In Zeiten des digitalen Wandels hat sich die Rolle von Finanzteams verändert. Hatten sich die Tätigkeiten der Buchhaltung früher eher auf die Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen beschränkt, übernehmen sie heute wichtige geschäftliche Aufgaben. Ein gutes Finanzteam erkennt Schwächen im Geschäftsalltag, kann Prozesse streamlinen und wertvolle Informationen für zukünftige Entscheidungen liefern. Doch was genau macht eine moderne Finanzabteilung eigentlich aus – und welche Rolle übernimmt sie in Unternehmen?
Finanzmanagement heute
Die Tätigkeiten der Buchhaltung in einem klassischen Betrieb waren immer schon wichtig, in ihrer Bandbreite aber überschaubar: Es ging hauptsächlich um die Archivierung und Verarbeitung aller betrieblichen Ausgaben und Einnahmen sowie die Vorbereitung der gesammelten Daten für die steuerliche Abrechnung.
Die Buchhaltung sammelte und archivierte Belege, sorgte dafür, dass Löhne und Sonderzahlungen pünktlich angewiesen wurden – und dass auch sonst alles mit den Finanzen stimmte. Denn Unstimmigkeiten bei der Steuerzahlung, ob willentlich oder aus Versehen, können für ein Unternehmen gravierende Konsequenzen haben.
Im Zuge des digitalen Wandels haben sich auch die Anforderungen an die Buchhaltung gewandelt. Moderne Finanzteams schauen nicht mehr nur darauf, ob am Schluss die Rechnung stimmt, sondern sie sind wertvolle strategische Begleiter im Geschäftsalltag geworden. Ein gut eingespieltes Finanzteam kann durch seine gesammelten Daten in Echtzeit auf Unstimmigkeiten oder Schwächen im Geschäftsmodell eingehen und dazu beitragen, Prozesse zu verbessern.
Anforderungen an moderne Finanzteams
Moderne Finanzteams verwalten nicht mehr nur Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens, sondern greifen strategisch und unterstützend in den Geschäftsalltag ein. Ein Unternehmen muss für sein Finanzteam also solche Menschen einstellen, die diesen Beitrag auch leisten können. Viel wird deshalb bereits schon in der Recruiting-Phase entschieden.
Damit ein Finanzteam verantwortungsvolle und tragfähige Entscheidungen treffen kann, muss es bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen mitbringen. Denn in Zeiten des digitalen Wandels, in denen kleinere Start-ups mit einem cleveren und agilen Business-Modell eingesessene Marktriesen überholen können, reicht gutes Kopfrechnen allein nicht mehr aus. Welche diversen Anforderungen an heutige Finanzteams gestellt werden, zeigen wir im Folgenden.
Finanzteam-Fähigkeiten: Strategisches Denken
Mit Zahlen ist es manchmal wie mit Bäumen: Wer zu viele vor sich hat, sieht irgendwann den Wald nicht mehr. Erfolgreiche Finanzabteilungen hingegen jonglieren tagtäglich mit einer Unmenge an Zahlen und Kalkulationen und haben trotzdem zu jeder Zeit die übergeordnete Unternehmensstrategie im Blick.
Für ein modernes Finanzteam zählen nicht nur die Bilanzen der Vergangenheit: Viel wichtiger ist die Frage, was diese Zahlen für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens bedeuten. Die Werte und die Philosophie eines Unternehmens sollten sich also immer auch in der Buchhaltung widerspiegeln. Denn nur wenn die Finanzabteilung den strategischen Kurs des Unternehmens im Blick hat, kann es auf Dauer erfolgreich arbeiten.
Ganzheitliches Denken ist Voraussetzung
Hand in Hand mit strategischem Denken geht das Bewusstsein für ganzheitliche Arbeit. Moderne Finanzteams sammeln nicht nur am Ende des Monats oder Quartals alle ausstehenden Quittungen ein: Sie kommunizieren zu jeder Zeit mit allen relevanten Abteilungen und stellen so sicher, dass das große Ganze nicht aus dem Blick gerät.
Ein ganzheitlich denkendes Finanzteam versteht sich nicht einfach nur als eine Art Überbau, der die unliebsame Arbeit der Kalkulationen und Bilanzen übernimmt. Stattdessen ist eine modern ausgerichtete Buchhaltung eine Art Schaltzentrale, über die alle Abteilungen miteinander verbunden sind. So kann das Finanzteam Schlussfolgerungen ziehen und zu strategischen Ansätzen gelangen, die sonst eventuell übersehen worden wären.
Auch die Unternehmensführung muss hier umdenken: Sie holt sich nicht einfach am Ende eines Quartals oder Geschäftsjahres den Finanzbericht ab, sondern reagiert auf die regelmäßigen Informationen aus der Finanzabteilung. Gerade hier ist eine offene Kommunikationskultur auf Augenhöhe von Vorteil.
Effizienzdenken als wichtige Fähigkeit für Finanzteams
Ein modernes Finanzteam hat sowohl die Unternehmensstrategie als auch alle relevanten Abteilungen und Geschäftsprozesse im Blick. Damit ein Finanzteam diese Aufgabe als strategischer Partner der Unternehmensleitung erfüllen kann, muss es so effizient wie möglich arbeiten.
Die Menge an Daten, die ein Unternehmen vor allem im Bereich der Finanzen generiert und anhäuft, muss sorgfältig und fehlerfrei verarbeitet und ausgewertet werden. Gleichzeitig muss die Auswertung so schnell wie möglich verfügbar gemacht werden, damit die Geschäftsleitung nötige Anpassungen oder Kurskorrekturen ohne Zeitverzögerung umsetzen kann.
Effizient arbeitende Finanzteams machen sich dabei alle Technologien des digitalen Wandels zunutze, die ihre Arbeit beschleunigen, vereinfachen oder verbessern können. Eine moderne Finanzabteilung, die auf digitale Tools zurückgreift, liefert ihre Zahlen dann nicht mehr erst in einigen Wochen, sondern mitunter bereits nach wenigen Stunden – ein wertvoller Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
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Mit Führungsdenken vorangehen
Wo auch immer ein modernes Finanzteam Probleme oder Schwächen aufdeckt, entwickelt es eigenständige Lösungsansätze. Es arbeitet proaktiv an der Umsetzung der Unternehmensstrategie und steht dabei in engem Austausch mit der Unternehmensleitung und den anderen relevanten Abteilungen.
Aus den vorher genannten Anforderungen leitet sich das führungsorientierte Denken ab: Moderne Finanzteams kennen die Unternehmensstrategie, sind mit allen Abteilungen vernetzt und machen ihre Arbeit so effizient wie möglich. Deshalb können sie in Situationen, die schnelles Handeln erfordern, auch eine Führungsrolle übernehmen.
Wenn ein Finanzteam all diese Fähigkeiten bündeln und effektiv ausführen soll, ist eine flache Unternehmenshierarchie unabdingbar. Das erhöht nicht nur die Transparenz innerhalb eines Unternehmens: Eine solche Unternehmensstruktur stattet Abteilungen auch mit der nötigen Autonomie aus, die sie für agile und zukunftsfähige Entscheidungen benötigen.
Finanzteam-Fähigkeiten zusammengefasst
Aus den beschriebenen Anforderungen und Fähigkeiten wird deutlich: Kommunikation ist das wichtigste Element im Zusammenspiel zwischen Unternehmensleitung, Belegschaft und Buchhaltung. Die Team-Mitglieder eines modernen Finanzteams sollten neben buchhalterischen Fähigkeiten demnach auch gute kommunikative Fähigkeiten mitbringen.
Gerade im Zeitalter der digitalen Revolution ist das Bild des abgeschottet arbeitenden Buchhalters einfach nicht mehr zeitgemäß. Die Datensammlung und deren Auswertung in Form von Bilanzen spielt auch im betrieblichen Alltag eine wichtige Rolle und kann große Auswirkungen auf zukünftige Geschäftsentscheidungen haben. Ein modernes Finanzteam ist sich dieser Position bewusst und steht deshalb in ständigem Austausch mit dem Management und sämtlichen Abteilungen.
Das Finanzteam von heute arbeitet mit digitalen Tools, die nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch die Weiterverarbeitung von Daten vereinfachen. Mit digitalen Tools sorgen moderne Finanzteams dafür, dass sämtliche Finanzdaten eines Unternehmens transparent und in Echtzeit vorliegen.
Verschiedene Rollen in der Buchhaltung
Die gesetzlichen Vorlagen der unternehmerischen Buchführungspflicht sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) festgesetzt. Unternehmen sind dabei zur doppelten Buchführung verpflichtet. Je nach Unternehmensgröße wird die Buchhaltung dabei in weitere, unterschiedliche Abteilungen aufgeteilt.
Die Buchhaltung eines mittelständischen oder größeren Unternehmens kann sich zum Beispiel in die Finanzbuchhaltung und die Kunden- und Lieferanten- sowie Anlagenverwaltung aufteilen. Meistens kommt noch jeweils eine eigene Abteilung für die Bearbeitung von Mahnschreiben, die Rechnungsstellung oder die Bearbeitung von Krediten hinzu.
In einem modernen Finanzteam werden diese Rollen in einer ganzheitlichen Buchhaltungssoftware zusammengefasst und für das Management und alle relevanten Abteilungen zugänglich gemacht. Dazu gehören nicht nur Jahresbilanzen, sondern auch Selbstkosten, Kostenrechnungen und die Archivierung und Inventarisierung aller Belege, Rechnungen und Quittungen.
Finanzabteilungen: KPIs und datengestütztes Arbeiten
Was in der Marketing- und Sales-Abteilung Alltag ist, gilt genauso für ein modernes Finanzteam: Erfolge und Leistungen werden anhand von KPIs (Key Performance Indicators) messbar – und die Wirksamkeit verschiedener Maßnahmen kann so direkt nachgewiesen und überprüft werden.
Normalerweise sammelt und berechnet die Finanzabteilung die Leistungsfähigkeit anderer Abteilungen. Doch das Tracking von Messzahlen kann auch für die interne Arbeit eines Finanzteams enorm hilfreich sein. Einer der wichtigsten KPIs ist in diesem Zusammenhang die „Cost-per-Invoice“-Metrik: Im Grunde wird hier festgestellt, wie teuer die Rechnungsstellung für ein Unternehmen ausfällt. Je geringer der Betrag, desto effizienter arbeitet das Finanzteam.
Für die Berechnung werden nicht nur die Bearbeitungszeit und die Mitarbeiterkosten mit einbezogen, sondern zum Beispiel auch Druck- und Papierkosten, Rechnungsfehler und deren Korrekturen sowie Kosten der Rechnungsprüfung. Je geringer die Kosten pro Rechnung sind, desto besser für die Unternehmensbilanz.
Um hier einen guten Wert zu erzielen, ist es ratsam, die Buchhaltung komplett zu digitalisieren: So werden zeit- und somit kostenintensive Arbeitsschritte einfach automatisiert. Die Archivierung und Weiterverarbeitung sämtlicher Rechnungen und Quittungen erfolgt zum Beispiel automatisch.
Finanzteam-KPIs in der Übersicht:
- Cost per Invoice: Wie teuer ist das Erstellen einer einzelnen Rechnung?
- Invoice Lead Time: Wie viel Zeit vergeht zwischen Erhalt und Begleichen einer Rechnung?
- Transactions Error Rate: Wie hoch ist die Fehlerquote bei der Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen?
- Touchless Processing Ratio: Wie viele Rechnungen werden bei der digitalen Buchhaltung ohne das Eingreifen von Mitarbeitern korrekt verarbeitet? Diese KPI ist nur messbar, wenn das Finanzteam mit digitalen Tools arbeitet.
Moss: Digitale Tools für moderne Finanzteams
Die Anforderungen an moderne Finanzteams sind hoch: Sie sind nicht nur das Herzstück eines Unternehmens, sondern treffen auf Basis der Datenlage wichtige Entscheidungen. Die Geschäftsstrategie wirkt somit auch in die Arbeit einer Buchhaltung hinein. Moderne Finanzteams greifen dabei auf digitale Tools zurück, die sämtliche Finanzprozesse automatisieren und vereinfachen.
Moss bietet eine ganzheitliche und moderne Lösung, mit der Finanzteams von heute so effektiv und zeitsparend wie möglich arbeiten können. Gleichzeitig garantieren die digitalen Abrechnungs-Tools von Moss maximale Transparenz in Sachen Finanzen: Sämtliche Daten sind jederzeit von allen relevanten Abteilungen einsehbar.
Mit den Firmenkarten von Moss wird die Arbeit der Finanzabteilung weiter vereinfacht: Sämtliche Ausgaben werden automatisch erfasst, archiviert und per DATEV-Schnittstelle zur weiteren Verarbeitung freigegeben. Das macht wertvolle Ressourcen dort frei, wo sie gebraucht werden. So arbeiten moderne Finanzteams heute.
FAQs
Moderne Finanzteams sind nicht mehr einfach nur Buchhalter. Zwar erfüllen sie natürlich sämtliche unternehmerischen Buchhaltungspflichten. Gleichzeitig agieren sie aber immer mehr als strategischer Partner der Unternehmensleitung: Sie unterbreiten Strategien und ganzheitliche Lösungsvorschläge, erkennen Probleme und Potenziale – und sorgen dafür, dass die Finanzen stimmen.
Die Buchhaltung teilt sich je nach Unternehmensgröße in weitere Teilbereiche auf. Neben der Finanzbuchhaltung kann es zum Beispiel einzelne Abteilungen für die Kundenverwaltung, Lieferantenverwaltung, Kreditorenabteilung, Lohnbuchhaltung oder Anlagenbuchhaltung geben, die jeweils finanzielle Teilbereiche abdecken. Ein gutes Finanzteam hat dabei stets die Unternehmensstrategie im Blick.
Auch für Finanzteams gibt es Leistungsparameter, die sich messen lassen. Solche sogenannten KPIs (Key Performance Indicators) sind zum Beispiel Cost per Invoice, Invoice Lead Time, Transactions Error Rate oder Touchless Processing Ratio. Der Cost-per-Invoice-Parameter sagt aus, wie teuer die Erstellung einer einzelnen Rechnung für das Unternehmen ist. Je geringer der Wert, desto besser.
Moderne Finanzteams sind nicht mehr die Buchhalter aus der Vergangenheit, die ausschließlich hinter den Kulissen aktiv waren. Heutzutage haben auch Finanzteams die übergreifende Unternehmensstrategie im Blick, wenn sie Bilanzen erstellen oder Zahlen auswerten. Finanzteams von heute agieren als vollwertige Berater der Unternehmensleitung.
Moderne Finanzteams denken strategisch, ganzheitlich, effizient – und sie haben keine Scheu, Führungsrollen zu übernehmen. Die Unternehmensstrategie wirkt auch in die Arbeit von Finanzteams hinein: Sie werten die Zahlen der Vergangenheit aus und leiten daraus zukünftige Geschäftsentscheidungen ab. Dafür ist ein ganzheitlicher Blick notwendig, der über die reine Buchhaltung hinausgeht.
Die ganzheitliche und nutzerfreundliche Lösung von Moss vereinfacht die Arbeit von Finanzteams: Sämtliche Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, archiviert und per DATEV-Schnittstelle für die Weiterverarbeitung freigegeben. Gleichzeitig sind sämtliche Finanzprozesse von allen Abteilungen transparent einsehbar. So wird auch die Kommunikation mit der Unternehmensleitung verbessert.
