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Firmenkreditkarten

Wie sich mit einem Eigenbeleg Ausgaben nachweisen lassen

Tilman Tschacher
April 29, 2022
8 min

Im geschäftlichen Alltag kann es immer einmal vorkommen, dass ein wichtiger Ausgabenbeleg abhanden kommt oder durch ein Versehen unlesbar wird. Damit eine Zahlung trotzdem als Ausgabe verbucht werden kann, besteht die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen. Wie das funktioniert und worauf man beim Schreiben solcher Nachweise achten sollte, wird hier verständlich und übersichtlich erklärt.

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Was ist ein Eigenbeleg? 

Mit einem Eigenbeleg bezeichnet man einen im Notfall selbst ausgestellten Ausgabennachweis. Eine praktische Sache, denn wem ist das nicht schon einmal passiert: Aus Versehen landet ein Zahlungsbeleg im Müll, obwohl man diesen hätte einreichen müssen. Das ist ärgerlich und kann in Unternehmen zu Problemen führen – denn ein steuerrechtlicher Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg.

Was auf den ersten Blick wie Gängelei seitens der Buchhaltung oder der Finanzbehörden erscheinen mag, ist durchaus wichtig. Durch das akribische Dokumentieren soll vermieden werden, dass Ausgaben unrechtmäßig geltend gemacht werden und das Finanzamt bei Bedarf wirklich jede Buchung checken kann.

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Wozu dient der Eigenbeleg?

Für die Buchhaltung ist ein Eigenbeleg sozusagen die letzte Chance, um Betriebsausgaben als solche verbuchen zu können. Hat ein Angestellter beispielsweise Handgeld bekommen, um damit einige Besorgungen zu machen, ist eine Verbuchung der Betriebsausgaben nur möglich, wenn anschließend ein Kaufbeleg vorgelegt wird. Ohne geht es nicht – im Notfall können die Mitarbeitenden also selbst eine Quittung schreiben, wenn sie vergessen haben, im Geschäft danach zu fragen.

Mitarbeiter, die das Geld selbst vorgestreckt haben, um es sich als Spesen zurückzuholen, können ebenfalls von der Eigenbelegregel Gebrauch machen, wenn es bei Einzelfällen bleibt. Sonst kann es problematisch werden, die Kosten für die Auslagen erstattet zu bekommen.

Unser Tipp: Wer Mitarbeitern mit Moss eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellt, spart sich viel Ärger mit dem Einsammeln von Belegen. Für Online-Käufe können in Sekundenschnelle virtuelle Karten ausgestellt werden, die auf eine bestimmte Ausgabe beschränkt sind oder ein monatliches Limit haben. So können selbst Freelancer das kaufen, was zur Erledigung ihrer Arbeit nötig ist.

Gründe für einen Eigenbeleg

Die Liste an Gründen, warum ein Eigenbeleg notwendig sein kann, umfasst verschiedene Szenarien, die im beruflichen Alltag aber immer wieder auftreten:

Verlust
Diebstahl, Einbruch
Zerstörung durch Flüssigkeiten, Schreddern, Zerreißen, UV-Licht, Hitze etc.
Unleserliche Informationen
Quittung wurde nicht angefragt
Defekte Drucker oder Automaten ohne Druckfunktion
Beleg für nicht auf der Rechnung vermerktes Trinkgeld
Eigenbeleg für Reisekosten, für die kein Beleg ausgestellt werden kann
Eigenbeleg für Bewirtung, zum Beispiel an einem Stand

Wie hoch darf der Betrag für einen Eigenbeleg sein?

Als unproblematisch gelten selbst ausgestellte Belege für Ausgaben bis 250 Euro brutto – insbesondere dann, wenn die Zahlung per EC-Karte oder Kreditkarte erfolgt ist. Hier spricht man von sogenannten Kleinbetragsrechnungen. In Kombination mit einem Kontoauszug lässt sich für gewöhnlich gut nachweisen, dass der genannte Betrag tatsächlich an den Empfänger gezahlt wurde.

Bei höheren Beträgen schauen die Behörden jedoch in der Regel genauer hin, weil dann normalerweise eine ordnungsgemäße Rechnung vom Leistungserbringer ausgestellt wird, die gegebenenfalls nochmals angefordert werden könnte.

Vorlage Eigenbeleg: Eigenbeleg erstellen

Einfach nur ein Blatt Papier mit dem gezahlten Betrag einzureichen, genügt nicht. Einen Eigenbeleg zu schreiben, ist aber nicht schwierig, wenn man weiß, welche Details darauf vermerkt werden müssen.

Diese Informationen muss der Eigenbeleg enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

Zahlungsempfänger inklusive dessen vollständiger Anschrift
Datum der Aufwendung
Art der Aufwendung (zum Beispiel Portokosten für XY, Trinkgeld für Restaurantbesuch)
Betrag (bei mehreren Positionen die Einzelbeträge sowie der Gesamtpreis)
Wenn möglich, ein Nachweis für die Höhe des Preises (zum Beispiel durch eine Preisliste)
Grund für die Erstellung eines Eigenbelegs (zum Beispiel Verlust, Nutzung eines Automaten ohne Quittungsfunktion, Diebstahl, nicht auf der Quittung enthaltenes Trinkgeld)
Ausstellungsdatum
Unterschrift

Grundsätzlich kann zur Dokumentation der entstandenen Kosten auch ein handschriftlicher Beleg ausgestellt werden. Hauptsache ist, dass sämtliche erforderlichen Daten darauf vermerkt sind. Diese Eigenbeleg-Vorlage kann dabei helfen, Ausgaben im Ausnahmefall korrekt nachzuweisen:

Firma XYZ

Musterstraße 1

10001 Musterstadt

Eigenbeleg 001                                                                                               11.01.2022

Bewirtungskosten für Restaurantbesuch mit XYZ zum Projekt XYZ am 10.01.2022

Grund: Verlust des Originalbelegs

Betrag: 110,50 €

Unterschrift

Wie erhöht man die Chancen auf Anerkennung des Eigenbelegs?

Auch wenn man einen Eigenbeleg geschrieben hat, heißt das letztlich noch nicht, dass das Finanzamt den Ausgabennachweis auch als solchen anerkennt. Nutzen Selbständige oder Unternehmen nämlich regelmäßig den steuerlichen Notbehelf, können die Prüfer stutzig werden, ob in der Buchhaltung alles mit rechten Dingen zugeht. Ein Eigenbeleg sollte daher stets eine absolute Ausnahme bleiben.

Ist die Quittung nur unleserlich geworden, kann man sie trotzdem zum Eigenbeleg dazu heften. Außerdem sollte bei bargeldlosen Zahlungen ein Kontonachweis eingereicht werden. Dadurch erhöht sich die Chance, dass die zuständigen Finanzbeauftragten das selbst ausgestellte Dokument anerkennen. Gleiches gilt, wenn die Originalquittung nicht mehr aufzufinden ist oder zerstört wurde. Zu prüfen ist auch, ob auf recht unkompliziertem Wege noch nachträglich ein Beleg vom Zahlungsempfänger zu bekommen ist.

Steuerprüfer achten beim Check neben den formellen Anforderungen an einen Eigenbeleg auch darauf, inwiefern eine betriebliche Notwendigkeit besteht und ob die Höhe der Ausgabe angemessen erscheint. Ein Restaurantbesuch zu zweit für 1.000 Euro wirft mehr Fragen auf als ein Beleg für 30 Minuten im Parkhaus für fünf Euro. Im Zweifel sollten Mitarbeiter also Rücksprache mit Accounting halten, ob der Notfall-Beleg plausibel ist oder ob weitere Möglichkeiten bestehen, die Kosten plausibel zu erklären.

Aufbewahrungspflichten beachten

Firmen und Selbständige haben ihrer Aufbewahrungspflicht für sämtliche Belege, die das Business betreffen, nachzukommen. Für Finanzprüfungen relevante Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Für sämtliche Accounting-Belange gelten die GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Dazu gehört:

Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und vollständig sein
Es sind die Zeitvorgaben bei der Erfassung von Belegen zu beachten
Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht verändert werden

Notfalls einen Eigenbeleg auszustellen, kann daher eine gute Alternative zur Storno-Buchung sein, wenn eine Rechnung oder ein Kaufbeleg nicht auffindbar oder unleserlich ist. Zudem ist es sinnvoll, alle Belege in digitaler Form zu sammeln und bei Bedarf umgehend Zugriff darauf zu haben. Dies ist beispielsweise mit den umfassenden Unternehmenslösungen von Moss möglich, da sie für effizientere und GoBD-konforme Prozesse in der Buchhaltung sorgen.

Eigenbeleg und Steuer: Kein Vorsteuerabzug möglich

Damit Unternehmen und Selbständige den Vorsteuerabzug geltend machen können, muss zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Dazu gehört auch die Anschrift und die Umsatzsteuernummer des Zahlungsempfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese Kriterien erfüllt der Eigenbeleg leider nicht, daher lässt sich die Vorsteuer für diese Ausgabe nicht zurückholen. Für die Buchhaltung ist die Erfassung der Betriebsausgaben dennoch von entscheidender Bedeutung, da sie Einfluss auf die zu zahlende Steuer haben.

Warum Eigenbelege auch bei vorhandenen Nachweisen nötig sein können

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass Belege nach einiger Zeit nicht mehr lesbar sind. Häufig geschieht das bei Thermopapier, das unter anderem im Supermarkt, an Tankstellen und in Restaurants zur Erstellung eines Zahlungsbelegs genutzt wird. Durch Wärme, Licht und Weichmacher aus Klarsichtfolien kann die Schrift schnell verblassen. Daher ist es ratsam, sämtliche Nachweise direkt zu digitalisieren – zum Beispiel mit der praktischen App von Moss, mit der die Dokumente direkt ans Accounting weitergeleitet werden.

Bei einer Betriebsprüfung wären Ausgaben andernfalls nur noch schwer nachzuweisen und das Finanzamt könnte sie ablehnen. Da es sich bei Thermopapierbelegen in der Regel um kleinere Ausgaben handelt, wäre dies womöglich noch zu verschmerzen. Werden allerdings aus Unwissen oder absichtlich viele Eigenbelege eingereicht, kann das zu hohen Nachzahlungen führen.

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Moss: Warum man sich den Eigenbeleg 2022 sparen kann

Moss bietet mit seiner ganzheitlichen Ausgabenlösung Abhilfe und verschafft Managern, Buchhaltung, Finanzteams und Mitarbeitern mehr Zeit. Mit Firmenkreditkarten, moderner Rechnungsverwaltung und digitalen Finanzprozessen wird das Ausgabenmanagement im Unternehmen vereinheitlicht und vereinfacht.

Insbesondere die Buchhaltung und Mitarbeiter, die häufig Belege für ihre Ausgaben einreichen, müssen sich häufig noch mit lästigem Papierkram herumschlagen. Kein Wunder, dass da auch die eine oder andere Quittung vom Tanken oder Einkauf verloren geht und ein Eigenbeleg notwendig wird. Damit das künftig nicht mehr passiert, unterstützt Moss mit seiner praktischen Business-Solution: Per Web oder Mobile App wird einfach ein Foto vom Beleg hochgeladen und dabei die wichtigsten Daten via Texterkennung (OCR) direkt für die Buchhaltung vorbereitet. So kann sie den jeweiligen Beleg direkt in das Buchhaltungsprogramm importieren und dadurch Zeit sparen.

In Kombination mit Firmenkreditkarten lassen sich die Belege direkt den jeweiligen Zahlungen zuordnen und jeder Verantwortliche behält die Ausgaben des Unternehmens stets im Blick. Durch den klaren und einheitlichen Prozess gehen keine Nachweise über Ausgaben verloren – und Eigenbelege werden nicht mehr benötigt.

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FAQ

Was ist ein Eigenbeleg?

Wie schreibt man einen Eigenbeleg?

Wer unterschreibt den Eigenbeleg?

Wozu dient der Eigenbeleg?

Was muss ein Eigenbeleg enthalten?

Wie viele Eigenbelege sind erlaubt?