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Mitarbeiterausgaben

Kilometerpauschale 2021 und 2022: Infos und Tipps für die Steuer

Franziska Nachtigall
May 20, 2022
8 min

Für Arbeitnehmer ist jeder zurückgelegte Weg mit Ausgaben und einem gewissen Maß an Aufwand verbunden. Um sie finanziell zu entlasten, lassen sich über die Kilometerpauschale Reisekosten verrechnen. Was hierzu aktuell gilt, welchen Unterschied es zur Entfernungspauschale gibt und warum das Thema ebenso für Selbstständige und Unternehmen interessant ist, fassen wir hier übersichtlich zusammen.

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Was ist die Kilometerpauschale?

Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um einen Pauschbetrag, den man als Arbeitnehmer oder Selbstständiger pro zurückgelegtem Kilometer ansetzen kann, um die Ausgaben in der Einkommensteuererklärung berücksichtigen zu lassen. Konkret geht es um alle Dienstreisen, die als solche deklariert sind und die nicht dazu gedacht sind, zur primären Arbeitsstätte zu kommen. Dazu gehören beispielsweise:

Kundentermine
Seminare und Fortbildungen außerorts
Montageeinsätze
Messetermine
Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten

Das Bundesreisekostengesetz sieht eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro mit dem Auto zurückgelegten Kilometer vor. Für Fahrten mit einem Motorrad, Moped oder Mofa sind es 0,20 EUR. Hierbei handelt es sich um Richtwerte, die auch in der Einkommensteuererklärung akzeptiert werden. Ein kleines Manko gibt es allerdings: Andere Verkehrsmittel werden mit der Kilometerpauschale nicht berücksichtigt. Anfallende Kosten für Flug- und Bahntickets oder Fahrscheine für den öffentlichen Nahverkehr sind reguläre Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten.

Kilometerpauschale und Arbeitgeber

Das Bundesreisekostengesetz bietet dennoch keine rechtliche Grundlage für Angestellte, sofern man nicht verbeamtet als Richter oder Soldat tätig ist, weshalb sich Unternehmen bei der freiwilligen Erstattung von anfallenden Kosten nicht daran orientieren müssen.

Tipp: Unternehmen können Reisekosten für Dienstreisen als Mitarbeitervorteil steuerfrei erstatten, da es sich nicht um eine Lohnzahlung handelt. Für Firmen sind die mit der Kilometerpauschale verbundenen Ausgaben Werbungskosten, die abgesetzt werden können.

Dies kann nicht nur steuerlich sinnvoll sein: Es ist auch eine Geste der Wertschätzung und bindet gutes Personal an die eigene Firma. Denn wenn Angestellte stets in Vorleistung (auch mit der Nutzung ihres privaten Pkw) gehen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann das dazu führen, dass sie sich früher oder später nach einer neuen Position umsehen.

Lässt sich trotz Firmenwagen Kilometerpauschale anrechnen?

Eine Kilometerpauschale und ein Dienstwagen – ist das miteinander vereinbar? Das fragen sich einige Angestellte, die viel mit dem Firmenauto unterwegs sind und ihre Steuerschuld weiter reduzieren möchten. Tatsächlich darf man die Pauschale nicht nutzen, wenn man nicht mit dem eigenen Auto, sondern mit einem zur Verfügung gestellten Wagen unterwegs ist.

Hierbei werden in der Regel bereits alle anfallenden Kosten über das Unternehmen gedeckt, sodass Arbeitnehmern keine finanzielle Belastung entsteht. Wer auf Dienstreise aber zusätzliche Ausgaben hat, kann sich diese nach Absprache von der Firma erstatten lassen oder sie selbst in der Einkommensteuererklärung angeben.

Folgende Reisekosten kann man sich trotz Firmenwagen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen oder selbst absetzen:

Reisenebenkosten (zum Beispiel Parkgebühren)
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand

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Welchen Unterschied gibt es zur Entfernungspauschale?

Oft wird allgemein von einer Kilometerpauschale gesprochen, meistens ist aber die Entfernungs- oder auch Pendlerpauschale gemeint. Der Unterschied liegt darin, dass die Entfernungspauschale die Unkosten für den einfachen Arbeitsweg abdecken soll. Die Kilometerpauschale wird dagegen aus steuerrechtlicher Sicht für Dienstreisen angesetzt.

Ein weiterer Unterschied: Während bei der Kilometerpauschale der eigene Pkw oder das Motorrad benutzt werden muss, ist es bei der Entfernungspauschale egal, ob man läuft, Fahrrad fährt oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fährt. Es darf pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag eine Anfahrt gezählt werden.

Beides zu kombinieren ist möglich

Übrigens: Sowohl Entfernungs- als auch Kilometerpauschale kann man in der Steuererklärung angeben. Das eine schließt das andere nicht aus. Wer zum Beispiel regelmäßig an verschiedenen Standorten arbeitet, sollte sich vom Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte bestätigen lassen.

Warum das wichtig ist? Für die Fahrten zum Hauptarbeitsort fällt die Entfernungspauschale an. Alle weiteren Fahrten zu anderen Standorten und Orten, an denen man seine Tätigkeit ausübt, können dann als Dienstreisen deklariert werden. Der Vorteil: Dann kann man Hin- und Rückfahrten angeben, was als Pendler zum Hauptarbeitsplatz nicht möglich ist. Außerdem sind so Steuer und Kilometerpauschale klar geregelt und für das Finanzamt nachvollziehbar darzulegen.

Einfacher fürs Finanzamt: Kilometerpauschale erspart Erklärungen

Der vielleicht größte Vorteil der Kilometerpauschale: Das Finanzamt erkennt dadurch die anfallenden Kosten als Betriebsausgaben an, ohne dass einzelne Beträge nachgewiesen werden müssen.

Allerdings sollte man wissen: Angestellte haben keinen Anspruch darauf, dass Firmen diese Kosten übernehmen. Dies sollte nach Möglichkeit bereits im Arbeitsvertrag vermerkt werden, wenn es häufiger zu Reisen mit dem eigenen Pkw kommen muss. Grundsätzlich kann der Chef den Pauschbetrag auch niedriger ansetzen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2022?

Die Reisekosten-Kilometerpauschale 2022 liegt wie eingangs erwähnt bei 0,30 EUR bei der Pkw-Nutzung und 0,20 EUR bei Motorrad, Mofa oder Roller. Der Vollständigkeit halber sei hier auch erwähnt, dass die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für Fahrten zum Arbeitsplatz im Februar 2022 kurzfristig auf 0,38 EUR ab dem 21. Kilometer angehoben wurde, um Steuerzahler finanziell zu entlasten. Wer kürzere Wege fährt, kann 0,30 EUR pro Kilometer angeben.

Ein finanzieller Vorteil ist erst zu spüren, wenn der pauschale, nachweisfreie Werbungskostenbeitrag von 1.000 EUR überschritten wird. Dies erreicht man beispielsweise, wenn man im Jahr mindestens 150 Arbeitstage gependelt ist und dabei mehr als 22 Kilometer täglich zurückgelegt hat. 

Zum Vergleich: Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2021 und 2020?

Die Reisekosten-Kilometerpauschale 2021 und 2020 lag ebenfalls bei 0,30 EUR für Pkw und 0,20 EUR für Motorräder und Co. – lediglich bei der Entfernungspauschale tut sich regelmäßig etwas. 2021 lag diese bei 0,30 EUR für weniger als 21 Kilometer und 0,35 EUR für längere Strecken. 2020 dagegen wurden allgemein 0,30 EUR pro Kilometer gewährt.

Kilometerpauschale berechnen – So geht’s

Wenn man die gesetzliche Kilometerpauschale 2022 berechnen möchte, sieht die Formel recht einfach aus. So kann man berechnen, welcher Betrag die Steuerschuld reduzieren kann:

Zurückgelegte Kilometer pro Jahr x 0,30 / 0,20 EUR

Gut zu wissen: Bei der Kilometerpauschale können Hin- und Rückweg berücksichtigt werden.

Für die Pendlerpauschale lautet die Formel:

Einfacher Arbeitsweg in Kilometer x Arbeitstage pro Jahr x 0,30 / 0,38 EUR.

Wer sich das Rechnen sparen möchte, kann auch auf einen praktischen digitalen Kilometerpauschale-Rechner zurückgreifen.

Pauschbeträge richtig in der Steuererklärung angeben

Es ist dementsprechend wichtig, in der Steuererklärung Kilometerpauschale und Entfernungspauschale separat zu betrachten. Für die täglichen Fahrten zur Arbeit gibt man die Pauschale in Anlage N ab Zeile 31 ein. Die Kilometerpauschale wird in Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ vermerkt.

Alternative: Statt mit Kilometerpauschale Reisekosten genau berechnen

Die Kilometerpauschale lohnt sich nicht immer – manchmal kann es besser sein, die tatsächlich angefallenen Reisekosten als Werbungskosten geltend zu machen. Dann ist es wichtig, sämtliche Belege penibel zu sammeln, da diese unter Umständen vom Finanzamt zur Einsicht verlangt werden können. 

Kilometerpauschale 2022 für Selbstständige 

Gerade Selbstständige und Freiberufler sollten hier genauer hinschauen, denn die haben entweder ein Büro, in das sie fahren oder sie arbeiten ausschließlich beziehungsweise gelegentlich im Home-Office. Wenn die Fahrtkosten den maximalen Betrag von 4.500,- EUR für die Entfernungspauschale übersteigen, kann man Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend machen.

In einigen Ausnahmen kann es außerdem sinnvoll sein, statt der Kilometerpauschale den individuellen Kilometersatz zu berechnen. Hier fließen dann verschiedene Kostenpunkte ein, die sich über das Jahr summieren können.

Reparaturen
Versicherung
Stellplatzmiete
Leasing
Darlehenszinsen
Abschreibung

Der Kilometersatz lohnt sich meist, wenn man ein besonders teures Auto fährt. Um ihn zu berechnen, werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt, um einen individuellen Betrag pro Kilometer zu erhalten.

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Mit Moss gehen keine Reisekosten verloren

Insbesondere in größeren Unternehmen kann sich die Ermittlung und Verwaltung von Reisekosten als schwierige Aufgabe erweisen. Im Arbeitsalltag und auf Dienstreisen können physische Belege schnell verloren gehen. Zudem sieht sich Accounting mit zusätzlicher Arbeit konfrontiert, um Belege korrekt zu erfassen und zu buchen. Mit Moss und den intuitiven Automatisierungsprozessen und DATEV-Schnittstelle kann der Aufwand allerdings deutlich reduziert werden.

Das Einreichen von Belegen wird dank der praktischen Web und Mobile Apps mit OCR-Scan-Funktion zur Teamsache. Belege werden so von den Mitarbeitern umgehend selbst digitalisiert und weitergeleitet, sodass nichts mehr abhanden kommt. Und falls mal eine Einreichung auf sich warten lässt, werden Angestellte automatisch daran erinnert, dass noch ein Beleg fehlt. Das sorgt für eine Zeitersparnis in der Buchhaltung und ermöglicht einen einfachen Import ins Buchhaltungsprogramm. 

Mit Firmenkreditkarten werden Dienstreisen noch einfacher

Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter eine eigene Firmenkreditkarte erhalten, um das Papierchaos noch weiter zu reduzieren. Für die Abrechnung von Reisekosten ist das eine besonders praktische Sache – es lassen sich sogar individuelle Budgets für jede Person festlegen. Zugleich lässt sich durch die einheitliche Nutzung der Dienste von Moss besser nachvollziehen, für welche Dienstreisen die Kilometerpauschale anfällt. Firmen haben so im Überblick, für welche Fahrten sie diese als zusätzlichen Mitarbeitervorteil auszahlen möchten.

Sicherheitsbedenken und Vorbehalte müssen Unternehmen und Angestellte dabei nicht haben. Insbesondere die virtuellen Kreditkarten sind perfekt dafür geeignet, einmalig anfallende Reisekosten damit zu begleichen – zum Beispiel, wenn ein Flugticket gebucht werden muss. Dann kann der benötigte Betrag einfach als Limit gesetzt werden und in nur wenigen Sekunden ist die digitale Kreditkartenversion einsatzbereit. Das Unternehmen behält dabei jederzeit die volle Kostenkontrolle.

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FAQ

Was ist die Kilometerpauschale?

Wo wird die Kilometerpauschale in der Steuererklärung vermerkt?

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen 2021?

Worin unterscheiden sich Kilometerpauschale und Entfernungspauschale?

Kann man mit einem Firmenwagen Kilometerpauschale angeben?

Wie funktioniert die Berechnung der Kilometerpauschale?