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Rechnungsmanagement

Rechnung erstellen: Die wichtigsten Regeln für Unternehmen


Beim Erstellen von Rechnungen müssen einige Vorgaben eingehalten werden. Viele Unternehmen greifen deshalb online auf kostenlose Rechnungsvorlagen zurück, die man jedoch immer anpassen sollte. In diesem Artikel haben wir zusammengefasst, worauf man bei der Rechnungserstellung achten muss und welche Angaben unbedingt in eine Rechnung gehören. Unternehmen, die ihre Rechnung besonders einfach und unkompliziert erstellen möchten, können dafür Moss nutzen. Wir erklären, wie die digitalen Lösungen von Moss nicht nur das Erstellen von Rechnungen stark vereinfachen.

Wofür sind Rechnungen notwendig?

Wofür sind Rechnungen notwendig?

Unternehmen bieten ihre Dienstleistungen gegen ein Honorar an. Anders als im Supermarkt, wo Waren direkt an der Kasse verrechnet und bezahlt werden, wird die Leistung eines eines Unternehmens erst später oder über einen längeren Zeitraum erbracht. Die Verrechnung der Leistung kann also erst im Nachhinein erfolgen.

Eine Rechnung, die alle Pflichtangaben vorweist, ist dabei nicht nur eine Aufforderung an den Kunden, die erbrachte Leistung zu bezahlen, indem sie die Details der Leistung und den zu entrichtenden Preis auflistet. Sie hilft außerdem dabei, den Auftrag, die erbrachte Leistung und die Bezahlung nachverfolgbar zu machen – nicht nur für die Leistungserbringer und deren Kunden, sondern auch fürs Finanzamt und den Steuerberater.

Neben den Pflichtangaben, die jede Rechnung aufweisen muss, gibt es keine formalen Vorgaben des Gesetzgebers. In der Vergangenheit haben Unternehmen und Selbstständige ihre Rechnungen deshalb mit Word, Excel oder ähnlichen Programmen selbst erstellt und ausgefüllt. Viele greifen auch auf Vorlagen aus dem Internet zurück, die man dann nur noch auszufüllen braucht. Diese Vorlagen sind aber nicht an die individuellen Geschäftsbedingungen angepasst und sehen auch oft einfach nicht schön aus. Eine Rechnung trägt im besten Fall die Marke nach außen und sollte also im besten Fall auch im Design die Marke widerspiegeln.

Immer mehr Unternehmen greifen deshalb auf digitale Lösungen zurück: Mit der passenden Software lassen sich Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen, werden buchhalterisch dokumentiert und lassen sich so bestens für die Weiterverarbeitung durch den Steuerberater oder das Finanzamt vorbereiten.

Rechnungen und Belege
verwalten mit Moss

Pflichtangaben: Rechnungen richtig erstellen

Pflichtangaben: Rechnungen richtig erstellen

Unternehmen schreiben Rechnungen in erster Linie deshalb, weil sie vom Kunden Geld für ihre erbrachten Leistungen bekommen möchten. Sie reichen die Rechnung an den Kunden weiter, der dann weiß, welche Leistungen zu welchem Preis erbracht worden sind und den geforderten Betrag begleichen kann.

Für das Finanzamt sind Rechnungen allerdings gleichzeitig eine Dokumentation über den Fluss von Steuergeldern. Weil jeder Umsatz und jeder Gewinn vom Staat besteuert wird, müssen aus der Rechnung auch Details wie zum Beispiel die Höhe der verrechneten Umsatzsteuer hervorgehen. Die Pflichtangaben sind deshalb im Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

Zu den Pflichtangaben, die auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung zu finden sein müssen, gehören:

  1. Der Name oder gegebenenfalls der Firmenname des Rechnungserstellers sowie die Adresse müssen aus der Rechnung hervorgehen.
  2. Ebenso müssen natürlich der Rechnungsempfänger und dessen Kontaktdaten genannt werden.
  3. Die Steuernummer ist ebenfalls eine wichtige Pflichtangabe. Die Nennung der Umsatzsteuernummer ist optional. Es sei denn, die Adresse des Rechnungsempfängers befindet sich im EU-Ausland – dann ist auch die Angabe der Umsatzsteuernummer Pflicht.
  4. Die Rechnung muss klar als solche ausgewiesen werden. Irgendwo auf der Rechnung muss also das Wort „Rechnung“ stehen, zum Beispiel auch in Abgrenzung zur Gutschrift oder ähnlichen Geldtransfers.
  5. Das Datum der Rechnungsstellung ist ebenfalls eine Pflichtangabe.
  6. Die Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Nicht zuletzt den Rechnungsstellern dient diese Regelung der Übersicht.
  7. Das Datum beziehungsweise der Zeitraum der erbrachten Leistung müssen, genau wie das Rechnungsdatum, ebenfalls aus der Rechnung hervorgehen.
  8. Die Rechnung muss natürlich die Frage beantworten, welche Leistung eigentlich erbracht worden ist und wie viel sie kostet – die sogenannte Rechnungsposition. Der Preis wird doppelt bezeichnet: zunächst als Nettopreis und zusätzlich als Gesamtpreis inklusive der Mehrwertsteuer. Je nach Ware oder Dienstleistung wird der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent oder der reduzierte Satz von 7 Prozent addiert.
  9. Ebenso muss aus der Rechnung hervorgehen, wie viel Zeit der Kunde hat, um sie zu begleichen – die sogenannte Zahlungsfrist. Hat der Rechnungssteller hier kein Datum festgesetzt, gilt für den Rechnungsempfänger die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Weitere Angaben sind optional, vereinfachen aber die Kommunikation mit dem Kunden. Die gut sichtbare Angabe einer Bankverbindung ist ebenso sinnvoll wie das Auflisten einer Telefonnummer oder anderer Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen. Auch die Markenkommunikation sollte vor Rechnungen nicht Halt machen: Das Design und Format der Rechnung sollte eindeutig dem Unternehmen zuzuordnen sein. Das ist zwar keine Pflicht, aber ein durchdachtes Rechnungsdesign spiegelt natürlich auch das Marketing eines Unternehmens wider.

Zusatzregel: Elektronische Rechnungen

Das Erstellen und Versenden elektronischer Rechnungen ist erlaubt, solange sie alle Pflichtangaben aufweisen und nicht nachträglich manipulierbar sind. Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Regeln wie für Rechnungen in Papierform. Sie werden allerdings nicht wie Rechnungen auf Papier durch die Signatur des Rechnungsstellers rechtskräftig, sondern müssen maschinenlesbar sein.

Unternehmen, die mit Ministerien zusammenarbeiten, können dabei auf Rechnungen im sogenannten ZUGFeRD-Format zurückgreifen. Dieses Format fügt der Rechnung eine Abrechnungsdatei im XML-Format bei, die das automatische Auslesen von Daten wie dem Rechnungsbetrag und der Steuernummer ermöglicht.

Zusatzregel: Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gelten im Prinzip die gleichen Regeln bei der Rechnungserstellung wie für Gewerbetreibende und Freiberufler, allerdings mit einer Ausnahme: Weil Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, wird auf der Rechnung nur ein einziger Rechnungsbetrag ausgewiesen. Statt also die Unterteilung zwischen Brutto- und Nettobetrag auf der Rechnung deutlich zu machen, stellen Kleinunternehmer immer nur einen Nettobetrag in Rechnung.

Diese Regelung ist im Paragraph 19 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Sie muss auch unbedingt mit Verweis auf die sogenannte „Kleinunternehmerregelung“ auf der Rechnung erwähnt werden, wenn der Rechnungssteller von ihr Gebrauch macht. Kleinunternehmer profitieren zwar davon, dass sie keine Umsatzsteuer abführen müssen. Zugleich können sie deswegen aber auch keine Vorsteuer für ihre betrieblichen Aufwendungen abziehen.

Zusatzregel: Kleinbetragsrechnung

Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro greift die Regelung für Kleinbeträge. Hier sind weniger Pflichtangaben erforderlich, sodass auch einfache Quittungen und Kaufbelege als Kleinbetragsrechnungen durchgehen. Kleinbetragsrechnungen sind in der Regel allerdings nicht vorsteuerabzugsberechtigt, weil sich auf ihnen ja weder eine Steuernummer noch die Kontaktdaten der Rechnungssteller und Rechnungsempfänger finden. Auch für Kleinbetragsrechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren.

Rechnungen aufbewahren

Rechnungen aufbewahren

Wir haben gesehen, dass Rechnungen nicht nur zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger hin- und hergehen, sondern auch fürs Finanzamt verfügbar gemacht werden müssen. Das Bundesministerium für Finanzen hat deshalb die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ aufgestellt. Dieses Wortungetüm wird mit GoBD abgekürzt und legt fest, wie Rechnungen gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen.

Für Rechnungen gilt laut den GoBD: Sie dürfen nicht manipulierbar sein und sie müssen sicher und vollständig für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden. Der Staat hat nämlich ein Interesse daran, dass sämtliche Einnahmen versteuert und keine Gewinne am Fiskus vorbei erwirtschaftet werden. Rechnungssteller sollten bei der Verwendung einer Rechnungssoftware darauf achten, dass sie GoBD-konforme Rechnungen erstellen kann.

Online Rechnungen erstellen

Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen zur Erstellung von Rechnungen. Wer online nach Rechnungsvorlagen sucht, wird also schnell fündig. Neben kostenlosen Vorlagen zur Rechnungserstellung gibt es auch kostenpflichtige Anbieter, die weitere Bearbeitungsoptionen bieten. Unternehmen, die ihre Rechnungen online erstellen möchten, sollten allerdings bedenken, dass auch eine Rechnung eine Art Visitenkarte darstellt.

Denn kostenlose Online-Vorlagen enthalten zwar meist alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder und müssen dann nur noch ausgefüllt werden. Gut aussehen tun sie aber deswegen noch lange nicht. Und auch die Frage nach der Archivierung und gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung ist mit Online-Rechnungen noch nicht beantwortet. Rechnungssteller sind hier also besser beraten, auch in die Rechnungserstellung entsprechend zu investieren.

Immer mehr Unternehmen digitalisieren deswegen ihr Rechnungsmanagement komplett. Ganzheitliche Rechnungssoftware wie die von Moss bietet nicht nur individuell anpassbare Rechnungsvorlagen, sondern erleichtert auch die weitere Verarbeitung der Rechnungen: Die Unterlagen werden automatisch und übersichtlich gespeichert und sind somit jederzeit griffbereit. Gleichzeitig bietet die Lösung von Moss die Möglichkeit, auch eingehende Rechnungen zu erfassen und per DATEV-Schnittstelle zur Weiterverarbeitung zur Verfügung zu stellen.

Mit Moss Rechnungen digital verwalten

Mit Moss Rechnungen digital verwalten

Mit Moss können Unternehmen ganz leicht Rechnungen verwalten. Aber auch das Erfassen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen wird mit Moss einfach und effizient erledigt: Sämtliche Firmenmitarbeiter können eingehende Rechnungen digital erfassen, vorkontieren und zur Zahlung freigeben. Der Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Rechnung ist jederzeit transparent und von allen einsehbar.

Durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen mit Moss entfällt nicht nur der lästige und aufwendige Papierkram – die DATEV-Schnittstelle macht auch die weitere Verarbeitung der Rechnungen ohne Mehraufwand möglich. Gleichzeitig tilgt Moss die Fehlerquelle Nummer Eins in der Buchhaltung, nämlich die manuelle Dateneingabe. Zahlendreher und unübersichtliche Excel-Tabelle gehören mit Moss endgültig der Vergangenheit an.

Mit Moss werden aus- und eingehende Rechnungen übersichtlich und jederzeit an einem Ort einsehbar gemacht. Das spart nicht nur Zeit und Nerven – sondern macht auch wertvolle Arbeitsressourcen frei, die anderswo besser genutzt werden können. Ob Rechnung erstellen oder Eingangsrechnung begleichen: Moss liefert eine ganzheitliche und benutzerfreundliche Lösung für sämtliche Finanz- und Buchhaltungsprozesse.

Rechnungen und Belege
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FAQs

Was ist eine Rechnung?

Mit einer Rechnung können Unternehmen ihre Produkte, Waren oder erbrachten Leistungen abrechnen. Eine Rechnung ist allerdings nicht nur eine Forderung des Rechnungsstellers an den Rechnungsempfänger, sondern auch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Bezug auf die Umsatzsteuer.

Wie kann ich eine Rechnung erstellen?

Der Gesetzgeber sieht mehrere Pflichtangaben vor, die unbedingt auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören. Dazu zählen unter anderem die Kontaktdaten des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers, eine Auflistung der erbrachten Leistungen und die Höhe des zu zahlenden Betrags. Die Umsatzsteuer muss dabei gesondert ausgewiesen werden.

Wie lange kann man eine Rechnung erstellen?

Eine Rechnung wird grundsätzlich nach der Erbringung der Leistung erstellt, sollte aber zeitnah eingereicht werden. Bis zu drei Jahre nach Leistungserbringung dürfen zum Beispiel Handwerker eine Rechnung stellen. Dann muss man allerdings nachweisen können, dass die Leistung tatsächlich erbracht worden ist. Die Beweislast liegt in diesem Fall beim Rechnungssteller.

Braucht man eine Steuernummer für eine Rechnung?

Grundsätzlich brauchen alle Rechnungssteller eine Steuernummer, um eine Rechnung schreiben zu können. Denn jede Rechnung ist auch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, das jede Rechnung zuordnen können muss. Bei Kleinbetragsrechnungen und bei Rechnungen von Privatverkäufen darf die Steuernummer weggelassen werden.

Kann man Rechnungen online erstellen?

Es gibt im Internet zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Rechnungsvorlagen, die man meist nur noch auszufüllen braucht. Auch wenn diese Vorlagen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sehen sie meist nicht besonders schön aus und bringen auch keine weiteren Vorteile, was zum Beispiel Sortierung und Archivierung angeht. Besser geeignet sind in jedem Fall digitale Lösungen in Verbindung mit einer Abrechnungssoftware.

Wie funktioniert die digitale Bearbeitung von Rechnungen?

Mit Moss können sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen zeitsparend und nutzerfreundlich abgearbeitet werden. Sämtliche Rechnungen sind dabei jederzeit und von allen Teammitgliedern einsehbar. Die Buchhaltung und das Management werden maximal entlastet und die Finanzprozesse des Unternehmens effizient abgewickelt.

Unsere digitalen Angebote dienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.