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Entspannte Gespräche, neue Partnerschaften oder interessante Weiterbildungen: Für jede Dienstreise gibt es einen klar definierten Anlass, dem wir unsere ganze Aufmerksamkeit schenken sollten. Aufwendiges Aufbewahren und Sortieren von Belegen sowie anschließende Spesenabrechnungen zählen nicht dazu, waren aber trotzdem lange nötig: Wir stellen den Verpflegungsmehraufwand vor und erklären, wie Moss Unternehmen die Arbeit erleichtert.
Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den sogenannten Reisekosten – Aufwendungen, die während einer beruflich bedingten Reise entstehen. Unter den Begriff Verpflegungsmehraufwand fällt die persönliche Versorgung in Form von Essen und Trinken. Anders als bei sonstigen Reisekosten können hier keine Belege eingereicht, sondern nur Pauschbeträge abgesetzt werden. Die Höhe der entsprechend anzusetzenden Beträge ist einmal abhängig von der Zeit, in der jemand auswärts tätig ist und ebenso von dem Ort, an dem er unterwegs ist. Für In- und Ausland gelten unterschiedliche Werte.
Hiervon betroffen ist lediglich die Selbstversorgung. Restaurantbesuche zum Beispiel mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden lassen sich mittels Quittung einreichen, die Verpflegung einer Person allein aber nicht.
Die Voraussetzung, um Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können, ist das Durchführen einer Dienstreise. Von einer Dienstreise sprechen wir, wenn einer Arbeit für einen begrenzten Zeitraum weder von einem Wohnort, noch von der ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsplatz, aus nachgegangen wird. Das Wirken an einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers gilt demnach schon als Dienstreise – und genauso natürlich das Reisen in andere Städte, um dort entsprechende Geschäftskontakte zu treffen oder für längere Zeit von dort aus zu arbeiten.
Die Zeit der Abwesenheit beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem der Wohnsitz oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen wird – je nachdem, welcher der beiden Orte vor der Abfahrt zuletzt besucht wurde.
Wie eingangs bereits erwähnt, werden für den Verpflegungsaufwand sogenannte Pauschbeträge angesetzt. Das betrifft jedoch nur Dienstreisen mit einer Mindestlänge von acht Stunden. Unter acht Stunden gibt es darauf keinen Anspruch. Übrigens: Bei Dienstreisen, die länger als drei Monate dauern, besteht nach Ablauf dieses Zeitraums kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
Bei der Rechnung des Verpflegungsmehraufwands wird zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterschieden. Da sich die Pauschbeträge in jedem Land unterscheiden, gehen wir in diesem Guide besonders auf die Situation in Deutschland ausführlich ein.
Wer eine Dienstreise antritt und dabei länger als acht Stunden unterwegs ist, hat die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen. Bei einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden liegt der Pauschbetrag seit 2020 bei 14 Euro. Dauert die Reise länger als 24 Stunden, gibt es für jeden vollen Tag einen Wert in Höhe von 28 Euro. Der Tag der An- und der Tag der Abreise werden dabei jeweils mit 14 Euro bedacht.
Dieser Betrag reduziert sich aber, wenn in den Übernachtungskosten Frühstück oder andere Mahlzeiten inklusive sind. Gerade bei Hotelübernachtungen wird häufig Frühstück mit angeboten. Ist das der Fall, werden 20 Prozent der vollen Pauschale von 28 Euro abgezogen: demnach 5,60 Euro. Das bedeutet: An den Tagen, an denen es im Hotel morgens Frühstück gibt, werden 5,60 Euro von der Pauschale abgezogen, ganz gleich, ob es sich um einen vollen Tag oder einen Abreisetag handelt. Bei einem vollen Tag bleiben demnach 22,40 Euro übrig, bei einem Abreisetag 8,40 Euro.
Bei Mittag- oder Abendessen werden sogar 40 Prozent abgezogen. Wären dementsprechend alle drei Mahlzeiten in der Übernachtung inklusive, würde der Pauschbetrag gänzlich entfallen.
Wie sieht die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes aber in der Realität aus? Um das zu prüfen, schicken wir Max Mustermann auf eine fünftägige Reise innerhalb Deutschlands. Währenddessen schläft er vier Nächte im Hotel, Frühstück inklusive.
Tag 1: Am Tag seiner Anreise wird Max ein Pauschbetrag von 14 Euro angerechnet. Da er zuvor keine Hotelübernachtung und demnach kein Frühstück im Hotel beansprucht hat, bleibt es für diesen Tag bei 14 Euro.
Tag 2 bis 4: Die nächsten drei Tage ist Max jeweils die vollen 24 Stunden auf Dienstreise und genießt morgens ein ausgiebiges Frühstück, das bereits in den Hotelkosten inklusive ist. Für jeden vollen Tag wird ein Pauschbetrag in Höhe von 28 Euro angesetzt – insgesamt demnach 84 Euro. Durch das Frühstück müssen wir aber für jeden Tag 5,60 Euro abziehen, sodass sich der Betrag für die Tage 2 bis 4 auf insgesamt 67,20 Euro beläuft.
Tag 5: Für den Tag der Abreise gilt in Deutschland ein Pauschbetrag von 14 Euro. Da er morgens vor der Rückfahrt wieder das Hotelfrühstück hatte, werden 5,60 Euro vom Betrag abgezogen. Es bleiben 8,40 Euro offen.
Addieren wir nun die Werte aller fünf Tage zusammen, ergibt sich ein Gesamtbetrag für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 89,60 Euro, den Max nun als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.
Im Ausland gelten andere Pauschbeträge als in Deutschland. Teilweise unterscheiden sich nicht nur die Beträge in den Ländern, sondern sogar in einzelnen Städten. Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen werden aber zu denselben Prozentsätzen mit den Pauschbeträgen verrechnet. In der folgenden Tabelle geben wir Einblick in die Beträge (in Euro) der gängigsten Ziele für Dienstreisen außerhalb von Deutschland.
Die Pauschbeträge aus der ersten Spalte gelten ebenso für An- und Abreisetag.
In den meisten Unternehmen ist es so, dass sie den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeiter in Höhe der Pauschbeträge übernehmen. Dafür gibt es in der Regel Formulare, die Arbeitnehmer nach ihrer Dienstreise ausfüllen und abgeben können, um das Geld schließlich steuerfrei erstattet zu bekommen. Entsprechende Mahlzeiten, die der Arbeitgeber bezahlt, müssen von den Pauschbeträgen abgezogen werden.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können sie als Werbungskosten mit der Steuererklärung eingereicht werden. Es kann sein, dass das Finanzamt in diesem Fall nach einer Bestätigung durch den Arbeitgeber fragt. Der Verpflegungsmehraufwand ist in der Anlage N in den Zeilen 52 – 54 einzutragen. Das entsprechende Formular ist online im ELSTER-Portal zu finden.
Arbeitnehmer haben bekanntlich einerseits die Möglichkeit, die Pauschbeträge des Verpflegungsmehraufwandes steuerlich beim Finanzamt geltend zu machen oder die Kosten andererseits vom Arbeitgeber übernehmen zu lassen. Das setzt aber das aufwendige Ausfüllen von entsprechenden Formularen beim Arbeitnehmer voraus, genauso wie das Abarbeiten dieser Anträge in der Verwaltung des Unternehmens.
Einfacher ist es so: Mit Moss ist es möglich, seinen Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten zur Verfügung zu stellen, mit Budgetlimits, die selbst festgelegt werden können und zum Beispiel der Höhe der Pauschbeträge entsprechen. Arbeitnehmer müssen die Kosten so nicht selbst im Voraus leisten und haben im Anschluss keinen bürokratischen Aufwand damit, das Geld zurück zu erhalten oder bei der Steuer einzureichen.
Gleichzeitig haben Arbeitgeber die Kosten im Griff und reduzieren die buchhalterischen Prozesse in der Abwicklung der Reisekosten und der insgesamten Mitarbeiterausgaben.
Nach jeder abgeschlossenen Dienstreise können die Firmenkreditkarten einfach wieder deaktiviert und bei der nächsten eine neue ausgestellt werden. Alternativ können sie auch im Vorhinein als “Einmal-Karte” deklariert werden, und so werden sie automatisch nach abgeschlossener Zahlung gesperrt.
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