Wer beruflich viel unterwegs ist, hat während einer Geschäftsreise häufig höhere Ausgaben. Da Dienstreisende die Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Co. häufig zunächst aus eigener Tasche bezahlen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie macht es möglich, die beruflichen Ausgaben vom Arbeitgeber zurückzufordern oder steuerlich geltend zu machen. Wie eine Spesenabrechnung funktioniert, welche Spesen überhaupt abgerechnet werden können und wie das geht, verraten wir in unserem Guide.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Dienstreisen sind mit Kosten verbunden: Sei es die Bahnfahrt zum Kunden, das Mittagessen nach dem Termin, der Kaffee zwischendurch oder die Übernachtung im Hotel. Damit Angestellte eines Unternehmens und Selbstständige die Kosten nicht privat von ihrem Einkommen zahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie dient dazu, alle auf einer beruflichen Reise oder im Außendienst entstandenen Kosten abzurechnen. Die Spesenabrechnung wird daher auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet.
Definition: Welche Auslagen und Spesen gibt es?
Unter den Begriff Spesen fallen streng genommen nur die Kosten, die dem Arbeitnehmer oder dem Selbstständigen für seine Verpflegung während der Geschäftsreise entstehen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom sogenannten Verpflegungsmehraufwand.
Im Rahmen der Spesenabrechnung werden allerdings auch weitere Kosten erfasst. Als Spesen zählen in der Regel vier unterschiedliche Arten von Ausgaben:
- Fahrt und Beförderung (Kosten für Bahnfahrten, Flugtickets, Taxifahrten, Benzinkosten)
- Unterkunft (Kosten für Hotel, Ferienwohnung)
- Verpflegung (Kosten für die gesamte Verpflegung vor Ort)
- Nebenspesen (Kosten für Teilnahme an Fachmessen, Gebühren für Telefonate und Internetzugang, Parkgebühren)
Wer darf Spesen abrechnen?
Spesen abrechnen dürfen grundsätzlich sowohl Angestellte als auch Selbstständige und Freiberufler. Voraussetzung für die Spesenabrechnung ist, dass sich die Reisenden aus beruflichen Gründen nicht an ihrer Tätigkeitsstätte aufhalten beziehungsweise nicht an ihrem eigenen Wohnort übernachten können.
Angestellte können sich die Spesen von ihrem Arbeitgeber als Reisekosten erstatten lassen. Selbstständige haben das Recht, die getätigten Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Auch besteht die Möglichkeit, die Spesen an den Auftraggeber weiterzugeben, sofern dies vor der Annahme des Auftrags vereinbart wurde und für die Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?
Das Wichtigste bei einer Spesenabrechnung ist die lückenlose Dokumentation durch den Dienstreisenden. Der Arbeitgeber muss die Spesen nämlich nur dann bezahlen, wenn die zugrundeliegende Spesenabrechnung auch korrekt ist. Das bedeutet konkret: Arbeitnehmer müssen für alle getätigten Ausgaben Belege und Rechnungen aufheben – ohne diese können die Spesen im Nachhinein nicht zurückgefordert werden.
Es gilt also: kein Beleg, kein Geld. Damit soll auch die Gefahr von inkorrekt abgerechneten Spesen bei Außendiensten und Geschäftsreisen minimiert werden. In diesem Punkt stärkt der Gesetzgeber Arbeitgebern den Rücken: Überhöhte beziehungsweise falsche Spesenabrechnungen sind ein anerkannter Grund für eine fristlose Kündigung.
Es ist also äußerst wichtig, darauf zu achten, dass die Spesenabrechnung korrekt ist und alle Belege vollständig vorliegen. Eine Ausnahme gilt lediglich für Trinkgelder bei Bewirtungen unterwegs: Hier ist keine Rechnung nötig. Wer dennoch das gezahlte Trinkgeld als Spesen geltend machen möchte, kann sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen. In diesem ist das Trinkgeld dann bereits vermerkt.
Arbeitgeber haben durch die Spesenabrechnung die Möglichkeit, die Spesen ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen. Viele Finanzämter akzeptieren bereits die Einreichung von Spesenabrechnungen in digitaler Form, ohne dass die Originalbelege vorgelegt werden müssen.
Was muss auf einer Spesenabrechnung stehen?
Auf der Spesenabrechnung sollten neben den getätigten Ausgaben folgende Angaben stehen:
- Angabe der Reisenden
- Grund für die Reise
- Reiseziel
- genaues Reisedatum
- Dauer der Reise
Auslagenerstattung: Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um Spesen korrekt abzurechnen:
- Abrechnung anhand von Pauschalen
- Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten
Abrechnung per Spesenpauschale
Um die Buchhaltung eines Unternehmens zu entlasten, können Spesen anhand von gesetzlich festgelegten Spesensätzen abgerechnet werden. Das Finanzamt prüft in dem Fall nicht die einzelnen Belege. Es ist nicht wichtig, wie hoch die tatsächlichen Kosten der auf der Geschäftsreise getätigten Ausgaben waren.
Für die Spesenabrechnung anhand von Spesensätzen (Pauschalen) sind zwei Punkte zu beachten: Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz und das Reiseziel (Ausland oder Inland). Eine Pauschale für den Verpflegungsaufwand lässt sich grundsätzlich erst ab einer Dauer von acht Stunden geltend machen. War der Angestellte kürzer beruflich unterwegs, ist eine Abrechnung per Spesenpauschale nicht möglich. In Deutschland wird die Pauschale mit 14 Euro abgerechnet. Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden können 28 Euro pauschal abgesetzt werden.
Auch das Ziel der Geschäftsreise ist bei der Abrechnung entscheidend: Reisekosten für Arbeitnehmer unterliegen in Deutschland nämlich anderen Pauschalen als im Ausland. Dort unterscheiden sie sich nicht nur deutlich von Land zu Land, sondern auch zwischen den Gebieten innerhalb eines Landes.
Nicht nur Kosten für die Verpflegung, sondern auch Fahrtkosten können als Pauschale abgesetzt werden: Wer den eigenen Pkw für die Geschäftsreise nutzt, kann seine Fahrtkosten über eine Kilometerpauschale abrechnen. Aktuell beträgt diese 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Auch die Kosten für die Unterbringung während des Außeneinsatzes bzw. der Geschäftsreise lassen sich pauschal abrechnen. Die Übernachtungspauschale ist ab einer Dauer von 24 Stunden jedoch lediglich mit 20 Euro pro Nacht angesetzt.
Abrechnung anhand der tatsächlich entstandenen Kosten
Alternativ zur Abrechnung per Pauschale für Fahrtkosten, Unterbringung und Verpflegung können Mitarbeiter die Spesen auch anhand der tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dafür sind – wie oben bereits ausgeführt – alle Belege zu den getätigten Ausgaben zu sammeln.
In der Regel stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern für die Spesenabrechnung vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen zur Verfügung. In diese können die Dienstreisenden dann die Ausgaben eintragen. Im Anschluss wird die Spesenabrechnung unterschrieben und die gesammelten Quittungen und Rechnungen beigelegt. Nur bei Vollständigkeit aller Belege kann der Arbeitgeber sämtliche Reisekosten erstatten.
Wer als Arbeitnehmer unsicher ist, wie er die Spesen abrechnen soll, sollte seinen Arbeitgeber fragen. Details zur korrekten Spesenabrechnungen können im jeweiligen Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgelegt sein.
Bedeutung von Spesen für die Steuererklärung
Lässt sich der Arbeitnehmer die Ausgaben während der Dienstreise nachträglich vom Arbeitgeber zurückerstatten, ist die Rückerstattung für ihn steuerfrei.
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer aber nicht nur die Möglichkeit, die gezahlten Ausgaben ihrer Geschäftsreise im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückzufordern – sie können die Spesen alternativ auch in der Steuererklärung geltend machen, sollte der Arbeitgeber die Kosten beispielsweise nicht übernehmen. Die Spesen sind in dem Fall als Werbungskosten mit den Unterpunkten „Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort“ und „Verpflegung“ aufzuführen. Hier können Arbeitnehmer dann wieder die genannten Pauschalbeträge angeben.
Wichtig ist auf eine genaue und korrekte Berechnung zu achten, denn gerade Spesenabrechnungen werden durch das Finanzamt oft und gerne geprüft. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer, die die Spesen in ihrer Steuererklärung geltend machen möchten als auch für Unternehmen. Bei Fehlern kann das Finanzamt die Abrechnung ablehnen.
Einfache Spesenabrechnung mit Firmenkreditkarten von Moss
Nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Unternehmen bedeutet eine Spesenabrechnung einen verwaltungsmäßigen Mehraufwand – insbesondere dann, wenn Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind. Belege müssen gesammelt und kontrolliert werden, Formulare sind auszufüllen und anschließend an die Buchhaltung weiterzureichen. Fehlende Quittungen verlangsamen den Prozess und kosten wertvolle Zeit.
Zeitersparnis und weniger Stress für Mitarbeiter und Manager
Einfacher lassen sich Spesen- und Reisekostenabrechnungen mit Moss verwalten: Dank Firmenkreditkarten mit vorab festgelegten Limits behalten Unternehmen nicht nur über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter während der Dienstreise den Überblick. Auch für die Beschäftigten vereinfacht sich der Prozess erheblich, denn sie müssen die Spesen nicht mehr aus eigener Tasche vorschießen, sondern können sie direkt mit dem festgelegten Reisebudget auf der Firmenkreditkarte bezahlen.
Workload verringern dank automatisierter Prozesse
Die Belege der Geschäftsausgaben lassen sich bereits während der Dienstreise abfotografieren und mit der Moss-App digital erfassen. Mitarbeiter haben weniger Stress, da sie nicht ständig auf Belege und Quittungen achten müssen, sondern sich ganz auf den Grund ihres beruflichen Aufenthalts konzentrieren können. Einmal hochgeladen – schon erledigt. Das lästige Belege-Chaos gehört der Vergangenheit an. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen.
Auch die Buchhaltung wird durch das bargeldlose Bezahlen mit Firmenkreditkarten entlastet: Jede Auslage über das Spesenkonto ist transparent im Buchungssystem einsehbar und bereit für die Buchhaltung. Zahlungsprozesse lassen sich somit vereinfachen, was nicht nur eine Erleichterung für Mitarbeiter und Geschäftsführung, sondern auch für die Buchhaltung bedeutet. Dank der Schnittstelle zu DATEV lassen sich die Reisekosten schließlich direkt für die Steuererklärung weiterverarbeiten.
Mit Moss funktionieren Spesenabrechnungen 2023 intuitiv, zentral und vollkommen digital – nie war das Management von Mitarbeiterausgaben so einfach.
FAQs
Wer als Angestellter eines Unternehmens oder als Selbstständiger beruflich häufig auf Geschäftsreisen oder im Außendienst unterwegs ist, hat während dieser Zeit bestimmte Ausgaben – zum Beispiel für Verpflegung und Unterkunft. Diese beruflichen Ausgaben werden auch als Spesen bezeichnet.
Spesen gibt es für den Mehraufwand, der auf Geschäftsreisen oder anderweitigen beruflichen Aufenthalten entsteht, die nicht am Arbeitsort des Beschäftigten stattfinden. Je länger der Aufenthalt ist, desto höher fallen die Spesen aus. Auch der Ort der Geschäftsreise spielt eine Rolle.
All diejenigen Kosten, die im Zuge der Geschäftsreise entstehen und die sich eindeutig dem beruflichen Hintergrund zuordnen lassen, dürfen als Spesen abgerechnet werden. Wichtig ist, dass sich alle Ausgaben durch Belege dokumentieren lassen. Quittungen und Belege sind die Grundlage für eine korrekte Spesenabrechnung.
Eine Spesenabrechnung ist für Arbeitnehmer wichtig, damit sie nicht auf den Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Transport sitzen bleiben. Ohne korrekte Spesenabrechnung muss der Arbeitgeber die Spesen nämlich nicht bezahlen.
Wer eine Spesenabrechnung erstellt, sollte darauf achten, dass die angegeben Ausgaben der Wahrheit entsprechen und nachvollziehbar sind. Alle Ausgaben sollten sich daher mit Quittungen belegen lassen. Wer als Arbeitnehmer falsche Angaben macht und zu hohe Spesen abrechnet, riskiert eine fristlose Kündigung.
Um die Spesen richtig zu berechnen, stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern nach der Dienstreise vorgefertigte Formulare zur Verfügung, in die die beruflichen Ausgaben eingetragen werden. Diese sind durch Quittungen zu belegen – es sei denn, der Dienstreisende greift auf die entsprechende Pauschale zurück. Unternehmen können verschiedene Tools nutzen wie Rechenbeispiele, Muster und Vorlagen für Spesenabrechnungen oder Reisekostenrechner.
Für Unternehmen und Selbstständige besteht die Pflicht zur Aufbewahrung von Spesenabrechnungen für eine Dauer von 10 Jahren. Wer sich nicht an die Aufbewahrungsfristen hält, riskiert eine Verletzung der Buchführungspflicht.
