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Berufstätigen entstehen bei dienstlichen Reisen ins Ausland in der Regel höhere Kosten für Verpflegung und Übernachtung. Diesen Verpflegungsmehraufwand übernimmt häufig der Arbeitgeber, der ihn wiederum anhand gesetzlicher Pauschalbeträge steuerlich geltend machen kann. Für Dienstreisen ins Ausland gelten jedoch unterschiedliche Pauschalbeträge – je nach Land, Region und Stadt. Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand im Ausland ausfällt, verraten wir in unserem Guide.
Wer beruflich viel im Ausland unterwegs ist, gibt im Rahmen dieser Dienstreisen meist mehr Geld für Verpflegung und Unterkunft aus: Ob Frühstück, der Kaffee to go, das Mittagessen im Restaurant oder das Abendessen nach dem erfolgreichen Kundentermin. Um diese höheren Kosten zu decken und um zu verhindern, dass der Dienstreisende selbst dafür aufkommen muss, gibt es den Verpflegungsmehraufwand – auch als Reisekosten oder Spesen bezeichnet.
Gesetzlich geregelt ist dieser im Einkommensteuergesetz – genau genommen durch § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG. Dieser Paragraph legt fest, dass Mehraufwendungen auf Geschäftsreisen nicht dazu führen dürfen, dass der Gewinn eines Unternehmens gemindert wird.
Arbeitnehmer können daher mithilfe einer Spesenabrechnung die gezahlten Reisekosten absetzen. Dafür gelten – abhängig von Reisedauer und Aufenthaltsort – verschiedene Pauschalbeträge. Es spielt also keine Rolle, ob der Dienstreisende tatsächlich so viel oder weniger oder sogar gar nichts während des beruflichen Auslandsaufenthalts ausgegeben hat: Bezahlt wird automatisch immer die Pauschale. Belege zum Nachweis der Verpflegungs- und Übernachtungskosten sind nicht erforderlich.
Wer keine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann, weil er beispielsweise selbstständig ist, hat die Möglichkeit, die Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft während eines beruflichen Auslandsaufenthalts in der Steuererklärung geltend zu machen.
Für Arbeitgeber besteht übrigens keine Pflicht, die Kosten für Übernachtung und Verpflegung zu übernehmen – die Zahlung der Beträge ist lediglich eine Grenze, bis zu der keine Steuern anfallen. Der Arbeitgeber kann dem dienstreisenden Mitarbeiter grundsätzlich auch mehr oder weniger oder gar keine Verpflegungsmehraufwendungen bezahlen.
Wie hoch der Verpflegungsaufwand für Dienstreisen ins Ausland ausfällt, hängt von der Dauer der Reise und dem Reiseziel ab:
Während für Deutschland ein fester Pauschalbetrag gilt, unterscheiden sich die Sätze im Ausland deutlich: Es kommt nicht nur auf die Länder an, sondern mitunter auch auf einzelne Städte und Regionen. So unterscheiden sich etwa die Verpflegungspauschalen für London, Warschau und Lissabon deutlich. Generell sind die Sätze für Auslandsgeschäftsreisen in den meisten Fällen höher als die bundesweit geltenden Pauschalen.
Welche Beträge konkret gelten, hängt aber nicht nur vom Land und der Dauer der Dienstreise ab, sondern auch davon, ob der Arbeitgeber Anteile an der Verpflegung während der Dienstreise übernimmt. Bezahlt das Unternehmen etwa das Frühstück, reduziert sich das Spesengeld des Mitarbeiters um einige Euro.
Wer lediglich einen Tag dienstlich im Ausland unterwegs ist, kann sich am entsprechenden Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland orientieren. Dabei gibt es für jedes Land zwei verschiedene Pauschalen: Eine gekürzte bei einem Aufenthalt von mindestens 8 Stunden und eine volle Pauschale ab 24 Stunden.
Etwas schwieriger wird es, wenn die Dienstreise – wie in den meisten Fällen – mehrere Tage andauert und / oder der Berufstätige in mehreren Ländern unterwegs ist.
Bei einer mehrtägigen Dienstreise bleibt die Durchreise von Ländern unberücksichtigt, sofern der Angestellte oder Selbstständige dort während der Durchreise nicht übernachtet. Dann gilt Folgendes:
Grundsätzlich gilt also der Pauschbetrag des Landes bzw. der Region oder Stadt, das / die vor 24 Uhr erreicht wurde. Ist das etwa im Fall der Rückreise bereits wieder ein Ort in Deutschland, kann der Dienstreisende zur Abrechnung die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland nutzen.
Wer nicht nur für einige Tage oder Wochen auf Dienstreise ist, sondern von seinem Unternehmen zum Beispiel für mehrere Monate ins Ausland entsandt wird, muss auf einige Besonderheiten bezüglich des Verpflegungsmehraufwandes achten.
Angestellte, die geschäftlich länger als drei Monate an einem Ort unterwegs sind, der nicht ihr zu Hause ist, zählen nicht mehr als Dienstreisende. Es wird nicht mehr davon ausgegangen, dass bei einem solch langen Auslandsaufenthalt noch eine Geschäftsreise vorliegt – auch wenn der Aufenthalt zweifellos beruflicher Natur ist.
Die Mehraufwendungen eines längeren Aufenthalts lassen sich aber dennoch steuerlich geltend machen – hier gibt es dann andere Wege und Möglichkeiten als die des Verpflegungsmehraufwandes.
Die 3-Monatsfrist gilt übrigens nicht bzw. nur eingeschränkt, wenn der Angestellte seinen Aufenthalt für mindestens vier Wochen unterbricht und nach Deutschland zurückkehrt – dann werden die drei Monate nämlich wieder von vorne gezählt. Aus welchen Gründen die Rückkehr nach Deutschland erfolgt, spielt keine Rolle. Auch ein längerer Urlaub ist also möglich.
Doch wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand nun konkret?
Jedes Jahr veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) eine Tabelle, die die Pauschalen für Übernachtung und Verpflegung in den jeweiligen Ländern auflistet. Die Sätze unterscheiden sich dabei mitunter deutlich voneinander. Das liegt daran, dass die Beträge speziell eingesetzt wurden, um den wirtschaftlichen Ungleichheiten der verschiedenen Länder gerecht zu werden.
Anders als in Deutschland werden die Spesensätze für berufliche Auslandsreisen auch viel häufiger angepasst. Meist ändert sich die Höhe des absetzbaren Verpflegungsmehraufwandes in den einzelnen Ländern jährlich – das gilt jedoch nicht immer und nicht ausschließlich.
Aufgrund der Pandemie wurden die Verpflegungs- und Übernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz zum 1. Januar 2022 nicht neu festgesetzt. Es gelten nach wie vor die Pauschalen des letzten Jahres.
Für 2022 gelten folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland:
Ende 2019 hat das BMF die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen für 2020 veröffentlicht. Dabei wurden unter anderem die Beträge für die Türkei, Pakistan, Mexiko, die Vereinigten Arabischen Emirate und für die Niederlande angepasst. Hinzugekommen sind zum Beispiel Auslandspauschalen für das indische Bangalore.
Die ausführliche Tabelle für 2020 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://www.rka2.de/media/Auslandspauschalen_2020.pdf
Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für dienstliche Auslandsreisen wurden für das Jahr 2019 für einige Länder angepasst. Neue Sätze gelten unter anderem für Österreich, Polen, Singapur und Spanien.
Die ausführliche Tabelle für 2019 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2019/C-Anhaenge/Anhang-27/anhang-27.html
2018 enthielt das Schreiben des BMF eine Anpassung der Pauschalen für Übernachtungen und Verpflegung auf Auslandsdienstreisen unter anderem für folgende Länder: Ägypten, Australien, Chile, Dänemark, Georgien, Japan (Tokio) und Kanada.
Die ausführliche Tabelle für 2018 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2018/C-Anhaenge/Anhang-27/inhalt.html
Auch 2017 hat das BMF die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für bestimmte Länder überarbeitet und angepasst. Die Änderungen betreffen unter anderem Costa Rica, Griechenland, Honduras, Malaysia, Ungarn, Tschechien und die Ukraine.
Die ausführliche Tabelle für 2017 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2017/C-Anhaenge/Anhang-27/anhang-27.html
Für 2016 sah das BMF unter anderem für folgende Länder eine Anpassung der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsgeschäftsreisen vor: Albanien, Andorra, China, Indien, Liechtenstein und die Schweiz. Auch die Beträge für Kanada und Saudi Arabien wurden etwa zum Teil angepasst.
Die ausführliche Tabelle für 2016 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2016/C-Anhaenge/Anhang-27/anhang-27.html
2015 betrafen die Anpassungen des Verpflegungsmehraufwandes durch das BMF unter anderem folgende Länder: Argentinien, Brunei, Indonesien, Island, Kroatien, Litauen, Pakistan und die Vereinigten Arabischen Emirate.
Die ausführliche Tabelle für 2015 kann unter folgendem Link eingesehen werden:
http://www.spesen-ratgeber.de/wp-content/uploads/2015/01/Verpflegungspauschalen-Ausland-2015.pdf
Verschiedene Pauschalen und Abrechnungen je nach Zielland und Reisedauer, Reduzierung der Beträge nach Mahlzeiten und die jährliche Aktualisierung durch das Finanzministerium: Die Abrechnung von Reisekosten bei beruflichen Auslandsreisen kann auf den ersten Blick ziemlich verwirrend und zeitaufwendig wirken. Muss sie aber nicht: Einfacher klappt das mit einer automatisierten Reisekostenabrechnung mit Moss.
Egal wohin die nächste Dienstreise geht: Mit Moss können Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung schnell und unkompliziert erstellen. Schon während der Dienstreise lassen sich Quittungen und Bewirtungsbelege sofort abfotografieren und mit wenigen Klicks in der Moss-App hochladen – unauffindbare Rechnungen nach der Reise gehören der Vergangenheit an.
Noch einfacher geht es von Anfang an mit den individuellen Firmenkreditkarten von Moss. Ist eine Dienstreise geplant, kann das Unternehmen dem jeweiligen Mitarbeiter vorab eine persönliche Firmenkreditkarte ausstellen. Diese ist mit einem festgelegten Reisebudget ausgestattet, dass jederzeit durch die Geschäftsführung oder das Finanzteam kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden kann.
Der dienstreisende Mitarbeiter muss so die anfallenden Kosten für Übernachtungen und Verpflegung während seiner Reise nicht aus eigener Tasche vorschießen. Das Unternehmen hat auf der anderen Seite stets die volle Kontrolle über die getätigten Reisekosten – und das spart wiederum der Buchhaltung Zeit und Nerven. Zahlungsprozesse lassen sich effizienter und transparenter abgewickeln als zuvor und können am Monatsende einfach via DATEV-Schnittstelle exportiert und in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.
Mit Moss war es für Unternehmen noch nie so einfach, Reisekosten zu managen.
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