Weißt du eigentlich, wie die Kosten- und Erlössituation deines Unternehmens gerade aussieht? Kennst du nicht nur die Zahlen aus der letzten Jahresbilanz, sondern kannst auch anhand monatsaktueller Daten gezielte Controlling- und Planungsmaßnahmen in die Wege leiten?
Ist das nicht der Fall, lohnt es sich, eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu erstellen. Die BWA ist ein wichtiges Controlling-Tool und gibt einen detaillierten Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Leistungsfähigkeit deines Unternehmens.
Aufgrund ihrer Aktualität und hohen Aussagekraft gewinnt die betriebswirtschaftliche Auswertung stetig an wirtschaftlicher Bedeutung. Allein DATEV und die steuerberatende Branche erstellen monatlich über 2,5 Millionen BWAs für Unternehmen. Deine Firma ist noch nicht dabei? Dann zeigen wir dir hier, welche Vorteile die BWA mit sich bringt und wie sie sich ganz einfach erstellen und auswerten lässt.
Mehr als nackte Zahlen: Was ist eigentlich die BWA?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung, abgekürzt BWA, verschafft anhand laufender Daten aus der Buchhaltung einen genauen Einblick in die Kosten- und Ertragslage eines Unternehmens. Anders als die Bilanz wird die BWA nicht jährlich, sondern in der Regel monatlich oder quartalsweise erstellt.
So stellt die BWA dir einen detaillierten Überblick über die aktuelle finanzielle Lage deines Betriebs zur Verfügung, anhand dessen du die Entwicklung deines Unternehmens im Blick behalten und bei Bedarf gezielt Maßnahmen ableiten kannst.
Weshalb du eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen solltest
Grundsätzlich sind Unternehmen in Deutschland nicht verpflichtet, eine betriebswirtschaftliche Auswertung anzufertigen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren allerdings von der Erstellung einer BWA. Für sie ist es von besonderer Relevanz ist, ihr Wachstum ständig im Auge zu behalten und rechtzeitig an den richtigen Stellschrauben zu drehen. Doch das ist nicht der einzige Vorteil, den die Erstellung einer BWA mit sich bringen kann.
Du verwendest aktuelle Daten für Entscheidungen im Controlling
Durch die hohe Aktualität der betriebswirtschaftlichen Auswertung bildet sie die aktuelle finanzielle Situation deines Unternehmens kompakt und detailgetreu ab. So bist du jederzeit über die wirtschaftliche Leistungskraft deines Betriebs informiert und kannst mögliche Schwachstellen sofort identifizieren – und das nicht erst mit dem Jahresabschluss.
Die BWA ist ein wichtiger Nachweis für Banken und Investoren
Viele Kreditgeber, Investoren und Banken verlangen zudem regelmäßig nach einer betriebswirtschaftlichen Auswertung, um die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens besser einschätzen zu können. Für Kreditinstitute ist die BWA sogar das wichtigste Informationsinstrument für die Beurteilung von Krediten nach § 18 KWG im Rahmen der Kreditwürdigkeitsprüfung.
Hinweis: Auch für Geschäftspartner wie Lieferanten kann die BWA ein wesentliches Argument für die Zusammenarbeit sein.
Die Daten liegen bereits vor – verschaff dir einen Überblick
Die entscheidende Grundlage für die Anfertigung einer BWA ist die Buchführungspflicht deines Unternehmens. Die benötigten Daten liegen in der Finanzbuchhaltung also bereits vor und der Mehraufwand der Erstellung ist entsprechend gering. Meist wird diese von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer unter Zuhilfenahme von DATEV übernommen.
BWA selbst erstellen – wie geht das?
Zur Anfertigung der betriebswirtschaftlichen Auswertung ist der Weg zum Steuerberater jedoch keinesfalls ein Muss: Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware oder anhand gepflegter Excel-Tabellen kannst du die BWA problemlos selbst erstellen. Da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer BWA gibt, hast du bei der Gestaltung der Auswertung prinzipiell freie Hand. Dabei solltest du dir jedoch immer wieder vor Augen führen, welches Ziel du mit der BWA verfolgst und entsprechend eine passende BWA-Form wählen.
Wenn du keine Bücher führst, verfügst du in der Regel nicht über die notwendigen Daten, um eine betriebswirtschaftliche Auswertung aufzustellen. Dabei kann es sich insbesondere für mittelständische Unternehmen lohnen, ihre Umsatzentwicklung anhand einer BWA zu analysieren.
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DATEV-Standard-BWA und Co.: So findest du die passende BWA-Form
Es gibt zahlreiche Arten von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die sich je nach Branche und Standardkontenrahmen der Buchführung unterscheiden. Am häufigsten findet allerdings die DATEV-Standard-BWA (BWA-01) Anwendung. Dieses Format ist universell einsetzbar und ermöglicht eine kurzfristige Erfolgsrechnung – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Welche BWA sich am besten für dein Unternehmen eignet, solltest du jedoch immer im Einzelfall entscheiden. Für konkrete Vorhaben gibt es auch spezielle BWA-Formen. Infrage kommen neben der DATEV-Standard-BWA zum Beispiel:
- Arzt-BWA (BWA-02)
- Controlling-Report-BWA (BWA-04)
- Gesamtkostenverfahren-BWA (BWA-05)
- Steuerberater-BWA (BWA-10)
- Einnahmen-Ausgaben-BWA (BWA-43)
- Kapitalflussrechnungs-BWA (BWA-51)?
Dabei eignet sich die Controlling-Report-BWA beispielsweise am besten als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Die Kapitalflussrechnungs-BWA etwa solltest du verwenden, wenn du vorhast, einen Kredit zu beantragen.
Wirtschaftliche Bedeutung und Anforderungen an die BWA sind gestiegen
Die DATEV-Standard-BWA war Ende der 1960er Jahre die erste betriebswirtschaftliche Auswertung, die als Entscheidungshilfe von kleinen und mittelgroßen Unternehmen zu Rate gezogen wurde. Im Laufe der Jahre hat die BWA seitdem erheblich an wirtschaftlicher Bedeutung gewonnen.
Mittlerweile ist die BWA zu einem wichtigen Orientierungsmittel für Unternehmen, Banken und Finanzverwalter geworden. Dementsprechend sind auch die Anforderungen an die Aussage- und Auswertungskraft der BWA gestiegen. So sollte deine BWA in jedem Fall:
- rechtsneutral gestaltet sein
- standardisierbar sein
- die Finanzlage größenneutral abbilden
- kompatibel mit Branchenvergleichen sein
- eine integrierte Darstellung mit Rechnungswesen und statistischen Daten deines Unternehmens zulassen
Welche Bestandteile gehören in die betriebswirtschaftliche Auswertung?
In der BWA tauchen grundsätzlich nur Daten auf, die der GuV entnommen werden können. Wie genau die Auswertung letztendlich aussieht, hängt dabei von dem Zweck und damit von der Art der BWA ab, die du verwendest. Einige Bestandteile sollten jedoch in jeder betriebswirtschaftlichen Auswertung zu finden sein:
- kurzfristige Erfolgsrechnung
- Bewegungsbilanz
- statische Liquidität
Diese BWA-Bestandteile helfen dir, Kennzahlen zu vergleichen
Du möchtest mithilfe deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung einzelne Bestandteile oder Zahlen vergleichen? Auch das ist kein Problem, solange folgende Bausteine enthalten sind:
- Soll-/Ist-Vergleich
- Branchenvergleich
- Vorjahresrechnung
- Jahresübersicht
Weitere Bestandteile kannst du selbst definieren – je nachdem, was genau du mit der BWA erreichen oder analysieren möchtest. Für einen umfassenden Vergleich bieten sich beispielsweise Zeitpläne, Zeitreihen oder grafische Darstellungen als ergänzende Bestandteile an.
Generell gilt es jedoch immer zu beachten, dass die Struktur der betriebswirtschaftlichen Auswertung keine bloße Abfrage von Konten darstellt. Vielmehr trifft sie eine klare betriebswirtschaftliche Aussage über die aktuelle finanzielle Situation deines Unternehmens.
Mit Struktur die Übersicht behalten: So ist eine typische BWA aufgebaut
Bei aller Gestaltungsfreiheit orientieren sich betriebswirtschaftliche Auswertungen meist an der grundlegenden Struktur des DATEV-Standard-Formats. So lassen sich die Informationen aus der GuV übersichtlich und aussagekräftig darlegen.
Ganz oben stehen dabei typischerweise die Betriebseinnahmen des analysierten Zeitraums – die Umsatzerlöse. Von ihnen werden die Betriebsausgaben wie Material- und Warenausgaben abgezogen, um daraus eine weitere wichtige Kennzahl abzuleiten: den Rohertrag.
Vom Rohertrag werden schließlich die laufenden Kosten für Personal, Miete, Werbung und Co. abgezogen. Das Ergebnis ist das Betriebsergebnis bzw. das EBIT. Unter Abzug der Zinsaufwendungen und Addition der Zinserträge bildet sich hieraus im nächsten Schritt das neutrale Ergebnis.
Neben dieser monatlichen Berechnung des Ergebnisses enthalten viele BWAs je nach Zweck zusätzlich die Werte des Vormonats, Werte des gleichen Monats im Vorjahr, relevante Branchenwerte oder einen kumulierten Jahreswert. Zudem kannst du Quoten dazu nutzen, die Anteile einzelner Posten an Gesamtergebnis oder Gesamtkosten zu beleuchten.
BWA auswerten: So lässt du deinen Zahlen Taten folgen
Auch wenn sie gut strukturiert sein sollte, muss man verstehen, wie man eine BWA liest und auswertet. Im schlimmsten Fall hast du lediglich eine Zahlenflut vorliegen, tust dich aber schwer damit, diese zu interpretieren und konkrete Entwicklungen und unternehmerische Entscheidungen abzuleiten. Kurzum: Eine BWA ohne einen Leser, der sie auch analysieren kann, verfehlt ihren Zweck.
Glücklicherweise reicht oftmals ein Blick auf einige zentrale Kennzahlen aus, damit die BWA zur gewinnbringenden Informationsquelle über die finanzielle Leistungskraft deines Unternehmens wird. Die wichtigsten Kennzahlen erläutern wir dir hier einmal genauer.
Kennzahl 1 – Erträge richtig auswerten
Die Umsatzerlöse sind eine wichtige Kennziffer für den Gewinn deines Unternehmens. Um den Gewinn zu steigern müssen diese entweder steigen, oder die Kosten sinken.
Die Gesamtleistung bezieht zusätzlich zu den Umsatzerlösen die Bestandsveränderungen und die aktivierten Eigenleistungen mit ein. So wird ein höherer oder fehlender Wareneinsatz rechnerisch ausgeglichen.
Der betriebliche Rohertrag wird schließlich aus der Differenz aus allen unternehmerischen Erträgen und dem dafür benötigten Material- und Warenverbrauch gebildet. Somit kann er grundsätzlich als Deckungsbeitrag deines Unternehmens verstanden werden und ist ein entscheidender Indikator für die Profitabilität – und für den Unternehmenserfolg.
Kennzahl 2 – So analysiert du deine Kosten
Natürlich sorgt dein laufender Betrieb nicht nur für Umsätze, sondern verursacht auch diverse Kosten, zum Beispiel für Personal, Miete, Werbung oder die Buchhaltung. All diese betriebsbedingten Aufwendungen sind in der BWA unter den Gesamtkosten aufgelistet.
Vergleichende Zahlen aus den Vormonaten oder dem Vorjahr können dir hier Aufschluss darüber geben, in welchen Bereichen du mehr Mittel aufwenden musstest und wo sich Potenziale für mögliche Einsparungsmaßnahmen finden lassen.
Kennzahl 3 – Was das EBIT über dein Unternehmen aussagt
Dein Betriebsergebnis, das sogenannte EBIT, ergibt sich in der BWA aus der Differenz zwischen dem betrieblichen Rohertrag und den Gesamtkosten. Zinsen und Steuern werden hier noch nicht mit einbezogen.
Daher ist das EBIT insbesondere für kreditgebende Banken von Interesse, da es Aufschluss über die leistungsfähigkeit deines Unternehmens vermittelt – unabhängig von deiner Finanzierungsstrategie. So erkennen Analysten, wie es um das operative Geschäft deines Betriebs bestellt ist und wie du im Vergleich zu Konkurrenten performst.
Kennzahl 4 – erst beim neutralen Ergebnis kommen die Zinsen ins Spiel
Die Finanzierung deines Unternehmens taucht in der BWA erst im neutralen Ergebnis, oder “Ergebnis ohne Steuern” auf. In dieser Kennzahl sind bereits die Zinserträge und -aufwendungen des Unternehmens mit eingerechnet. Damit ist diese Zahl in der Praxis häufig entscheidender als das EBIT, da die gewählte Finanzierung und ihre Effekte dich über einen längeren Zeitraum begleiten und deine Entscheidungen beeinflussen.
Kennzahl 5 – Das vorläufige Ergebnis interpretieren
Im vorläufigen Ergebnis werden in der BWA schlussendlich die Einkommens- und Ertragsteuern mitberücksichtigt. Damit gibt diese Kennzahl den Gewinn deines Unternehmens unter Einbezug aller gewinnmindernden Faktoren an und kann einen ersten Hinweis auf den Jahresabschluss vermitteln.
Trotzdem ist das vorläufige Ergebnis als Indikator mit Vorsicht zu genießen: Korrekturbuchungen und sonstige Buchungen für den Jahresabschluss oder die EÜR sind hier noch nicht erfasst. Daher entfaltet die BWA auch keine steuerlichen Wirkungen – ganz im Gegensatz zu der Steuererklärung, die im Zuge des Jahresabschlusses erstellt wird.
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