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Wer beruflich viel unterwegs ist, hat während einer Geschäftsreise häufig höhere Ausgaben. Da Dienstreisende die Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Co. häufig zunächst aus eigener Tasche bezahlen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie macht es möglich, die beruflichen Ausgaben vom Arbeitgeber zurückzufordern oder steuerlich geltend zu machen. Wie eine Spesenabrechnung funktioniert, welche Spesen überhaupt abgerechnet werden können und wie das geht, verraten wir in unserem Guide.
Dienstreisen sind mit Kosten verbunden: Sei es die Bahnfahrt zum Kunden, das Mittagessen nach dem Termin, der Kaffee zwischendurch oder die Übernachtung im Hotel. Damit Angestellte eines Unternehmens und Selbstständige die Kosten nicht privat von ihrem Einkommen zahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Sie dient dazu, alle auf einer beruflichen Reise oder im Außendienst entstandenen Kosten abzurechnen. Die Spesenabrechnung wird daher auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet.
Unter den Begriff Spesen fallen streng genommen nur die Kosten, die dem Arbeitnehmer oder dem Selbstständigen für seine Verpflegung während der Geschäftsreise entstehen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom sogenannten Verpflegungsmehraufwand.
Im Rahmen der Spesenabrechnung werden allerdings auch weitere Kosten erfasst. Als Spesen zählen in der Regel vier unterschiedliche Arten von Ausgaben:
Spesen abrechnen dürfen grundsätzlich sowohl Angestellte als auch Selbstständige und Freiberufler. Voraussetzung für die Spesenabrechnung ist, dass sich die Reisenden aus beruflichen Gründen nicht an ihrer Tätigkeitsstätte aufhalten beziehungsweise nicht an ihrem eigenen Wohnort übernachten können.
Angestellte können sich die Spesen von ihrem Arbeitgeber als Reisekosten erstatten lassen. Selbstständige haben das Recht, die getätigten Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Auch besteht die Möglichkeit, die Spesen an den Auftraggeber weiterzugeben, sofern dies vor der Annahme des Auftrags vereinbart wurde und für die Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
Das Wichtigste bei einer Spesenabrechnung ist die lückenlose Dokumentation durch den Dienstreisenden. Der Arbeitgeber muss die Spesen nämlich nur dann bezahlen, wenn die zugrundeliegende Spesenabrechnung auch korrekt ist. Das bedeutet konkret: Arbeitnehmer müssen für alle getätigten Ausgaben Belege und Rechnungen aufheben – ohne diese können die Spesen im Nachhinein nicht zurückgefordert werden.
Es gilt also: kein Beleg, kein Geld. Damit soll auch die Gefahr von inkorrekt abgerechneten Spesen bei Außendiensten und Geschäftsreisen minimiert werden. In diesem Punkt stärkt der Gesetzgeber Arbeitgebern den Rücken: Überhöhte beziehungsweise falsche Spesenabrechnungen sind ein anerkannter Grund für eine fristlose Kündigung.
Es ist also äußerst wichtig, darauf zu achten, dass die Spesenabrechnung korrekt ist und alle Belege vollständig vorliegen. Eine Ausnahme gilt lediglich für Trinkgelder bei Bewirtungen unterwegs: Hier ist keine Rechnung nötig. Wer dennoch das gezahlte Trinkgeld als Spesen geltend machen möchte, kann sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen. In diesem ist das Trinkgeld dann bereits vermerkt.
Arbeitgeber haben durch die Spesenabrechnung die Möglichkeit, die Spesen ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen. Viele Finanzämter akzeptieren bereits die Einreichung von Spesenabrechnungen in digitaler Form, ohne dass die Originalbelege vorgelegt werden müssen.
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um Spesen korrekt abzurechnen:
Abrechnung anhand von Pauschalen
Um die Buchhaltung eines Unternehmens zu entlasten, können Spesen anhand von gesetzlich festgelegten Spesensätzen abgerechnet werden. Das Finanzamt prüft in dem Fall nicht die einzelnen Belege. Es ist nicht wichtig, wie hoch die tatsächlichen Kosten der auf der Geschäftsreise getätigten Ausgaben waren.
Für die Spesenabrechnung anhand von Spesensätzen (Pauschalen) sind zwei Punkte zu beachten: Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsplatz und das Reiseziel (Ausland oder Inland). Eine Pauschale für den Verpflegungsaufwand lässt sich grundsätzlich erst ab einer Dauer von acht Stunden geltend machen. War der Angestellte kürzer beruflich unterwegs, ist eine Abrechnung per Spesenpauschale nicht möglich. In Deutschland wird die Pauschale mit 14 Euro abgerechnet. Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden können 28 Euro pauschal abgesetzt werden.
Auch das Ziel der Geschäftsreise ist bei der Abrechnung entscheidend: Reisekosten für Arbeitnehmer unterliegen in Deutschland nämlich anderen Pauschalen als im Ausland. Dort unterscheiden sie sich nicht nur deutlich von Land zu Land, sondern auch zwischen den Gebieten innerhalb eines Landes.
Nicht nur Kosten für die Verpflegung, sondern auch Fahrtkosten können als Pauschale abgesetzt werden: Wer den eigenen Pkw für die Geschäftsreise nutzt, kann seine Fahrtkosten über eine Kilometerpauschale abrechnen. Aktuell beträgt diese 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Auch die Kosten für die Unterbringung während des Außeneinsatzes bzw. der Geschäftsreise lassen sich pauschal abrechnen. Die Übernachtungspauschale ist ab einer Dauer von 24 Stunden jedoch lediglich mit 20 Euro pro Nacht angesetzt.
Alternativ zur Abrechnung per Pauschale für Fahrtkosten, Unterbringung und Verpflegung können Mitarbeiter die Spesen auch anhand der tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Dafür sind – wie oben bereits ausgeführt – alle Belege zu den getätigten Ausgaben zu sammeln.
In der Regel stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern für die Spesenabrechnung vorgefertigte Formulare oder Excel-Tabellen zur Verfügung. In diese können die Dienstreisenden dann die Ausgaben eintragen. Im Anschluss wird die Spesenabrechnung unterschrieben und die gesammelten Quittungen und Rechnungen beigelegt. Nur bei Vollständigkeit aller Belege kann der Arbeitgeber sämtliche Reisekosten erstatten.
Wer als Arbeitnehmer unsicher ist, wie er die Spesen abrechnen soll, sollte seinen Arbeitgeber fragen. Details zur korrekten Spesenabrechnungen können im jeweiligen Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgelegt sein.
Lässt sich der Arbeitnehmer die Ausgaben während der Dienstreise nachträglich vom Arbeitgeber zurückerstatten, ist die Rückerstattung für ihn steuerfrei.
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer aber nicht nur die Möglichkeit, die gezahlten Ausgaben ihrer Geschäftsreise im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückzufordern – sie können die Spesen alternativ auch in der Steuererklärung geltend machen, sollte der Arbeitgeber die Kosten beispielsweise nicht übernehmen. Die Spesen sind in dem Fall als Werbungskosten mit den Unterpunkten „Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort“ und „Verpflegung“ aufzuführen. Hier können Arbeitnehmer dann wieder die genannten Pauschalbeträge angeben.
Wichtig ist auf eine genaue und korrekte Berechnung zu achten, denn gerade Spesenabrechnungen werden durch das Finanzamt oft und gerne geprüft. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer, die die Spesen in ihrer Steuererklärung geltend machen möchten als auch für Unternehmen. Bei Fehlern kann das Finanzamt die Abrechnung ablehnen.
Die Spesenabrechnung ist in vielen Unternehmen eine notwendige, aber ebenso lästige Tätigkeit, die Mitarbeiter eben machen müssen, um ihre Auslagen vom Arbeitgeber zurück zu erhalten. Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir eine Vorlage erstellt, die nur noch mit den entsprechenden Daten ausgefüllt werden muss. Wie ein entsprechendes Formular aussehen soll und welche Daten nicht fehlen dürfen, verrät unser Guide.
Um was genau handelt es sich eigentlich bei einer Spesenabrechnung – und für wen ist diese relevant? Die Spesenabrechnung wird ebenso als Reisekostenabrechnung bezeichnet. Ziel ist es, als Selbständiger oder Arbeitnehmer seine auf Dienstreisen entstandenen Kosten entweder steuerlich geltend zu machen oder vom Arbeitgeber zurück zu fordern. Das betrifft ausschließlich die Kosten, die beruflich bedingt waren.
Folgende Kosten lassen sich als Spesen geltend machen:
Voraussetzung für eine erfolgreiche Spesenabrechnung ist das Sammeln der entsprechenden Belege. Nur, wer seine Kosten nachweisen kann, kann mit einer Rückerstattung durch den Arbeitgeber oder einer Anrechnung auf die Steuer durch das Finanzamt rechnen. Neben dem Nachweis der Kosten selbst, sind aber noch andere Informationen für den weiteren Verlauf der Spesenabrechnung entscheidend.
Denn: Der Beleg alleine zeigt ja noch nicht, ob es sich bei den entstandenen Kosten um beruflich bedingte Ausgaben handelt. Um das nachzuweisen beziehungsweise glaubhaft darzulegen, muss der Grund der Reise in der Spesenabrechnung mit aufgeführt werden – genauso wie der Name des Antragstellers und die Daten der Reise, sprich Anfahrt und Abfahrt. Die Kosten selbst gilt es natürlich ebenfalls in dem Formular aufzuführen.
Sind all diese Informationen in der Spesenabrechnung zu finden und gleichzeitig mit Belegen nachweisbar, ist die Rückerstattung der Kosten in der Regel nur noch eine reine Formsache.
Name des Antragstellers, Daten und Grund der Reise liegen jeweils auf der Hand: die Kosten oftmals aber nicht. Klar, Kosten, über die es Belege gibt, lassen sich leicht übertragen. Aber nicht über alle Kosten, die in eine Spesenabrechnung kommen, gibt es Belege. Schließlich werden häufig nicht exakt die entstandenen Kosten abgerechnet, sondern nur Pauschalen – und die müssen berechnet werden.
Ein wesentlicher Bestandteil der Spesen sind die Transportkosten. Aufwände, die für die Fahrt und Beförderung anfallen. Werden diese mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt, können einfach Belege über die Kosten eingereicht werden. Bei einem Dienstwagen erfolgt die Abrechnung direkt über den Arbeitgeber. Aufwendiger wird es bei der Verwendung eines Privatautos. In dem Fall können Kilometerpauschale und Kilometersatz angewandt werden.
Kilometerpauschale und Kilometersatz im Überblick:
Für die Übernachtung und die Verpflegung während einer Dienstreise lassen sich ebenfalls Pauschalen ansetzen. Die richten sich nach der Dauer der Reise, sowie dem Ort, der dabei besucht wird.
Pauschalen für Verpflegung im Überblick:
Werden die Übernachtungen nicht direkt mit einer Hotelrechnung beispielsweise belegt, können auch hier Pauschalen geltend gemacht werden. Für Übernachtungen in Deutschland liegt diese bei 20 Euro. Die Pauschalen variieren im Ausland – und dort sogar je nach Stadt.
Wie zeitgemäß sind Reisekostenabrechnungen überhaupt noch? In Zeiten der Digitalisierung müsste es doch Prozesse geben, die diesen großen händischen Aufwand vereinfachen oder gänzlich automatisieren – und die gibt es tatsächlich. Häufig sehen Unternehmen in Spesenabrechnungen die einzige Möglichkeit, mit der Mitarbeiter auf Dienstreisen Ausgaben tätigen können. Hier behalten sie die Kontrolle, da sie keine Kosten auslegen und sich erst einmal vom Arbeitnehmer beweisen lassen müssen, welche Ausgaben er einerseits und warum er diese andererseits hatte.
Ihm eine Firmenkreditkarte mitzugeben, kommt für sie oft nicht in Frage. Zu groß die Befürchtung, der Arbeitnehmer könnte zu hohe und nicht notwendige Ausgaben tätigen und das Unternehmen damit in Bredouille bringen. Vielleicht verliert er die Kreditkarte sogar, entwendet sie oder nutzt sie für private Ausgaben. Das alles können nachvollziehbare Gründe dafür sein, Mitarbeiter in Vorleistung treten zu lassen und stattdessen mit einer Spesenabrechnung zu arbeiten. Es gibt aber eine Alternative, die so einfach wie sicher ist: virtuelle Firmenkreditkarten.
Nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Unternehmen bedeutet eine Spesenabrechnung einen verwaltungsmäßigen Mehraufwand – insbesondere dann, wenn Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind. Belege müssen gesammelt und kontrolliert werden, Formulare sind auszufüllen und anschließend an die Buchhaltung weiterzureichen. Fehlende Quittungen verlangsamen den Prozess und kosten Zeit.
Einfacher lassen sich Spesen- und Reisekostenabrechnungen mit Moss verwalten: Dank Firmenkreditkarten mit vorab festgelegten Limits behalten Unternehmen nicht nur über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter während der Dienstreise den Überblick. Auch für die Beschäftigten vereinfacht sich der Prozess erheblich, denn sie müssen die Spesen nicht mehr aus eigener Tasche vorschießen, sondern können sie direkt mit dem festgelegten Reisebudget auf der Firmenkreditkarte bezahlen.
Die Belege der Geschäftsausgaben lassen sich bereits während der Dienstreise abfotografieren und mit der Moss-App digital erfassen. Mitarbeiter haben weniger Stress, da sie nicht ständig auf Belege und Quittungen achten müssen, sondern sich ganz auf den Grund ihres beruflichen Aufenthalts konzentrieren können. Einmal hochgeladen – schon erledigt. Das lästige Belege-Chaos gehört der Vergangenheit an. Sollte einmal ein Rechnungsbeleg fehlen, erinnert Moss mit einer E-Mail oder einer Benachrichtigung bei Slack daran, ihn nachzureichen.
Auch die Buchhaltung wird durch das bargeldlose Bezahlen mit Firmenkreditkarten entlastet: Jede Zahlung über das Spesenkonto ist transparent im Buchungssystem einsehbar und bereit für die Buchhaltung. Zahlungsprozesse lassen sich somit vereinfachen, was nicht nur eine Erleichterung für Mitarbeiter und Geschäftsführung, sondern auch für die Buchhaltung bedeutet. Dank der Schnittstelle zu DATEV lassen sich die Reisekosten schließlich direkt für die Steuererklärung weiterverarbeiten.
Mit Moss funktionieren Spesenabrechnungen 2022 intuitiv, zentral und vollkommen digital – nie war das Management von Mitarbeiterausgaben so einfach.
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