Table of content
Twitter IconFacebook IconLinkedIn Icon
collapse
expand
Icon Up
Mitarbeiterausgaben

Fahrtkosten absetzen und erstatten: Ein Überblick für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Florian von Riegen
August 6, 2021
8 min

Wer beruflich viel unterwegs ist, dem sind Fahrtkosten längst ein Begriff – sei es nun in Form von Dienstreisen oder dem täglichen Weg zur Arbeit. Arbeitgeber können ihren Angestellten die Fahrtkosten vollständig erstatten und selbst steuerlich geltend machen. So erhalten Mitarbeiter alle Ausgaben zurück, die bei ihnen für berufliche Fahrten angefallen sind. Wir geben einen Überblick über die Fahrtkosten und zeigen, wie Arbeitnehmer und -geber profitieren.

Fahrtkosten: Definition und Übersicht

Fahrtkosten: Ob Auto, Zug oder Flugzeug - Definition und Übersicht

Fahrtkosten fassen unterschiedliche Aufwendungen zusammen, die im Zusammenhang mit beruflich bedingten Reisen oder Fahrten bestehen. Meist sind dies Dienstreisen, bei denen sich der Arbeitnehmer von seinem Wohnort und von seinem regelmäßigen Arbeitsplatz entfernt, um einer dienstlichen Tätigkeit nachzugehen – zum Beispiel eine Fahrt in eine andere Stadt, um einen Kunden zu treffen oder der Messebesuch im Ausland. Die Strecke kann dabei mit dem Privatfahrzeug zurückgelegt werden, genauso aber mit dem Zug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln. Nur die Art der Erstattung unterscheidet sich.

Für solche Reisen gilt: Nicht nur die Fahrt selbst lässt sich bei der Steuer angeben, sondern ebenso Fahrtnebenkosten, wie beispielsweise Park- oder Mautgebühren. Je nach Art der Reise müssen sich die Fahrtkosten auf unterschiedliche Weise belegen lassen.

Fahrtkosten bei der Reise mit Taxi und öffentlichen Verkehrsmitteln

Ist eine Reise dienstlich veranlasst, lassen sich die dafür entstehenden Kosten steuerlich absetzen. Um den vollen Betrag für die Steuer geltend machen zu können, müssen die Ausgaben allerdings einwandfrei nachgewiesen werden können. Bei Reisen mit dem Taxi, Bus und Bahn, Flugzeug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln ist das in der Regel einfach: Hier muss nur eine Quittung beziehungsweise Rechnung aufbewahrt werden, um sie vorlegen zu können, falls sie vom Finanzamt angefordert wird. So lassen sich die entstandenen Kosten in voller Höhe bei der Steuer berücksichtigen - sofern ein dienstlicher Anlass für die Reise vorliegt.

Reisen mit dem Auto: Die Kilometerpauschale

Wenn die Dienstreise mit dem Privatfahrzeug begangen wird, gibt es natürlich keine Möglichkeit, eine Quittung über die zurückgelegte Strecke zu erhalten. Daher kommt hier eine andere Regelung zum Tragen: die sogenannte Kilometerpauschale. Für eine Dienstreise mit dem privaten Pkw können pro Kilometer 30 Cent als Pauschale angesetzt werden, für Motorräder, Mopeds, Mofas oder ähnliche Fortbewegungsmittel gilt ein Satz von 20 Cent. Voraussetzung für die Anwendung der Kilometerpauschale ist das Pflegen eines Fahrtenbuchs, um die dienstlichen Anlässe der Reise nachweisen zu können.

Kilometersatz

Eine Alternative zur Kilometerpauschale stellt der sogenannte Kilometersatz dar, der sich vor allem bei hochwertigen Autos bewährt. Hierbei werden alle Kosten, die durch die Nutzung des Fahrzeugs entstehen, über ein gesamtes Jahr gesammelt und miteinander addiert – das betrifft Kosten für das Tanken, genauso wie Ausgaben für Versicherung, Reparaturen oder Abschreibungen. Die Summe der Kosten wird schließlich auf die Kilometer verteilt, die aus dienstlichen Gründen zurückgelegt wurden. Schließlich lassen sich die beruflich bedingten Fahrtkosten von der Steuer absetzen. Auch hier ist ein Fahrtenbuch Voraussetzung.

Pendlerpauschale

Bisher sind wir lediglich auf die Fahrtkosten eingegangen, die durch eine Dienstreise entstehen. Es gibt aber noch andere Fahrtkosten, nämlich die Aufwendungen für die Fahrt vom Wohn- zum Arbeitsort. Abgedeckt werden diese Ausgaben durch die Pendlerpauschale. In Deutschland gilt eine Pendlerpauschale von 30 Cent. Seit 2021 gibt es aber eine Sonderregelung für Fernpendler: Ab dem 21. Kilometer gilt eine Pauschale von 35 Cent. In den Jahren 2024, 2025 und 2026 erhöht sich diese Fernpendlerpauschale sogar noch auf 38 Cent. Für die ersten 20 Kilometer gilt aber weiter die Pauschale von 30 Cent.

Zu beachten ist hier: Nicht der Hin- und Rückweg lassen sich zusammengerechnet von der Steuer absetzen, sondern nur die einmalige Entfernung vom Wohnort zur ersten Arbeitsstelle selbst – und die nur einmal am Tag.

Meistere die digitale Transformation - mit Moss.

Demo buchen
Beispiele für Transaktionen, die papierlos verwaltet werde können, z.B. für Facebook Ads oder Apple

Fahrtkosten absetzen: Mit Fahrtkosten die Steuer senken

Fahrtkosten steuerlich absetzen: So sparst du bei der Einkommenssteuer

Für Arbeitnehmer gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, sich Fahrtkosten – zumindest teilweise – zurückzuholen. Die erste und für Arbeitnehmer sinnvollere Möglichkeit ist die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber. Dafür muss nach einer Dienstreise eine Spesenabrechnung durchgeführt werden, bei der alle entstandenen Fahrtkosten vermerkt und idealerweise anhand von Belegen nachgewiesen werden.

Der Arbeitgeber erstattet nun die Fahrtkosten in voller Höhe zurück – da hier aber jeder Arbeitgeber anders agiert, sollte vor einer Dienstreise besprochen werden, ob und wie die Erstattung gehandhabt wird.

Kosten für Dienstreisen absetzen

Erstattet der Arbeitnehmer die Fahrtkosten nicht zurück, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine Fahrtkosten als Werbungskosten bei der Steuer abzusetzen. Hierzu kann er bei der Nutzung von Taxis oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln einfach die Quittungen nutzen, um die entstandenen Kosten nachzuweisen und sie steuerlich geltend zu machen. Bei der Kilometerpauschale und dem Kilometersatz muss er mit seinem Fahrtenbuch die angetretenen Dienstreisen nachweisen können und kann entsprechend die zurückgelegten Kilometer (Kilometerpauschale) oder die entstandenen Kosten (Kilometersatz) von der Steuer absetzen.

Pendlerpauschale steuerlich geltend machen

Die Pendlerpauschale können Arbeitnehmer in der Steuererklärung in der Anlage N ab Zeile 31 eintragen. Bei der Pendlerpauschale gilt eine jährliche Höchstgrenze von 4.500 Euro. Sind die Fahrtkosten höher, müssen sie sich zum Beispiel über Tankbelege nachweisen lassen. Für jeden Arbeitstag kann nur die Entfernung für die einmalige Strecke abgesetzt werden - Hin- und Rückfahrt werden hier also nicht zusammengerechnet.

Fahrtnebenkosten

Nicht nur die Kosten für die zurückgelegten Kilometer bei Dienstreisen oder beim Pendeln selbst lassen sich als Fahrtkosten geltend machen, sondern ebenso die sogenannten Fahrtnebenkosten. Das sind Kosten, die nicht im direkten Zusammenhang mit der Fahrt stehen, aber zum Beispiel die Fahrt oder einen Aufenthalt vor Ort durch Park- oder Mautgebühren ermöglichen.

Zu den Fahrtnebenkosten zählen unter anderem:

Parkgebühren
Mautgebühren
Wartungen
Reinigung
Verschleiß

Fahrtkosten-Erstattung durch den Arbeitgeber

Wie lassen sich Fahrtkosten vom Arbeitgeber zurückerstatten?

Für Arbeitnehmer ist es sinnvoller, sich die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstatten zu lassen, statt sie selbst bei der Steuer abzusetzen. Denn: Über die Steuer erhalten sie nur einen gewissen Teil ihrer Ausgaben zurück. Bei der Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber hingegen, wird meist die volle Summe zurückgezahlt. Voraussetzung dafür ist lediglich einerseits das Einverständnis des Arbeitgebers sowie die Erstellung einer Spesenabrechnung.

Und sogar die zeitaufwendige Spesenabrechnung lässt sich dank der Kreditkarten von Moss heute leicht umgehen: Zahlt der Arbeitnehmer seine Fahrtkosten direkt mit den haptischen oder virtuellen Moss-Firmenkreditkarten seines Arbeitgebers, muss er gar nicht erst in Vorleistung treten - sondern nur noch die Quittung mit der mobilen Moss App fotografieren und der Ausgabe zuordnen. Und wenn es mal Ausgaben gibt, zu denen die Rechnung noch fehlt, können Arbeitnehmer automatisch per E-Mail oder zum Beispiel via Slack an den ausstehenden Nachweis erinnert werden.

Arbeitgeber profitieren von der Fahrtkostenerstattung auf vielfältige Weise: Natürlich ist die Erstattung ein gewisser Kostenfaktor. Der zahlt sich aber sehr positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und spart Zeit: Die Dienstreisenden haben so mehr Zeit, sich auf gewinnbringende Tätigkeiten zu fokussieren und werden produktiver. Und: Die erstatteten Fahrtkosten können die Arbeitgeber steuerlich als Betriebsausgaben absetzen und sich so eine gewisse Summe der Erstattung vom Staat zurückholen. Das gilt für Fahrtkosten, genauso wie für die bereits erwähnten Fahrtnebenkosten – und allgemein für Reisekosten.

Fahrtkosten-Rechner

Fahrtkosten-Rechner

Es gibt zur Ermittlung der Fahrtkosten nicht die eine richtige Formel, da es unterschiedliche Methoden gibt, die Fahrtkosten geltend zu machen – wie eben Kilometerpauschale, Kilometersatz und Pendlerpauschale. Oder aber das Abrechnen von Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln anhand von Belegen, die die entstandenen Kosten schwarz auf weiß nachweisen.

Fahrtkosten mit dem Kilometersatz ermitteln

Wird der Kilometersatz verwendet, müssen zunächst alle Kosten festgehalten werden, die über ein Jahr für die Nutzung des Privatfahrzeugs anfallen. Auch der Wertverlust des Pkws wird hier mit eingerechnet.

Überblick über anrechenbare Kosten für das Privatfahrzeug:

Abschreibung
Kreditzinsen
Versicherung
Sprit beziehungsweise Strom
Reparaturen
Reinigung
Reifen
Parkgebühren
Mautgebühren

All diese Kosten müssen zunächst miteinander addiert werden. Zusätzlich muss festgestellt werden, wie viele der im jeweiligen Jahr zurückgelegten Kilometer dienstliche Anlässe hatten. Dabei zählen nur solche Strecken, die nicht zum Ort der Tätigkeit oder zur Wohnung führen, sondern an andere Orte, die aufgrund beruflicher Umstände aufgesucht werden müssen.

Die Gesamtkosten werden nun zunächst durch die Gesamtkilometer dividiert und dessen Ergebnis mit den dienstlich zurückgelegten Kilometern multipliziert. So entsteht der Wert, der sich von der Steuer absetzen lässt.

Beispielrechnung:

10.000 Euro Fahrtkosten / 25.000 Kilometer (gesamte jährliche Fahrleistung) = 0,4 Euro / Kilometer
0,4 Euro / Kilometer x 10.000 Kilometer (auf Dienstreisen zurückgelegte Kilometer) = 4.000 Euro

Diese 4.000 Euro können nun bei der Einkommensteuererklärung abgesetzt werden.

Fahrtkosten berechnen mit Pauschbeträgen

Anders als beim Kilometersatz werden bei Kilometerpauschale und Pendlerpauschale Pauschbeträge verwendet. Die haben immer einen festen Wert, der bei der Kilometerpauschale 30 Cent (Pkw) oder 20 Cent (Motorrad, o.Ä.) pro zurückgelegtem Kilometer beträgt und bei der Pendlerpauschale bei 30 Cent pro Kilometer Entfernung zum Arbeitsplatz pro Arbeitstag liegt.

Fahrtkosten managen mit Moss und virtuellen Kreditkarten

Fahrtkosten einfach managen mit virtuellen Kreditkarten von Moss

Fahrtkosten zählen zu den Reisekosten und sind als solche in der Regel erstmal mit einer Vorleistung durch die Arbeitnehmer verbunden – und anschließend mit einigem Verwaltungsaufwand, um sich die Kosten entweder vom Arbeitgeber erstatten zu lassen oder sie im Zuge der Steuererklärung geltend zu machen.

Moss hilft mit individuellen Firmenkreditkarten und intelligentem Rechnungsmanagement, den Aufwand für alle involvierten Parteien zu reduzieren. So müssen Mitarbeiter nicht länger in Vorleistung gehen und Arbeitgeber behalten jederzeit die volle Kontrolle über alle Ausgaben.

Und das funktioniert so: Arbeitgeber können ihren Angestellten für ihre Dienstreisen individuelle Firmenkreditkarten erstellen, mit denen sie ihre Ausgaben direkt über das Firmenkonto tätigen können. Das Unternehmen bestimmt dabei selbst, wie viel Budget wem zur Verfügung steht und zu welchem Zweck es eingesetzt werden darf. Der Arbeitnehmer kann jeder Zahlung direkt über die Moss-App eine Rechnung zuweisen – und wenn er es mal vergisst, erhält er automatische Erinnerungen. Sind alle Belege vorhanden können alle Transaktionen direkt in Moss für die Buchhaltung vorbereitet und per DATEV-Schnittstelle an den Buchhalter übergeben werden.

This is some text inside of a div block.

Meistere die digitale Transformation - mit Moss.

Du möchtest keine Updates mehr verpassen?
Dann melde dich für unsere Newsletter an!

🙌 Vielen Dank für deine Anmeldung!
Beim Absenden des Formulars ist ein Fehler aufgetreten.
Demo buchen

Unsere digitalen Angebotedienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

FAQ