Spesensätze 2023: Wie Pauschalen deine Spesenabrechnung erleichtern

Der Kaffee auf dem Weg zum Meeting, das Brötchen am Bahnhof oder der Salat in der Mittagspause – wann immer Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber auf Dienstreise gehen, fallen erhebliche Kosten für die Verpflegung an. In der Regel werden diese sogenannten Spesen zunächst vom Reisenden selbst übernommen und dann nach Ende der Reise bei der Reisekostenabrechnung beglichen. 

Um die unhandliche und aufwendige Zettelwirtschaft mit zahllosen Belegen zu vermeiden, greifen viele Unternehmen hierbei auf gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen bzw. Spesensätze zurück. In diesem Guide geben wir einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und die aktuellen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen ins In- und Ausland und zeigen dir, wie Moss deine Spesenabrechnung noch einfacher gestalten kann.

Was sind Spesen?

Spesen zählen zu den üblichen Reisekosten, die anfallen, sobald ein Mitarbeiter eine Dienstreise im Auftrag seines Arbeitgebers antritt. Denn neben Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, werden auf der Geschäftsreise auch Kosten für die individuelle Verpflegung des einzelnen Mitarbeiters verursacht. Und damit ist nicht das Geschäftsessen mit dem Kunden gemeint – das kann der Arbeitgeber nämlich übernehmen und als Betriebskosten steuerlich geltend machen. Vielmehr fallen unter die Spesen tägliche Mahlzeiten, Snacks und Getränke – der sogenannte Verpflegungsmehraufwand.

Gelegentlich werden auch weitere Reisekosten (z.B. Übernachtung) oder Betriebsausgaben, die nicht auf einer Reise entstanden sind (z.B. Büromaterial) als Spesen bezeichnet. Gemeinhin versteht man unter Spesen jedoch lediglich die Verpflegungskosten, die bei einem Mitarbeiter während einer Dienstreise entstehen.

Hinweis: Oft werden Spesensätze mit dem Verpflegungsmehraufwand gleichgesetzt. Zumindest von der Definition her muss hier allerdings unterschieden werden. Während der Verpflegungsmehraufwand (bzw. Spesen) die tatsächlichen Mehrkosten kennzeichnet, die der Reisende für seine Verpflegung auslegen musste, sind die Spesensätze lediglich eine Pauschale, die zum Ausgleich dieser Aufwendungen genutzt wird.

Spesenabrechnung: Wann können Spesen ausgezahlt werden?

Damit Spesen abgerechnet, erstattet und steuerlich geltend gemacht werden können, muss es sich bei den Ausgaben einwandfrei um Zusatzaufwendungen auf einer Dienstreise handeln. Von einer Dienstreise spricht man, sobald ein Mitarbeiter seiner beruflichen Tätigkeit für mehr als 8 Stunden an einem anderen Ort als seinem Wohnsitz oder seinem angestammten Arbeitsplatz nachgeht. Dazu zählen also beispielsweise das Wirken in einer anderen Niederlassung des Unternehmens, der Besuch von Messen und Tagungen oder der Pitch beim potenziellen Neukunden.

Für einen sogenannten Dienstgang können jedoch keine Spesen geltend gemacht werden. Hierzu zählt unter anderem der Besuch eines Kunden, der in der Nachbarschaft des Betriebes etc. Deshalb geht man auch häufig erst von einer Dienstreise aus, wenn die Tätigkeit außerhalb des Ortes, in dem das Unternehmen ansässig ist ausgeübt wird. Die Geschäftsreise beginnt dabei mit dem Verlassen des Betriebsgeländes oder Wohnortes und endet mit der Rückkehr an eben diese.

Hinweis: Spesen werden nur für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum ausgezahlt: Überschreitet eine Dienstreise die Dauer von 3 Monaten, verfällt der Anspruch auf Zahlung der Spesensätze – und bleibt für das konkrete Reiseziel für einen Monat nach der Rückkehr erloschen.

Und so werden die Spesen abgerechnet

Grundlage für die Abrechnung und Auszahlung von Spesen bildet der §9, Absatz 4A des Einkommensteuergesetzes. Hier wird der Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser besagt konkret folgendes: Sobald für einen Mitarbeiter auf Dienstreise Verpflegungskosten entstehen, die höher sind als der Verpflegungsaufwand am angestammten Arbeitsplatz, kann er sich diese vom Arbeitgeber erstatten lassen oder in der Einkommenssteuer absetzen.

Wie genau du mit den anfallenden Spesen deiner Mitarbeiter verfahren willst, solltest du in einer Spesenordnung festhalten, um transparente und klare Regelungen zu schaffen und Missverständnissen nach der Reise vorzubeugen. In der Regel legen reisende Mitarbeiter die Kosten erst einmal aus und reichen ihre Ausgaben nach Beendigung der Dienstreise in Form einer Reisekostenabrechnung ein. 

Den Aufwand bekommen sie entsprechend steuerfrei vom Arbeitgeber zurückerstattet. Gesetzlich verpflichtet ist das Unternehmen hierzu allerdings nicht. Alternativ können Angestellte die Kosten daher auch in der Steuererklärung geltend machen. Beides parallel ist allerdings nicht möglich.

Warum gibt es Spesensätze?

Papierchaos, fehlende Belege und ständige Erinnerungs-E-Mails: Allein die Vorstellung davon, die Belege für die Spesenabrechnung nach jeder Reise und von jedem Mitarbeiter einzeln einzufordern, dürfte jedem Finanzteam Schweißperlen auf die Stirn treiben.

Aufgrund des hohen Aufwands der damit verbunden wäre, die Spesen-Beträge jeweils individuell zu ermitteln, können die Kosten über pauschale Spesensätze steuerfrei abgerechnet werden, die gesetzlich fest geregelt sind – unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Die tatsächlichen Verpflegungskosten hingegen, können nicht steuerfrei erstattet werden.

Spesensätze 2021, 2022 und 2023 für Dienstreisen in Deutschland

Wie hoch genau die Spesensätze ausfallen, ist sowohl von der Dauer der Dienstreise, als auch von dem Reiseland abhängig. Daher veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) regelmäßig am Jahresende die Spesensätze für das darauffolgende Jahr. 2020 wurde die Höhe der Spesensätze erstmals seit zwei Jahrzehnten etwas angehoben. Der An- und Abreisetag sowie die Abwesenheit von mehr als 8 Stunden werden seitdem mit 14 € statt der üblichen 12 € vergütet. Die Spesen für ganztägige Abwesenheiten ab 24 Stunden haben sich ebenfalls 2020 geändert – die Pauschale liegt seitdem bei 28 € pro Tag statt der üblichen 24 €. Von 2020 bis 2022 gab es jedoch keine Veränderung – lediglich für einige ausländische Staaten wurden die Verpflegungspauschalen angepasst. Auch 2023 wird es voraussichtlich keine Anpassung der Spesensätze geben.

Generell gelten sowohl in Deutschland als auch im Ausland zwei pauschale Spesensätze, die sich jeweils nach der Dauer der Dienstreise richten:

• Die kleine Verpflegungspauschale kommt bei Geschäftsreisen von mehr als 8 Stunden und weniger als 24 Stunden zum tragen. Zudem wird dieser Spesensatz für die An- und Abreisetage längerer Dienstreisen angesetzt.‍
• Die große Verpflegungspauschale: Gilt für die Zwischentage auf Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern.

Hinweis: Die Berechnung der Spesensätze orientiert sich immer an Kalendertagen. Um den Spesensatz für einen vollen Tag zu erhalten, muss der Reisende also von 0 Uhr bis 24 Uhr unterwegs sein.

Wie hoch sind die Spesensätze für Deutschland 2022 und 2023?

Im Gegensatz zu den Spesensätzen für einige ausländische Staaten, haben sich sowohl der kleine als auch der große Spesensatz für inländische Reisen gegenüber dem vergangenen Jahr nicht verändert.

Die Spesensätze 2023 für Deutschland betragen:

• 14 Euro – An- und Abreisetag / 8 bis 24 Stunden
• 28 Euro – für volle Tage bei Dienstreisen von über 24 Stunden

Beispiel: Für einen insgesamt viertägigen Messeaufenthalt in einer fremden Stadt im Inland würden sich die Spesensätze in der Abrechnung demnach wie folgt berechnen:

Tag 1	Anreisetag	14 Euro	Keine Übernachtung
Tag 2	Zwischentag	28 Euro	Hotelübernachtung
Tag 3	Zwischentag	28 Euro	Hotelübernachtung
Tag 4	Abreisetag	14 Euro	Keine Übernachtung
	Erstattungsfähige Verpflegungspauschale	84 Euro

Können Übernachtungskosten auch über Spesensätze abgerechnet werden?

Theoretisch können auch die bei einer Dienstreise anfallenden Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung über die sogenannte Übernachtungspauschale beglichen werden. Diese beträgt innerhalb Deutschlands allerdings nur 20 Euro pro Nacht. Damit dürften Reisende in vielen Hotels allerdings vermutlich höchstens auf dem Boden in der Lobby übernachten. 

Der Grund für die niedrige Übernachtungspauschale soll die Verhinderung von Spesenbetrug sein, da Mitarbeiter prinzipiell auch bei Freunden oder Verwandten unterkommen könnten. Daher übernehmen viele Unternehmen höhere Unterkunftskosten in der Regel selbst und zahlen den Betrag mit der Firmenkreditkarte.

Ausnahmen: Wann werden die Spesensätze gekürzt?

Wenn du die Spesensätze für eine Dienstreise kalkulierst, gilt es zu beachten, dass die Pauschalen nur in voller Höhe ausgezahlt werden können, wenn der reisende Mitarbeiter die Verpflegung auch wirklich selbst gesagt. Banal gesagt: Die Verpflegungspauschale greift nur in vollem Umfang, wenn der entsprechende Verpflegungsaufwand auch wirklich entsteht. Klingt logisch, oder?

Für die Abzüge, wenn beispielsweise das Frühstück vom Arbeitgeber übernommen wird, oder der Reisende vergünstigt in der Kantine einer Niederlassung speist, gelten folgende Vorgaben:

• Frühstück: Übernimmt das Unternehmen das Frühstück, werden 20% des Spesensatzes für den entsprechenden Tag abgezogen. Diese 20% werden jeweils an der großen Verpflegungspauschale für volle Tage bemessen und betragen daher 5,60 Euro.
• Mittag- und Abendessen: Gehen Mittag- oder Abendessen auf Kosten des Arbeitgebers, müssen sogar 40% vom Spesensatz abgezogen werden.

Werden alle Mahlzeiten eines Tages vom Arbeitgeber übernommen, summieren sich die Abzüge entsprechend auf 100% und die Verpflegungspauschale entfällt komplett. In unserem Beispiel von oben könnten sich demnach beispielsweise folgende Abzüge ergeben:

	14 Euro für den Anreisetag	Hier übernimmt der Arbeitgeber noch keine Mahlzeit
+	22,40 Euro (= 28 Euro – 20%) für den vollen Tag 1	Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel
+	11,20 Euro (= 28 Euro – 20% – 40%) für den vollen Tag 2	Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel + ein gemeinsames Team-Diner
+	8,40 Euro (= 14 Euro – 20% von 28 Euro) für den Abreisetag	Arbeitgeber übernimmt das Frühstück im Hotel
=	56 Euro für die gesamte Dienstreise

‍

Kürzere Dienstreisen: Was sind Sachbezugswerte?

Wie bereits erläutert, kommen die Spesensätze aber überhaupt erst zum Tragen, wenn eine Dienstreise länger als 8 Stunden dauert. Ist ein Angestellter kürzer auf Dienstreise, beispielsweise nur für eine Präsentation oder einen Pitch, sind vom Arbeitgeber gezahlte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig. Hier kommen die sogenannten Sachbezugswerte ins Spiel, die bei der Spesenabrechnung einbezogen werden sollten.

Die Sachbezugswerte für Deutschland betragen seit dem 01.01.2022:

• Frühstück : 1,87 Euro
• Mittag- oder Abendessen 3,57 Euro

Spesen übernehmen und verwalten – mit Moss

Spesensätze sind für Unternehmen also eine einfache Möglichkeit, reisenden Mitarbeitern ihre ausgelegten Verpflegungskosten zu erstatten. Dennoch stehen die Verpflegungspauschalen häufig in der Kritik. Für eine ausgewogene Ernährung, besonders auf längeren Dienstreisen sind die Beträge ohne Weiteres auf keinen Fall ausreichend und regionale Preisunterschiede – etwa zwischen Duisburg und München – werden zumindest innerhalb Deutschlands nicht berücksichtigt. 

Viele Unternehmen setzen daher auf interne Lösungen, um den Anforderungen in der Realität besser gerecht zu werden. Das können unter anderem individuelle interne Spesenrichtlinien oder eine digitale Ausgabenlösung wie Moss sein.

Mit Moss entlasten wir deine Mitarbeiter, indem sie ihre Reisekosten nicht erst auslegen müssen, sondern direkt mit passenden Mitarbeiterkarten bezahlen können. Alle Belege können mit wenigen Klicks mobil und digital in unserem Tool hinterlegt werden, sodass alle Buchungen transparent, nachverfolgbar und bereit für den Monatsabschluss sind. Dabei behältst du jederzeit die volle Kontrolle über die Ausgaben deiner Angestellten – und kehrst aufwändigen Spesenabrechnungen mit unrealistischen Spesensätzen ein für alle Mal den Rücken.

Spesensätze 2021, 2022 und 2023 für Dienstreisen ins Ausland

Bei den Spesensätzen in Deutschland gibt es also bereits einiges zu beachten. Aber nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter für berufliche Tätigkeiten auch ins Ausland fahren oder fliegen müssen. Wie sieht die rechtliche Lage also bei Auslandsreisen aus?

Die gute Nachricht zuerst: Generell sind die Regelungen für Spesen in Deutschland und im Ausland die gleichen. Es gelten dieselben beiden Spesenpauschalen (kleine und große Verpflegungspauschale) und bei den Abzügen für vom Arbeitgeber übernommene Mahlzeiten gibt es ebenfalls keinen Unterschied.

Aktuelle Spesensätze 2023 für das Ausland

Die konkreten Spesensätze hingegen unterscheiden sich deutlich von Land zu Land. So betragen die Verpflegungspauschalen für eine Dienstreise in die Niederlande lediglich 32 Euro (8-24h) bzw. 47 Euro (ab 24h), während für eine Reise nach Tokio 44 Euro (8-24h) bzw. 66 Euro angesetzt sind.

Noch komplizierter wird die Auflistung der Spesensätze im Ausland dadurch, dass zum Teil auch unterschiedliche Regionen desselben Landes mit unterschiedlichen Spesensätzen berücksichtigt werden. In den USA gibt es etwa Unterschiede zwischen New York, Los Angeles, Chicago und Co., in Großbritannien wird zwischen London und dem Rest unterschieden.

Im Gegensatz zu den Spesensätzen für Deutschland, werden die Spesensätze im Ausland zudem deutlich regelmäßiger angepasst. Allein von 2020 auf 2021 wurden die Spesenpauschalen für mehr als 20 Länder erhöht oder heruntergesetzt. Alle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland lassen sich in der offiziellen Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen finden.

In unserer Tabelle haben wir die Spesensätze einiger häufigen Dienstreiseziele im Ausland zusammengetragen.

Wichtig: Beträge die sich gegenüber den Vorjahren (2021/2022) geändert haben sind fett markiert.

Spesensätze im Ausland 2022:

REISEZIEL	8 bis 24 Stunden	> 24 Stunden	Übernachtung
BELGIEN	40	59	141
DÄNEMARK	50	75	183
FRANKREICH
Paris	39	58	159
Lyon	36	53	115
Straßburg	34	51	96
Marseille	31	46	101
Rest	29	44	115
GROẞBRITANNIEN
London	44	66	163
Rest	35	52	99
ITALIEN
Mailand	30	45	158
Rest	27	40	135
NIEDERLANDE	32	47	122
ÖSTERREICH	27	40	108
POLEN
Breslau	22	33	117
Warschau	20	29	109
Danzig	20	30	84
Krakau	18	27	86
Rest	20	29	60
SCHWEIZ
Genf	44	66	186
Rest	43	64	180
SPANIEN
Madrid	27	40	118
Kanarische Inseln	27	40	115
Palma de Mallorca	24	35	121
Barcelona	23	34	118
Rest	23	34	115

Moss verringert den Aufwand bei der Spesenabrechnung und -verwaltung

Um die Spesensätze 2023 für den Verpflegungsmehraufwand beim Arbeitgeber abzurechnen oder steuerlich geltend zu machen, braucht es vor allem eins: einen langen Atem. Denn egal wie der Arbeitnehmer sich seine Ausgaben für die Spesen zurückholt – beide Möglichkeiten sind mit dem Ausfüllen von Formularen und langen Genehmigungsprozessen verbunden. Genauso wie das Abarbeiten dieser Anträge in der Verwaltung des Unternehmens.

Zeitersparnis für Mitarbeiter und Manager

Moss bietet eine automatisierte Auslagenerstattung. Dadurch erhalten Mitarbeiter ihre Auslagen ab sofort ohne wochenlange Wartezeiten zurück. Das Einreichen von Rechnungen wird durch direktes Hochladen der Belege in die Moss App mit OCR-Scan-Funktion via Smartphone erleichtert und beschleunigt. Nachdem Mitarbeiter innerhalb der Tagespauschalen Rubrik ausgewählt haben, über welchen Zeitraum der Aufenthalt stattgefunden hat und wie viele Mahlzeiten (Frühstück, Mittag-, Abendessen) vorausbezahlt wurden, wird der zu erstattende Betrag angezeigt. Manager erhalten innerhalb weniger Minuten eine Benachrichtigung zur Genehmigung der Auslagen und können diese in der App sofort bestätigen. Und falls mal eine Einreichung auf sich warten lässt, werden Angestellte automatisch daran erinnert, dass noch Belege fehlen. Das sorgt für eine Zeitersparnis in der Buchhaltung und ermöglicht einen einfachen Import ins Buchhaltungsprogramm.

Workload verringern

Insbesondere in größeren Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verloren gehen. Zudem sieht sich Accounting mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege in unübersichtlicher Excel-Tabellen korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit den Lösungen von Moss bekommen Unternehmen das Zettelchaos endlich in den Griff — der gesamte Abrechnungsprozess an einem Ort, sogar mit der Integration von DATEV-Schnittstellen. 

Weitere Entlastungen der Mitarbeiter bei der Auslagenerstattung ermöglicht Moss durch die Vergabe von virtuellen Kreditkarten. Der gesamte Genehmigungsprozess gestaltet sich deutlich einfacher mit Budgetlimits, die selbst festgelegt werden können und zum Beispiel der Höhe der Spesensätze entsprechen. Mitarbeiter müssen die Spesen so nicht selbst im Voraus bezahlen und haben im Anschluss keinen bürokratischen Aufwand damit, das Geld zurück zu erhalten. Gleichzeitig behalten Arbeitgeber alle Kosten der Dienstreise im Blick und haben alle nötigen Daten über die Mitarbeiterausgaben jederzeit vorliegen und bereit für die Buchhaltung.

Dienstreisen flexibel gestalten durch verschiedene Kartentypen von Moss:

Abo-Karte: 

Diese Karten eignen sich ideal für spezifische Händler oder monatliche Abonnements (z.B. Tools), um wiederkehrende Zahlungen transparent, einfach und übersichtlich zu organisieren.

Virtuelle Karte:

Virtuelle Karten sind auf dem Smartphone gespeichert und ermöglichen Online- sowie kontaktlose Zahlungen in Geschäften. Virtuelle Kreditkarten laufen unter einer eigenen Kartennummer, sind mit wenigen Klicks einsatzbereit und können in Echtzeit angepasst, eingefroren oder deaktiviert werden.  

Einmal-Karte:

Virtuelle Kreditkarte für einmalige Ausgaben. Die Karte wird im Vorhinein als “Einmal-Karte” deklarieren. Nach abgeschlossener Zahlung werden Einmal-Karten deaktiviert und die Kartendetails sind ungültig. Findet beispielsweise eine einmalige Dienstreise oder ein Teamevent statt, ist dieser Kartentyp die beste Wahl.

Physische Karte:

Physische Karten eignen sich für alle Ausgaben im stationären Handel, auf Reisen, bei Restaurantbesuchen, Tankstellen oder anderen Geschäften. Die Karte wird per Post verschickt.

Für jeden Kartentyp können individuelle Limits und Laufzeiten hinzugefügt werden. Nach jeder abgeschlossenen Dienstreise werden die Firmenkarten einfach wieder deaktiviert und bei der nächsten eine neue ausgestellt werden.

Fehlerquellen reduzieren und Spesenbetrug verhindern

Endlich ist Schluss mit einer händischen Auslagenerstattung und nachträglichen Korrekturschleifen. Durch transparente und automatisierte Genehmigungsprozesse werden doppelte oder fehlerhafte Erstattungen vermieden. Moss reduziert zudem das Risiko für Spesenbetrug. Sobald Mitarbeiter ihre Spesen mit Moss Firmenkarten bezahlen, werden alle Ausgaben in Echtzeit abgebildet.

Mehr Freiheit und weniger Aufwand für Dienstreisen – mit Moss.

FAQs