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Mitarbeiterausgaben

Spesensätze 2021: Wie Pauschalen deine Spesenabrechnung erleichtern

Franziska Nachtigall
August 8, 2021
10 min

Der Kaffee auf dem Weg zum Meeting, das Brötchen am Bahnhof oder der Salat in der Mittagspause - wann immer Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber auf Dienstreise gehen, fallen erhebliche Kosten für die Verpflegung an. In der Regel werden diese sogenannten Spesen zunächst vom Reisenden selbst übernommen und dann nach Ende der Reise bei der Reisekostenabrechnung beglichen. 

Um die unhandliche und aufwendige Zettelwirtschaft mit zahllosen Belegen zu vermeiden, greifen viele Unternehmen hierbei auf gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen bzw. Spesensätze zurück. In diesem Guide geben wir einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und die aktuellen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen ins In- und Ausland und zeigen dir, wie Moss deine Spesenabrechnung noch einfacher gestalten kann.

Was sind Spesen?

Reisekosten: Was sind Spesen auf Dienstreisen?

Spesen zählen zu den üblichen Reisekosten, die anfallen, sobald ein Mitarbeiter eine Dienstreise im Auftrag seines Arbeitgebers antritt. Denn neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, werden auf der Geschäftsreise auch Kosten für die individuelle Verpflegung des einzelnen Mitarbeiters verursacht. Und damit ist nicht das Geschäftsessen mit dem Kunden gemeint - das kann der Arbeitgeber nämlich übernehmen und als Betriebskosten steuerlich geltend machen. Vielmehr fallen unter die Spesen tägliche Mahlzeiten, Snacks und Getränke - der sogenannte Verpflegungsmehraufwand.

Gelegentlich werden auch weitere Reisekosten (z.B. Übernachtung) oder Betriebsausgaben, die nicht auf einer Reise entstanden sind (z.B. Büromaterial) als Spesen bezeichnet. Gemeinhin versteht man unter Spesen jedoch lediglich die Verpflegungskosten, die bei einem Mitarbeiter während einer Dienstreise entstehen.

Hinweis: Oft werden Spesensätze mit dem Verpflegungsmehraufwand gleichgesetzt. Zumindest von der Definition her muss hier allerdings unterschieden werden. Während der Verpflegungsmehraufwand (bzw. Spesen) die tatsächlichen Mehrkosten kennzeichnet, die der Reisende für seine Verpflegung auslegen musste, sind die Spesensätze lediglich eine Pauschale, die zum Ausgleich dieser Aufwendungen genutzt wird.

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Spesenabrechnung: Wann können Spesen ausgezahlt werden?

Damit Spesen abgerechnet, erstattet und steuerlich geltend gemacht werden können, muss es sich bei den Ausgaben einwandfrei um Zusatzaufwendungen auf einer Dienstreise handeln. Von einer Dienstreise spricht man, sobald ein Mitarbeiter seiner beruflichen Tätigkeit für mehr als 8 Stunden an einem anderen Ort als seinem Wohnsitz oder seinem angestammten Arbeitsplatz nachgeht. Dazu zählen also beispielsweise das Wirken in einer anderen Niederlassung des Unternehmens, der Besuch von Messen und Tagungen oder der Pitch beim potenziellen Neukunden.

Spesen: Wann können sie erstattet werden?

Für einen sogenannten Dienstgang können jedoch keine Spesen geltend gemacht werden. Hierzu zählt unter anderem der Besuch eines Kunden, der in der Nachbarschaft des Betriebes etc. Deshalb geht man auch häufig erst von einer Dienstreise aus, wenn die Tätigkeit außerhalb des Ortes, in dem das Unternehmen ansässig ist ausgeübt wird. Die Geschäftsreise beginnt dabei mit dem Verlassen des Betriebsgeländes oder Wohnortes und endet mit der Rückkehr an eben diese.

Hinweis: Spesen werden nur für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum ausgezahlt: Überschreitet eine Dienstreise die Dauer von 3 Monaten, verfällt der Anspruch auf Zahlung der Spesensätze - und bleibt für das konkrete Reiseziel für einen Monat nach der Rückkehr erloschen.

Und so werden die Spesen abgerechnet

Grundlage für die Abrechnung und Auszahlung von Spesen bildet der §9, Absatz 4A des Einkommensteuergesetzes. Hier wird der Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser besagt konkret folgendes: Sobald für einen Mitarbeiter auf Dienstreise Verpflegungskosten entstehen, die höher sind als der Verpflegungsaufwand am angestammten Arbeitsplatz, kann er sich diese vom Arbeitgeber erstatten lassen oder in der Einkommenssteuer absetzen.

Wie genau du mit den anfallenden Spesen deiner Mitarbeiter verfahren willst, solltest du in einer Spesenordnung festhalten, um transparente und klare Regelungen zu schaffen und Missverständnissen nach der Reise vorzubeugen. In der Regel legen reisende Mitarbeiter die Kosten erst einmal aus und reichen ihre Ausgaben nach Beendigung der Dienstreise in Form einer Reisekostenabrechnung ein. 

Den Aufwand bekommen sie entsprechend steuerfrei vom Arbeitgeber zurückerstattet. Gesetzlich verpflichtet ist das Unternehmen hierzu allerdings nicht. Alternativ können Angestellte die Kosten daher auch in der Steuererklärung geltend machen. Beides parallel ist allerdings nicht möglich.

Warum gibt es Spesensätze?

Papierchaos, fehlende Belege und ständige Erinnerungs-E-Mails: Allein die Vorstellung davon, die Belege für die Spesenabrechnung nach jeder Reise und von jedem Mitarbeiter einzeln einzufordern, dürfte jedem Finanzteam Schweißperlen auf die Stirn treiben.

Aufgrund des hohen Aufwands der damit verbunden wäre, die Spesen-Beträge jeweils individuell zu ermitteln, können die Kosten über pauschale Spesensätze steuerfrei abgerechnet werden, die gesetzlich fest geregelt sind - unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Die tatsächlichen Verpflegungskosten hingegen, können nicht steuerfrei erstattet werden.

Spesensätze für Dienstreisen in Deutschland

Spesensätze 2021 in Deutschland

Wie hoch genau die Spesensätze ausfallen, ist sowohl von der Dauer der Dienstreise, als auch von dem Reiseland abhängig. Daher veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) regelmäßig am Jahresende die Spesensätze für das darauffolgende Jahr. 2020 wurde die Höhe der Spesensätze erstmals seit zwei Jahrzehnten etwas angehoben. Von 2020 auf 2021 gab es jedoch keine Veränderung - lediglich für einige ausländische Staaten wurden die Verpflegungspauschalen angepasst.

Generell gelten sowohl in Deutschland als auch im Ausland zwei pauschale Spesensätze, die sich jeweils nach der Dauer der Dienstreise richten:

Die kleine Verpflegungspauschale kommt bei Geschäftsreisen von mehr als 8 Stunden und weniger als 24 Stunden zum tragen. Zudem wird dieser Spesensatz für die An- und Abreisetage längerer Dienstreisen angesetzt.
Die große Verpflegungspauschale: Gilt für die Zwischentage auf Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern.

Hinweis: Die Berechnung der Spesensätze orientiert sich immer an Kalendertagen. Um den Spesensatz für einen vollen Tag zu erhalten, muss der Reisende also von 0 Uhr bis 24 Uhr unterwegs sein.

Wie hoch sind die Spesensätze für Deutschland 2021?

Im Gegensatz zu den Spesensätzen für einige ausländische Staaten, haben sich sowohl der kleine als auch der große Spesensatz für inländische Reisen gegenüber dem vergangenen Jahr nicht verändert.

Die Spesensätze 2021 für Deutschland betragen:

4 Euro - bei Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden
14 Euro - jeweils am An- und Abreisetag von Dienstreisen über 24 Stunden
28 Euro - für volle Tage bei Dienstreisen von über 24 Stunden

Beispiel: Für einen insgesamt viertägigen Messeaufenthalt in einer fremden Stadt im Inland würden sich die Spesensätze in der Abrechnung demnach wie folgt berechnen:

14 Euro für den Anreisetag
+ 28 Euro für den vollen Tag 1
+ 28 Euro für den vollen Tag 2
+ 14 Euro für den Abreisetag
= 84 Euro für die gesamte Dienstreise

Können Übernachtungskosten auch über Spesensätze abgerechnet werden?

Theoretisch können auch die bei einer Dienstreise anfallenden Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung über die sogenannte Übernachtungspauschale beglichen werden. Diese beträgt innerhalb Deutschlands allerdings nur 20 Euro pro Nacht. Damit dürften Reisende in vielen Hotels allerdings vermutlich höchstens auf dem Boden in der Lobby übernachten. 

Der Grund für die niedrige Übernachtungspauschale soll die Verhinderung von Spesenbetrug sein, da Mitarbeiter prinzipiell auch bei Freunden oder Verwandten unterkommen könnten. Daher übernehmen viele Unternehmen höhere Unterkunftskosten in der Regel selbst und zahlen den Betrag mit der Firmenkreditkarte.

Ausnahmen: Wann werden die Spesensätze gekürzt?

Ausnahmen bei Spesensätzen

Wenn du die Spesensätze für eine Dienstreise kalkulierst, gilt es zu beachten, dass die Pauschalen nur in voller Höhe ausgezahlt werden können, wenn der reisende Mitarbeiter die Verpflegung auch wirklich selbst gesagt. Banal gesagt: Die Verpflegungspauschale greift nur in vollem Umfang, wenn der entsprechende Verpflegungsaufwand auch wirklich entsteht. Klingt logisch, oder?

Für die Abzüge, wenn beispielsweise das Frühstück vom Arbeitgeber übernommen wird, oder der Reisende vergünstigt in der Kantine einer Niederlassung speist, gelten folgende Vorgaben:

Frühstück: Übernimmt das Unternehmen das Frühstück, werden 20% des Spesensatzes für den entsprechenden Tag abgezogen. Diese 20% werden jeweils an der großen Verpflegungspauschale für volle Tage bemessen und betragen daher 5,60 Euro.
Mittag- und Abendessen: Gehen Mittag- oder Abendessen auf Kosten des Arbeitgebers, müssen sogar 40% vom Spesensatz abgezogen werden.

Werden alle Mahlzeiten eines Tages vom Arbeitgeber übernommen, summieren sich die Abzüge entsprechend auf 100% und die Verpflegungspauschale entfällt komplett. In unserem Beispiel von oben könnten sich demnach beispielsweise folgende Abzüge ergeben:

14 Euro für den Anreisetag Hier übernimmt der Arbeitgeber noch keine Mahlzeit
+ 22,40 Euro (= 28 Euro - 20%) für den vollen Tag 1 Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel
+ 11,20 Euro (= 28 Euro - 20% - 40%) für den vollen Tag 2 Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel + ein gemeinsames Team-Diner
+ 8,40 Euro (= 14 Euro - 20%) für den Abreisetag Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel
= 56 Euro für die gesamte Dienstreise

Kürzere Dienstreisen: Was sind Sachbezugswerte?

Wie bereits erläutert, kommen die Spesensätze aber überhaupt erst zum Tragen, wenn eine Dienstreise länger als 8 Stunden dauert. Ist ein Angestellter kürzer auf Dienstreise, beispielsweise nur für eine Präsentation oder einen Pitch, sind vom Arbeitgeber gezahlte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig. Hier kommen die sogenannten Sachbezugswerte ins Spiel, die bei der Spesenabrechnung einbezogen werden sollten.

Die Sachbezugswerte 2021 für Deutschland betragen:

1,83 Euro für ein Frühstück
3,47 Euro für ein Mittag- oder Abendessen

Spesen übernehmen und verwalten - mit Moss

Spesensätze sind für Unternehmen also eine einfache Möglichkeit, reisenden Mitarbeitern ihre ausgelegten Verpflegungskosten zu erstatten. Dennoch stehen die Verpflegungspauschalen häufig in der Kritik. Für eine ausgewogene Ernährung, besonders auf längeren Dienstreisen sind die Beträge ohne Weiteres auf keinen Fall ausreichend und regionale Preisunterschiede - etwa zwischen Duisburg und München - werden zumindest innerhalb Deutschlands nicht berücksichtigt. 

Viele Unternehmen setzen daher auf interne Lösungen, um den Anforderungen in der Realität besser gerecht zu werden. Das können unter anderem individuelle interne Spesenrichtlinien oder eine digitale Ausgabenlösung wie Moss sein.

Mit Moss entlasten wir deine Mitarbeiter, indem sie ihre Reisekosten nicht erst auslegen müssen, sondern direkt mit passenden Mitarbeiterkarten bezahlen können. Alle Belege können mit wenigen Klicks mobil und digital in unserem Tool hinterlegt werden, sodass alle Buchungen transparent, nachverfolgbar und bereit für den Monatsabschluss sind. Dabei behältst du jederzeit die volle Kontrolle über die Ausgaben deiner Angestellten - und kehrst aufwändigen Spesenabrechnungen mit unrealistischen Spesensätzen ein für alle Mal den Rücken.

Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland 2021

Bei den Spesensätzen in Deutschland gibt es also bereits einiges zu beachten. Aber nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter für berufliche Tätigkeiten auch ins Ausland fahren oder fliegen müssen. Wie sieht die rechtliche Lage also bei Auslandsreisen aus?

Die gute Nachricht zuerst: Generell sind die Regelungen für Spesen in Deutschland und im Ausland die gleichen. Es gelten dieselben beiden Spesenpauschalen (kleine und große Verpflegungspauschale) und bei den Abzügen für vom Arbeitgeber übernommene Mahlzeiten gibt es ebenfalls keinen Unterschied.

Aktuelle Spesensätze für das Ausland

Die konkreten Spesensätze hingegen unterscheiden sich deutlich von Land zu Land. So betragen die Verpflegungspauschalen für eine Dienstreise in die Niederlande lediglich 32 Euro (8-24h) bzw. 47 Euro (ab 24h), während für eine Reise nach Tokio 44 Euro (8-24h) bzw. 66 Euro angesetzt sind.

Noch komplizierter wird die Auflistung der Spesensätze im Ausland dadurch, dass zum Teil auch unterschiedliche Regionen desselben Landes mit unterschiedlichen Spesensätzen berücksichtigt werden. In den USA gibt es etwa Unterschiede zwischen New York, Los Angeles, Chicago und Co., in Großbritannien wird zwischen London und dem Rest unterschieden.

Spesensätze 2021 im Ausland

Im Gegensatz zu den Spesensätzen für Deutschland, werden die Spesensätze im Ausland zudem deutlich regelmäßiger angepasst. Allein von 2020 auf 2021 wurden die Spesenpauschalen für mehr als 20 Länder erhöht oder heruntergesetzt. Alle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland lassen sich in der offiziellen Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen finden.

In unserer Tabelle haben wir die Spesensätze einiger häufigen Diensreiseziele im Ausland zusammengetragen.

Spesensätze im Ausland 2021:

REISEZIEL 8 bis 24 Stunden > 24 Stunden Übernachtung
BELGIEN 28 42 135
DÄNEMARK 39 58 143
FRANKREICH
Paris 39 58 152

Lyon

36

53

115
Straßburg 34 51 96
Marseille 31 46 101
Rest 29 44 115
GROẞBRITANNIEN
London 41 62 224
Rest 30 45 115
ITALIEN
Mailand 30 45 158
Rest 27 40 135
NIEDERLANDE 32 47 122
ÖSTERREICH 27 40 108
POLEN
Breslau 22 33 117
Warschau 20 29 109
Danzig 20 30 84
Krakau 18 27 86
Rest 20 29 60
SCHWEIZ
Genf 44 66 186
Rest 43 64 180
SPANIEN
Madrid 27 40 118
Kanarische Inseln 27 40 115
Palma de Mallorca 24 35 121
Barcelona 23 34 118
Rest 23 34 115

Weniger Aufwand bei der Spesenabrechnung und -verwaltung - mit Moss

Um die Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand beim Arbeitgeber abzurechnen oder steuerlich geltend zu machen, braucht es vor allem eins: einen langen Atem. Denn egal wie der Arbeitnehmer sich seine Ausgaben für die Spesen zurückholt - beide Möglichkeiten sind mit dem Ausfüllen von Formularen und langen Genehmigungsprozessen verbunden. Genauso wie das Abarbeiten dieser Anträge in der Verwaltung des Unternehmens.

Moss: Der zahlungskräftige Begleiter bei Dienstreisen

Mit Moss gestaltet sich der ganze Prozess deutlich einfacher: Stelle deinen Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten zur Verfügung - mit Budgetlimits, die selbst festgelegt werden können und zum Beispiel der Höhe der Spesensätze entsprechen. Mitarbeiter müssen die Spesen so nicht selbst im Voraus bezahlen und haben im Anschluss keinen bürokratischen Aufwand damit, das Geld zurück zu erhalten oder in der Steuererklärung geltend zu machen. Gleichzeitig behalten Arbeitgeber alle Kosten der Dienstreise im Blick und haben alle nötigen Daten über die Mitarbeiterausgaben jederzeit vorliegen und bereit für die Buchhaltung.

Nach jeder abgeschlossenen Dienstreise können die Firmenkreditkarten einfach wieder deaktiviert und bei der nächsten eine neue ausgestellt werden. Alternativ kannst du sie auch im Vorhinein als “Einmal-Karte” deklarieren. So werden sie automatisch nach abgeschlossener Zahlung gesperrt. Mehr Freiheit und weniger Aufwand für Dienstreisen - mit Moss.

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