Home » Smarte Zahlungsmittel

Firmenkarten

Smarte Zahlungsmittel für Unternehmen: Von Firmenkreditkarten bis Krypto


Bezahlen wird immer digitaler: Der Trend geht weg von Scheinen und Münzen hin zum bargeldlosen Bezahlen mit smarten Zahlungsmitteln. Während Transaktionen mit dem Smartphone bereits zur Realität gehören, stehen andere smarte Zahlungsmittel wie Kryptowährung noch am Anfang. Doch welche smarten Zahlungsmittel können Unternehmen nutzen? Und warum ist eine geteilte Firmenkreditkarte für ein Unternehmen gar nicht so smart wie man vielleicht denken mag? Das verraten wir in unserem Guide.

Was sind smarte Zahlungsmittel?

Die Redensart “Nur Bares ist Wahres” besitzt in unserer heutigen Zeit schon lang keine Allgemeingültigkeit mehr. Zahlungsmittel sind heutzutage vielseitiger und flexibler als noch vor einigen Jahrzehnten. Statt mit Scheinen und Münzen zahlen Verbraucher immer häufiger mit smarten Zahlungsmitteln. Zu diesen gehören aber nicht nur die herkömmliche Kartenzahlung via EC- oder Kreditkarte.

Insbesondere die Corona-Pandemie hat einen beispiellosen Digitalisierungsschub bewirkt, den es so in Deutschland noch nicht gegeben hat. Auch weltweit betrachtet nutzen Verbraucher wesentlich häufiger smarte Zahlungsmittel als noch vor einem Jahr. Sie alle stehen im direkten Kontext mit dem bargeldlosen Bezahlen und konkurrieren mit dem klassischen Zahlungsmittel Bargeld.

Ihr Erfolg beruht auch auf den veränderten Erwartungen und Ansprüchen der Verbraucher: Zahlungen und Transaktionen müssen bequem und sicher sein und die genutzten Zahlungsmittel müssen in den unterschiedlichsten Situationen funktionieren. Doch welche smarten Zahlungsmittel gibt es eigentlich?

Welche smarten Zahlungsmittel gibt es?

Als smarte Zahlungsmittel gelten etwa:

  • Debit- und Kreditkarten
  • Virtuelle Kreditkarten 
  • Mobile Payment 
  • Kryptowährungen wie zum Beispiel Bitcoin 
  • Stablecoins

Weit vorn: Kartenzahlung via Debit- und Kreditkarte

Die Kartenzahlung mit Debitkarte (auch: EC-Karte oder girocard) gehört in Deutschland schon lange zum Standard, aber auch Kreditkarten gewinnen mehr und mehr an Bedeutung. Insbesondere die Kreditkarte wird zu einem immer beliebteren Zahlungsmittel. Dank umfangreicher Versicherungen und Käuferschutz gibt sie Verbrauchern nicht nur ein Gefühl der Sicherheit, sondern ermöglicht auch ein problemloses weltweites Bezahlen – sowohl im herkömmlichen Handel als auch online. 

Gerade das ist ein ausschlaggebender Vorteil der Kreditkarte – denn der Onlinehandel boomt. Allein in Deutschland stieg der Umsatz im Onlinehandel im 3. Quartal 2020 um 13% im Vergleich zum gleichen Zeitraum 2019. Deutsche kaufen mit einer immer größer werdenden Selbstverständlichkeit Waren im Internet. Das zeigt sich auch daran, dass die Umsätze im E-Commerce von Waren des täglichen Bedarfs sowie Lebensmitteln stetige Zuwächse verzeichnen.

Aber auch im stationären Handel wird die Nutzung von smarten Zahlungsmitteln wie der Kartenzahlung nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie befeuert. Viele Geschäfte bitten ausdrücklich um den Verzicht auf Bargeldzahlungen – und selbst in Bäckereien oder Kiosken wird die Kartenzahlung immer selbstverständlicher.

Firmenkarten von Moss
für alle Ausgaben

Während die Debitkarte direkt an das Girokonto geknüpft ist, steht Nutzern von Kreditkarten ein monatliches Kreditlimit zur Verfügung. Wie hoch dieses Limit ausfällt, ist von der individuellen Bonität abhängig. In der Regel wird der ausgeschöpfte Betrag am Monatsende beglichen. Der Unterschied zwischen Kreditkarte und Debitkarte liegt darin, dass letztere keine Bonitätsprüfung erfordern. Ausgaben, die mit der Debitkarte getätigt werden, werden zeitnah vom zugehörigen Girokonto abgebucht.

Neben der herkömmlichen Kreditkarte gibt es aber auch Prepaid-Kreditkarten, die ebenfalls keine Bonitätsprüfung voraussetzen. Wer mit einer Prepaid-Kreditkarte zahlen möchte, kann einfach vorab das erforderliche Guthaben aufladen. Hinzu kommen zu den physischen Kreditkarten ebenso virtuelle Kreditkarten. 

Immer beliebter: Mobile Payment mit dem Smartphone

Mobile payment ist ein smartes Zahlungsmittel, das nicht zuletzt wegen des geänderten Nutzerverhaltens und der Bequemlichkeit zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen wird. Bezahlt wird dabei nämlich fast mühelos mit dem Smartphone, der Smartwatch oder dem Tablet.

Nicht nur in größeren Geschäften lassen sich Transaktionen mittlerweile mit dem Smartphone durchführen. Auch Fahrkarten oder Parktickets am Automaten können immer häufiger via mobile payment bezahlt werden, wo früher noch genug Kleingeld im Portemonnaie sein musste. Die Zahlung selbst funktioniert dabei ähnlich wie die Kartenzahlung mit Kredit- oder Debitkarte, denn das mobile Endgerät wird ebenso an das Lesegerät der Kasse gehalten.

Voraussetzung ist, dass das Smartphone oder die Smartwatch mit einem NFC-Chip ausgestattet ist – fast alle neueren Modell besitzen aber einen solchen. NFC steht dabei für Near Field Communication. Neben der NFC-Technologie können auch Apps genutzt werden, bei denen ein Barcode vor der Transaktion gescannt werden muss. 

Zu den bekanntesten Anbietern von mobile payment zählen die US-Giganten Google mit Google Pay und Apple mit Apple Pay. Aber auch einige Banken bieten in ihren Banking-Apps eigene mobile-payment-Möglichkeiten an. 

Bitcoin und Co.: Kryptowährung als digitale Währung 

Seit 2009 existiert mit Bitcoin die weltweit erste gültige Währung, die es nur virtuell im Internet gibt. Die Versprechen dieser Kryptowährung waren (und sind) hoch: Als freie und dezentrale Währung sollen sie eine schnelle und kostengünstige Alternative zu bestehenden Zahlungsmitteln und Systemen sein. Ziel ist es, ein Geldsystem zu erschaffen, dass ohne die Regulation durch Banken oder Regierungen funktioniert. Um eine Inflation zu verhindern, ist die Zahl der möglichen Bitcoins streng limitiert. 

Wer Kryptowährungen haben möchte, muss dafür mit Euro oder Dollar zahlen und kann diese dann in seiner persönlichen Wallet hinterlegen. Tatsächlich akzeptieren immer mehr Online- und Webdienste Bitcoins als Zahlungsmittel. Davon, dass sich digitales Geld in Form von Kryptocash aber auch im Alltag durchsetzt, ist Deutschland noch entfernt. 

Dass es aber keine Zukunftsmusik bleiben muss, zeigt das kleine südamerikanische Land El Salvador: Hier ist der Bitcoin seit September 2021 gesetzliches Zahlungsmittel. Als erstes Land der Welt hat El Salvador damit eine Vorreiterstellung eingenommen. Ob sich auch weitere Länder anschließen, wird die Zukunft zeigen. 

Stablecoins: Noch Zukunftsmusik 

Nicht zuletzt können sogenannte Stablecoins den smarten Zahlungsverkehr zukünftig weiter revolutionieren. Wie auch beim Bitcoin handelt es sich bei Stablecoins um digitale Zahlungsmittel, mit dem Unterschied, dass diese an eine bestehende Währung gekoppelt sind. Ihr Wert soll damit durch die Sicherheiten in dieser Währung – wie etwa den US-Dollar oder Gold – gedeckt sein.

Das bekannteste Beispiel ist der von Facebook und anderen Unternehmen geplante Libra (jetzt: Diem), auch wenn sich dieser noch im Planungsstadium befindet. Gemeinsamen mit anderen nationalen Zentralbanken im Eurosystem lotet die Europäische Zentralbank zudem derzeit die Möglichkeiten und Grenzen eines digitalen Euros aus.

Welche smarten Zahlungsmittel können Unternehmen nutzen?

Auch wenn einige der smarten Zahlungsmittel derzeit noch eher Zukunftsmusik sind – fest steht: Bezahlen wird von Tag zu Tag digitaler. Dieser Wandel macht auch vor Unternehmen nicht Halt. Ob es um digitale Marketingkampagnen oder die Buchungen von Unterkünften auf Dienstreisen geht – Zahlungsmittel sind für die Mitarbeitenden von Unternehmen unabdingbar.

Wer Geschäftsausgaben bargeldlos abwickeln möchte, kann auf Firmenkreditkarten zurückgreifen. Diese funktionieren grundsätzlich genauso wie herkömmliche Kreditkarten zur privaten Nutzung. Der Mitarbeiter kann mit der Firmenkreditkarte geschäftliche Ausgaben tätigen, die dann über das Firmenkonto abgebucht und am Ende des Monats verrechnet werden.

Überwacht werden die Zahlungsvorgänge in der Regel von einem Angestellten aus der Finanzabteilung oder durch das Office Management. Gerade bei kleineren Firmen ist es häufig so, dass es nur eine Firmenkreditkarte für das gesamte Unternehmen gibt. Benötigt ein Mitarbeiter diese, muss er sie bei dem zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise der Finanzabteilung anfordern. Doch auch bei größeren Unternehmen ist es keine Seltenheit, dass nur einige wenige auserwählte Mitarbeiter einen dauerhaften Zugriff auf die Firmenkreditkarte haben. Doch weshalb kann das problematisch sein?

Warum kann eine Alternative zur herkömmlichen Kreditkarte für Unternehmen sinnvoll sein?

Obwohl der smarte Zahlungsverkehr stetig neue Möglichkeiten eröffnet, stagniert die Entwicklung in vielen Unternehmen. Zwar ist auch das bargeldlose Bezahlen bei den meisten Arbeitgebern eine Selbstverständlichkeit, dennoch werden die Optionen häufig nicht ausgeschöpft. 

In der Realität nutzen viele Unternehmen für den gesamten bargeldlosen Zahlungsverkehr im Betrieb eine einzige Firmenkreditkarte. Da sich diese nicht von einer herkömmlichen Kreditkarte zur privaten Nutzung unterscheidet, ist sie einfach zu handhaben. Viele klassische Banken bieten zudem Boni wie Reiseversicherungen. Soweit zu den Vorteilen.

Eine einzige Firmenkreditkarte bringt jedoch auch klare Nachteile mit sich, die dafür sprechen, sich als Unternehmen nach Alternativen umzusehen.

Nachteile einer klassischen Firmenkreditkarte für Unternehmen

Wer als Unternehmen lediglich eine Firmenkreditkarte für alle Mitarbeiter benutzt, hat zum einen einen erheblichen Mehraufwand. Benötigt ein Angestellter die Kreditkarte, muss er sich zunächst die Freigabe zur Nutzung bei der Finanzabteilung einholen, die Kreditkarte suchen und darauf achten, dass etwa die Verpflegung am Ende der Dienstreise im Zuge der Spesenabrechnung korrekt mit Beleg abgeheftet werden kann. Das zieht nicht nur Papierkram nach sich. 

Nutzen alle Mitarbeiter ein und dieselbe Karte, lässt sich der Überblick über die getätigten Ausgaben häufig nur schwer behalten. Da die Abrechnung der Geschäftsausgaben erst zum Monatsende erfolgt, hat das Finanzteam keinen aktuellen Überblick über die Kontobewegungen des Firmenkontos. Das zieht noch einen weiteren Nachteil mit sich, denn ein Missbrauch der Karte lässt sich nur schwer verhindern, wenn sich die getätigten Ausgaben nicht konkret einem Angestellten zuordnen lassen.

Auch das Management der klassischen Firmenkreditkarte kann für Probleme sorgen. Hat ein Unternehmen diese nämlich bei einer herkömmlichen Bank abgeschlossen, muss es häufig langwierige und umständliche Prozesse in Kauf nehmen – etwa wenn es um die Anpassungen der Kreditkartenlimits geht. Dies kann sich insbesondere für Unternehmen, deren Ausgaben häufigen monatlichen Schwankungen unterliegen, als problematisch erweisen. Oftmals benötigen Anpassungsprozesse nicht nur einen vorherigen Anruf bei der Bank, sondern auch mehrere Tage Bearbeitungszeit.

Wer sich bei all diesen Nachteilen einer herkömmlichen Firmenkreditkarte zu Recht fragt, wie er die Ausgaben im Unternehmen sonst tätigen soll, kann beruhigt sein: Es gibt Alternativen zur klassischen Firmenkreditkarte.

Alternativen für klassische Kreditkarten für Unternehmen

Eine Alternativen zur klassischen Firmenkreditkarte sind zum einen Debitkarten, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden ausstellen kann. Diese haben einen entscheidenden Vorteil – denn wie bereits zu Anfang erwähnt, müssen Debitkarten vor der Benutzung zunächst aufgeladen werden.

Während das allgemeine Kreditkartenlimit einer herkömmlichen Firmenkreditkarte über das Bankinstitut festgelegt wird, können die Limits bei Debitkarten sowohl individuell für jeden einzelnen Mitarbeiter als auch eigenständig von der Finanzabteilung des Unternehmens bestimmt werden. Bei Bedarf lassen sich die Limits anpassen. Das ermöglicht einen konkreten Überblick und damit mehr Kontrolle über die getätigten Geschäftsausgaben als eine einzelne Firmenkreditkarte.

Individuelle Kartenlimits erlauben es, auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter einzugehen. Wer häufig auf Geschäftsreisen ist oder als Teamlead die Marketingausgaben verantwortet, kann zum Beispiel von vornherein ein höheres Budget erhalten. Sollte ein Mitarbeiter in einem Monat mehr Guthaben benötigen, kann das Finanzteam das Limit flexibel anpassen – und zwar ohne, dass es umständlicher Anrufe bei der Bank oder langwieriger Wartezeiten bedarf.

Auch für Unternehmen, deren Mitarbeiter nur selten auf Geschäftsreisen sind, kann sich ein solches Firmenkreditkartensystem lohnen. Werden Geschäftsausgaben vorwiegend online abgewickelt, bieten sich virtuelle Firmenkreditkarten an. Auch sie bestehen wie eine herkömmliche Kreditkarte aus einer Kartennummer, einem Sicherheitscode und einem Gültigkeitsdatum – nur mit dem Unterschied, dass die eigentliche Karte nicht physisch, sondern eben virtuell vorliegt.

Das hat einen entscheidenden Vorteil: Zwar müssen Firmenkreditkarten die gleichen hohen Sicherheitsanforderungen wie herkömmliche Kreditkarten erfüllen – allerdings lässt sich ein Missbrauchsrisiko nicht gänzlich abwenden. Teilen sich alle Mitarbeiter ein und dieselbe Firmenkreditkarte, müssen bei Einkäufen im Internet immer die gleichen Daten eingegeben werden. Die dadurch entstehende Gefahr von Kreditkartenbetrug lässt sich mit Einmal-Kreditkarten minimieren. Virtuelle Kreditkarten lassen sich nämlich ganz einfach und bequem nur für einen bestimmten Verwendungszweck ausstellen. 

Ob Debit-Kreditkarte oder virtuelle Kreditkarten: Ganz gleich für welche Art von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sich Unternehmen entscheiden – sie alle bieten eine höhere Flexibilität und Effizienz als die herkömmliche geteilte Firmenkreditkarte.

Moss: Virtuelle Firmenkreditkarten als smartes Zahlungsmittel für Unternehmen

Smarte Zahlungsmittel als Unternehmen nutzen: Mit den virtuellen Firmenkreditkarten von Moss geht das ganz einfach. Mit wenigen Klicks lassen sich beliebig viele Kreditkarten beantragen – entweder für alle oder nur für auserwählte Mitarbeiter. Je nach Bedarf können diese Firmenkreditkarten mit einem individuellen Budget für das jeweilige Teammitglied oder für einen konkreten Verwendungszweck erstellt werden. 

Beschäftigte können nur so viel ausgeben, wie es das Limit erlaubt – oder eben nur für einen bestimmten Zweck. Damit haben Unternehmen stets die volle Kontrolle und verlieren nicht den Überblick über getätigte Geschäftsausgaben. Jede Kreditkartenzahlung ist transparent im Buchungssystem einsehbar, sodass bei Ungereimtheiten direkt nachgehakt werden kann. Jederzeit besteht die Möglichkeit, den Zugriff von Mitarbeitern auf die virtuellen Firmenkreditkarten von Moss einzuschränken oder zu entfernen.

Firmenkarten von Moss
für alle Ausgaben

Neben den virtuellen Firmenkreditkarten besteht selbstverständlich auch die Möglichkeit, physische Debit-Kreditkarten zu beantragen. Auch das geht unkompliziert mit wenigen Klicks. Mit der Karte können die Beschäftigten ganz bequem Geschäftsausgaben bargeldlos bezahlen. Rechnungen lassen sich in der App abfotografieren und den einzelnen Ausgaben unkompliziert zuordnen.

Finanzielle Freiheit für die Mitarbeiter dank festgelegter und individueller Budgets, optimierte Zahlungsprozesse dank smarter Zahlungsmittel und dabei alle Ausgaben an einem Ort verwalten: Noch nie war es so einfach wie mit Moss, Firmenkreditkarten zu beantragen.

FAQs

Was sind smarte Zahlungsmittel?

Smarte Zahlungsmittel meinen vor allem das Bezahlen ohne Bargeld. Möglich ist das aber nicht nur mit der klassischen Kartenzahlung, sondern auch via mobile payment oder mit virtuellen Kreditkarten. Der smarte Zahlungsverkehr mit Stablecoins und Kryptowährung steht jedoch noch am Anfang.

Welche Vorteile haben smarte Zahlungsmittel?

Flexibilität, Komfort, Vielseitigkeit, Sicherheit: Die Vorteile von smarten Zahlungsmitteln liegen klar auf der Hand. Nicht nur, dass die Notwendigkeit des lästigen Kleingelds wegfällt – je nach Zahlungsmittel kann das Portemonnaie ganz zu Hause bleiben. Bezahlt wird dann mit dem Handy oder der Smartwatch.

Welche smarten Zahlungsmittel gibt es für Unternehmen?

Für Unternehmen können vor allem dezentrale Firmenkreditkarten sinnvoll sein. Diese lassen sich für jeden Mitarbeiter einzeln ausstellen und mit einem individuellen Budget versehen. Je nach Verwendungszweck können sich physische Debit-Kreditkarten oder virtuelle Firmenkreditkarten im Unternehmen anbieten.

Welche Vorteile haben Unternehmen von smarten Zahlungsmitteln?

Auch für Unternehmen, die ihre Ausgaben gebündelt über ein Unternehmenskonto laufen lassen, gibt es smarte Bezahlmöglichkeiten. Firmenkreditkarten und virtuelle Kreditkarten vereinfachen nicht nur das Begleichen von Geschäftsausgaben, sondern auch die spätere Abrechnung.

Für welche Unternehmen lohnen sich virtuelle Firmenkreditkarten?

Virtuelle Firmenkreditkarten lohnen sich für alle Arten von Unternehmen – ob Einzelunternehmen, KMUs oder Großunternehmen. Mit ihnen können Mitarbeiter zum Beispiel online Arbeitsmaterial einkaufen oder Marketingausgaben tätigen. Die jeweiligen Budgets können von der Finanzabteilung des Unternehmens individuell festgelegt und angepasst werden.

Warum ist eine geteilte Firmenkreditkarte nicht immer sinnvoll?

Wer als Unternehmen lediglich eine Firmenkreditkarte für alle Mitarbeiter nutzt, macht es nicht nur den Angestellten, sondern auch der Buchhaltung schwer. Während die Mitarbeiter immer eine Nutzungsfreigabe einholen müssen und nicht flexibel agieren können, kann eine geteilte Firmenkreditkarte für die Buchhaltung mit erhöhtem Aufwand und weniger Kontrolle über die getätigten Ausgaben einhergehen.

Wie sicher sind virtuelle Firmenkreditkarten?

Virtuelle Firmenkreditkarten sind noch sicherer als herkömmliche Firmenkreditkarten, die bereits hohe Sicherheitsstandards erfüllen müssen. Da sich virtuelle Firmenkreditkarten aber auch lediglich für einen bestimmten Zweck ausstellen lassen, werden die Karteninformationen seltener bei Einkäufen eingegeben als bei einer geteilten Firmenkreditkarte für alle Mitarbeiter. Dies beschränkt das Missbrauchsrisiko.

Unsere digitalen Angebote dienen lediglich zur Information und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Alle Inhalte werden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine verbindliche Beratung und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit oder Vollständigkeit. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine individuelle Beratung, konsultiere bitte einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.