Auf einer Dienstreise ist eine gute Verpflegung Voraussetzung: Nur so verfügen wir über die Energie, die wir brauchen, um in Gesprächen mit unseren Kunden, Partnern oder Zulieferern gute Ergebnisse zu erreichen. Die Kosten für die Verpflegung lassen sich mit sogenannten Pauschbeträgen steuerlich geltend machen. Wie das funktioniert und wie hoch die Spesen in Deutschland sind, verraten wir in der folgenden Übersicht.
Definition: Was sind Spesen?
Spesen bezeichnen einen Bereich der sogenannten Reisekosten. Das sind Kosten, die einem Arbeitnehmer auf einer Dienstreise entstehen, die durch seinen Arbeitgeber veranlasst wird. Zu diesen Reisekosten zählen unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Reisenebenkosten – genauso wie der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, auf den sich die Spesen beziehen.
Der Verpflegungsmehraufwand entsteht auf einer Dienstreise durch die täglichen Mahlzeiten, Getränke oder Snacks – die Verpflegung eben. Es wird davon ausgegangen, dass Arbeitnehmer auf einer Dienstreise höhere Kosten für ihre Verpflegung tragen müssen als an ihrem ständigen Arbeitsplatz oder im Homeoffice. Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet damit die Ausgaben, die über die üblichen Ausgaben für Verpflegung hinausgehen. Aber: Steuerlich geltend machen können Reisende nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten, sondern nur fest definierte Pauschbeträge – die Spesensätze.
Wie hoch sind die Spesen in Deutschland 2023?
Die Höhe der Spesensätze wird in Deutschland vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und orientiert sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten im Reiseland oder in der jeweiligen Stadt. Deshalb kann es regelmäßig zum Jahresende passieren, dass das Ministerium Spesensätze anpasst, wenn regionale oder globale Entwicklungen es erfordern. Zuletzt wurden die Spesensätze zum Jahr 2022 angepasst. Von 2022 auf 2023 gab es hingegen keine weiteren Anpassungen der Pauschbeträge.
Generell gibt es in Deutschland zwei unterschiedliche Spesensätze, die sich nach der Dauer der Dienstreise richten – die kleine Verpflegungspauschale und die große Verpflegungspauschale. Erstere greift, wenn eine Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden dauert, letztere, wenn sie über die 24 Stunden hinausgeht. Bei mehrtägigen Reisen greift die kleine Verpflegungspauschale ebenso am Anreise- und Abreisetag.
Einfacher zu verstehen ist das anhand eines konkreten Beispiels. Hierfür gehen wir einmal von einer Dienstreise innerhalb von Deutschland aus und schauen uns zunächst die Höhe der Spesensätze in Deutschland an.
Die Spesensätze 2022 für Dienstreisen innerhalb von Deutschland:
- kleine Verpflegungspauschale: 14,- EUR (gilt für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden und am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen)
- große Verpflegungspauschale: 28,- EUR (gilt für alle vollen Tage auf einer mehrtägigen Dienstreise)
Ein voller Tag ist in diesem Fall ein Tag, an dem der Mitarbeiter von 0 bis 24 Uhr auf der Dienstreise ist. Für den ersten und letzten Tag der Dienstreise gilt jeweils die kleine Verpflegungspauschale, da der Dienstreisende hier keine 24 Stunden unterwegs ist. Angenommen, ein Mitarbeiter besucht eine mehrtägige Messe und ist dafür fünf Tage in einer fremden Stadt in Deutschland unterwegs, so fallen dabei folgende Spesen an.
Beispiel für eine Dienstreise innerhalb von Deutschland:
| Tag 1 (Anreise, weniger als 24 Stunden) | 14,- EUR |
| Tag 2 (voller Tag von 0 bis 24 Uhr) | 28,- EUR |
| Tag 3 (voller Tag von 0 bis 24 Uhr) | 28,- EUR |
| Tag 4 (voller Tag von 0 bis 24 Uhr) | 28,- EUR |
| Tag 5 (Abreise, weniger als 24 Stunden) | 14,- EUR |
| Für die gesamte Dienstreise | = 112,- EUR |
Der erste und der letzte Tag gelten jeweils als An- und Abreisetag mit einer Dauer von unter 24 Stunden, wodurch hier der Pauschbetrag von 14,- EUR greift. Die drei Tage dazwischen, jeweils von 0 bis 24 Uhr, werden mit der großen Verpflegungspauschale vergütet.
Ausnahmen: So können sich diese Spesensätze reduzieren
Mit den Spesen wird das Ziel verfolgt, den Reisenden zu entlasten und Kosten zu reduzieren, die ihm für die Verpflegung unterwegs entstehen – das gilt für das Frühstück, das Mittagessen und das Abendessen gleichermaßen. Grundsätzlich wird zwischen den Mahlzeiten aber nicht unterschieden: Für unvollständige Tage gibt es 14,- EUR, für vollständige Tage 28,- EUR und wie der Reisende sich das einteilt, ist grundsätzlich erstmal ihm überlassen. Relevant wird die Mahlzeit aber, wenn diese bereits an anderer Stelle bezahlt wird – und nicht durch den Arbeitnehmer selbst.
Bei einer Übernachtung im Hotel ist es häufig so, dass das Frühstück bereits im Preis inklusive ist. Übernimmt nun der Arbeitgeber die Übernachtungskosten und damit das Frühstück des Reisenden, reduziert sich der Pauschbetrag, den er geltend machen kann. Selbiges gilt für das Mittag- oder Abendessen, wenn es vom Arbeitgeber übernommen wird oder der Dienstreisende in einer Niederlassung des Unternehmens speist.
So reduzieren sich die Pauschbeträge in Deutschland:
- Frühstück: Wird das Frühstück vom Arbeitgeber übernommen, reduziert sich der Pauschbetrag für den jeweiligen Tag um 20 Prozent von der großen Verpflegungspauschale – demnach 5,60 EUR. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen unvollständigen oder um einen vollständigen Tag handelt. Es wird für die Berechnung immer die große Verpflegungspauschale herangezogen.
- Mittag- oder Abendessen: Im Falle von Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent von der großen Verpflegungspauschale abgezogen – 11,20 EUR. Würden demnach alle drei Mahlzeiten übernommen werden, würde sich die Pauschale um 100 Prozent reduzieren, sodass sie für den jeweiligen Tag nachvollziehbarer Weise bei 0,- EUR läge.
Für unser obiges Beispiel kann das bedeuten:
| Anreisetag: 14,- EUR | Arbeitgeber übernimmt keine Kosten | |
| + | Vollständiger Tag: 22,40 EUR (28,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| + | Vollständiger Tag: 11,20 EUR (28,- EUR – 20% – 40%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück, Mittagessen wird in der Mensa einer Niederlassung eingenommen |
| + | Vollständiger Tag: 22,40 EUR (28,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| + | Abreisetag: 8,40 EUR (14,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| = | 78,40 EUR |
Diese expliziten Spesensätze gelten dabei für Dienstreisende aus Deutschland und nur innerhalb von Deutschland. Für Reisen ins Ausland gelten individuelle Spesensätze, die auf die jeweiligen Lebenshaltungskosten vor Ort zugeschnitten sind.
Wann lassen sich Spesen geltend machen?
Um Spesen geltend machen zu können, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden. Entscheidend ist natürlich als erstes, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine Dienstreise handelt. Eine Dienstreise definiert sich dadurch, dass der jeweilige Mitarbeiter einer beruflichen Tätigkeit nachgeht, die aber weder zuhause noch an der ständigen Arbeitsstätte durchgeführt wird. Fährt er etwas für die Firma einkaufen, trifft einen Kunden oder arbeitet über einen längeren Zeitraum von einer anderen Niederlassung aus, gilt das als Dienstreise.
Eine weitere Voraussetzung, um Spesen geltend machen zu können, ist die Dauer der Dienstreise. Diese muss mindestens acht Stunden betragen, andernfalls fällt per Gesetz kein Verpflegungsmehraufwand an. Genauso gibt es zusätzlich eine Höchstdauer für eine Dienstreise von drei Monaten: Wird eine Dauer von diesen drei Monaten bei der Dienstreise überschritten, verfällt der Anspruch auf die Spesen – und nach Ende der Dienstreise darf einen weiteren Monat lang kein Anspruch auf Spesen für dieses explizite Reiseziel erhoben werden.
Wie können Spesen abgerechnet werden?
Werden die Bedingungen für Spesen erfüllt, gibt es nun im Wesentlichen zwei Optionen, um sie geltend machen zu können und die Kosten – zumindest teilweise – zurückerstattet zu bekommen. Die erste und die für den Dienstreisenden lukrativere Variante ist die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber. Dafür gibt er bei der Reisekostenabrechnung die Daten seiner Reise an, sowie die entsprechenden Spesensätze und erhält, bei Richtigkeit der Angaben, die Erstattung durch den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann diese Kosten wiederum als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.
Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, kann der Dienstreisende sie selbst in der Steuererklärung angeben und absetzen. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten und Spesen des Mitarbeiters zu übernehmen. Idealerweise hat der Arbeitgeber aber eine Richtlinie definiert, wie mit Spesen umgegangen wird, damit jeder im Unternehmen vor Antritt einer Geschäftsreise Bescheid weiß und die Dienstreise optimal planen kann.
Moss: Spesen einfach verwalten
Jede Dienstreise ist mit einer besonderen Aufgabe für den Mitarbeiter verbunden. Ziel sollte es sein, dass er sich ganz auf diese fokussieren kann – ohne darüber nachdenken zu müssen, wie hoch die Auslagen sind, die er tätigen muss oder wie er sich diese später zurückerstatten lassen kann. Außerdem dürfen solche Auslagen nicht zur finanziellen Belastung für ihn werden, selbst, wenn sie nur vorübergehend ist.
Moss hat die Lösung dafür: Mit sogenannten Firmenkarten müssen Arbeitnehmer nicht länger in Vorleistung treten, sondern können ihre beruflich bedingten Ausgaben auf Dienstreisen direkt vom Arbeitgeber bezahlen lassen. Entscheidend ist hier nur, dass im Anschluss der zugehörige Beleg abfotografiert und in der Web oder Mobile App hochgeladen wird. Mittels OCR-Scan werden alle relevanten Daten erfasst und in die digitale Ausgabenlösung von Moss eingespeist. So finden sich alle relevanten Buchungen an einem Ort und sind transparent, nachverfolgbar und bereit für den Monatsabschluss.
Mittels DATEV-Schnittstelle lassen sich die Belege einfach in ein Buchhaltungstool übertragen und die Buchhaltung hat die Gewissheit, alle notwendigen Dokumente vorliegen zu haben. Die vorbereitende Buchhaltung läuft damit wie von alleine – und Spesenabrechnungen zählen zur Vergangenheit. So können sich Mitarbeiter wieder ganz auf das Ziel ihrer Reise fokussieren und stressfrei arbeiten.
FAQs
Spesen sind Reisekosten, die für die individuelle Verpflegung eines Mitarbeiters anfallen. Es wird davon ausgegangen, dass ein Mitarbeiter auf einer Dienstreise mehr für seine Verpflegung ausgeben muss als im Büro oder Zuhause – daher wird dieser Posten als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Mit sogenannten Pauschbeträgen für Dienstreisen ab acht Stunden lassen sich Spesen steuerlich geltend machen.
In Deutschland gelten zwei Spesensätze, die kleine Verpflegungspauschale für Dienstreisen innerhalb von Deutschland ab acht Stunden und die große Verpflegungspauschale für Reisen ab 24 Stunden. Die kleine Verpflegungspauschale liegt bei 14,- EUR und gilt am An- und Abreisetag, sowie bei eintägigen Reisen. Die große Verpflegungspauschale liegt bei 28,- EUR und gilt nur bei Tagen mit einer Länge von 24 Stunden.
Besonders häufig wird in Deutschland die Höhe der Übernachtungspauschale von 20,- EUR kritisiert. Diese soll dem Betrug vorbeugen, falls Dienstreisende gar nicht im Hotel, sondern bei Freunden oder Geschäftspartnern schlafen. Die Übernachtungspauschale zählt allerdings – entgegen dem Glauben vieler – nicht zu den Spesen, sondern nur allgemein zu den Reisekosten.
Spesen lassen sich von der Steuer absetzen, wenn die Dienstreise eine Mindestdauer von acht Stunden und Maximaldauer von drei Monaten. Sie muss, wie der Name schon sagt, dienstlich bedingt sein. Die Spesen können nun entweder vom Arbeitgeber übernommen werden, die sie wiederum als Betriebsausgaben absetzen kann oder der Arbeitnehmer macht sie selbst mit der Steuererklärung geltend.
Eine Dienstreise ist der Definition nach eine Reise an einen Ort, der weder das Zuhause ist noch die ständige Arbeitsstätte, von der aus der Reisende üblicherweise arbeitet – und sie muss ein klares berufliches Ziel verfolgen. Das kann ein Treffen mit einem Kunden sein oder aber ein mehrtägiger Aufenthalt bei einer Niederlassung des Unternehmens, von der aus der Reisende erst einmal arbeiten soll.
Bei Hotelübernachtungen ist das Frühstück häufig inklusive. Für die Spesen heißt das, dass der tägliche Betrag um 20% der großen Verpflegungspauschale, das heißt um 5,60 EUR reduziert werden muss – da die Kosten für das Frühstück damit ja bereits an anderer Stelle beglichen werden. Mittag- und Abendessen, das anderweitig bezahlt wird, reduziert den Spesenbetrag jeweils um 40%.
