Wenn Angestellte für ein Unternehmen unterwegs sind, fallen Kosten an. Übernachtungen in Hotels und Restaurantbesuche sind hierbei übliche Posten, die als Reisekosten verrechnet werden. Was oft übersehen wird, sind die kleineren Beträge, die während einer Geschäftsreise anfallen: Parkgebühren, Trinkgelder oder Tickets für Veranstaltungen summieren sich oft unbemerkt. Diese sogenannten Reisenebenkosten lassen sich ebenfalls steuerlich verrechnen. Wir fassen in unserem Guide zusammen, was genau Reisenebenkosten sind, wie man sie abrechnet und welche Vorteile eine digitale Abrechnung mit sich bringt.
Definition: Was sind Reisenebenkosten?
Zu den klassischen Posten während einer Geschäftsreise zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Alles, was unterwegs sonst noch an berufsrelevanten Anschaffungen getätigt wird, fällt unter den Begriff der Reisenebenkosten. Grundsätzlich geht es dabei um Beträge, die entstehen, wenn ein Arbeitnehmer für einen Arbeitgeber außerhalb des Firmensitzes unterwegs ist.
Da es sich bei den Reisenebenkosten meist um eher geringe Beträge handelt, machen sich viele Unternehmen nicht die Mühe, sich einen Überblick über die Ausgaben zu verschaffen. Die Abrechnung der normalen Reisekosten ist ihnen meist schon aufwändig genug. Aber gerade bei längeren Geschäftsreisen summieren sich auch kleinere Ausgaben wie Parkgebühren, Gepäckgebühren oder Trinkgelder zu größeren Beträgen, die in der Bilanz durchaus relevant sein können.
Zu den Reisenebenkosten zählen:
- Gepäckgebühren: Transport und Aufbewahrung von Gepäck, dazu zählen z. B. genauso die Taxikosten zur Beförderung des Gepäcks
- Telefongebühren: geschäftliche Gespräche, ab einem mindestens einwöchigen Aufenthalt zählt auch die private Korrespondenz mit der Familie dazu
- Maut- und Parkgebühren: alle Beträge, die durch die Benutzung von Autobahnabschnitten, Tunneln, Brücken, Fähren o. ä. anfallen, aber auch die Benutzung von Rastplatztoiletten
- Eintrittsgelder: für Seminare, Workshops und anderen berufsrelevanten Veranstaltungen
- Trinkgelder: im Hotel und bei Restaurantbesuchen
- Versicherungen: z. B. Unfallversicherung für die Reisezeit und die Reisegepäckversicherung für die Dienstzeit
- Diebstahl und Beschädigung: hierzu zählen sowohl der Diebstahl beruflich relevanter Gegenstände als auch die Beschädigung von privatem Gepäck
- Schadenersatz bei Verkehrsunfällen: wenn der Unfall auf der beruflichen Fahrt und ohne Alkoholeinfluss passierte
Grundsätzlich gilt, dass alle Ausgaben, die dem privaten Vergnügen des Arbeitnehmers dienen, nicht unter die Reisenebenkosten anfallen. Getränke aus der Minibar erfüllen z. B. keinen berufsrelevanten Zweck, ebensowenig Spa-Besuche oder der Kauf von Tageszeitungen. Ebenso wichtig ist die Verhältnismäßigkeit: Übertrieben hohe Trinkgelder, kostspielige Mietwagen oder Kosten durch unnötig großes Privatgepäck werden nicht zu den Reisenebenkosten gezählt.
Was nicht unter Reisenebenkosten fällt:
- Übertrieben hohe Trinkgelder: hier gilt, wie so oft, die Verhältnismäßigkeit
- Private Ausgaben: z. B. Nutzung der Minibar, Erwerb von Tageszeitungen, Aktivierung des Pay-TV im Hotelzimmer, Nutzung des Spa-Angebots
- Kosten für unverhältnismäßig viel Gepäck: Gepäck, das aus nicht berufsrelevanten Gründen mitgenommen wurde
- Aufwendungen für Essensgutscheine und Essensbons: an Raststätten und Autohöfen
- Besuchsfahrten von Familienmitgliedern: auch bei mehr als einwöchigen Aufenthalten sind solche Privatbesuche, anders als Telefonate, nicht absetzbar
- Bußgelder: durch eigenes Verschulden entstandene Strafgebühren
Die Reisenebenkosten sind, ebenso wie die Übernachtungs- und Fahrtkosten, anders jedoch als die Verpflegungspauschale, vorsteuerabzugsberechtigt, sofern das Unternehmen die üblichen Voraussetzungen erfüllt.
Die gesetzlichen Regelungen zu Reisenebenkosten
Ein Unternehmen ist gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Reisenebenkosten jedweder Art zu erstatten. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, die angefallenen Reisenebenkosten in voller Höhe, anteilig oder gar nicht zu erstatten. Fällt die Erstattung durch das Unternehmen weg oder geschieht nur anteilig, kann der Arbeitnehmer die Beträge als Werbungskosten in seiner privaten Einkommensteuererklärung geltend machen.
Die Erstattung selbst ist für das Unternehmen immer steuerfrei. Eine Erstattung der Beträge wird dabei als Betriebsausgabe abgesetzt. Ob und in welcher Höhe die Reisenebenkosten erstattet werden, klärt das Unternehmen bestenfalls unter Rücksprache mit den Angestellten und im Vorfeld der Geschäftsreise.
Denn damit die reisenden Mitarbeiter eine sinnvolle Kostenplanung erstellen können, sollten sie im Vorfeld wissen, welche Kosten auf sie zukommen und welche Beträge sie möglicherweise selbst zu tragen haben. Am besten erstellt das Unternehmen eine verbindliche Reiserichtlinie, aus dem die firmeninternen Regelungen hervorgehen. So vermeidet man nicht nur Unmut, sondern auch Fehler aus Unwissenheit oder gar Betrugsversuche, die dann bei einer eventuellen Steuerprüfung negativ auffallen.
Erstattung von Reisenebenkosten
Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, die angefallenen Reisenebenkosten ganz oder anteilig zu erstatten, kann der Betrag als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Erfüllt der Betrieb die Voraussetzungen, sind die damit verbundenen Ausgaben auch vorsteuerabzugsberechtigt.
Bei einer anteiligen Erstattung der Reisenebenkosten durch das Unternehmen hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, den restlichen Betrag in seiner privaten Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Die Ausgaben müssen allerdings durch Belege nachvollziehbar sein. Da es sich bei Reisenebenkosten meist um kleinere Beträge handelt, sind unter Umständen auch Eigenbelege möglich.
Entfällt die Erstattung durch das Unternehmen gänzlich, kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend machen. Dabei müssen alle Kosten, die den Pauschalbetrag von 1.000 € übersteigen, durch Quittungen und Rechnungen vor dem Finanzamt nachweisbar sein. Auch hier gilt, wie bei der anteiligen Erstattung, die Nachweispflicht durch Aufbewahrung der entsprechenden Belege.
Auch wenn die Abrechnung von Reisenebenkosten für ein Unternehmen mit einem hohen buchhalterischen Aufwand verbunden ist, kann sich die Bearbeitung lohnen. Denn die Erstattung selbst ist steuerfrei und die Ausgaben wirken sich möglicherweise positiv auf die Bilanz aus. Und auch die Mitarbeiter sind auf einer Geschäftsreise produktiver, wenn sie wissen, dass die Frage der Reisenebenkosten im Vorfeld geklärt ist.
Um die Abrechnung der Reisenebenkosten zu erleichtern, stehen den Unternehmen mittlerweile digitale Tools zur Seite. Mit Firmenkarten zum Beispiel, ob klassisch oder virtuell, gestaltet sich die Auslegung der Spesen so übersichtlich, dass Überraschungen am Ende der Dienstreise ausbleiben.
Abrechnung von Reisenebenkosten durch Nachweise
Wie bei allen steuerrelevanten Handlungen gilt auch bei der Verrechnung der Reisenebenkosten: Alle Quittungen und sonstigen Belege sind sorgfältig aufzuheben und zu archivieren. Mindestens Datum, Ort, Grund der Ausgabe und die Höhe der Kosten sollten auf jeder Quittung nachvollziehbar sein. Sollten Belege verloren gehen, sind auch Eigenbelege möglich. Das Finanzamt kann diese aber im Einzelfall ablehnen.
Das Bundesfinanzministerium empfiehlt Vielreisenden, einen täglichen Durchschnittsbedarf abzusetzen. Hierbei ermittelt man über einen Zeitraum von drei Monaten die reisebedingten Ausgaben und errechnet daraus eine durchschnittliche Tagespauschale. Das kann den Verrechnungsprozess zwar vereinfachen, allerdings muss man dabei auf Erfahrungswerte zurückgreifen, deren Beträge stark schwanken können – und man ist auch hier nicht von der Aufbewahrungspflicht der Belege entbunden.
Die Gefahr, dass die entsprechenden Belege verloren gehen oder nicht gut archiviert werden, ist hoch. Besonders verzwickt wird es zusätzlich noch bei Auslandsaufenthalten, wenn die Quittungen und Rechnungen in der landeseigenen Sprache verfasst sind und möglicherweise noch in einer Fremdwährung ausgewiesen sind.
Eine Möglichkeit, die bei Unternehmen deshalb immer beliebter wird, ist die digitale Erfassung der Reisenebenkosten. Die zur Verfügung stehenden Tools passen sich den Unternehmen an und erleichtern Abrechnungen, Erstattungen und die Archivierung der Belege.
Vorteil der digitalen Abrechnung von Reisenebenkosten
Da es sich bei Reisenebenkosten meist um kleinere Beträge handelt, kommt schnell eine Menge an Quittungen und Belegen zusammen: Jedes einzelne Parkticket oder jede Eintrittskarte in Papierform zu sammeln, bevor sie verloren gehen und sie so zu archivieren, dass sie zugänglich bleiben, kann die Buchhaltung schnell überfordern.
Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf die digitale Erfassung dieser Unterlagen. Egal, welche firmeninternen Regelungen im Vorfeld getroffen wurden, durch die digitale Archivierung werden Reisenebenkosten bestmöglich abgerechnet.
Die Umstellung auf die digitale Verwaltung der Reisekosten wird dabei immer einfacher. Mittels Apps können Belege direkt eingescannt und archiviert werden, sodass das Anhäufen von Papierbergen entfällt. Automatische Übertragungen an die Buchhaltungssoftware mit Hilfe der DATEV-Schnittstelle garantieren eine nahtlose Erfassung der Daten.
Mit virtuellen Kreditkarten werden die auf Geschäftsreisen anfallenden Kosten noch übersichtlicher. Durch ein zuvor festgelegtes Tageslimit ist das Budget während der Reise bereits reguliert, jeder Bezahlvorgang wird zentral erfasst und keiner muss mehr darauf achten, dass jedes Parkticket auch wirklich in Papierform bei der Buchhaltung landet. Die Belege werden einfach per App abfotografiert und sofort erfasst.
Über Auslagen-Tools werden alle Ausgaben erfasst und freigegeben. Mitarbeiter können so beruhigt in Vorkasse gehen, weil sie wissen, dass die Erstattung unkompliziert erfolgt. Und über Rechnungsmanagement-Tools können alle Mitarbeiter sämtliche Rechnungen digital erfassen, vorkontieren und zur Zahlung freigeben. Weil so die fehleranfällige manuelle Eingabe entfällt, bleiben Teams auch auf Geschäftsreisen auf dem aktuellsten Stand und maximal produktiv.
Ziel der digitalen Abrechnung ist hierbei, die Reisekostenabrechnung so weit wie möglich zu vereinfachen und zu optimieren. Gleichzeitig passt sich die digitale Lösung flexibel an das Unternehmen an, nicht umgekehrt.
Moss: Vereinfachte Abrechnung von Reisenebenkosten
Moss unterstützt Unternehmen dabei, ihr Ausgabenmanagement zu vereinfachen und bietet hierfür mehrere Lösungen an. Neben Firmenkarten, Auslagen und Insights ist es vor allem das Rechnungsmanagement, das die Abrechnung von Reisenebenkosten vereinfacht.
Dank der digitalen Tools fließen die Ausgaben aller Abteilungen zusammen und verhelfen den unterschiedlichen Teams zu einem Überblick aller Finanzflüsse. Das ist besonders bei Geschäftsreisen wichtig, wenn Ausgaben dezentral getätigt und nicht sofort erfasst werden können. Excel-Kalkulationen und händische Spesenabrechnungen gehören so der Vergangenheit an und die Mitarbeiter können sich so ganz ihren Aufgaben während der Reise widmen.
Für Manager, Finanzteams und Buchhaltung bieten die Produkte von Moss eine Zeitersparnis, die gerade bei der Menge an anfallenden Belegen durch Geschäftsreisen den Unternehmensalltag enorm entlasten kann. Insbesondere die Verrechnung von Reisenebenkosten, die mit mühseliger Buchhaltung verbunden war, wird so maximal vereinfacht. So können sich Unternehmen dem Wesentlichen widmen. Auch, und gerade dann, wenn sich die Mitarbeiter auf Geschäftsreise befinden.
FAQs
Reisenebenkosten sind Kosten, die entstehen, wenn Mitarbeiter auf Geschäftsreise sind und die nicht unter Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten fallen. Zu den Reisenebenkosten zählen z. B. Park-, Maut- und Fährgebühren, Eintrittskarten für beruflich relevante Veranstaltungen, Trinkgelder, Reise- und Unfallversicherungen für die Dauer der Reise sowie Telefongebühren.
Selbstverschuldete Bußgelder und Strafgebühren, unverhältnismäßige Trinkgelder, Aufwendungen für Essensgutscheine, die Benutzung der Minibar oder die Aktivierung von Pay-TV im Hotelzimmer gehören nicht zu steuerlich relevanten Reisenebenkosten. Anfahrt und Unterbringung von Familienbesuch gehören ebenfalls nicht zu dazu, auch nicht bei längeren Aufenthalten.
Es gibt für Unternehmen keine gesetzliche Pflicht zur Erstattung der Reisenebenkosten. Das Unternehmen sollte deshalb im Vorfeld abklären, ob und welche Aufwendungen erstattet werden, und wenn ja, in welcher Höhe. Diese Regelungen sollten schriftlich festgehalten werden, sodass die Mitarbeiter die Reisekosten sinnvoll planen können.
Entscheidet sich ein Unternehmen zur Erstattung von Reisenebenkosten, ist zur steuerlichen Erfassung die Sammlung und Archivierung der entsprechenden Belege, Rechnungen und Quittungen notwendig. Auf den Belegen sollte mindestens Datum, Ort, Grund der Ausgabe und deren Höhe nachvollziehbar sein. Bei verloren gegangenen Quittungen sind unter Umständen Eigenbelege ausreichend.
Da es sich bei Reisenebenkosten meist um einzelne kleinere Beträge handelt, summiert sich schnell eine größere Menge an Belegen: Jedes Parkticket, jede Eintrittskarte muss gesammelt und der Buchhaltung vorgelegt werden. Belege gehen, besonders auf Reisen, schnell verloren. Eine Alternative ist die digitale Erfassung der Ausgaben. Papierberge entfallen und eine DATEV-Schnittstelle garantiert die nahtlose Übertragung an alle relevanten Stellen.
Digitale Lösungen wie die von Moss bieten Unternehmen eine Reihe von weiteren Vorteilen. Mittels Insight- und Businessmanagement-Tools werden die Ausgaben aller Mitarbeiter zentral erfasst und können so von allen Teams eingesehen werden. Auch wenn Mitarbeiter in Vorkasse gehen, was auf Geschäftsreisen häufiger passiert, bietet die digitale Lösung eine einfache Möglichkeit der Erstattung.
