesamt beispielsweise 720 Kilometer mit dem eigenen Pkw gefahren, beträgt die entsprechende Kilometerpauschale:
720 Kilometer x 0,30 Cent = 216 Euro
Wurde die gleiche Strecke etwa mit dem Motorrad gefahren, berechnet sich eine Kilometerpauschale von:
720 Kilometer x 0,20 Cent = 144 Euro?
Pendlerpauschale bei der Steuer berücksichtigen
Genauso wie die Kilometerpauschale können Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in Form von Werbungskosten von der Steuer absetzen. Sie sind in der Anlage N ab Zeile 31 einzutragen. Anders als bei der Kilometerpauschale ist hierfür keine Dienstreise erforderlich, sondern lediglich der regelmäßige Arbeitsweg. Dieser kann einmal pro Tag mit dem jeweiligen Pauschbetrag multipliziert und von der Steuer abgesetzt werden. Als Arbeitsweg gilt dabei der Weg vom Lebensmittelpunkt des Pendlers zur ersten Tätigkeitsstätte. Entscheidend ist hier der erste Wohnsitz. Bei mehreren Wohnsitzen kann demnach auch die weiter entfernt liegende Wohnung zur Ermittlung der Pendlerpauschale herangezogen werden – sofern diese der hauptsächlich genutzte Wohnort ist.
Egal, wie oft der Arbeitnehmer am Tag zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte hin und her pendelt: Geltend machen darf er jeden Tag nur einen Weg – das heißt nur die Entfernung zwischen den beiden Orten und nicht die tatsächlichen Fahrten. Deshalb ist die Pendlerpauschale nur die umgangssprachliche Bezeichnung – offiziell heißt sie nämlich Entfernungspauschale.
Die Entfernung entspricht dabei der kürzesten Straßenverbindung zwischen den beiden Orten – nicht der Luftlinie. Es ist aber ebenso möglich, eine andere, längere Straßenverbindung als Grundlage für die Pendlerpauschale heranzuziehen, sofern diese erwiesenermaßen verkehrsgünstiger ist, weil sich dort beispielsweise weniger Staus bilden.
Die Pendlerpauschale in den nächsten Jahren im Überblick:
| Pendlerpauschale je Kilometer | ||
|---|---|---|
| Jahr | bis 20 Kilometer | ab dem 21. Kilometer |
| 2021 | 30 Cent | 35 Cent |
| 2022 | 30 Cent | 35 Cent |
| 2023 | 30 Cent | 35 Cent |
| 2024 | 30 Cent | 38 Cent |
| 2025 | 30 Cent | 38 Cent |
| 2026 | 30 Cent | 38 Cent |
| 2027 | 30 Cent | 38 Cent |
Pendlerpauschale berechnen
Um die Pendlerpauschale zu berechnen, ist die Entfernung von der ersten Tätigkeitsstätte zum Wohnort entscheidend. Diese Entfernung wird einmal pro Arbeitstag mit einer Pauschale von 30 Cent multipliziert. Ist die Entfernung größer als 20 Kilometer, gilt ab dem 21. Kilometer eine Pauschale von 35 Cent. Mehr als 4.500 Euro lassen sich insgesamt nicht absetzen, ohne die reellen Kosten in Form von zum Beispiel Tankbelegen nachzuweisen.
Beispielrechnung bei 15 Kilometern Entfernung:
220 (Arbeitstage) x 15 (Kilometer einfache Fahrt) x 0,3 Euro (Pendlerpauschale) = 990 Euro
Beispielrechnung bei 25 Kilometern Entfernung:
220 (Arbeitstage) x 20 (Kilometer einfache Fahrt) x 0,3 Euro (Pendlerpauschale) + 220 (Arbeitstage) x 5 (Kilometer einfache Fahrt, die über 20 Kilometer zur Standardpauschale hinausgehen) x 0,35 (Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer) = 1.375 Euro
Pendlerpauschale Rechner: So einfach geht’s
Die Pendlerpauschale lässt sich alternativ ganz einfach mit Hilfe von Online-Rechnern ermitteln.
Fahrtkosten immer im Griff mit virtuellen Kreditkarten von Moss
Die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten kann mit steigender Unternehmensgröße zunehmend aufwendigere Prozesse mit sich bringen. Moss hilft bei der Ausgabenverwaltung und beim Rechnungsmanagement der Reisekosten und vereinfacht Arbeitnehmern, Arbeitgebern und der gesamten Buchhaltung den Alltag.
Wie funktioniert das?
In Form von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten können Arbeitgeber ihren Angestellten feste Budgets für jeden Bedarf zuweisen – wie beispielsweise die Kosten für Hotelübernachtungen, damit sie diese nicht vorstrecken müssen. Gleichzeitig können Mitarbeitende für jede Ausgabe eine Kreditkarte beantragen. Diese kann nicht nur mit ein paar Klicks aktiviert und vom Vorgesetzten freigegeben werden, auch Zweck und Limit können bereits im Vorhinein festgelegt werden.
Zeitersparnis für Mitarbeiter und Manager
Mitarbeitende können unterwegs nach der Zahlung den Beleg für eine Ausgabe einfach mit dem Smartphone abfotografieren, in die App hochladen, und fertig. Belege werden so der Ausgabe zugeordnet und am Monatsende können sämtliche Ausgaben samt zugehöriger Belege mit nur ein paar Klicks in DATEV Unternehmen Online exportiert werden. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, diesen nachzureichen. Barauslagen aus der eigenen Tasche oder die Jagd nach Belegen gehören so für immer der Vergangenheit an.
Mehr Kontrolle und Einsicht über alle Ausgaben
Mit den virtuellen Kreditkarten von Moss und der Echtzeitübersicht behalten Manager den Überblick über alle Kreditkartenausgaben. Teammitglieder erhalten für bestimmte Anlässe virtuelle Karten mit unterschiedlichen Budgets, wodurch mehr Transparenz und Verantwortlichkeiten geschaffen werden. Durch individuell festgelegte Einstellungen erhalten Manager Benachrichtigungen, wenn beispielsweise 75% des Kartenlimits für Geschäftsausgaben verbraucht wurden. Außerdem werden unnötige wiederkehrende Ausgaben durch die Vergabe sogenannter Abokarten im Dashboard schneller erkannt und aufgelöst. Überflüssige Verträge und Abonnements können direkt gekündigt werden.
Finanzverantwortliche haben so die volle Kontrolle, Mitarbeitende haben maximale Flexibilität und Freiheit und gleichzeitig wird die Buchhaltung entlastet.
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FAQs
Mit der Pendlerpauschale besteht einmal pro Tag die Möglichkeit den Arbeitsweg, also die Entfernung zwischen Wohnort des Angestellten zum Arbeitsplatz, in Form einer Pauschale von der Steuer abzusetzen.
Die Pendlerpauschale je Kilometer beträgt 30 Cent für Entfernungen bis zu 20km, bei Distanzen ab 21 km liegt die Pauschale bei 35 Cent.
Pendlerpauschale = Zahl der Arbeitstage x 0,30€ x Arbeitsweg (km).
Zur Berechnung der Pendlerpauschale wird die Entfernung von der ersten Tätigkeitsstätte zum Wohnort benötigt. Diese Entfernung wird einmal pro Arbeitstag mit einer Pauschale von 30 Cent multipliziert. Ist die Entfernung größer als 20 Kilometer, gilt ab dem 21. Kilometer eine Pauschale von 35 Cent. Mehr als 4.500 Euro lassen sich insgesamt nicht absetzen, ohne die reellen Kosten in Form von zum Beispiel Tankbelegen nachzuweisen.
Die Pendlerpauschale kann von allen Berufstätigen (Arbeitnehmern & Selbstständigen) für den Arbeitsweg in Anspruch genommen werden.
Die Kilometerpauschale kann bei Dienstreisen berechnet werden. Die Pendlerpauschale hingegen bezieht sich auf den Arbeitsweg.
Die Entfernungspauschale für die Pendlerpauschale wird auf Basis der tatsächlich gefahrenen Kilometer zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte berechnet. Der Kilometerbetrag für 2023 beträgt 0,35 € für die ersten 20 km und 0,20 € für jeden weiteren Kilometer. Die Entfernungspauschale kann jedoch maximal bis zu einer Höhe von 4.500 € im Jahr geltend gemacht werden.
