Die vorbereitende Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Verwaltung der Unternehmensfinanzen: Hierbei werden die Finanzdaten für die Weiterleitung an den Steuerberater vorbereitet. Dazu zählen vor allem das Erfassen und Sortieren von Belegen, die Abrechnung von Reisekosten und das Erstellen von Kassenberichten.
Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen ihre vorbereitende Buchhaltung effizienter gestalten und somit Zeit und Geld sparen. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte über die vorbereitende Buchhaltung und wie du mithilfe von digitalen Tools den Prozess optimieren kannst.
Vorbereitende Buchhaltung – was ist das?
Jedes Unternehmen muss seine Geschäftstätigkeit dem Finanzamt in regelmäßigen Abständen mitteilen: Je nach Unternehmensgröße erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise oder monatlich. Diese Anmeldungen sind mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden, weshalb die meisten Unternehmen dafür einen Steuerberater engagieren. Damit die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater am besten funktioniert, erstellen Unternehmen eine sogenannte vorbereitende Buchhaltung.
Die vorbereitende Buchhaltung versorgt den Steuerberater mit allen nötigen Informationen und Finanzdaten, die er braucht, um steuerlich das Beste für das Unternehmen herauszuholen. Denn anders als zum Beispiel das interne Finanzteam eines Unternehmens hat ein Steuerberater in der Regel keine Einsicht ins Tagesgeschäft. Mit den gelieferten Daten erstellt der Berater einen gesetzeskonformen Quartals- oder Monatsabschluss und reicht ihn ans Finanzamt weiter.
Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt im unternehmerischen Buchhaltungsprozess: Die Finanztransaktionen eines Unternehmens inklusive sämtlicher Belege werden erfasst und aufbereitet und anschließend an den Steuerberater oder direkt ans Finanzamt weitergegeben. Neben dem Erfassen und Sortieren von Belegen gehört auch die Zuordnung der Buchungskonten und die Kontrolle der Beträge dazu.
Die vorbereitende Buchhaltung hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzen systematisch zu strukturieren und zu organisieren – denn nur so können die Finanztransaktionen den gesetzlichen Anforderungen entsprechend und steuerlich korrekt verrechnet werden. Eine gut organisierte vorbereitende Buchhaltung erleichtert also nicht nur dem Steuerberater die Arbeit, sondern trägt auch unternehmensintern zur Effizienz und Transparenz der finanziellen Abläufe bei.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der vorbereitenden Buchhaltung ist die Fehlerminimierung: Eine gute Buchhaltung macht zum Beispiel Rechenfehler oder Inkonsistenzen deutlich, die zu Problemen bei der Jahresabrechnung oder sogar zu Steuernachzahlungen führen könnten, wenn sie unentdeckt blieben. Eine sorgfältige und korrekte vorbereitende Buchhaltung hilft dabei, das Risiko einer fehlerhaften Abrechnung zu minimieren.
Vorbereitende Buchhaltung: Checkliste
Das A und O der vorbereitenden Buchhaltung ist die Erfassung und Sortierung sämtlicher Belege. Damit der Steuerberater seine Arbeit machen kann, ist er auf sämtliche Informationen über die Finanztransaktionen des Unternehmens angewiesen. Neben der Belegsortierung zählen auch die Abrechnung von Reisekosten, das Erstellen von Kassenberichten und die Bereitstellung aller Kontoauszüge zu den Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung.
Die vorbereitende Buchhaltung im Überblick:
- Vorsortieren von Belegen
- Kassenberichte erstellen
- Reisekostenabrechnungen
- Kontoauszüge bereitstellen
Vorsortieren von Belegen
An erster Stelle der vorbereitenden Buchhaltung steht das Erfassen und Sortieren von Belegen. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen, Nachweise über getätigte Investitionen, Abschreibungen, Bankbelege oder Lohn- und Reisekostenabrechnungen. Zahlungsverkehr, der nicht in irgendeiner Form belegt ist, ist grundsätzlich steuerlich nicht absetzbar.
Für eine effiziente Monatsabrechnung sollten Unternehmen die Belege chronologisch sortieren und auf deren Vollständigkeit prüfen. Im besten Fall liegen die Dokumente in digitalisierter Form vor. So können sie einfach weitergeleitet werden und ermöglichen eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater.
Kassenberichte erstellen
Dieser Schritt ist besonders für Unternehmen wichtig, in denen viele Bargeldtransaktionen erfasst werden müssen, also zum Beispiel für Restaurants, Verkaufsstellen und den Einzelhandel. Kassenberichte erfassen die täglichen Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens und sind deshalb wesentlicher Bestandteil der vorbereitenden Buchhaltung.
Um Kassenberichte für die vorbereitende Buchhaltung zu erstellen, sollten Unternehmen alle Belege, Rechnungen und Quittungen ordnungsgemäß sammeln und archivieren. Hier hilft eine digitale Buchhaltungssoftware, die Belege automatisch archiviert und eine effiziente Erstellung von Kassenberichten ermöglicht.
Reisekostenabrechnungen erstellen
Bei Außeneinsätzen und Dienstreisen fallen ebenfalls Ausgaben an, die für die vorbereitende Buchhaltung gesammelt und geordnet werden müssen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und der Verpflegungsmehraufwand.
Auch hier machen sich digitale Lösungen schnell bezahlt: Mitarbeiter können auf Geschäftsreisen ihre Belege einfach mit dem Handy einscannen und weiterleiten. Die Buchhaltung muss dann nicht, wie bisher, Belege mühsam im Nachhinein anfordern, sondern hat alle notwendigen Quittungen vorliegen.
Kontoauszüge bereitstellen
Neben den Belegen und Reisekostenabrechnungen müssen dem Steuerberater noch die Kontoauszüge der Geschäftskonten übersichtlich bereitgestellt werden, damit diese mit den Belegen abgeglichen werden können. So wird sichergestellt, dass kein Beleg fehlt und die Abrechnung korrekt ist. Je nach Höhe der ursprünglichen Rechnung kann ein fehlender Beleg schließlich teuer werden.
Die Kontoauszüge aller Geschäftskonten helfen dem Steuerberater, die vom Unternehmen eingereichten Belege und Quittungen mit den tatsächlichen Geldflüssen abzugleichen. Alle Beträge über Geldeingänge und -ausgänge, die aus den Belegen hervorgehen, müssen als Transaktionen auf den Kontoauszügen zu finden sein.
Wer führt die vorbereitende Buchhaltung durch?
Wer die vorbereitende Buchhaltung durchführt, hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens ab. Meistens ist es eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Finanzteam, die oder der für die vorbereitende Buchführung zuständig ist. Das funktioniert bei kleineren und mittleren Unternehmen, deren Transaktionen sich noch im überschaubaren Rahmen bewegen – zeitaufwendig und fehleranfällig ist der Prozess trotzdem.
Einfacher geht es mit dem Einsatz digitaler Ausgabemanagement-Tools: Umfassende Lösungen wie die von Moss automatisieren die Erfassung und Sortierung von Belegen, die korrekte Kontierung und die Überprüfung der Beträge – und ermöglichen so eine schnelle und effiziente vorbereitende Buchhaltung.
Viele Unternehmen setzen parallel auch auf externe Dienstleister und Steuerberater. Diese Fachleute garantieren die Einhaltung des Steuergesetzes bei der Buchhaltung und haben die nötige Erfahrung, um die steuerliche Abrechnung zu optimieren.
Vorbereitende Buchhaltung: Weitergabe an DATEV
Nach Abschluss der vorbereitenden Buchhaltung ist der nächste Schritt die Weitergabe der erfassten Daten an DATEV. DATEV ist eine eingetragene Genossenschaft, über die der steuerliche Datenverkehr abgewickelt wird. Sie ist im Grunde eine standardisierte Plattform, die den Austausch von Finanzdaten zwischen Unternehmen, Steuerberatern und dem Finanzamt ermöglicht. Die meisten Unternehmen kommen deshalb früher oder später mit der DATEV eG in Kontakt.
Die Datenübermittlung an DATEV erfolgt in der Regel durch den Export der Finanzdaten aus der verwendeten Buchhaltungssoftware oder durch direkte Schnittstellen, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Mit der Lösung von Moss gestalten sich der Export und die Weitergabe besonders einfach: Die Finanzdaten landen mit wenigen Klicks bei den zuständigen externen Prüfstellen.
Sobald die Daten in DATEV importiert wurden, können Steuerberater und Unternehmen auf die Informationen zugreifen, um die Monats-, Quartals- oder Jahresabrechnung durchzuführen, Finanzberichte zu erstellen und Steuererklärungen vorzubereiten. Der Einsatz von DATEV beschleunigt und vereinfacht somit den gesamten Buchhaltungsprozess eines Unternehmens.
Externe Dienstleister für die vorbereitende Buchhaltung
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Steuerberatern kann Unternehmen dabei helfen, Zeit und Kosten bei der vorbereitenden Buchhaltung zu sparen. Steuerberater verfügen über umfangreiches Fachwissen und langjährige Erfahrung und können die Buchhaltung so effizient wie möglich durchführen. Gleichzeitig unterstützen sie das Unternehmen bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften.
Eine sorgfältige und gut organisierte vorbereitende Buchhaltung bedeutet, dass der Steuerberater weniger Zeit für die Überprüfung und Korrektur der Daten aufwenden muss – was wiederum die Kosten für dessen Dienstleistungen reduziert. Der Einsatz von Buchhaltungssoftware wie Moss erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern und ermöglicht einen effizienten und vor allem sicheren Datenaustausch.
Eine enge Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann auch dazu beitragen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren finanziellen Schwierigkeiten oder erheblichen Steuernachzahlungen führen: Externe Dienstleister sind nicht im Tagesgeschäft des Unternehmens involviert und deshalb auch nicht betriebsblind. Sie können möglicherweise Optimierungspotenziale erkennen, die für interne Mitarbeiter nicht sichtbar sind.
Was kostet vorbereitende Buchhaltung?
Die Kosten für die vorbereitende Buchhaltung variieren je nach Unternehmensgröße und dem Umfang der Finanztransaktionen. Sie hängen auch von der Buchhaltungsstrategie des Unternehmens ab. Wird die vorbereitende Buchhaltung intern durchgeführt, entstehen natürlich Kosten in Form von Gehältern für die zuständigen Mitarbeitern sowie für eventuelle Schulungen und Weiterbildungen.
Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware ist ebenfalls mit Kosten verbunden und wird meist in Form jährlicher oder monatlicher Abonnements abgegolten. Diese Kosten werden allerdings in der Regel dadurch wieder wettgemacht, dass sie den Buchhaltungsprozess stark beschleunigen und effizienter machen. Unternehmen, die auf digitale Buchhaltungssysteme setzen, automatisieren ihre Finanzprozesse und können ihre Finanzteams zum Beispiel für strategische Aufgaben einsetzen.
Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern oder Steuerberatern entstehen Honorarkosten. Diese sind abhängig von der Komplexität der Buchhaltung und dem Umfang der benötigten Dienstleistungen. Dabei gilt: Je gewissenhafter und sorgfältiger die vorbereitende Buchhaltung durchgeführt wird, desto weniger Arbeitsaufwand und somit weniger Kosten sind mit dem Einsatz eines Steuerberaters verbunden.
Vorbereitende Buchhaltung: Digital mit Moss
Die umfassende digitale Lösung von Moss bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile für ihr Finanzmanagement. Mit Moss können Unternehmen Belege einfach digitalisieren, sortieren und verwalten. Die Archivierung erfolgt nach den geltenden gesetzlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen und erleichtert somit auch die vorbereitende Buchhaltung.
Rechnungen digital erfassen:
Mit Moss können Mitarbeiter Belege und Rechnungen ganz einfach erfassen. Ob via Direkt-Upload, smarter Beleg-Inbox oder Foto mit der mobilen Moss App. So hast du alle Belege an einem Ort. Und sollte doch mal etwas fehlen, erinnert Moss Mitarbeiter automatisch daran, ihre Belege hochzuladen.
Smarte Zuordnung von Zahlungen:
Intelligentes OCR-Scanning extrahiert alle relevanten Zahlungsdaten automatisch und gleicht sie mit der passenden Zahlung ab. Der Zweck der Ausgabe kann als Kommentar hinzugefügt werden. So können Teams ihre Kräfte vereinen und die vorbereitende Buchhaltung gemeinsam stemmen.
Alle Zahlungen automatisieren:
Speichere Kostenstellen, Kostenträger und Umsatzsteuersätze für regelmäßige Zahlungen in Moss und splitte einzelne Transaktionen auf. So lässt sich eure bestehende Buchhaltungsstruktur mit Moss abbilden. Und viel Zeit beim Monatsabschluss sparen.
Spesenabrechnung automatisieren:
Spar dir die Zusammenfassung der Reisekosten. Virtuelle Firmenkreditkarten geben deinen Mitarbeitern mehr Freiheit und reduzieren den Aufwand bei der Reisekostenabrechnung. Mit automatischen Beleg-Remindern via Slack sorgst du dafür, dass für die Buchhaltung alles vollständig ist.
Volle Transparenz:
Alle Ausgaben immer im Blick: Sobald dein Team eine Zahlung tätigt, erscheint diese auf dem Moss Dashboard.
Einfacher Datenexport und verbesserte Zusammenarbeit:
Durch den einfachen Datenexport und die Möglichkeit, die Unternehmensfinanzen jederzeit per App einzusehen, haben Unternehmen einen transparenten Zugriff auf ihre Finanzdaten und können den Buchhaltungsprozess so flexibel und effizient wie möglich gestalten. Auch die Zusammenarbeit im Finanzteam, zwischen den Abteilungen, sowie mit externen Dienstleistern und Steuerberatern wird durch Moss erheblich vereinfacht: Ladet euren Steuerberater zu Moss ein und macht die Buchhaltung zur Teamsache. Durch den einfachen Datenexport und die nahtlose Integration mit DATEV können Steuerberater auf die Finanzdaten des Unternehmens zugreifen und ihre Arbeit so effizient wie möglich gestalten. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern trägt zur Optimierung des gesamten Finanzmanagements bei. Alle relevanten Mitarbeiter und Teams können die Finanzdaten in Echtzeit einsehen und ihre Arbeit anhand einer fundierten Datenlage ausrichten.
Datensicherheit
Moss legt großen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz und schützt die sensiblen Finanzdaten von Unternehmen durch moderne Verschlüsselungstechnologien und strenge Datenschutzrichtlinien. Mit Moss haben Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Informationen sicher und geschützt sind, während sie gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.
Alle Buchhaltungsintegrationen von Moss
- AFAS Software
- DATEV
- exact
- MS Dynamics 365 Business Central
- Oracle Netsuite
- Quickbooks Online
- SAP Business One
- Twinfield
- Xero
FAQs
Die vorbereitende Buchhaltung bezieht sich auf die systematische Erfassung unternehmerischer Finanztransaktionen und -daten, bevor diese an einen Steuerberater oder an das Finanzamt weitergegeben werden. Ziel ist es, die Finanzverwaltung effizienter und transparenter zu gestalten und die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung zu schaffen.
Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören das Sammeln und Sortieren von Belegen, Rechnungen und Quittungen, die Abrechnung von Reisekosten (dazu zählen Fahrtkosten, Unterkunftskosten und der Verpflegungsmehraufwand), die richtige Kontierung von Transaktionen sowie die Erstellung von Kassenberichten. Sie umfasst auch die Digitalisierung von Belegen und die Nutzung von Buchhaltungssoftware, um den Prozess effizienter und übersichtlicher zu gestalten.
Die vorbereitende Buchhaltung kann von verschiedenen Personen durchgeführt werden, je nach Unternehmensstruktur und den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Interne Mitarbeiter aus dem Finanzteam können die Aufgaben ebenso übernehmen wie externe Dienstleister und Steuerberater. In der Regel profitieren Unternehmen von der Expertise externer Steuerberater.
Eine gut organisierte, vorbereitende Buchhaltung trägt zur Transparenz und Effizienz der finanziellen Abläufe bei, unterstützt Unternehmen bei der Planung und Steuerung ihrer Geschäftsaktivitäten und hilft, Fehler und Inkonsistenzen in den Finanzdaten zu vermeiden. Wurde die vorbereitende Buchhaltung sorgfältig durchgeführt, erleichtert sie auch die Arbeit des Steuerberaters, was zu Kosteneinsparungen führt.
Die Datenübermittlung an DATEV erfolgt durch den Export der Finanzdaten aus der verwendeten Buchhaltungssoftware oder durch direkte Schnittstellen, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Mit der ganzheitlichen und benutzerfreundlichen Lösung von Moss müssen sich Unternehmen keine Gedanken über den sicheren und schnellen Export ihrer Finanzdaten machen: Die Weiterleitung ist mit wenigen Klicks möglich.
Externe Dienstleister wie Steuerberater verfügen über Fachwissen und langjährige Expertise und können die Buchhaltung effizient und korrekt durchführen, Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen und bei der Optimierung von Finanzprozessen helfen. Sie wissen, wie Unternehmen am besten von den steuerlichen Regelungen und Gesetzen profitieren können.
