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Business-Abos automatisiert verwalten: Wie CFOs ihr Abo-Management verbessern 


Abonnements sind für Unternehmen zu einem nicht zu vernachlässigenden Kostenpunkt geworden. Oft braucht zum Beispiel jede Abteilung ihre eigene SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), die wiederum mit monatlichen oder jährlichen Kosten verbunden ist. Umso wichtiger ist eine effektive Verwaltung sämtlicher Business-Abonnements. Wir erklären, wie Unternehmen ihre Abonnementrechnungen und Verträge verwalten und automatisieren können – und zeigen auf, wie sie mit einem smarten Abo-Management Kosten einsparen.

Business-Abonnements: Kosten einsparen

Business-Abonnements: Kosten einsparen

Man kennt das ungute Gefühl: Eine Kündigungsfrist für ein Abonnement ist abgelaufen – und jetzt muss man ein weiteres Jahr für eine Anwendung zahlen, die man selten oder gar nicht nutzt. Was sich privat vielleicht auf das Streaming- oder Fitnessstudio-Abo beschränkt, nimmt im Geschäftsalltag ganz andere Dimensionen an: Die meisten Unternehmen haben mehrere Dutzend laufende Abonnements, die zudem alle unterschiedliche Laufzeiten, Kosten und Kündigungsfristen haben. 

Je nach Unternehmensgröße kann es sich im Finanzhaushalt deutlich bemerkbar machen, wenn mehrere Abos für kostenschwere Anwendungen weiterlaufen, die eigentlich nicht wirklich gebraucht werden. Umso besser ist es, wenn das Finanzmanagement oder die Buchhaltung über alle laufenden Business-Abonnements und deren Kosten, Nutzen und Kündigungsfristen Bescheid wissen. Denn das richtige Management der Abos kann erhebliche Kosteneinsparpotenziale bringen.

Abonnementrechnungen: Ungenutzte und doppelte Abos

Jede Abteilung eines Unternehmens hat ihre eigenen Software-Lösungen, die sie zur Bewältigung ihrer Aufgaben braucht. Die Marketing-Abteilung nutzt andere Software als zum Beispiel die Buchhaltung oder das Sales-Team. Schnell summieren sich da Abonnements für Anwendungen, die oft vielleicht nicht mal wirklich eingesetzt werden.

Und seit dem Aufkommen von Cloud-Lösungen und der Möglichkeit, remote zu arbeiten, wird die Software nicht mehr lokal auf den Firmenrechnern installiert, sondern einfach für eine bestimmte Zeit eine Lizenz erworben, die den Zugang von überall gewährt. Das macht die Nutzung unübersichtlicher und erschwert das Management von Abonnements zusätzlich.

Doch nicht nur ungenutzte Abos können zum Problem werden. Oftmals liegen auch  mehrere Abos für ein und dieselbe Aufgabe vor. Eventuell wurden im Zuge einer Umstrukturierung mehrere SaaS-Lösungen aus der gleichen Kategorie abonniert, um sie ausgiebig testen zu können. Spätestens nach Abschluss der Testphase sollten diejenigen Anwendungen gekündigt werden, die sich in den Abteilungen nicht durchsetzen konnten. Ohne aktives Management und einen umfassenden Überblick bleiben doppelten Abos allerdings häufig unbemerkt. 

Rechnungen und Belege
verwalten mit Moss

Abo-Verwaltung automatisieren

Um sich einen Überblick zu verschaffen, wird die Automatisierung der Abo-Verwaltung deshalb immer wichtiger: Wenn Finanzmanager die Business-Abonnements ihres Unternehmens mit smarten und digitalen Subscription-Management-Tools verwalten, wissen sie zu jeder Zeit, welche Zahlungen für welche Leistungen erbracht werden – und welche Anwendungen gekündigt werden können, weil sie nicht wirklich genutzt werden.

So müssen Finanzmanager nicht erst auf die Jahresabrechnung aus der Buchhaltung warten, um zu wissen, welche Zahlungen für welche Abonnements geleistet werden. Gleichzeitig entgehen sie so der Gefahr, Kündigungsfristen zu verpassen.

Software Subscriptions: Hohe Kosten für Unternehmen

Software Subscriptions: Hohe Kosten für Unternehmen

Software Subscriptions sind neben Lohnzahlungen zu einem der größten Finanzposten von kleinen und mittelständischen Unternehmen geworden. Denn nicht erst mit dem Aufkommen von Remote Work und Homeoffice setzen Unternehmen vermehrt auf Software-Lösungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern.

Üblicherweise wird die Software als SaaS abonniert: Unternehmen „kaufen“ keine Software mehr, sondern erwerben eine zeitlich begrenzte Nutzungslizenz. Diese Lizenz wird über einen Abonnement-Vertrag erteilt und ist mit wiederkehrenden (meist monatlichen oder jährlichen) Kosten verbunden. 

Diese Kosten können schnell überhandnehmen. Insbesondere dann, wenn Unternehmen mehrere Lösungen parallel nutzen und die Abonnements nicht sorgfältig verwalten. Das wird vor allem bei jenen Software-Produkten zum Problem, die in etwa das gleiche Aufgabengebiet abdecken und deren Lizenzen zum Beispiel zu Testzwecken erworben wurden. Meistens setzt sich in den Teams nämlich sehr schnell eine einzige bevorzugte Anwendung durch – während die nicht genutzte Software weiterhin bezahlt wird, falls kein sorgfältiges Abo-Management betrieben wird.

Mit einer passenden Abo-Management-Software können Unternehmen alle ihre Abonnements im Blick behalten und nicht genutzte Angebote fristgerecht kündigen. Innerhalb der digitalen Abrechnungslösung von Moss können Finanzmanager zum Beispiel jedem Abonnement eine eigene Firmenkarte zuweisen, die dann als „Abo-Karte“ fungiert: Jedes einzelne Business-Abo wird so für das Finanzmanagement und die Buchhaltung transparent einsehbar und ist leicht zu verwalten.

Wie Unternehmen Business-Abonnements nutzen

Wie Unternehmen Business-Abonnements nutzen

Schon vor der Pandemie hatten SaaS-Lösungen ein immenses Wachstum verzeichnet. Das Arbeiten von zuhause aus hat während der Pandemie zusätzliche Anforderungen an Unternehmen gestellt, die ebenfalls von innovativen Software-Lösungen bedient wurden. In den letzten drei Jahren haben sich Cloud-Computing-Dienste zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur entwickelt. Die Unternehmen kaufen diese Dienste aber in der Regel nicht, sondern abonnieren eine zeitlich vereinbarte Nutzerlizenz in Form eines Abonnements.

Waren es vor der Pandemie bereits 93 Prozent aller Unternehmen, die SaaS-Lösungen in Form von Business-Abonnements einsetzten, dürfte sich diese Zahl mittlerweile der 100-Prozent-Marke annähern – insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die durchschnittlichen Kosten, die Unternehmen für Software Subscriptions aufwenden, sind dementsprechend ebenfalls angestiegen. Als Teil der Unternehmensbudgetierung sind sie so signifikant, dass sie vom Finanzmanagement auf keinen Fall vernachlässigt, sondern konstant optimiert werden sollten.

Eine Studie aus dem Jahr 2020 besagt, dass Unternehmen durchschnittlich 137 unterschiedliche Apps nutzen. Bei kleinen Unternehmen liegt dieser Wert bei etwas mehr als 100, große Unternehmen kommen auf über 200. Ein sorgfältiges Management macht sich bei dieser Menge an unterschiedlichen Abonnements ganz schnell bezahlt: Nicht genutzte oder doppelt vorliegende Subscriptions werden transparent verwaltet, Zahlungen bleiben nachvollziehbar – und bei Bedarf werden Abonnements fristgerecht gekündigt.

Welche Subscriptions nutzen Unternehmen?

Die meistgenutzte SaaS-Lösung auf dem Markt ist sicherlich immer noch die Office-Suite von Microsoft. Schließlich muss jedes Unternehmen in irgendeiner Form Texte verarbeiten und Tabellen erstellen können – und die Wahl fällt dann oft auf den etablierten Marktriesen. Doch auch die deutsche Firma SAP liegt mit ihren cloudbasierten Software-Lösungen auf den vorderen Plätzen. Während der Pandemie und darüber hinaus kamen zudem neue Anbieter hinzu, deren Kommunikationslösungen die Anforderungen der Remote-Arbeit lösen sollen.

Die beliebtesten Subscription-Anbieter im Überblick:

  • Microsoft
  • Salesforce
  • Adobe
  • SAP
  • Oracle
  • Next 10

Finanzmanager sollten außerdem die Tatsache berücksichtigen, dass viele Mitarbeiterbenefits ebenfalls mit Abonnements verknüpft sind. Hierunter fallen zum Beispiel Fitnessangebote wie die von Urban Sports Club oder Meditations-Apps wie Calm und Headspace. Diese Posten sollten also unbedingt auch Teil des Abo-Managements sein, um sie transparent und effizient verwalten zu können. 

Abonnements richtig managen

Abonnements richtig managen

Studien zufolge wird fast ein Drittel aller Subscription-Kosten für Anwendungen aufgebracht, die nicht vollumfänglich oder gar nicht genutzt werden. Gelungenes Abo-Management setzt also genau hier an. Dabei beantworten Finanzmanager nicht nur die Frage, welche Abonnements bestehen, sondern auch, warum sie abgeschlossen wurden. Daran schließt sich die Frage an, ob diese Abonnements noch notwendig oder bereits gänzlich durch eine andere Anwendung ersetzt worden sind.

Danach nehmen Finanzmanager die wirklich benötigten Abonnements genauer in den Blick: Mit einem digitalen Abrechnungs-Management-Tool weisen sie jedem Business-Abo das erforderliche Budget zu und legen gleichzeitig das regelmäßige Zahlungsziel fest. Mit dieser Methode haben Finanzmanager gleichzeitig alle Kündigungsfristen im Blick und können entsprechend reagieren, sollten sich einige der Subscriptions irgendwann als unnötig erweisen. Auch die einzelnen Vertragsbedingungen sind mit dem Management-Tool jederzeit einsehbar. 

Ein weiterer wichtiger Schritt beim sorgfältigen Abo-Management betrifft die Schaffung von Prozessen und Richtlinien, die für alle Mitarbeiter und Abteilungen verbindlich sind. Das können zum Beispiel einzelne Verwaltungsaufgaben für Abteilungen oder Mitarbeiter sein. Oder aber die Festlegung eines Approval-Prozesses, der vor dem Abschließen eines Abonnements durchlaufen werden muss.

Rechnungen und Belege
automatisiert verwalten mit Moss

Subscription-Management im Überblick:

  • Überblick verschaffen: alle Abonnements listen, Gründe für Abo-Abschluss evaluieren
  • Unnötige Abos identifizieren: prüfen, ob Abonnements noch notwendig sind oder durch andere Anwendungen ersetzt worden sind
  • Digitales Abrechnungs-Management-Tool verwenden: jedem Business-Abo das richtige Budget zuweisen, regelmäßige Zahlungsziele festlegen
  • Kündigungsfristen überwachen: obsolet gewordene Abonnements fristgerecht kündigen
  • Prozesse und Richtlinien erstellen: Mitarbeitern einen klaren Handlungsplan geben
  • Approval-Prozess etablieren: jedes neue Abonnement noch vor Abschluss sorgfältig überprüfen

Ausgaben für Business-Abonnements mit Abo-Karten von Moss monitoren

Abo-Verwaltung automatisieren mit Firmenkarten von Moss

Mit Moss steht Unternehmen ein ganzheitliches Ausgabenmanagement Tool zur Seite, mit dem sich ebenso Rechnungen für Business-Abos verwalten lassen. Die Firmenkarten von Moss können als „Abo-Karten“ für regelmäßige Zahlungen eingesetzt werden. Auf diese Weise bearbeiten Unternehmen nicht nur SaaS-Abonnements effizient und schnell, sondern auch alle anderen wiederkehrenden Ausgaben. Dazu zählen zum Beispiel Kampagnen mit Google oder Linkedin Ads, Abonnements für Slack, Zoom und regelmäßige Zahlungen für Projekt- und Teammanagement-Software wie Atlassian oder Asana.

Unternehmensausgaben mit Abo-Karten automatisieren

Mithilfe von Abo-Karten reduzieren Unternehmen viele manuelle Arbeitsschritte. Damit Unternehmen die Zahlungen rechtzeitig und ohne manuellen Aufwand tätigen können, empfehlen wir für jeden Vendor eine eigene virtuelle Abo-Karte mit individuellem monatlichen oder jährlichen Limit zu erstellen.

Automatisierter Rechnungsabgleich und Buchhaltungsintegration

Rechnungen mit den Kreditkartenzahlungen der einzelnen Teams abzugleichen ist für Buchhalter eine mühsame und arbeitsintensive Aufgabe. Moss bietet hier eine schnelle Abhilfe — dank einer automatisierten Katgegorisierung und dem Abgleich der Ausgaben. Ein weiterer Vorteil der Abo-Karten von Moss ist die automatische Verbindung zu Buchhaltungsattributen wie beispielsweise Mehrwertsteuersatz, Kategorie, Kostenstelle und Kostenträger. Mit nur wenigen Klicks werden alle Transaktionen, die über die jeweilige Abo-Karte laufen den entsprechenden Attributen zugewiesen. Das spart Zeit, Nerven und zusätzliche Kosten. Moss bietet zudem eine Übersicht zu allen erstellten Abo-Karten, sowie den aktuellen Ausgabenstatus und zum monatlichen Limit. Moss Nutzer haben verschiedene Filtermöglichkeiten, um sich schnell und einfach einen Überblick zu den verschiedenen Abo-Karten und Abo-Ausgaben zu verschaffen.

Moss: Ausgaben smarter verwalten.

FAQs

Warum sind Business-Abos für Unternehmen wichtig? 

Die meisten Software-Lösungen werden heutzutage nicht mehr zum Verkauf angeboten, sondern als cloudbasierte SaaS-Lösungen lizenziert. Das geschieht über Abonnement-Verträge, die an regelmäßige Zahlungen geknüpft sind, damit die Software vollumfänglich genutzt werden kann. Weil die Kosten dafür teilweise hoch sind, sollte das Finanzmanagement eines Unternehmens die Abos sorgfältig verwalten.

Welche Probleme können bei Business-Abos auftreten?

Immer mehr Unternehmen nutzen immer mehr SaaS-Lösungen und andere Abonnement-Modelle. Das wird schnell unübersichtlich. Sehr viel Geld wird dabei für Anwendungen ausgegeben, die entweder von den Teams nicht genutzt werden oder aber schon durch andere Anwendungen ersetzt worden sind. Weitere Probleme können die Einhaltung regelmäßiger Zahlungsziele und fristgerechte Kündigungen betreffen.

Was sind die Vorteile von Subscription-Management?

Subscription-Management bezieht sich auf die Einbeziehung von Abonnements in den Finanzhaushalt eines Unternehmens. Studien zufolge werden fast ein Drittel der Kosten für Software-Subscriptions für nicht genutzte oder doppelte Anwendungen aufgewendet. Smartes Subscription-Management in Verbindung mit mächtigen digitalen Tools ermöglicht Finanzmanagern, diese Posten zu identifizieren und entsprechend zu handeln.

Wie lassen sich Kosten für Abonnements reduzieren?

Finanzmanager können smarte Subscription-Management-Tools nutzen, um zum einen ungenutzte Abonnements ausfindig zu machen und zum anderen dafür zu sorgen, dass diese fristgerecht gekündigt werden können. Außerdem können sie bestehende Abonnements anpassen, Verträge verwalten, Zahlungsziele festlegen und neue Angebote einholen.

Was ist der Unterschied zwischen smartem Subscription-Management und traditioneller Abonnement-Verwaltung?

Finanzmanagern stehen heutzutage mächtige digitale Tools zur Verfügung, mit denen sie sorgfältiges und transparentes Subscription-Management betreiben können. Die traditionelle Abonnement-Verwaltung setzt auf manuelle Eintragung von Daten wie Zahlungs- oder Kündigungsfristen, was äußerst fehleranfällig ist. Digitale Lösungen hingegen machen das Abo-Management so transparent wie möglich und binden es gleichzeitig in sämtliche Finanzprozesse ein.

Welche Unternehmen profitieren vom Abo-Management?

Nahezu alle Unternehmen nutzen SaaS-Lösungen oder haben andere regelmäßig wiederkehrende Ausgaben in Form von Abonnements. Kleine Unternehmen nutzen etwa 100 verschiedene Apps im Geschäftsalltag, große Unternehmen sogar über 200. Von smartem und sorgfältigem Abo-Management profitieren also Unternehmen aller Größen.

Amelie Orterer
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