Wer bei Reisen an das interessante Leben einer neuen Stadt, die Sehenswürdigkeiten und die besonderen Menschen denkt, empfindet schnell Vorfreude auf den nächsten Trip. Dienstreisen sind aber ebenso mit Organisation, Meetings und vor allem mit aufwendiger Nachbereitung verbunden. Unser Guide verrät, wie der Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abgesetzt werden kann und wie jede Dienstreise zum buchhalterischen Kinderspiel wird.
Verpflegungsmehraufwand 2023
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Position der Reisekosten. Letztere fallen an, wenn Personen sich auf einer Dienstreise befinden und Ausgaben haben, die einer erfolgreichen Durchführung des jeweiligen Trips dienen. Dazu zählt neben Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten ebenso der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Wie der Name schon verrät, bezieht er sich auf die Kosten, die für die Verpflegung des Reisenden entstehen – Ausgaben für Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Die Mahlzeiten können aber nicht vollumfänglich abgesetzt werden, sondern nur in Form von Pauschbeträgen.
Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich dabei im Wesentlichen nach der Länge der Dienstreise. Damit überhaupt irgendein Pauschbetrag greift, muss die Dienstreise mindestens acht Stunden dauern – andernfalls kann der Reisende keinen Verpflegungsmehraufwand bei der Steuer geltend machen. Alternativ zum Absetzen können sich Arbeitnehmer den Betrag in der Regel in voller Höhe vom Arbeitgeber erstatten lassen.
Wie wird Verpflegungsmehraufwand versteuert?
Auf einer Dienstreise treten Arbeitnehmer häufig in Vorleistung, indem sie ihre Ausgaben erst einmal selber decken. Im Anschluss haben sie je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Kosten entweder nach einer Spesenabrechnung in voller Höhe von ihm erstattet zu bekommen oder sie aber von der Steuer als Werbungskosten abzusetzen und so die eigene Steuerbelastung zu senken.
Wo tragen Arbeitnehmer in der Steuererklärung den Verpflegungsmehraufwand ein?
Als Arbeitnehmer ist der Verpflegungsmehraufwand in der Anlage N der Steuererklärung einzutragen. Beim digitalen Ausfüllen der Steuererklärung ist sie in ElsterFormular unter „Weitere Vordrucke“ zu finden. Der für den Verpflegungsmehraufwand relevante Part beginnt in Zeile 52. Für eine Dienstreise innerhalb Deutschlands wird in die Zeilen 52 bis 54 die Anzahl der Tage eingetragen. War die Dienstreise nicht im Inland, sondern im Ausland, müssen die verschiedenen Länder, Tage und die entsprechenden Pauschbeträge ab Zeile 55 eingetragen werden.
ElsterFormular addiert den Verpflegungsmehraufwand automatisch und zeigt ihn in Zeile 56 an. Die fertige Steuererklärung ist schließlich per Post oder online an das Finanzamt zu schicken – Rechnungen und Belege sind nicht mit einzureichen, aber aufzubewahren, um die Aufwände nachweisen zu können, sofern das Finanzamt später nachfragt. Der Verpflegungsmehraufwand reduziert das Einkommen und senkt damit die Steuerbelastung.
Versteuerung als Arbeitgeber
Unternehmer und Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abzusetzen – und das gilt nicht nur für die persönlichen Dienstreisen, sondern ebenso für die der Mitarbeiter, deren Kosten steuerfrei erstattet wurden. Diese Kosten können sich Arbeitgeber zumindest teilweise in Form der Steuer vom Staat zurückholen – dafür ist der Verpflegungsmehraufwand in der Einkommensteuererklärung einzutragen.
Jene Ausgaben sind über das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ 4674 (SKR03) zu buchen oder aber auf 6674 (SKR04), wenn eine Gliederung nach dem Aufbau einer Bilanz verwendet wird. Die jeweiligen Tage einer Dienstreise sind dabei einzeln abzurechnen – und wenn es an einem Tag mehrere Dienstreisen gab, sind diese miteinander zu addieren.
Zu beachten ist, dass Pauschbeträge nicht vorsteuerabzugsfähig sind – das sind nur Rechnungen, auf denen die Umsatzsteuer ausgewiesen und der Unternehmer als Rechnungsempfänger eingetragen wird.
Pauschbeträge 2023 in der Übersicht: Verpflegungsmehraufwand
Anders als bei anderen Reisekosten lassen sich beim Verpflegungsmehraufwand nicht die tatsächlichen Kosten steuerlich geltend machen, sondern nur staatlich festgelegte Pauschbeträge.
So liegt der Pauschbetrag bei einer eintägigen Dienstreise von mindestens acht Stunden bei 14 Euro. Unter acht Stunden gilt der Verpflegungsmehraufwand nicht. Bei einer mehrtägigen Reise liegt der Pauschbetrag am Tag der Anreise, genauso wie am Tag der Abreise auch bei jenen 14 Euro. Für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Reise gilt wiederum der doppelte Betrag von 28 Euro. Diese Beträge gelten nur für Inlandsreisen in Deutschland.
Der Verpflegungsmehraufwand kann allerdings nur bis zu einer maximalen Länge der Dienstreise von drei Monaten geltend gemacht werden. Bei einer längeren Reise wird davon ausgegangen, dass beispielsweise ein Apartment angemietet wurde und der Angestellte sich selbständig verpflegen kann.
Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand 2021/2022/2023 im Inland im Überblick:
- Dienstreise unter acht Stunden: 0 Euro
- Eintägige Dienstreise über acht Stunden: 14 Euro
- Tag der Anreise bei einer mehrtägigen Dienstreise: 14 Euro
- Tag der Abreise bei einer mehrtägigen Dienstreise: 14 Euro
- Jeder volle Tag bei einer mehrtägigen Dienstreise: 28 Euro
Diese Pauschbeträge können sich aber noch reduzieren: Häufig passiert beispielsweise bei Hotelaufenthalten, wenn in den Übernachtungskosten bereits das Frühstück inklusive ist. Da der Arbeitgeber die Kosten für das Frühstück somit erstattet oder es aber bereits in der Steuererklärung angegeben wurde, reduziert sich der Pauschbetrag für den jeweiligen Tag um 20 Prozent des vollen Tagessatzes von 28 Euro – sonst würde der Reisende für das Frühstück eines einzelnen Tages gleich zweifach Kosten erstattet bekommen. Selbiges Prozedere gilt für das Mittag- und Abendessen; hier reduziert sich der Pauschbetrag aber jeweils um 40 Prozent.
Werden also alle drei Mahlzeiten vom Arbeitgeber übernommen, addieren sich die Abzüge auf 100% auf und es kann kein Verpflegungsmehraufwand erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwand: Beispielrechnung für 2023
Um die Höhe und die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes einmal zu verdeutlichen, führen wir eine Beispielrechnung durch. In unserem Beispiel unternimmt Max Mustermann eine viertägige Dienstreise nach Berlin, bei der er im Hotel übernachtet. Das Frühstück ist hier in den Übernachtungskosten inklusive und reduziert damit den Verpflegungsmehraufwand.
- Tag der Anreise: Am ersten Tag der Dienstreise fährt Mustermann nach Berlin und checkt im Hotel ein. Für diesen Tag gilt ein Pauschbetrag von 14 Euro, der sich nicht reduziert, da er am Tag der Anreise kein Frühstück erhält.
- Tag 2 der Reise: Der zweite Tag der Dienstreise ist der erste volle Tag – hier gilt ein Pauschbetrag von 28 Euro. Da Mustermann im Hotel frühstückt, muss er 20 Prozent von 28 Euro vom Pauschbetrag abziehen, also 5,60 Euro. Es bleibt ein Betrag von 22,40 Euro.
- Tag 3 der Reise: Die Berechnung des Pauschbetrages für den dritten Tag entspricht der des zweiten Tages. Wir setzen hier dementsprechend einen Betrag von 22,40 Euro für den Verpflegungsmehraufwand an.
- Tag der Abreise: Am vierten Tag reist Max Mustermann wieder ab. Für diesen Tag gilt ein Pauschbetrag von 14 Euro, der sich aber aufgrund des Frühstücks wieder um 5,60 Euro reduziert. Der Pauschbetrag liegt dementsprechend bei 8,40 Euro.
Für die viertägige Reise nach Berlin kann Max Mustermann also insgesamt 67,20 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Für Dienstreisen ins Ausland gelten wiederum je nach Land und Stadt gänzlich andere Pauschbeträge.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Die richten sich in der Regel nach den Lebenshaltungskosten vor Ort. In Ländern und Städten, in denen die Verpflegung viel Geld kostet, können höhere Pauschbeträge angesetzt werden als in den anderen – und das macht durchaus Sinn. Schließlich sind die Pauschbeträge ein Ausgleich für die Ausgaben, die der Angestellte bei seiner Reise für Essen und Trinken aufwenden muss.
Eine Liste mit verschiedenen Pauschbeträgen im Ausland findest du in unserer Übersicht zum Verpflegungsmehraufwand.
Einfach den Überblick behalten mit Moss
Auf einer Dienstreise gilt die gesamte Aufmerksamkeit idealerweise dem Anlass der Reise – und nicht ihrer Organisation. Der Angestellte sollte sich keine Gedanken über die Finanzierung seiner Verpflegung machen müssen und sich stattdessen ganz dem Unternehmensziel widmen. Um das zu erreichen und seinen Aufwand so gering wie möglich zu halten, bieten wir verschiedene Leistungen an.
Dienstreisen flexibel und einfach gestalten – mit den Firmenkarten von Moss
Dank unserer individuellen Firmenkreditkarten können Angestellte die Ausgaben sofort über ihren Arbeitgeber laufen lassen, ohne selbst erstmal in Vorleistung treten zu müssen. Das erspart im gleichen Zuge die aufwendige Spesenabrechnung nach der Reise. Gleichzeitig behält der Arbeitgeber die Kosten im Blick und kann das Budget der jeweiligen Firmenkreditkarte beliebig bestimmen. Für jede Dienstreise oder jeden anderen Anlass können neue, darauf angepasste Kreditkarten erstellt werden, um den Angestellten auf seiner Reise zu begleiten – in physischer oder virtueller Form.
Workload der Mitarbeiter verringern
Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verloren gehen. Über unsere App können Mitarbeiter während der Reise ihre Rechnungen fotografieren, sofort digital erfassen und dem jeweiligen Anlass und der jeweiligen Kreditkarte zuordnen. Über eine Schnittstelle zu DATEV werden die eingehenden Daten sofort für die Buchhaltung des Arbeitgebers vorbereitet. Die aufwendige Zettelwirtschaft ist damit Geschichte.
