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Fahrtkostenabrechnung: Was Unternehmen wissen müssen


Wenn Mitarbeiter für ein Unternehmen reisen, fahren sie mitunter ebenso mit dem eigenen Fahrzeug. Die so entstandenen Fahrtkosten werden entweder vom Unternehmen erstattet und als Betriebsausgaben geltend gemacht. Oder aber der Mitarbeiter setzt die Fahrtkosten über seine private Steuererklärung ab. In beiden Fällen ist eine Dokumentation der Fahrten wichtig. Mittlerweile stehen Unternehmen aber digitale Tools zur Seite, die Fahrtkostenabrechnungen erheblich vereinfachen. Wir fassen zusammen, was dabei wichtig ist und erklären die Vorteile der digitalen Fahrtkostenabrechnung.

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind ganz allgemein Kosten, die entstehen, wenn Mitarbeiter für ihr Unternehmen mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind. Grundsätzlich gilt, dass die so entstandenen Fahrtkosten entweder vom Unternehmen erstattet und als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Oder aber der Mitarbeiter setzt die Kosten über seine private Steuererklärung als Werbungskosten ab. Steuerlich relevante Fahrtkosten lassen sich in der Regel in drei Kategorien unterteilen, auf die wir hier kurz eingehen möchten.

Die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz

Die Kosten für den Arbeitsweg werden über die sogenannte Pendlerpauschale abgesetzt. Für jeden Kilometer werden 30 Cent angerechnet, ab dem einundzwanzigsten Kilometer 38 Cent (diese Regelung gilt rückwirkend für den 01.01.2022). Der Arbeitnehmer muss allerdings darauf achten, dass er die kürzeste Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte wählt oder aber begründen können, warum ein längerer Weg zum Beispiel die Fahrtzeit verkürzt.

Die Pendlerpauschale darf bis zu einer Höhe von 4.500 € angerechnet werden. Beträge, die darüber hinausgehen, werden gesondert dokumentiert und belegt. Gezählt werden dabei auch nur die tatsächlichen Fahrten, sodass mit Abzug der Wochenenden, Feiertage und Urlaubszeiten meist zwischen 220 und 230 Tage ohne weitere Belege angerechnet werden.

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Fahrten bei doppelter Haushaltsführung

Die Pendlerpauschale greift ebenfalls, wenn der Arbeitnehmer so weit von der Arbeitsstätte entfernt ist, dass er zwei Haushalte führt und zum Beispiel am Wochenende zu seiner Familie fährt. Diese doppelte Haushaltsführung muss gemeldet sein. Auch hier wählt der Arbeitnehmer den kürzesten Weg, kann aber auch längere Strecken wählen, wenn er deren Vorteil begründen kann.

Fahrten auf Dienstreisen

Ist der Arbeitgeber geschäftlich für sein Unternehmen unterwegs, fallen ebenfalls Fahrtkosten an. In der Regel werden diese Kosten als Betriebsausgaben vom Unternehmen abgesetzt und dem Mitarbeiter in voller Höhe erstattet. Geschieht das nicht, kann der Arbeitnehmer auch in diesem Fall die Kilometerpauschale ansetzen oder aber sich die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten lassen. In beiden Fällen müssen die Fahrtkosten durch ein Fahrtenbuch dokumentiert und nachweisbar sein.

Grundsätzlich gilt, dass der Steuervorteil bei der Abrechnung der Fahrtkosten nur einmalig geltend gemacht werden kann: entweder als Betriebsausgabe durch das Unternehmen oder aber als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung des Arbeitnehmers. Die dabei greifende Kilometerpauschale beläuft sich bei Kraftwagen auf 30 Cent pro Kilometer, beziehungsweise 38 Cent ab dem einundzwanzigsten Kilometer. Bei Mopeds und Motorrädern liegt sie bei 20 Cent pro Kilometer.

Auch Diebstähle oder Reparaturen etwaiger Schäden am Privatfahrzeug, die durch die berufliche Nutzung entstanden sind, können steuerfrei erstattet werden.

Für den Geschäftsführer eines Unternehmens gelten die gleichen steuerrechtlichen Bestimmungen wie für Angestellte eines Unternehmens.

Was sind keine Fahrtkosten?

Zu den Fahrtkosten zählen diejenigen Kosten, die durch die dienstliche Nutzung eines privaten Fahrzeugs entstehen. Ist ein Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen unterwegs, entstehen keine Fahrtkosten. Ebenso entstehen keine Fahrtkosten, wenn der Arbeitnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Zügen, Flugzeugen oder Schiffen unterwegs ist oder dienstliche Fahrten mit dem Taxi zurücklegt. Diese Kosten zählen zu den Reisekosten und werden entsprechend über die Reisekostenabrechnung abgesetzt.

Ebenfalls nicht zu den Fahrtkosten zählen zum Beispiel private Ausgaben wie Parkplatzgebühren oder Fahrten zum Arzt von der Arbeitsstätte aus.

Rückerstattung der Fahrtkosten

Wie oben beschrieben, gibt es allgemein drei Kategorien von Fahrtkosten: Anfahrtswege zur und von der Arbeitsstätte, Fahrten aufgrund einer doppelten Haushaltsführung sowie dienstliche Fahrten mit dem Privatwagen. Diese Kosten können steuerlich geltend gemacht werden. Andere Transportkosten, die auf Dienstreisen entstehen, wie zum Beispiel die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Taxis, werden nicht als Fahrtkosten, sondern als Reisekosten verrechnet.

Entweder erstattet das Unternehmen dem Arbeitgeber die entstandenen Fahrtkosten und setzt diese als Betriebsausgaben ab. Oder der Arbeitnehmer erhält keine Erstattung durch das Unternehmen und setzt die Fahrtkosten als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung ab. Für ein Unternehmen hat die vollständige Erstattung von Fahrtkosten natürlich den Vorteil, dass der erzielte Gewinn in der Jahresbilanz geringer ausfällt und sich die Steuerlast mindert.

Am einfachsten ist die Abrechnung über die sogenannte Kilometerpauschale. Hierbei gilt, wie bereits erwähnt, das festgesetzte Kilometergeld: Bei einem Pkw können pro Fahrtkilometer 30 Cent angerechnet werden, bei einem Motorrad oder Moped gilt der reduzierte Betrag von 20 Cent pro Kilometer.

Maximal können so 4.500 € abgesetzt werden. Beträge, die über den Pauschalhöchstbetrag hinausgehen, müssen gesondert dokumentiert und nachgewiesen werden. Die meisten Unternehmen führen deshalb Fahrtenbücher, die eine nachträgliche Fahrtkostenabrechnung erleichtern. Für die korrekte Abrechnung der Fahrtkosten müssen einige Daten zwingend in einem Fahrtenbuch zu finden sein.

Das Fahrtenbuch: Dokumentation der Fahrtkosten

Ein Fahrtenbuch eignet sich für Unternehmen und Arbeitnehmer, um alle dienstlichen Fahrten lückenlos zu dokumentieren. Neben der internen betrieblichen Kontrolle dient es auch als Nachweis vor dem Finanzamt, sollte es zu Steuer- oder Betriebsprüfungen kommen. Eine gewissenhafte und lückenlose Führung des Fahrtenbuchs ist dabei natürlich von Vorteil.

Das Fahrtenbuch listet chronologisch alle Dienstfahrten auf und vermerkt außerdem das Datum der Fahrt und den jeweiligen Kilometerstand vor Antritt und nach Ankunft der Fahrt. Im besten Fall lassen sich durch das Fahrtenbuch auch Start- und Zielorte und die gefahrene Route entnehmen.

Diese Daten sollten auf jeden Fall in einem Fahrtenbuch vermerkt werden:

  • Name des Fahrers oder der Fahrerin
  • Datum der Fahrt
  • Anlass der Fahrt, zusammengefasst unter dem Begriff der „betrieblichen Veranlassung“
  • das genutzte Verkehrsmittel, inklusive Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Kilometerstand, beziehungsweise gefahrene Gesamtkilometer
  • Datum des Antrags auf Kostenerstattung
  • Bankverbindung des Fahrers oder der Fahrerin
  • Unterschrift des Arbeitnehmers und des Bearbeiters

Sind diese Daten chronologisch und komplett im Fahrtenbuch vermerkt, ist ein Unternehmen auch bei einer Steuer- oder Betriebsprüfung auf der sicheren Seite. Ergänzend kann aus dem Fahrtenbuch auch hervorgehen, auf welche Weise der Betrag erstattet wird: zum Beispiel in bar, als Überweisung oder über die Gehaltsabrechnung. Kompliziert wird es mitunter bei beruflich nicht relevanten Zwischenstopps, weil diese nicht über die Fahrtkosten verrechnet werden können.

Das Fahrtenbuch wurde lange Zeit hauptsächlich in Papierform geführt. Die Fahrerin oder der Fahrer machen die Eintragungen dabei meist handschriftlich. Diese Methode ist nicht nur fehleranfällig, weil es im Abrechnungsprozess zum Beispiel leicht zu Zahlendrehern kommen kann. Auch das Fahrtenbuch selbst kann verlegt werden und notwendige nachträgliche Eintragungen erschweren. Bei einer größeren Mitarbeiterzahl und mehreren Fahrzeugen sind eventuell auch mehrere Fahrtenbücher nötig, wodurch eine zentrale und einfache Abrechnung nicht möglich ist.

Viele Firmen setzen deshalb mittlerweile auf die digitale Abrechnung von Fahrtkosten. Abrechnungen können so nicht nur effizienter und zeitsparender bearbeitet werden, sondern die digitale Abrechnung der Fahrtkosten bringt auch weitere Vorteile mit sich.

Digitale Abrechnung von Fahrtkosten

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Fahrtkostenabrechnung zu digitalisieren, profitieren gleich von mehreren Vorteilen. Zum einen entfällt die mitunter lästige manuelle Nutzung, Archivierung und Bearbeitung mehrerer Fahrtenbücher, die oftmals nicht lückenlos geführt oder sogar verlegt werden. Zum anderen werden die Kosten automatisiert gesammelt und können so schnell und effizient verrechnet werden.

Jede einzelne Fahrt wird digital per App erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Durch GPS oder Geolokalisation ist sogar die Aufzeichnung der genauen Route möglich, was mutwillig oder unfreiwillig falschen Eintragungen entgegenwirkt. Unternehmen erhalten so einen genauen Einblick in die oftmals undurchsichtige Kostenstruktur, die sich durch die vielen Fahrten ihrer Mitarbeiter ergibt. Und auch die Mitarbeiter selbst können ruhigen Gewissens ihr Privatfahrzeug für Dienstfahrten nutzen, wenn sie wissen, dass eine gerechte und zeitnahe Erstattung erfolgt.

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Nicht nur Beträge und Belege werden automatisch erkannt. Auch vom Arbeitgeber festgelegte Pauschalen und Sonderregelungen werden ohne Zutun berechnet. Fehler werden so minimiert und die Erstattung und Abrechnung der Fahrtkosten erfolgt in kürzester Zeit. Und das stressige Ausfüllen des oftmals nicht lückenlos geführten Fahrtenbuchs entfällt ebenso. Darüber hinaus können zum Beispiel häufig gefahrene Routen gespeichert und so automatisiert berechnet werden.

Sowohl für das Unternehmen als auch für Arbeitnehmer stellt die digitale Erfassung und Abrechnung der Fahrtkosten eine enorme zeitliche und mentale Entlastung dar. Arbeitnehmer haben die maximale Kontrolle über die durch Dienstfahrten entstandenen Kosten. Und Arbeitnehmer können beruhigt sein, dass ihre Erstattung nicht von einem leicht zu verlierenden Fahrtenbuch aus Papier abhängt, sondern garantiert und zeitnah erfolgt.

Moss: Fahrtkostenabrechnung leicht gemacht

Moss hilft Unternehmen dabei, ihr Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Mit Lösungen von Firmenkarten über Auslagen und Insights bis hin zum Rechnungsmanagement bietet Moss digitale Tools, die Unternehmen maximale Übersichtlichkeit über ihre Finanzen bieten. So werden zum Beispiel die Fahrtkosten jedes einzelnen Mitarbeiters über die Moss-App erfasst und an die Buchhaltung weitergegeben. Die DATEV-Schnittstelle erleichtert die Abrechnung zusätzlich.

Für Manager, Finanzteams und Buchhaltung bedeutet das eine enorme Zeitersparnis, da sich insbesondere bei vielen Dienstfahrten ihrer Mitarbeiter die Eintragungen im Fahrtenbuch summieren. Vor allem unübersichtliche Abrechnungen, bei denen Mitarbeiter in Vorkasse gehen und Erstattungsanträge stellen, sind für die Buchhaltung mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Mit den digitalen Tools von Moss wird die Abrechnung und Erstattung stark vereinfacht und effizient abgewickelt, sodass sich Unternehmen wieder aufs Wesentliche konzentrieren können.

FAQs

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind Kosten, die entstehen, wenn Mitarbeiter in ihrem Privatfahrzeug für ihr Unternehmen unterwegs sind. Hierunter fallen der Weg zur Arbeitsstätte, der Weg zur Zweitwohnung bei doppelter Haushaltsführung und Dienstfahrten. Meist werden diese Fahrten mit der Kilometerpauschale verrechnet.

Was sind keine Fahrtkosten?

Die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie Züge oder Flugzeuge zählt zum Beispiel nicht zu den steuerlich relevanten Fahrtkosten. Ebenso wenig die Benutzung von Taxis oder Aufwendungen für Parkplatzgebühren. Fallen solche Kosten während einer Dienstreise an, fallen sie unter die Reisekosten.

Wie werden Fahrtkosten erstattet?

Fahrtkosten werden entweder vom Unternehmen erstattet und als Betriebsausgaben festgelegt. Oder aber der Arbeitnehmer erhält keine Erstattung durch sein Unternehmen und macht die Fahrtkosten als Werbungskosten in seiner privaten Steuerabrechnung geltend. Am einfachsten geht das über die sogenannte Pendlerpauschale bzw. Kilometerpauschale.

Wie dokumentiert man Fahrtkosten?

Bewährt hat sich ein sogenanntes Fahrtenbuch. In diesem lückenlos chronologisch geführten Buch werden alle Fahrten erfasst. Wichtig ist dabei, dass nicht nur die zurückgelegte Strecke, sondern auch das Fahrzeug mitsamt Kennzeichen, der Grund der Fahrt und das Datum dokumentiert werden.

Was sind die Vorteile der digitalen Fahrtkostenabrechnung?

Erfolgt die Fahrtkostenabrechnung auf digitalem Weg, entfallen die klassischen Fehlerquellen einer manuellen Führung eines Fahrtenbuchs. Jede einzelne Fahrt wird digital erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Erstattungen können so effizient und zeitnah abgewickelt werden und das Unternehmen behält die maximale Übersicht über die Fahrtkosten.

Welche weiteren Vorteile bietet die digitale Fahrtkostenabrechnung?

Digitale Lösungen wie die von Moss bieten Unternehmen eine Reihe weiterer Vorteile in Bezug auf ihr Finanzmanagement. Mittels Insight- und Businessmanagement-Tools werden die Ausgaben aller Mitarbeiter zentral erfasst und können so leicht archiviert und eingesehen werden. Unfreiwilligen oder mutwilligen Fehlern bei der manuellen Abrechnung der Fahrtkosten wird so entgegengewirkt.

Unsere digitalen Angebote dienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.