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Mitarbeiterausgaben

Kilometerpauschale und Pendlerpauschale im Überblick

Florian von Riegen
August 2, 2021
6 min

Jeder Weg, den Arbeitnehmer beruflich bedingt zurücklegen, ist mit Aufwand und Ausgaben verbunden. Dank Kilometerpauschale und Pendlerpauschale lassen sich die entstehenden Kosten steuerlich geltend machen oder aber vom Arbeitgeber erstatten. Der kann diese wiederum als Betriebsausgaben absetzen. Wir erklären, worin sich die beiden Pauschalen unterscheiden, wie Arbeitnehmer von ihnen profitieren und wie Arbeitgeber sie organisieren.

Kilometerpauschale und Pendlerpauschale zusammengefasst

Kilometerpauschale und Pendlerpauschale: Definition und Unterschiede

Sprechen wir über Fahrtkosten, gibt es insbesondere zwei Arten der Rückerstattung, die häufig Anwendung finden: die Kilometer- und die Pendlerpauschale. Auch, wenn beide Beträge zu den Fahrtkosten zählen, kommen sie jeweils in unterschiedlichen Situationen zum Tragen. Die Kilometerpauschale wird bei Dienstreisen berechnet, während sich die Pendlerpauschale auf den täglichen Arbeitsweg bezieht.

Kilometerpauschale zählt zu den Reisekosten

Begibt sich ein Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens auf Dienstreise, entstehen in der Regel Fahrtkosten – sei es durch einen Flug, durch eine Bahnfahrt oder durch die Nutzung eines Taxis. Die Kosten hierfür lassen sich anhand von Belegen klar nachweisen. Anders sieht es aus, wenn der Reisende mit dem privaten Pkw fährt. In diesem Fall kann er die sogenannte Kilometerpauschale berechnen. Dafür muss ermittelt werden, wie viele Kilometer für diese Reise zurückgelegt wurden und der entsprechende Wert in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Pro Kilometer kann der Arbeitnehmer eine Pauschale von 30 Cent steuerlich geltend machen.

Als Dienstreise gilt jede Fahrt dienstlich bedingte Fahrt, die nicht zur ersten Tätigkeitsstätte – dem regelmäßigen Arbeitsplatz – oder zum Wohnort führt. Dies sind meist Reisen in fremde Städte - für Meetings, Messen oder Außeneinsätze.

Pendlerpauschale: Unterschied zur Kilometerpauschale

Anders als die Kilometerpauschale bezieht sich auf die Pendlerpauschale nicht auf Dienstreisen, sondern auf den Arbeitsweg. Unter Arbeitsweg ist hier der Weg vom Wohnort des Angestellten zu seinem regelmäßigen Arbeitsplatz zu verstehen. Mit der Pendlerpauschale besteht einmal pro Tag die Möglichkeit, die Entfernung zwischen diesen beiden Orten in Form einer Pauschale von der Steuer abzusetzen.

Für Kilometer- und Pendlerpauschale gilt: Statt sie von der Steuer abzusetzen, können sich Arbeitnehmer die Fahrtkosten oftmals vom Arbeitgeber erstatten lassen, sodass er diese wiederum als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kann.

Abgesehen von der Nutzung von Taxi oder Flugzeug ist es für die Pendlerpauschale unerheblich, wie der Arbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte kommt. Sie gilt für Pkw, Motorrad, Fahrrad, Boot und gleichermaßen für Fußgänger.

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Kilometerpauschale von der Steuer absetzen

Kilometerpauschale: Fahrtkosten von der Steuer absetzen

Die Kilometerpauschale ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, um ihre beruflich bedingten Fahrtkosten mit dem privaten Pkw von der Steuer absetzen zu können, sofern der Arbeitgeber diese nicht erstattet. In Form der Steuererklärung zum Jahresende kann er die dienstlich zurückgelegten Kilometer – multipliziert mit dem Pauschalsatz – als Werbungskosten angeben und so seine Steuerschuld senken. Die entsprechenden Werte sind auf Seite 2 der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ einzutragen.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Fahrtkosten ihren Arbeitnehmern zu erstatten – dabei fallen weder Steuern noch Sozialabgaben an, da es sich nicht um einen Lohn handelt. In der Folge können die Unternehmen die Kosten als Betriebsausgaben absetzen.

Kilometerpauschale gilt nur für Dienstreisen

Als Dienstreise gelten beruflich veranlasste Fahrten, die weder zur ersten Tätigkeitsstätte noch zum Wohnort des Reisenden führen. Die hierbei entstehenden Kosten werden als Reisekosten zusammengefasst. Neben den Fahrtkosten, zu denen die Kilometerpauschale zählt, gibt es noch weitere Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten.

Voraussetzung für das Absetzen der Kilometerpauschale ist das Führen eines Fahrtenbuches, um klar zwischen privaten und beruflich bedingten Fahrten unterscheiden zu können. Dies ist insbesondere für den Fall wichtig, dass das Finanzamt die Höhe der Aufwendungen anzweifelt.

Rechner: Aktuelle Kilometerpauschale berechnen

Die Berechnung der Kilometerpauschale ist denkbar einfach: Hier wird schlicht und ergreifend die Anzahl der auf Dienstreisen zurückgelegten Kilometer mit 30 Cent multipliziert, sofern die Strecken mit einem Pkw zurückgelegt wurden oder mit 20 Cent bei der Nutzung von Motorrädern oder ähnlichen Maschinen. Die ermittelte Summe kann von der Steuer entsprechend abgesetzt werden.

Wurden für eine Dienstreise insgesamt beispielsweise 720 Kilometer mit dem eigenen Pkw gefahren, beträgt die entsprechende Kilometerpauschale:

720 Kilometer x 0,30 Cent = 216 Euro

Wurde die gleiche Strecke etwa mit dem Motorrad gefahren, berechnet sich eine Kilometerpauschale von:

720 Kilometer x 0,20 Cent = 144 Euro?


Pendlerpauschale bei der Steuer berücksichtigen

Pendlerpauschale: Tägliche Fahrten von der Steuer absetzen

Genauso wie die Kilometerpauschale können Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in Form von Werbungskosten von der Steuer absetzen. Sie sind in der Anlage N ab Zeile 31 einzutragen. Anders als bei der Kilometerpauschale ist hierfür keine Dienstreise erforderlich, sondern lediglich der regelmäßige Arbeitsweg. Dieser kann einmal pro Tag mit dem jeweiligen Pauschbetrag multipliziert und von der Steuer abgesetzt werden. Als Arbeitsweg gilt dabei der Weg vom Lebensmittelpunkt des Pendlers zur ersten Tätigkeitsstätte. Entscheidend ist hier der erste Wohnsitz. Bei mehreren Wohnsitzen kann demnach auch die weiter entfernt liegende Wohnung zur Ermittlung der Pendlerpauschale herangezogen werden - sofern diese der hauptsächlich genutzte Wohnort ist.

Egal, wie oft der Arbeitnehmer am Tag zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte hin und her pendelt: Geltend machen darf er jeden Tag nur einen Weg – das heißt nur die Entfernung zwischen den beiden Orten und nicht die tatsächlichen Fahrten. Deshalb ist die Pendlerpauschale nur die umgangssprachliche Bezeichnung – offiziell heißt sie nämlich Entfernungspauschale.

Die Entfernung entspricht dabei der kürzesten Straßenverbindung zwischen den beiden Orten – nicht der Luftlinie. Es ist aber ebenso möglich, eine andere, längere Straßenverbindung als Grundlage für die Pendlerpauschale heranzuziehen, sofern diese erwiesenermaßen verkehrsgünstiger ist, weil sich dort beispielsweise weniger Staus bilden.

Die Pendlerpauschale in den nächsten Jahren im Überblick:

Pendlerpauschale je Kilometer
Jahr bis 20 Kilometer ab dem 21. Kilometer
2021 30 Cent 35 Cent
2022 30 Cent 35 Cent
2023 30 Cent 35 Cent
2024 30 Cent 38 Cent
2025 30 Cent 38 Cent
2026 30 Cent 38 Cent
2027 30 Cent 38 Cent

Pendlerpauschale berechnen

Pendlerpauschale berechnen: So viel lässt sich bei der Steuer zurückholen

Um die Pendlerpauschale zu berechnen, ist die Entfernung von der ersten Tätigkeitsstätte zum Wohnort entscheidend. Diese Entfernung wird einmal pro Arbeitstag mit einer Pauschale von 30 Cent multipliziert. Ist die Entfernung größer als 20 Kilometer, gilt ab dem 21. Kilometer eine Pauschale von 35 Cent. Mehr als 4.500 Euro lassen sich insgesamt nicht absetzen, ohne die reellen Kosten in Form von zum Beispiel Tankbelegen nachzuweisen.

Beispielrechnung bei 15 Kilometern Entfernung:

220 (Arbeitstage) x 15 (Kilometer einfache Fahrt) x 0,3 Euro (Pendlerpauschale) = 990 Euro

Beispielrechnung bei 25 Kilometern Entfernung:

220 (Arbeitstage) x 20 (Kilometer einfache Fahrt) x 0,3 Euro (Pendlerpauschale) + 220 (Arbeitstage) x 5 (Kilometer einfache Fahrt, die über 20 Kilometer zur Standardpauschale hinausgehen) x 0,35 (Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer) = 1.375 Euro

Pendlerpauschale Rechner: So einfach geht’s

Die Pendlerpauschale lässt sich alternativ ganz einfach mit Hilfe von Online-Rechnern ermitteln.

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