BWA lesen und verstehen – von nackten Zahlen zu fundierten Entscheidungen

Egal, ob die betriebswirtschaftliche Auswertung vom Steuerberater oder im eigenen Unternehmen erstellt wird – viele Unternehmer schenken der monatlichen BWA lediglich einen kurzen Blick, bevor sie ungelesen in einen Ordner wandert. Dabei enthält die Auswertung wichtige Daten über die aktuelle wirtschaftliche Situation deines Unternehmens. Sofern du weißt, wie du sie richtig zu lesen hast…

Die BWA kann dir wesentliche Informationen über die finanzielle Leistungsfähigkeit, die wirtschaftliche Entwicklung und potenzielle Schwachstellen deines Unternehmens liefern. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Auswertung daher ein zentrales Controlling-Tool. Für sie ist es von besonderer Relevanz, anhand der aktuellen Zahlen das laufende Wachstum zu beobachten und unmittelbare Schritte einzuleiten, um die Unternehmensentwicklung voranzutreiben.

Doch auch die ausführlichste BWA verfügt nur über wenig Aussagekraft, wenn du nicht weißt, worauf du besonderes Augenmerk legen solltest, um verwertbare Rückschlüsse über die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens ziehen zu können. Deshalb verraten wir dir, wie du die betriebswirtschaftliche Auswertung richtig lesen kannst und was du bei der Analyse beachten solltest.

Was ist eigentlich die BWA?

In der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) finden sich die monatsaktuellen Zahlen aus der Finanzbuchhaltung und GuV deines Unternehmens. Sie gibt dir und potenziellen Stakeholdern Aufschluss über die aktuelle Kosten- und Ertragslage des Betriebs und bietet somit eine Grundlage für fundierte unternehmerische Entscheidungen.

Auch bei der Beantragung von Krediten oder finanziellen Mitteln wird die BWA häufig von Kreditinstituten und Investoren verlangt, um einen Nachweis über die Kreditwürdigkeit deines Betriebes zu erhalten.

Im Gegensatz zu der Bilanz zum Jahresabschluss ist die Erstellung einer BWA jedoch nicht gesetzlich verpflichtend. Daher gibt es auch keine festgelegte Form für die Struktur und Bestandteile der Auswertung.

Häufig wird die BWA vom Steuerberater mithilfe von DATEV angefertigt. Insbesondere kleinere Unternehmen und Freiberufler sparen sich jedoch die zusätzlichen Kosten und erstellen die Auswertung oftmals selbst.

Wichtiges Controlling-Tool: Warum du die BWA unbedingt lesen solltest

Monatlich eine BWA im Postfach zu haben ist das Eine – die Auswertung zu analysieren und daraus entscheidende Verbesserungen abzuleiten das Andere. Viele Unternehmer schenken der betriebswirtschaftlichen Auswertung maximal einen kurzen Blick auf das vorläufige Ergebnis.

Dabei kannst du durch die Analyse der wesentlichen laufenden Kennzahlen Trends frühzeitig erkennen, Schwachstellen identifizieren und die wirtschaftliche Entwicklung deines Unternehmens kontinuierlich im Auge behalten.

Die Daten aus der BWA bieten dir also eine wichtige Grundlage für fundierte Entscheidungen, um negative Entwicklungen zu stoppen und das Wachstum deines Unternehmens gezielt voranzutreiben. Besonders für rasant wachsende Startups, Online-Händler oder Digital-Agenturen ist die BWA daher ein wichtiges Controlling-Tool, um mit dem schnelllebigen Unternehmensumfeld Schritt zu halten. 

Also gilt: Nur eine gelesene BWA kann dir einen erheblichen Nutzen bringen.

Kennzahlen & Aufbau: Was sich aus der BWA lesen lässt

Für den Aufbau einer betriebswirtschaftlichen Auswertung existieren keine einheitlichen gesetzlichen oder formalen Vorgaben. Grundsätzlich kann die BWA daher von Unternehmen zu Unternehmen individuell gestaltet werden – je nach ihrem Zweck und der Art des Betriebes. Wichtig ist nur, dass alle wichtigen Kennzahlen enthalten sind und die Auswertung sinnvoll gegliedert ist, um das laufende Geschäft möglichst realitätsgetreu widerspiegeln. In der Regel basiert die geeignete BWA-Art daher auf dem Standardkontenrahmen, den dein Unternehmen für die Buchhaltung verwendet.

Dennoch orientieren sich die meisten Unternehmen in der Praxis an der BWA-Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung auf Grundlage der DATEV-Standard-BWA (BWA-01). Diese geläufige BWA-Art hat den Vorteil, dass sie unabhängig von Unternehmensgröße und Branche eingesetzt werden kann und die Daten aus der Buchhaltung rein betriebswirtschaftlich analysiert.

Hinweis: Je nach Zweck der BWA und Ziel der Analyse können jedoch auch zahlreiche andere BWA-Arten oder zusätzliche BWA-Formen wie die Bewegungsbilanz oder statische Liquidität infrage kommen.

BWA-Aufbau: So ist die betriebswirtschaftliche Auswertung strukturiert

Ungeachtet der speziellen BWA-Art, die dein Unternehmen verwendet, folgt die Struktur der betriebswirtschaftlichen Auswertung in der Regel immer einem ähnlichen Muster. Diese Grundstruktur orientiert sich an der GuV und führt geradlinig durch die wichtigsten Kennzahlen, die sogenannten “Chefkennzahlen”, deines Unternehmens.

So bildet der typische BWA-Aufbau meist folgende Kennzahlen in dieser Reihenfolge ab:

1. Umsatzerlöse

Ganz oben sind in der BWA in der Regel der Netto-Umsatz aufgeführt, den dein Unternehmen in dem betrachteten Zeitraum erwirtschaftet hat.

2. Gesamtleistung

Zu den Umsatzerlösen werden die ebenfalls aufgeführten Bestandsveränderungen und aktivierten Eigenleistungen hinzugerechnet. Das Ergebnis ist die Gesamtleistung deines Unternehmens.

3. Rohertrag

Im folgenden ist nun der Material- und Wareneinsatz des Betrachtungszeitraums aufgeführt. Er wird von der Gesamtleistung abgezogen, um eine entscheidende Kennzahl zu erhalten – den Rohertrag. 

4. Gesamtkosten & EBIT

Hiernach werden die Gesamtkosten des vergangenen Monats abgebildet. Meist werden dabei alle Kostenarten separat aufgeführt um mögliche Kostensteigerungen oder -senkungen ausfindig machen zu können. Die addierten variablen und fixen Kosten werden schließlich vom Rohertrag deines Unternehmens abgezogen. So ergibt sich in der BWA das EBIT – das Betriebsergebnis ohne Zinsen und Steuern.

5. Neutrales Ergebnis und Ergebnis vor Steuern

Die Zinsen werden im folgenden Teil der BWA aufgeführt, wobei sowohl die Zinserträge, als auch Zinsaufwendungen Eingang in die Auswertung finden. Aus ihnen berechnet sich das neutrale Ergebnis. Dieses wird schließlich zum EBIT hinzuaddiert, um das Ergebnis vor Steuern zu erhalten.

6. Vorläufiges Ergebnis

Schlussendlich werden in der BWA auch die Steuern mit einbezogen. In der Regel spielen diese in der Auswertung jedoch eine eher untergeordnete Rolle, da sie eher für die Jahresabschlussbilanz von Bedeutung sind. Monatliche Ertrags- und Einkommenssteuern werden jedoch auch in der BWA vom Ergebnis vor Steuern abgezogen, sodass sich die letzte “Chefkkennzahl” ergibt: das vorläufige Ergebnis deines Unternehmens.

Drei grundlegende Darstellungsformen der BWA

Um den bloßen Zahlen aus der Buchhaltung eine höhere Aussagekraft zu verleihen, werden die Kennzahlen in der BWA oftmals in Relation gesetzt und mit anderen Werten verglichen. In der Regel wird dir bei deiner Analyse daher eine dieser drei grundlegenden Darstellungsformen begegnen:

• Wertevergleich: Hier führt die BWA zu jeder Position die dazugehörigen Konten auf, beispielsweise die Kostenkonten.
• Vergleichs-Darstellung: Die aktuellen BWA-Zahlen werden mit den Zahlen aus dem gleichen Monat des vergangenen Jahres, dem letzten Monat oder den Durchschnittswerten der Branche verglichen.
• Zeitreihe: In dieser ausführlichen Darstellung gibt die BWA dir einen Überblick über sämtliche Monate eines Jahres und die jeweils zugehörigen BWA-Posten

Zur besseren Visualisierung von Trends und Entwicklungen kommen zudem häufig Grafiken, Diagramme oder Charts zum Einsatz, die dir die Interpretation der Zahlen erleichtern können.

Zahlenspiele mit Sinn: Das verrät die BWA über dein Unternehmen

Bist du erst einmal mit der Struktur und der Darstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung vertraut, bietet sie einen übersichtlichen Blick auf alle relevanten Faktoren, die dein Unternehmensergebnis im jeweiligen Monat beeinflusst haben. So lässt sich aus der BWA beispielsweise ableiten, ob deine Einnahmen reichen, um die Ausgaben zu decken, in welchen Bereichen die Kosten gestiegen sind oder ob du auf dem richtigen Weg bist, um deine jährlichen Unternehmensziele zu erreichen.

Wenn du sie richtig liest, kannst du der BWA – je nach inkludierten Bestandteilen – also beispielsweise schnell entnehmen…

• … ob dein Unternehmen unterjährig Gewinn macht
• … wie du dich im Vergleich zum Vormonat entwickelt hast
• … wo du im Vergleich zu anderen Betrieben in der Branche stehst
• … welche operativen Kosten anfallen, um deinen Umsatz zu erreichen
• … wie hoch einzelne Kosten (z.B. Personalkosten) im Vergleich zum Umsatz ausfallen
• … was von deinem Umsatz übrig bleibt (Rohertrag)
• … welche Kosten für deine Finanzierung anfallen und ob deine Finanzierungsstrategie die richtige ist
• … an welchen Stellen du möglicherweise Einsparungsmaßnahmen implementieren solltest

BWA verstehen: So verwandelst du die Zahlenflut in wertvolle Erkenntnisse

Aber wie sieht eine BWA in der Praxis aus? Und an welchen Stellen finde ich die relevantesten Kennziffern um die richtigen Rückschlüsse für mein Unternehmen zu ziehen?

Mit einer einfachen Beispiel-BWA veranschaulichen wir dir einmal, welche wichtigen Kennziffern eine betriebswirtschaftliche Auswertung enthält und wie sie Zeile für Zeile zu lesen ist. Die Zahlen sind angelehnt an ein fiktives mittelständisches E-Commerce-Unternehmen, das Waren verkauft, die es vorher eingekauft hat. 

Die Spalten der BWA geben bereits einen ersten Überblick darüber, was sich genau anhand der BWA analysieren lässt:

• Art der BWA: In Spalte 1 findest du meist Nummer und Art der BWA – in unserem Beispiel die Nummer 100 für die kurzfristige Erfolgsrechnung.
• BWA-Positionen: Die Bezeichnungen aller Erlös- und Kostenarten – die BWA-Positionen – befinden sich in Spalte 2.
• Berichtszeitraum: Spalte 3 gibt Auskunft über die konkreten Zahlen für den aktuellen Berichtszeitraum. Dabei kann es sich um einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr handeln.
• Vergleichszeitraum: In Spalte 4 kommt die erste vergleichende Komponente ins Spiel: In unserem Beispiel werden hier die Daten aus dem gleichen Monat im Vorjahr aufgeführt.
• Differenz zum Vorjahr: Die Abweichung vom Vorjahreszeitraum in Prozent lässt sich in Spalte 5 betrachten.
• Quoten: Die Vergleichs-BWA verwendet Quoten als vergleichendes Mittel. In den Spalten 6 bis 9 werden zunächst die Gesamtleistung und dann die Gesamtkosten jeweils als 100% angesetzt und die folgenden BWA-Positionen prozentual auf die jeweilige Größe bezogen?

1. Erträge anhand der BWA analysieren

Der erste Abschnitt der BWA stellt alle Ertragspositionen des vergangenen Monats dar. Hier finden sich entsprechend die Chefkennzahlen “Gesamtleistung” und “Rohertrag” wieder. In unserem Beispiel ist zu sehen, dass die Gesamtleistung im Vergleich zum Vorjahr um 17% gestiegen ist, der Rohertrag sogar um 20%.

Außerdem ist in den Spalten 6 und 7 erkennbar, dass der Materialeinsatz insgesamt zwar gestiegen, sein Anteil an der Geasmtleistung allerdings von 22% auf 20% gesunken ist. Es lässt sich also der positive Rückschluss ziehen, dass das Unternehmen wirtschaftlicher eingekauft hat.

2. Kosten richtig lesen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Der zweite Abschnitt der BWA gibt alle im Betrachtungszeitraum entstandenen Kosten wieder und listet diese nach Kostenpositionen auf. In unserem Beispiel fällt auch hier eine ungewöhnlich positive Entwicklung auf: Die Gesamtkosten sind nur um 12% gestiegen und haben damit weniger zugenommen als der betriebliche Rohertrag (20%, s. Abschnitt 1). 

Auffällig ist zudem die hohe Zunahme der Reparaturkosten um 52% im Vergleich zum Vorjahr. Hier sollte ein guter Unternehmer prüfen, wie diese zustande kamen und ob sie vermeidbar gewesen wären. Der hohe Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten (78%) ist hingegen weniger verwunderlich, da das Beispiel-Unternehmen hauptsächlich online tätig ist und daher tendenziell weniger Aufwendungen für KfZ, Warenausgabe etc. anfallen.

3. EBIT-Analyse mit der BWA

Der EBIT ist eine weitere wichtige Chefkennzahl und ergibt sich durch den Abzug der Gesamtkosten vom betrieblichen Rohertrag. In unserer Beispiel-BWA ist hier eine deutliche Steigerung von 29% auszumachen – wenig verwunderlich, da der Rohertrag stärker gestiegen ist als die Gesamtkosten. 

Dies ist besonders für Investoren und Kreditgeber ein gutes Zeichen, da der steigende EBIT signalisiert, dass das Unternehmen unabhängig von der Finanzierung gut performt.

4. Das Neutrale Ergebnis richtig auswerten

Beim neutralen Ergebnis lässt sich in unserem Beispiel erkennen, dass der Zinsaufwand klar dominiert. Dies ist allerdings eine übliche Entwicklung, denn sobald ein Unternehmen ein Darlehen aufnimmt, fallen regelmäßig Zinsen an. Es ist jedoch positiv zur Kenntnis zu nehmen, dass der Zinsaufwand gesunken ist, während die Zinserträge gestiegen sind. So ist das neutrale Ergebnis um 10% besser als im Vorjahreszeitraum.

5. So interpretierst du das vorläufige Ergebnis

In unserem Beispiel ist das Ergebnis vor Steuern (+37%) noch einmal stärker angestiegen als der EBIT (+29%). Bewirkt wurde diese positive Entwicklung durch die Verringerung des Zinsaufwands und das damit bessere neutrale Ergebnis. Es wurden allerdings auch 35% mehr Steuern gezahlt, die der deutlichen Steigerung des Gesamtergebnisses um 38% jedoch keinen Abbruch tun. 

Insgesamt lässt sich anhand der Beispiel-BWA also feststellen, dass das Unternehmen eine positive Entwicklung durchmacht und stark am wachsen ist, auch wenn noch einzelne Optimierungspotenziale erkennbar sind.

Warum die BWA nicht immer brauchbare Ergebnisse liefert – von der einfachen zur qualifizierten BWA

Aus der BWA kannst du also zahlreiche Rückschlüsse über finanzielle Schwachstellen und Risiken deines Unternehmens ableiten. Um hieraus geeignete Steuerungsmaßnahmen für deinen Betrieb zu entwickeln, ist allerdings Vorsicht geboten: Damit die betriebswirtschaftliche Auswertung zu einem zuverlässigen Controlling-Element wird, müssen in der Regel einige Anpassungen vorgenommen werden.

Der Grund dafür: In der einfachen BWA werden die Daten genau so ausgewiesen, wie sie in der Buchhaltung erfasst wurden – ohne Berücksichtigung der betrieblichen Anforderungen. So liefert die Auswertung ein teilweise verzerrtes Bild der tatsächlichen Unternehmensentwicklung und du läufst Gefahr, wichtige Trends zu Unter- oder Überschätzen.

Es reicht somit nicht nur, die betriebswirtschaftliche Auswertung zu lesen – die einfache BWA muss in eine qualifizierte BWA umgeformt werden. Nur so erhältst du näherungsweise richtige und belastbare Ergebnisse. Anpassungsbedarf besteht beispielsweise häufig bei…

• … dem Materialeinkauf: Dieser wird häufig fälschlich als Materialverbrauch ausgewiesen, obwohl dein Unternehmen möglicherweise gar nicht das gesamte eingekaufte Material verbraucht hat. Daher sollte nur der tatsächliche Verbrauch auch als solcher ausgewiesen werden. Nutzt du kein Warenwirtschaftssystem, kannst du dich hier an Schätzungen oder Rezepturen orientieren.
• … den Abschreibungen: Abschreibungen werden in der Buchhaltung typischerweise erst am Jahresende erfasst. Um ein realistisches Bild der laufenden Unternehmensentwicklung zu erhalten, solltest du diese jedoch auf die Monate verteilen.
• … den Personalkosten: Ähnlich sieht es bei den Personalkosten aus. Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und Boni sollten gleichmäßig auf die einzelnen Monate verteilt werden.
• … den Einmalzahlungen: Auch weitere Einmalzahlungen, wie Versicherungen, Beiträge und Gebühren solltest du über die Monate verteilen.
• … den Umsätzen: Stelle sicher, dass alle Umsätze richtig verbucht sind. An- und Teilzahlungen aus dem vergangenen Monat gehören beispielsweise nicht dazu, da der Kunde die Lieferung noch nicht erhalten hat. Daher solltest du sie den Verbindlichkeiten zuweisen.
• … den Bestandsveränderungen: Häufig werden Bestandsveränderungen gar nicht oder nicht richtig in der BWA erfasst. Überprüfe, ob sie mit den Herstellungskosten bemessen werden statt fälschlich mit den voraussichtlichen Verkaufspreisen.
• … den Ertragsteuern: Die BWA setzt die Ertragsteuern meist nicht monatlich an und/ oder berechnet diese anhand der Vorauszahlungen. Diese können von der tatsächlichen Steuerlast allerdings erheblich abweichen. Korrigiere diese Zahl daher, wenn nötig, mit den richtigen Steuern.

Solltest du dir nicht sicher sein, welche Anpassungen bei deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung notwendig sind, um aus der einfachen eine qualifizierte BWA zu erhalten, wende dich am besten an deinen Steuerberater. Meist macht es allerdings bereits Sinn zunächst Korrekturen an den großen Kostenpositionen wie Material, Personal und Abschreibungen vorzunehmen. Dadurch kann sich der Realitätsgehalt der BWA bereits erheblich erhöhen.

BWA richtig lesen: Ohne eine genaue Buchhaltung geht gar nichts

Jede BWA ist nur so gut wie die Daten, auf die sie zurückgreift. Konkret heißt das: Um verlässliche Aussagen aus deiner Auswertung ableiten zu können, ist eine richtige, aktuelle und vollständige Finanzbuchhaltung unerlässlich. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist dies allerdings oft ein Problem.

Erst wenn alle Daten nachweislich aktuell sind und entsprechende Abgrenzungen vorgenommen wurden, spricht man von einer qualifizierten BWA. Da dies zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet, bietet es sich gerade bei kleinen und mittelgroßen Betrieben an, die korrigierte BWA nur einmal im Quartal zu erstellen und sich monatsweise an der einfachen Auswertung zu orientieren.

Oftmals reicht das bereits aus, um die Leistungsfähigkeit deines Unternehmens zu bewerten und mögliche Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren.

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