Eine Dienstreise muss nicht immer gleich auf die andere Seite der Welt führen – oft sitzt der Kunde, den man treffen möchte, gar nicht weit weg. Ein beliebtes Ziel für Dienstreisen deutscher Unternehmen ist das ebenfalls deutschsprachige Österreich, unser Nachbarland. Unser Guide zeigt, welche Spesen für eine Dienstreise nach Österreich zu berücksichtigen sind, wie hoch sie sind und wie sie sich steuerlich geltend machen lassen.
Spesen für die Auslandsreise: Österreich
Ein Teil der Spesen auf einer Dienstreise ist der sog. Verpflegungsmehraufwand. Das sind per Definition die Kosten, die über die üblichen Verpflegungsausgaben hinaus entstehen, die der Reisende zuhause hätte oder wenn er klassisch im Büro essen würde. Wenn unterwegs eingekauft oder ein Restaurant besucht werden muss, sind die Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke schlicht höher. Damit aber nun Mitarbeiter nicht anfangen, in Sterne-Restaurants zu essen und diese Kosten steuerlich geltend zu machen, hat die deutsche Regierung sogenannte Spesensätze eingeführt: Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand.
Diese Pauschalen werden fällig, wenn eine Dienstreise mindestens acht Stunden und maximal drei Monate dauert. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Sätze: die kleine Verpflegungspauschale und die große Verpflegungspauschale.
Die kleine Verpflegungspauschale gilt für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden – oder aber am Tag der An- und Abreise bei einer mehrtägigen Reise. Die große Verpflegungspauschale gilt für alle 24-stündigen Reisetage.
Während es für innerdeutsche Reisen fest definierte Spesensätze in Höhe von 14,- EUR für die kleine Verpflegungspauschale und in Höhe von 28,- EUR für die große Verpflegungspauschale gibt, weichen diese Spesensätze im Ausland ab. Je nach Lebenshaltungskosten in einem bestimmten Land oder in einer bestimmten Stadt fallen die Spesensätze unterschiedlich hoch aus.
Spesen Österreich 2023: Wie hoch sind die Spesensätze?
Aufgrund von regionalen und globalen Entwicklungen kann die deutsche Regierung die Spesensätze für das In- und Ausland jährlich an die aktuellen Gegebenheiten anpassen. Ziel ist es, sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten zu reduzieren. Ein Restaurantbesuch in London ist im Durchschnitt schlicht und einfach teurer als ein Restaurantbesuch in Warschau.
Die Spesensätze für Österreich liegen dabei im internationalen Vergleich genau im Mittel und gelten für alle Städte gleichermaßen. Während es beispielsweise in Großbritannien extra Spesensätze für London gibt aufgrund der deutlich höheren Lebenshaltungskosten im Vergleich zum übrigen Land, sind die Spesensätze in Österreich städteübergreifend gleich hoch.
Die Spesensätze in Österreich 2023:
- Die kleine Verpflegungspauschale: 27,- EUR (gilt für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden oder am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen)
- Die große Verpflegungspauschale: 40,- EUR (gilt für vollständige Reisetage mit einer Dauer von 24 Stunden)
In diesem Zuge ebenfalls interessant: die Übernachtungspauschale. Diese liegt für Dienstreisen nach Österreich bei 108,- EUR pro Nacht. Als Pauschale ist es dabei gleich, wo diese Nacht verbracht wird und was die Übernachtung tatsächlich kostet.
Beispielrechnung für eine Dienstreise nach Österreich
Wer nun eine Dienstreise nach Österreich unternehmen möchte, kann sich dafür an dem folgenden Beispiel orientieren. Wir gehen in diesem Fall von einer dreitägigen Reise zu einer Messe in Österreich aus.
Beispiel für eine Dienstreise nach Österreich:
- Tag 1 (Anreise, weniger als 24 Stunden): 27,- EUR
- Übernachtung von Tag 1 auf Tag 2: 108,- EUR
- Tag 2 (voller Tag von 0 bis 24 Uhr): 40,- EUR
- Übernachtung von Tag 2 auf Tag 3: 108,- EUR
- Tag 3 (Abreise, weniger als 24 Stunden): 27,- EUR
- = 310,- EUR für die gesamte Dienstreise
Für die gesamte Dienstreise nach Österreich fallen dementsprechend 310,- EUR für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungen an. Tatsächlich als Spesen gilt aber nur der Verpflegungsmehraufwand. Die Summe hierfür wären 104,- EUR.
Abzüge durch anderweitig bezahlte Speisen und Getränke
Die Beträge für die einzelnen Tage können aber noch reduziert werden, wenn bestimmte Mahlzeiten anderweitig bezahlt werden. Häufig ist das der Fall bei Hotelübernachtungen – hier ist das Frühstück nämlich oft inklusive. In dieser Situation muss muss von der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages 20% der großen Verpflegungspauschale abgezogen werden – im Falle von Österreich demnach 8,- EUR. Wird zusätzlich das Mittagessen oder das Abendessen übernommen, werden jeweils 40% der großen Verpflegungspauschale abgezogen.
So wird aus der obenstehenden Rechnung die folgende:
| Anreisetag: 27,- EUR | Arbeitgeber übernimmt keine Kosten | |
| + | Übernachtung von Tag 1 auf Tag 2: 108,- EUR | |
| + | Vollständiger Tag: 32 EUR (40,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| + | Übernachtung von Tag 2 auf Tag 3: 108,- EUR | |
| + | Abreisetag: 19,- EUR (27,- EUR – 20%) | Arbeitgeber übernimmt mit der Übernachtung das Frühstück |
| = | 294,- EUR |
Spesen geltend machen bei einer Österreich-Reise
Um Spesen für eine Reise nach Österreich steuerlich geltend machen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Zum einen muss es sich dabei um eine Dienstreise handeln – das heißt eine Reise, die einem beruflichen Zweck dient, wie einen Kunden zu treffen oder für eine gewisse Zeit in einer österreichischen Niederlassung zu arbeiten. Zum anderen ist die Länge der Dienstreise entscheidend: Sie muss mindestens acht Stunden dauern, darf aber insgesamt nicht länger als drei Monate sein, andernfalls entfällt das Anrecht auf eine Steuerersparnis.
Für Mitarbeiter gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, sich Geld für ihre Reisekosten zurückzuholen. Die erste und für sie beste ist, wenn der Arbeitgeber ihren Verpflegungsmehraufwand vollständig übernimmt. Der Arbeitnehmer kann in der Spesenabrechnung alle entstandenen Kosten angeben und mit entsprechenden Belegen nachweisen. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten und kann sie selbst als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Noch besser: Der Mitarbeiter muss erst gar keine Auslagen tätigen und bezahlt seine Kosten sofort vom Unternehmenskonto: So spart er sich den Aufwand der Spesenabrechnung und muss nicht in Vorleistung treten. Sogenannte Firmenkarten, Kredit- oder Debitkarten, ermöglichen ihm das.
Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, hat der Dienstreisende aber noch eine andere Möglichkeit: Er kann sie im Rahmen der Steuererklärung selbst steuerlich geltend machen. So erhält er zwar nicht die gesamte Summe zurück, profitiert aber dennoch von einer Steuererleichterung. Die meisten Arbeitgeber haben eine feste Regelung für das Thema Spesen, sodass von vornherein klar ist, wie mit dem Thema umgegangen wird.
Moss: Verabschiede dich von langwierigen Spesenabrechnungen bei Dienstreisen
| Wichtig: Auslagenerstattung mit Moss — In der Moss App erfassen Mitarbeiter unter der Rubrik “Rückerstattungen” einfach ihre Reisedaten. Moss berechnet automatisch den spezifischen Verpflegungsmehraufwand, abhängig von Reiseziel und Reisedauer. Dieses Modul steht für alle Moss Kunden und deren Arbeitnehmer zur Verfügung, die ihren Sitz/Wohnsitz in Deutschland haben. |
Um völlig fokussiert arbeiten zu können, muss eine Dienstreise organisatorisch mit möglichst wenig Aufwand verbunden sein – der große Schwerpunkt soll schließlich darauf liegen, das Ziel der Reise zu erreichen, beispielsweise einen Kunden zu überzeugen. Moss ist eine ganzheitliche Ausgabenlösung, die es Unternehmen und Mitarbeitern vereinfacht, ihre Ausgaben zu managen. Mit Hilfe von Firmenkarten ermöglichen es Arbeitgebern ihren Arbeitnehmern, Ausgaben direkt vom Firmenkonto aus zu tätigen, ohne selbst in Vorleistung gehen zu müssen.
Mit Hilfe einer Web und Mobile App können die Reisenden ihre Belege direkt abfotografieren und in die Software hochladen. Dank OCR-Scan wird der Inhalt der Belege sofort erkannt und die Rechnung für die Buchhaltung vorbereitet. Die Buchhalter finden so alle Belege sofort an einem Ort, transparent und übersichtlich aufbereitet, sodass die vorbereitende Buchhaltung wie von alleine passiert und der Monatsabschluss spielend leicht wird.
Für die Mitarbeiter bedeutet das, dass sie nicht mehr in Vorleistung gehen müssen und nach der Reise keine aufwendige Spesenabrechnung mehr vor sich haben. Die Buchhaltung profitiert von der DATEV-Schnittstelle, mit dessen Hilfe alle Belege sofort in die Buchhaltungssoftware übertragen werden – so muss sie keine Zeit mehr investieren, um fehlenden Belegen auf die Spur zu kommen.
FAQs
Wie im deutschen Inland und im internationalen Ausland gilt in Österreich gleichermaßen eine Unterscheidung in die kleine und in die große Verpflegungspauschale. Die kleine Verpflegungspauschale für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden und am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen liegt bei 27,- EUR. Die große Verpflegungspauschale für 24-stündige Tage liegt bei 40,- EUR.
Die Übernachtungspauschale in Österreich liegt bei 108,- EUR pro Nacht. Grundsätzlich gilt: Wird eine Hotelrechnung vollständig übernommen und ist dabei das Frühstück inklusive, werden 20% von der großen Verpflegungspauschale von den Spesen des jeweiligen Tages abgezogen – sprich 8,- EUR (20% von 40,- EUR).
Die Spesen einer Reise nach Österreich lassen sich geltend machen, wenn es sich um eine Dienstreise handelt – die Reise dementsprechend klar einen beruflichen Zweck verfolgt. Gleichzeitig muss die Reise mindestens acht Stunden und maximal drei Monate dauern. Die Spesen können nun entweder vom Arbeitgeber übernommen werden oder selbständig mit der Steuererklärung eingereicht werden.
Um die Spesen einer Dienstreise geltend machen zu können, gibt es mehrere Möglichkeiten: Viele Unternehmen übernehmen den Verpflegungsmehraufwand der Arbeitnehmer vollständig und reichen sie selbst als Betriebsausgabe beim Finanzamt ein. Wenn die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, kann der Mitarbeiter sie selbst mit der Steuererklärung geltend machen.
Spesen sind der Verpflegungsmehraufwand bei einer Reise – sprich die Kosten, die über die Verpflegungskosten hinaus entstehen, die man hätte, wenn man zuhause kocht oder in der Mensa des Arbeitgebers isst. Spesensätze wiederum sind staatlich festgelegte Pauschalen, die Arbeitnehmer von der Steuer absetzen können.
Zu den Reisekosten zählt nicht nur der Verpflegungsmehraufwand – sprich die Spesen – sondern zusätzlich die Übernachtungskosten, die Fahrtkosten und die Reisenebenkosten. Speisen, Getränke, Bahnfahrten oder Flüge, zurückgelegte Kilometer, Messebesuche oder beruflich bedingte Telefonkosten: Das und noch vieles mehr zählt zu den Reisekosten und kann abgesetzt werden.
