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Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Vorteile, Anbieter und Vergleich

Tilman Tschacher
February 16, 2022
14 min

Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können Beschäftigte selbstständig Geschäftsausgaben tätigen und diese so von privaten Ausgaben trennen. Das Unternehmen behält durch Verfügungsrahmen und Zweckgebundenheit der Karten die volle Kontrolle über die Unternehmensausgaben. Für wen genau Firmenkreditkarten für Mitarbeiter geeignet sind, welche Anbieter es gibt und wer haftet, verraten wir in unserem Guide.

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Definition: Was ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind Kreditkarten, die Unternehmen für ihre Mitarbeiter beantragen können. Sie können entweder für einen konkreten Angestellten oder für alle Mitarbeiter ausgestellt werden. Eine Firmenkreditkarte, die allein auf den Namen des Unternehmens läuft, wird häufig nicht akzeptiert, sondern muss in der Regel mindestens den Namen des Mitarbeiters enthalten.

Wollen Mitarbeiter im Geschäftsalltag Ausgaben tätigen, können sie mit einer unternehmenseigenen Firmenkreditkarte ganz bequem bargeldlos bezahlen und so auf Privatauslagen verzichten. Jede Transaktion wird über das Geschäftskonto des Unternehmens gebucht und kann dort direkt dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden.

Ohne Firmenkarte müssen die Mitarbeiter des Unternehmens Geschäftsausgaben zunächst aus eigener Tasche bezahlen und schließlich vom Unternehmen zurückfordern. Das ist aufwendig, kostet Zeit und verursacht nicht nur auf Seiten des Mitarbeiters, sondern auch auf Seiten des Unternehmens erheblichen Admin-Aufwand. Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter kann das Unternehmen Zahlungen im Geschäftsalltag bis zu einem gewissen Limit automatisch freigeben. Die Ausgaben werden einmal im Monat abgerechnet und vom Referenzkonto abgebucht.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten von Firmenkreditkarten: Corporate Credit Cards und Business Credit Cards.

Corporate Cards

Corporate Credit Cards kommen oftmals in  für größeren Unternehmen zum Einsatz. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie in höheren Stückzahlen ausgegeben werden, oft gilt sogar die Mindestabnahme einer bestimmten Anzahl. Unternehmen haben dadurch den Vorteil, dass sie Konditionen und Leistungen mit den Herausgebern der Karten individuell aushandeln können – meist zu besseren Bedingungen. Corporate Cards bieten häufig Zusatzleistungen wie bestimmte Boni und Versicherungen.

Business Credit Cards 

Business Credit Cards kommen in Unternehmen verschiedenster Größen zum Einsatz, oftmals auch in kleineren Unternehmen. Da die Ausgabe von Business Credit Cards, oder auch einfachen Firmenkreditkarten oftmals nicht an eine Mindestabnahme-Menge gebunden ist, sind sie damit insbesondere für Freelancer, Selbstständige und kleinere Unternehmen perfekt geeignet. Die kleinere Stückzahl bedeutet aber ebenso, dass sich die Konditionen und Leistungen der Kreditkarte meist nicht individuell aushandeln lassen. Zusatzleistungen sind bei vielen Anbietern oftmals ebenfalls eingeschränkt. Wenn es um die Abrechnung geht, sind bei Business Credit Cards, wie bei Corporate Credit Cards, aber genauso individuelle Einzelabrechnungen möglich.

Die Unterscheidung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter in Corporate und Business Credit Cards ist aber eher theoretischer Natur. Heutzutage spielt sie kaum noch eine Rolle. Heutzutage lassen sich Corporate Cards bei einigen Anbietern wie Moss gleichermaßen bereits ab einer einzigen Karte beantragen – und Business Cards sind häufig genauso wenig nur auf eine maximale Stückzahl beschränkt. 

Unternehmen können so bei bestimmten Anbietern bereits bei wenigen Firmenkreditkarten individuelle Konditionen und Leistungen wie zum Beispiel ein längeres Zahlungsziel aushandeln. Außerdem profitieren Unternehmen so auch bei einer geringen Stückzahl schon von allen Vorteilen einer Firmenkreditkarte, wie Cashback und höheren Limits. Ausschlaggebend sind ausschließlich die Vorteile der einzelnen Angebote.

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Wie funktionieren Corporate Credit Cards und Business Credit Cards?

Ob sich ein Unternehmen für eine Corporate Credit Card oder eine Business Credit Card entscheidet, spielt mittlerweile also eine eher untergeordnete Rolle. Auch bei der Handhabung unterscheiden sich die beiden Kreditkartenarten nicht.

Grundsätzlich funktionieren Mitarbeiterkarten wie herkömmliche Kreditkarten zur privaten Nutzung. Der Angestellte erhält eine Plastikkarte (oder eine virtuelle Kreditkarte) mit seinem Namen, einer Kreditkartennummer und dem Namen des Unternehmens. Werden Ausgaben getätigt – zum Beispiel für Dienstreisen, Geschäftsessen oder Software – werden diese über das Firmenkonto abgebucht und am Ende des Monats verrechnet.

Was ist der Unterschied zu Travel Expense Cards?

Travel Expense Cards sind sogenannte Reisestellenkarten. Es handelt sich dabei um ein zentrales virtuelles Konto, mit sich sich Ausgaben von Dienstreisen verwalten lassen.

Im Gegensatz zu einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist eine Reisestellenkarte nicht auf einen einzelnen Beschäftigen ausgestellt. Nur das Travel Management hat Zugriff auf den Account und kann zum Beispiel Flüge, Bahnfahrten und Unterkünfte buchen. Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die Kosten schließlich vom Firmenkonto abgebucht. Weitere bei der Dienstreise entstehenden Kosten kann der Mitarbeiter entweder selbst auslegen oder via einer eigens ausgehändigten Firmenkreditkarte tätigen.

Eine Reisestellenkarte kann für Unternehmen sinnvoll sein, deren Mitarbeiter häufig auf Dienstreisen sind. Viele Unternehmen haben heutzutage aber gar keine Reiseabteilung. Dort organisieren die Mitarbeiter ihre Dienstreisen selbst. Eine Travel Expense Card ist in dem Fall nicht die richtige Wahl. Mit einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können die Angestellten hingegen selbst Buchungen für geschäftliche Reisen vornehmen. Das Unternehmen kann das Kartenlimit für den jeweiligen Mitarbeiter individuell festlegen und jederzeit anpassen.

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter bieten nicht nur Vorteile für die Angestellten der Firma, sondern besonders für das Unternehmen selbst.

Vereinfachung des Spesenmanagements 

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ersparen den Beschäftigten, Geschäftsausgaben aus eigener Hand bezahlen zu müssen – oder im schlimmsten Fall sogar noch aus eigenen Mitteln vorzustrecken. Das ist vor allem bei höheren Ausgaben, wie etwa Hotel- und Flugbuchungen sinnvoll. Aber auch das Bezahlen wiederkehrender Kosten für Abos oder Werbung lässt sich durch Firmenkreditkarten vereinfachen. 

Firmenkreditkarten erleichtern die Spesenabrechnung am Ende des Monats immens. Geschäftsausgaben werden direkt vom Geschäftskonto abgebucht. Sämtliche mit den Karten getätigte Ausgaben lassen sich einfach und bequem dokumentieren und nachvollziehen. Per Online-Banking hat das Unternehmen immer einen Überblick über die geschäftlichen Ausgaben. Das Controlling kann Kostenanalysen erstellen und getätigte Betriebsausgaben mit wenigen Klicks auswerten. Das wiederum senkt den Verwaltungsaufwand.

Ohne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter müssen die einzelnen Posten von Reisebuchungen, Einkäufen, Spesen oder Softwareabos am Monatsende erst den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und einzeln abgeglichen werden. Durch eine Firmenkreditkarte läuft die Spesenabrechnung fast komplett automatisiert ab.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

Für Mitarbeiter haben Firmenkreditkarten ebenso bedeutende Vorteile: Neben dem Wegfall der Bargeldvorschüsse aus eigener Hand erleichtern sie die Organisation von Dienstreisen – insbesondere im Ausland. Sie sind international anerkannt und können weltweit problemlos eingesetzt werden, ohne Gefahr zu laufen, dass eine Zahlung abgelehnt wird. Genauso wie herkömmliche Kreditkarten können Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ihren Inhabern Zusatzleistungen bieten. Möglich sind je nach Anbieter zum Beispiel eine Auslandskrankenversicherung, Bonusprogramme oder die freie Nutzung von VIP-Lounges in Flughäfen.

Daneben können Unternehmen durch Firmenkreditkarten ihre Wertschätzung für ihre Mitarbeiter zum Ausdruck bringen. Da die Beschäftigten die Kreditkarte auf Vertrauensbasis erhalten, erhält das Team Anerkennung, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen auswirkt.

Gleiche Sicherheit wie bei privaten Kreditkarten

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter müssen die gleichen Sicherheitsanforderungen erfüllen, die an private Kreditkarten gestellt werden. Die Haftung des Unternehmen wird so beschränkt.

Der EMV-Chip auf der Karte verhindert beispielsweise, dass die auf der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter hinterlegten Daten von Dritten kopiert werden können. Bei Online-Einkäufen muss die Kartenprüfnummer auf der Rückseite der Karte angegeben werden, was die Verwendung von gefälschten oder gestohlenen Kreditkartenangaben erschwert.

Für Online-Zahlungen mit Kreditkarten gilt seit dem 1. Januar 2021 3D-Secure als Pflicht – ein hoher Sicherheitsstandard, der für Mastercard und Visa gilt. Durch eine 2-Faktor-Authentifizierung wird bei den Zahlungen sichergestellt, dass es sich bei dem Käufer tatsächlich um den Inhaber der Karte handelt. Nach Eingabe der Kreditkartendaten muss die Identität mittels Eingabe eines Codes bestätigt werden, den der Nutzer per SMS oder per App des Kreditkartenanbieters erhält. Die Kreditkartennutzung wird zusätzlich durch ein individuelles Passwort abgesichert. 

Da die Mitarbeiter durch die Firmenkreditkarte weniger Bargeld bei sich tragen, ist die Diebstahlgefahr begrenzt. Im Gegensatz zum Verlust von Bargeld durch ein gestohlenes Portemonnaie lassen sich Kreditkarten über eine 24-Stunden-Hotline umgehend sperren. Moderne Anbieter wie Moss ermöglichen es außerdem, eine Karte in wenigen Sekunden über die mobile App oder direkt im Browser einzufrieren, wieder zu aktivieren oder endgültig zu schließen.

Und auch das Unternehmen selbst ist mit Firmenkreditkarten für die Mitarbeiter auf der sicheren Seite: Durch die Festlegung von Kartenlimits lassen sich Budgets ganz einfach durchsetzen.  Gleichzeitig besteht Flexibilität: Ist ein Mitarbeiter in einem Monat etwa auf Geschäftsreise, lässt sich das Auszahlungslimit flexibel anpassen und erhöhen. Entweder direkt durch den Arbeitgeber oder auf Anfrage des Arbeitnehmers. 

Attraktives Employer Branding

Firmenkreditkarten bieten die Möglichkeit eines attraktiven Employer Brandings: Mit den richtigen Benefits können Arbeitgeber nicht nur Beschäftigte belohnen und motivieren, sondern auch um zukünftige Mitarbeiter werben. Das ist insbesondere in einer Zeit, in der hochqualifizierte Fachkräfte rar sind, wichtig. Durch Werbung mit Firmenkreditkarten und deren Vorteilen können sich Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber positionieren.

Vergleich: Welche Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gibt es?

Möchten Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, können sie aus unterschiedlichen Angeboten wählen. Grundsätzlich gibt es drei Arten von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:

Standard-Kreditkarten
Debit-Kreditkarten
Prepaid-Kreditkarten

Standard-Kreditkarten arbeiten nach dem klassischen Kreditkarten-Prinzip und erlauben Ausgaben in Höhe des Kreditkartenlimits oder des Limits der gesamten Firma. Das Unternehmen vereinbart die Zahlungslimits solcher Kreditkarten mit der Bank. Hinter den Kulissen wird ein sogenanntes Risk-Modell angewendet, mit Hilfe dessen die Kreditwürdigkeit (und dementsprechend das Kreditlimit, berechnet wird.

Eine Debit-Kreditkarte ist keine echte Kreditkarte im herkömmlichen Sinne, denn es wird kein direkter Kredit aufgenommen. Stattdessen ist die Karte mit einem Giro- oder Kreditkartenkonto verknüpft. Wird damit bezahlt, werden die Umsätze zeitnah über das vorhandene Guthaben abgerechnet.

Prepaidkarten wiederum werden mit einem bestimmten Betrag aufgeladen und können auch nur in diesem Rahmen genutzt werden. Sie müssen nicht unbedingt mit einem Konto verbunden sein. Stattdessen wird das Guthaben meist in einer elektronischen Geldbörse (E-Wallet) aufbewahrt.

Alle genannten Karten können entweder in physischer oder in virtueller Form vorliegen. Virtuelle Karten bieten sich vor allem für Online-Zahlungen an. Um im Handel mit ihnen zu bezahlen, müssen sie jedoch zuerst in einer Bezahl-App hinterlegt werden. 

Moss Credit und Moss Debit Cards verfügen über eine echte Kreditkarten-BIN – das heißt: Händler sehen nur, dass eine Kreditkarte verwendet wurde, was für eine höhere Akzeptanz sorgt. Gleichzeitig ist so am Geldautomaten die Identifizierung des zugehörigen Geldinstituts möglich. Bei Moss Debit Cards findet dabei eine direkte Verrechnung der Ausgaben beziehungsweise Abhebungen statt, bei Moss Credit wird bis zu 60 Tage später abgerechnet. 

Gerade in der heutigen Zeit haben virtuelle Kreditkarten durch ihre Sicherheitsfunktionen (einmalige Anwendbarkeit, schnelle Erstellung möglich) teilweise mehr Vorteile für Unternehmen als klassische, physische Kreditkarten aus Plastik (oder anderen Materialien wie Metall, recyceltes Plastik oder sogar Holz). Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen eignen sich am besten für Online-Ausgaben. So lassen sich etwa Marketing-Ausgaben für Facebook Ads oder Google Ads oder für ein Software-Abo unkompliziert und mit nur ein paar Klicks abwickeln. Für Firmen ist ebenfalls interessant, dass virtuelle Kreditkarten auch einmalig anwendbar sind. Das bedeutet, die Karte wird nach einer Transaktion deaktiviert. So werden weitere Abbuchungen verhindert.

Welche Anbieter von Corporate Credit Cards gibt es?

Voraussetzung für das Beantragen einer Kreditkarte ist eine gewisse Bonität, die dem Kreditinstitut als Sicherheit dient, nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben. Kreditkarten werden mit dem Giro- beziehungsweise Geschäftskonto verbunden, von denen am Ende des Abrechnungszeitraums (also die Zahlungsfrist, meist zwischen mehreren Tagen bis zu 60 Tagen) der Betrag automatisch abgebucht wird. 

Es gibt dabei diverse unterschiedliche Kreditkartenanbieter, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Häufig haben sie zusätzlich zur Karte selbst noch Zusatzleistungen, die sie ihren Kunden anbieten. Sie alle greifen dabei auf die Netzwerke von bestimmten Finanzdienstleistern zurück. 

Die bekanntesten Netzwerke für Kreditkarten für Privat- und Unternehmenskunden:

American Express: 2020 weltweit etwas mehr als 110 Millionen Kreditkarten ausgegeben, über die Akzeptanzstellen liegen keine Zahlen vor – diese sind aber geringer als bei Mastercard und Visa
Mastercard: Über 36 Millionen Akzeptanzstellen in über 200 Ländern
Visa: Über 40 Millionen Akzeptanzstellen in über 200 Ländern

Sie bieten die Karten entweder selbst an oder arbeiten mit Banken zusammen, sodass Kunden sie ebenso über einen solchen Umweg erhalten können – zum Beispiel von dem Institut, bei dem sie ihr Geschäftskonto haben.

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung von Kreditkarten für Mitarbeiter achten?

Möchten Unternehmen Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter einführen, ist es sinnvoll, einige Punkte zu berücksichtigen:

Analyse der Mitarbeiterausgaben

Bevor sich Unternehmen für einen Anbieter von Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter entscheiden, lohnt es sich, die Ausgaben der Beschäftigten zu analysieren: Wie viele Unternehmensausgaben haben die Mitarbeiter? Wie oft sind die Mitarbeiter auf Dienstreise? Nutzen sie Mietwagen, die Bahn oder das Flugzeug? Wo übernachten sie? Werden Kosten durch Mitarbeiter vorgestreckt, wird auf Rechnung gekauft, oder lassen sich durch den Einsatz von Kreditkarten unter Umständen sogar Geld durch Cashback sparen?

Nur durch eine vorherige Analyse lässt sich herausfinden, welche Art von Firmenkreditkarte sich für die Mitarbeiter des Unternehmens am besten eignet.

Verantwortung für die Verwaltung

Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen für die Verwaltung der Firmenkreditkarten zu bestimmen. Das kann zum Beispiel ein bestimmter Ansprechpartner sein, an den sich alle Beschäftigen bei Fragen wenden können. Dieser ist dann auch dafür zuständig, die Karten bei Jobwechsel eines Mitarbeiters zu kündigen. Moderne Anbieter mit Softwareunterstützung und mobilen Apps machen dies einfach, bei klassischen Anbietern oder Banken ist dies oftmals mit erheblichem Mehraufwand verbunden.

Zugangsberechtigung

Hat sich das Unternehmen für eine Kreditkartenart und einen Anbieter entschieden, ist zu überlegen, wer Zugriff auf die Firmenkreditkarte erhalten soll. Bei einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter können das entweder alle Mitarbeiter sein oder nur bestimmte – etwa diejenigen, die häufig auf Dienstreisen sind.

Wer nicht entscheiden möchte, welche begrenzte Personengruppe eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter bekommt, kann auch jedem Mitarbeiter eine virtuelle Kreditkarte ausstellen. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sich einfach generieren lassen, für einen  bestimmten Zweck ausgestellt und mit individuellen Limits versehen werden können. 

Haftungsfragen der Firmenkreditkarte durch Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter klären

Grundsätzlich haftet bei Firmenkreditkarten nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern das Unternehmen. Selbstverständlich ist die Haftung für Unternehmen wie auch bei privaten Kreditkarten beschränkt. Bei Missbrauch haftet ab einem Beitrag von maximal 150 Euro das Kreditinstitut.

Dennoch kann es für das Unternehmen sinnvoll sein, die Nutzung der Karten einzuschränken. In einer Nutzungsvereinbarung kann das Unternehmen festhalten, wie Mitarbeiter die Firmenkreditkarte nutzen dürfen und worauf zu achten ist – etwa, dass die private Nutzung der Kreditkarte untersagt ist. 

Einfacher geht es mit virtuellen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Diese lassen sich mit einem individuellen Limit für jeden Beschäftigten versehen und für einen bestimmten Zweck ausstellen. Eine aufwendige Nutzungsvereinbarung ist somit nicht nötig.

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Moss: Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter von Moss haben Unternehmen die volle Kontrolle über geschäftliche Ausgaben ihrer Mitarbeiter. Beschäftigte können nur so viel ausgeben, wie es das Limit erlaubt – oder eben nur für einen bestimmten Zweck. 

Durch virtuelle Kreditkarten lässt sich das Risiko von unbefugten Zahlungen enorm minimieren. Jede Zahlung ist transparent im Buchungssystem einsehbar und nachvollziehbar, sodass bei Ungereimtheiten direkt nachgehakt werden kann – entweder durch die Finanzabteilung oder durch automatisierte Erinnerungen via E-Mail oder sogar Tools wie Slack. Zahlungsprozesse werden so vereinheitlicht und Prozesse optimiert – eine Erleichterung für Mitarbeiter, Teamleiter, Geschäftsführung und Finanz- und Buchhaltungs-Teams!

Unternehmen können mit Moss in wenigen Schritten virtuelle Firmenkreditkarten für ihre Mitarbeiter einrichten, physische Karten beantragen oder von Mitarbeitern beantragte Karten freigeben. Mit der Karte können die Beschäftigten ganz bequem Geschäftsausgaben bargeldlos bezahlen. Rechnungen lassen sich in der App abfotografieren und den einzelnen Ausgaben unkompliziert zuordnen. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen.

Dadurch hat die Geschäftsführung stets die Kontrolle über die Ausgaben, die Buchhaltung wird effizienter und für die Mitarbeiter entfällt die lästige Spesenabrechnung. So lassen sich nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern genauso der Teamgeist in Unternehmen stärken – weg von absoluter Kontrolle hin zu Vertrauen.

Firmenkreditkarten für alle Mitarbeiter: Moss.

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FAQ

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Was ist bei der Einführung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter zu beachten?

Wer haftet bei Firmenkreditkarten von Mitarbeitern?

Für welche Unternehmen lohnen sich Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Wie sicher sind Firmenkreditkarten?

Dürfen Mitarbeiter die Kreditkarten auch privat nutzen?