Immer mehr Unternehmen, Selbständige und Freiberufler setzen auf papierlose Prozesse und digitale Buchhaltung. Statt in umständlicher Papierform erfolgt das Rechnungsmanagement ausschließlich digital. Dabei müssen die Vorschriften der GoBD eingehalten werden. Wofür GoBD überhaupt steht, welche Richtlinien es gibt und wie diese in der Praxis umzusetzen sind, verraten wir in unserem Guide.
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Generell legen die GoBD demnach fest, wie eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch Software umzusetzen ist. Dazu muss die Softwarelösung hinsichtlich der geschäftsrelevanten Unterlagen bestimmte Kriterien erfüllen, wie beispielsweise Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Daneben sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen – Eingangs- wie Ausgangsrechnungen – für mindestens zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren.
Historie der GoBD
Die GoBD gelten seit 2015. Das Bundesministerium für Finanzen ersetzte mit diesem Regelwerk die früheren GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die aufgrund der rasanten technologischen Entwicklungen seit der Einführung 1995 (GoBS) und 2001 (GDPdU) nicht mehr zeitgemäß waren.
Um Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, ist es daher unumgänglich, dass Buchhaltung und Rechnungsmanagement die Anforderungen der GoBD erfüllen. Diese haben sich in den vergangenen Jahren nur geringfügig geändert: So ist hinsichtlich der GoBD seit 2020 unter anderem das Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten zulässig. Die jüngsten Neuerungen der GoBD sind auch 2021, 2022 und 2023 wirksam.
Wie sind die GoBD zu deuten?
Die GoBD geben Leitlinien für die digitale Buchführung und Belegarchivierung vor und unterstützen Unternehmen dabei, die gesetzlichen Regelungen des Handelsgesetzbuchs umzusetzen. Gleichzeitig fungieren sie als Handbuch für Angestellte des Finanzamtes, um feststellen zu können, wann eine Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß ist. Wer sichergehen will, dass er die Vorschriften einer GoBD-konformen Archivierung einhält, kommt daher um eine GoBD Software nicht herum – denn die GoBD-Pflicht betrifft jeden Unternehmer.
Warum gibt es die GoBD?
Die GoBD schaffen einheitliche Richtlinien und Anforderungen, die es Unternehmern und Softwareanbietern erlauben, aus dem Prinzip „papierloses Büro“ Realität werden zu lassen. Gleichzeitig sollen sie den Finanzämtern aber ermöglichen, die Kontrolle über digitale Buchführungen von Unternehmen zu behalten. So sollen etwa Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein, indem die Aufzeichnungen digital und unveränderlich gespeichert werden.
Relevant wird dies im Rahmen einer Betriebsprüfung: Besteht der Verdacht auf Steuerhinterziehung, muss das Finanzamt in der Lage sein, Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Zahlungsvorgänge sofort einzusehen und außerdem gewährleisten können, dass diese unverändert abgelegt und korrekt dokumentiert wurden. Hier kommen die GoBD ins Spiel: Würde das zu prüfende Unternehmen nämlich eine Kasse oder eine Buchhaltungssoftware einsetzen, bei der Rechnungen nachträglich angepasst oder entfernt werden können, wäre das nicht mehr möglich – und der Verdacht der Steuerhinterziehung würde sich nur erhärten.
Das Handelsgesetzbuch erklärt solche Vorgehensweisen für rechtswidrig – und die GoBD unterstützen bei der Identifikation solcher Rechtsbrüche. Unternehmer, die diese Regelungen missachten, riskieren Strafen. Es droht eine teure Steuerschätzung und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Unternehmensformen – das heißt, auch für Freiberufler und Selbständige. Wer seine Buchhaltung durch einen Steuerberater erledigen lässt, befreit sich nicht von der Pflicht zur Einhaltung der GoBD, denn die Verantwortung für eine GoBD-konforme Buchhaltung verbleibt grundsätzlich immer beim Unternehmer selbst. Dieser Guide hilft dabei, die GoBD zu verstehen, sie in der Praxis anzuwenden und einen Überblick zu bekommen, welche Tools dabei helfen.
Was sind die Anforderungen an eine GoBD-konforme Software?
Bei einer GoBD-konformen Software geht es vorrangig darum, die Buchführung eines Unternehmens im Detail transparent und nachvollziehbar zu machen. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Grundsätze:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit und Richtigkeit
- Zeitgerechte Buchung und Erfassung
- Ordnung und Unverlierbarkeit
- Unveränderbarkeit
- Erfüllung der Aufbewahrungspflicht
- Datenzugriff der Finanzbehörde
Diese Grundsätze und Anforderungen müssen sich auf jeden Schritt der Buchhaltung anwenden lassen: Sie gelten für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Buchung sowie die Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Außerdem braucht es eine umfassende Verfahrensdokumentation. Doch was bedeuten diese Grundsätze konkret für das Rechnungs- und Ausgabenmanagement von Unternehmen?
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Die Anforderungen an eine GoBD-konforme Software für die digitale Buchhaltung sehen vor, dass jeder Schritt übersichtlich und lückenlos protokolliert wird – von der Erstellung bis zur Buchung. Dazu gehört auch, dass sich alle Informationen leicht finden lassen. Möglich ist das beispielsweise über eine Volltextsuche oder eine Drill-Down-Navigation, bei der eine Vielzahl an Informationen in einer intelligenten Nutzerführung zugänglich werden.
2. Vollständigkeit und Richtigkeit
Sämtliche buchhaltungs- und steuerrechtlichen Prozesse müssen vollständig und richtig durchgeführt werden. Eine GoBD-konforme Software unterstützt dafür unter anderem die Archivierung und Verknüpfung von E-Mails mit zusammenhängenden Geschäftsvorfällen.
Um E-Mails GoBD-konform aufzubewahren und zu archivieren, beinhalten viele Softwares Outlook-Plugins, mit denen sich die E-Mails entweder mit oder ohne Anhang direkt an die Software oder das ERP-System übermitteln lassen. Erforderlich ist eine solche GoBD-konforme Speicherung aber nur bei geschäftsrelevanten E-Mails. Mails, die lediglich der „elektronische Briefumschlag“ für eine versendete Rechnung sind, müssen diese Anforderungen nicht erfüllen.
3. Zeitgerechte Buchung und Erfassung
Hierbei gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg. Sobald ein elektronischer Beleg gebucht wird, muss eine GoBD-konforme Software sicherstellen, dass dieser unauflöslich mit dem Buchungssatz verknüpft ist.
Daneben machen die GoBD enge Vorgaben bezüglich einer zeitnahen, chronologischen Buchung und Erfassung von Belegen: Jeder Geschäftsvorfall muss unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Es ist nicht erlaubt, Belege und Rechnungen über eine längere Zeit hinweg zu sammeln und nachträglich zu buchen.
4. Ordnung und Unverlierbarkeit
Elektronische Unterlagen müssen ordentlich und eindeutig identifizierbar im System abgelegt werden. In einer GoBD-konformen Software lassen sich die Berechtigungen für hochgeladene Dokumente so einstellen, dass diese nie wieder gelöscht werden können.
5. Unveränderbarkeit der Versionshistorie
Bei der Einhaltung der GoBD spielt auch die Unveränderbarkeit der Versionshistorie eine wichtige Rolle. Damit diese gegeben ist, wird ein Beleg mit vollständiger Versionshistorie hochgeladen und gespeichert. Ist dieser Scanprozess umfassend dokumentiert, gehört die Papierform des entsprechenden Belegs in den Papiermüll.
Hat die Buchung eines Belegs bereits stattgefunden – weil die entsprechende Rechnung beispielsweise schon bezahlt wurde – darf eine Veränderbarkeit nicht mehr möglich sein. Die fehlerhafte, schon gebuchte Rechnung darf sich also nicht einfach nachträglich unter der gleichen Rechnungsnummer korrigieren lassen. Stattdessen ist eine neue Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer zu erstellen und die alte Rechnung zu stornieren.
Eine noch nicht gebuchte fehlerhafte Rechnung kann hingegen geändert werden. Wichtig ist, dass sich die Änderungen nachvollziehen lassen.
6. Geordnete und fristgerechte Aufbewahrung
Jedes Unternehmen muss sämtliche Rechnungen gemäß der Aufbewahrungspflicht zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen.
Wer sich in seinem Unternehmen für eine digitale Buchhaltung entscheidet, muss daher darauf achten, dass in der GoBD-konformen Software eine entsprechende Speicherung und Archivierung möglich ist.
7. Datenzugriff der Finanzbehörde und Verfahrensdokumentation
Steht eine Steuerprüfung an, lässt sich bei einer GoBD-konformen Software unkompliziert ein Datenzugriff für das Finanzamt einrichten. In diesem Zuge spielt ebenso die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation eine wesentliche Rolle.
In dieser muss jeder steuerlich relevante Schritt festgehalten werden, von der Entstehung der Information über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein – und zwar in historischer Reihenfolge. Ihre Aufgabe ist es, dem Betriebsprüfer offen zu legen, wie die organisatorischen und technischen Prozesse des Unternehmens aussehen, mit denen die Einhaltung der GoBD gewährleistet wird. Eine entsprechende Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen verpflichtet.
Sie sollte folgende Informationen umfassen:
- eine allgemeine Beschreibung der Vorgehensweise
- eine technische Dokumentation der verwendeten Software und Tools
- eine Betriebsdokumentation
Eine GoBD-konforme Software erfüllt diese Anforderung, indem alle Bearbeitungsschritte protokolliert und Zuständigkeiten festgelegt werden. Dazu ist eine interne Kontrolle im Unternehmen verpflichtend, die unter anderem durch Berechtigungseinstellungen und Zugriffskontrolle erfüllt wird und dadurch klar definiert, wer für was verantwortlich ist in diesem Prozess. Nur bestimmte Mitarbeiter sollen entsprechend mit der jeweiligen Software arbeiten dürfen. Stichprobenartige, zu dokumentierende Kontrollen sollen die Einhaltung der GoBD innerhalb des Unternehmens prüfen und sicherstellen.
GoBD-Konformität: Zusammenfassung und Checkliste
Obwohl die meisten Unternehmen heutzutage ihre Buchhaltung per Software managen, herrschen nicht selten traditionelle Arbeitsweisen vor: Rechnungen werden händisch in Papierform erstellt, manuell in einem Schreibprogramm eingegeben, ausgedruckt und anschließend in dicken Aktenordnern abgeheftet. Viele Unternehmer denken, sie hätten damit eine ordnungsgemäße Ausgangsrechnung erstellt, die jeder Betriebsprüfung standhält. Was sie nicht wissen: Damit verstoßen sie gegen die seit 2015 geltenden GoBD, da solche Rechnungen manipulierbar sind.
Für Eingangsrechnungen empfiehlt sich Software wie Moss, die den Rechnungseingang dokumentiert und nachvollziehbar macht – und sich über eine DATEV-Schnittstelle mit jeder Buchhaltungssoftware verbinden lässt.
Bei der digitalen Buchführung und Belegarchivierung muss Folgendes berücksichtigt werden:
- zeitnahe und chronologische Erfassung aller Geschäftsvorfälle
- feste Verknüpfung von Belegen mit der zugehörige Buchung
- automatische Vergabe von Rechnungsnummern
- Protokollierung von Änderungen
- bei Cloud-Lösungen: Hosting in einem Land mit ausreichendem Datenschutz
- Schutz vor unberechtigtem Zugriff
- Verfahrensdokumentation
Um zu gewährleisten, dass die Daten einer GoBD-konformen Archivierung unterliegen, sollten Unternehmen auf eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Ein spezielles und vertrauenswürdiges GoBD-Zertifikat, auf das man sich bei der Auswahl der Software verlassen könnte, gibt es bisher jedoch noch nicht. Deshalb ist es umso bedeutender, dass Buchhalter und Unternehmer die GoBD verstehen und selbständig evaluieren können, ob ihre derzeitigen Prozesse und Tools den Anforderungen der Richtlinien standhalten.
Wer unbedacht eine Buchhaltungssoftware auswählt, riskiert, dass die erforderlichen gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt und damit nicht umgesetzt werden können. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, hat die Nichteinhaltung der GoBD Folgen für das Unternehmen: Es droht eine Schätzung der Betriebseinnahmen, was in der Regel zu teuren Steuernachzahlungen führt.
Moss: GoBD-konformes Rechnungs- und Ausgabenmanagement
Durch die Einhaltung der Vorgaben in allen steuerlichen Prozessen kann eine GoBD-konforme Software erheblich dazu beitragen, alle Vorgaben der GoBD in den relevanten Bereichen zu erfüllen. Neben Technik müssen auch die Prozesse in der Buchhaltung sowie die Dokumentation der Buchhaltung stimmen und idealerweise einer Prüfung standhalten.
Einfach geht das mit dem digitalen Rechnungs- und Ausgabenmanagement von Moss: Über ihren Moss-Account können Mitarbeiter ihre Rechnungen digital hochladen und speichern. Dank des intelligenten OCR-Scanning liest die Software die entsprechenden Daten aus und erfasst sie automatisch im System. Die fehleranfällige, manuelle Dateneingabe gehört damit der Vergangenheit an.
Sobald die Rechnung vom Budgetverantwortlichen geprüft und freigegeben wurde, kann sie entweder direkt über ein ERP-System oder per SEPA-Zahlungsdatei bezahlt werden. Um eine volle Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess noch einfacher zu machen, lässt sich Moss nahtlos in jedes beliebige Buchhaltungssystem integrieren.
Mit Moss können Unternehmen ihre Rechnungs- und Freigabeprozesse einfach und digital managen. Noch nie war die digitale Rechnungsverwaltung so einfach wie mit Moss.
FAQs
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
In den GoBD ist geregelt, auf welche Art und Weise, in welchem Umfang und wie lange Rechnungen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Damit soll unter anderem sichergestellt werden, dass sich elektronisch vorliegende geschäftsrelevante Dokumente nicht nachträglich ändern oder löschen lassen.
Für die Einhaltung der GoBD ist immer der Unternehmer selbst verantwortlich: Das gilt sowohl für die Geschäftsführung von Unternehmen als auch für Selbständige und Freiberufler. Auch wer eine Steuerberatung als Unterstützung hinzuzieht, kommt nicht umhin, sich mit den Anforderungen der GoBD auseinanderzusetzen.
Entspricht die Buchhaltung eines Unternehmens nicht den GoBD-Anforderungen, hat das Konsequenzen, wenn es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommt. Es drohen hohe Steuernachzahlungen, da die Finanzbehörde die Geschäftseinnahmen anhand von Schätzungen ermittelt.
Ja. Moss bietet unbegrenzt viele virtuelle und physische Kreditkarten für jeden Mitarbeiter. Die Karten werden namentlich ausgestellt und sind direkt für Ausgaben funktionsbereit. Bestehende Karten können jederzeit auf andere Mitarbeiter übertragen oder gesperrt werden.
Die GoBD legen unter anderem fest, dass die Umwandlung eines eingehenden Dokuments in ein anderes Format, die Verbuchung von Rechnungen nach mehr als zehn Tagen sowie eine einfache und damit veränderbare Ablage elektronischer Unterlagen nicht GoBD-konform ist. Auch wer seine Rechnungen ausschließlich über Programme wie Word oder Excel erstellt, erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD.
