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Mitarbeiterausgaben

Ausgaben effizient verwalten: Worauf kommt es an?

Franziska Nachtigall
February 7, 2022
10 min

Die Verwaltung von Finanzen kann für Unternehmen zur Mammutaufgabe werden – dabei muss es das gar nicht. Ausgabenkontrolle muss weder kompliziert, noch langwierig oder nervenaufreibend sein. Mit den richtigen Tools und Strategien können Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten und Zeit und Geld sparen. Wie das geht, welche Möglichkeiten Unternehmen haben und warum ein durchdachtes Ausgabenmanagement für den Unternehmenserfolg so wichtig ist, verraten wir in unserem Guide.

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Ausgabenkontrolle: Was ist das?

Die Ausgabenkontrolle beschreibt, wie stark ein Unternehmen seine eigenen Betriebsausgaben kontrollieren kann. Je höher die Kontrolle über die Ausgaben im Unternehmen ist, desto besser kann das Finanzteam des Betriebs den operativen Cashflow (Geldfluss) managen. Dies bildet wiederum die Grundlage für verlässliche Finanzprognosen –  denn wer einen funktionierenden Cashflow hat, besitzt eine hohe Innenfinanzierungskraft und steht damit für Unabhängigkeit und Sicherheit.

Die Ausgabenkontrolle gibt also einen Überblick darüber, welches Geld wo im Unternehmen für was ausgegeben wird. Mitunter kann aber gerade diese Übersicht eine Mammutaufgabe für Unternehmen darstellen. Fehlt es nämlich an Transparenz, lassen sich Geschäftsausgaben nicht schnell und eindeutig zuordnen – was insbesondere zum Monatsende oder am Ende eines Projekts Zeit und Produktivitätsengpässe nach sich zieht. 

Zum Glück lassen sich dank moderner Tools endlich Transparenz und Flexibilität in die Verwaltung der Geschäftsfinanzen bringen. Ganz gleich, ob es sich um Ausgaben für Softwareabos, Geschäftsessen oder Dienstreisen handelt: Mit smarten Tools können Unternehmen ihre Ausgaben direkt dort erfassen, wo sie entstehen – und dank einer intelligenten Ausgabenverwaltung auch noch Jahre später nachvollziehen. 

Bevor es darum geht, wie Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten können, ist es wichtig zu verstehen, warum der Fokus auf eine moderne Ausgabenkontrolle so wichtig ist.

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Warum sollten Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten?

Eine durchdachte Finanzverwaltung ist die Grundlage für stetigen Unternehmenserfolg. Wer keinen Überblick über die Firmengelder im eigenen Unternehmen hat, nimmt negative Konsequenzen in Kauf.

Unzureichende Budgetplanung

Finanzteams müssen verlässlich planen können, wie sie Firmengelder und andere Ressourcen im Unternehmen auf Projekte und Abteilungen verteilen können, um etwa Personal einzustellen und Investitionen zu tätigen. 

Eine effektive Ausgabenkontrolle ist der Grundstein einer fundierten Budgetplanung: Denn nur wenn CFO und Finanzteam wissen, was mit den Firmengeldern in den letzten Monaten passiert ist und wohin sie geflossen sind, lassen sich verlässliche Prognosen erstellen.

Eine unvollständige oder fehlerhafte Budgetierung kann zum Beispiel dazu führen, dass die Mitarbeiter im Unternehmen die gegebenen Budgets leichtfertig ausgeben oder sogar überziehen – was ohne effiziente Ausgabenkontrolle möglicherweise nicht rechtzeitig erkannt wird. Andererseits kann eine unzureichende Finanzplanung dazu führen, dass die Mitarbeiter im Unternehmen nicht ausreichend Finanzmittel zur Verfügung haben, was ihre Entwicklung und damit auch das Wachstum des gesamten Unternehmens bremsen kann. 

Überflüssiger Verwaltungsaufwand

Ein ineffizientes Verwaltungsmanagement kann schnell zu einer zeitaufwendigen und damit teuren Belastung werden – denn Zeit ist Geld. Zum Monatsende müssen die Mitarbeiter der Buchhaltung zum einen auf die fristgerechte Zahlung offener Rechnungen und die Pflege der Kundendatenbank achten. Zum anderen müssen sie auch bei den eigenen Mitarbeitern fehlende Informationen beschaffen, um festzustellen, welche Einnahmen und Ausgaben das Unternehmen zu verzeichnen hat.

Unvollständige Daten kosten nicht nur viel Zeit, sondern auch Nerven – dabei sollte jedem Unternehmen klar sein, dass weniger Papierkram eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine effizientere Arbeit ist. 

Während die Buchhaltung sich beispielsweise mit nicht-nachvollziehbaren Firmenausgaben beschäftigten muss, weil die zugehörigen Belege fehlen, müssen sich die Mitarbeitenden mit der unbeliebten Spesenabrechnung herumschlagen. Fehlen Quittungen, haben Mitarbeiter keinen Anspruch auf Kostenerstattung – und das, obwohl sie bereits viel Zeit in den Papierkram investiert haben, die sie hätten sinnvoller und produktiver nutzen können.

Klar ist also: Eine fehlende Ausgabenkontrolle zieht einen Verwaltungsmehraufwand nach sich, der alle Teams im Unternehmen wertvolle Zeit kostet und nicht dazu führt, dass die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. 

Erhöhtes Risiko für Fehler und Betrug 

Manuelle Prozesse, die niemand wirklich gerne durchführt, erhöhen die Fehleranfälligkeit. Bleiben wir beim Beispiel der Spesenabrechnung, kann es schnell passieren, dass Posten falsch abgerechnet werden, nicht korrekt angegeben werden oder dass aufgrund eines verlorenen Belegs nur eine grobe Schätzung der Mitarbeiterausgaben möglich ist.

Für die Buchhaltung bedeutet eine erhöhte Fehlerquote wiederum einen vermehrten Verwaltungsaufwand. Sie muss jeden einzelnen Beleg separat prüfen, beim betreffenden Mitarbeiter nachfragen oder anderweitig Nachforschungen anstellen, um zu überprüfen, was mit den Firmengeldern passiert ist. Lässt sich der Fehler nicht ausmachen, kann eine unkorrekte Spesenabrechnung bei der Steuererklärung zu weiteren Problemen führen. 

Daneben können klassische manuelle Ausgabeprozesse auch das Betrugsrisiko im Unternehmen erhöhen. Das gilt zum einen für die Mitarbeiter im Unternehmen selbst, etwa durch vorsätzlich falsche Angaben in der Spesenabrechnung. Aber auch Firmenkreditkarten, die sich alle Angestellten im Unternehmen teilen, erhöhen die Gefahr eines unzulässigen Zugriffs von Außen. Auch wenn die Fälle von Kreditkartenmissbrauch in Deutschland stetig sinken, ist Zahlungskartenkriminalität weiterhin ein ernstzunehmendes Risiko.

Eine effiziente Ausgabenverwaltung ist dementsprechend wichtig, um manuelle Prozesse zu reduzieren, die Anfälligkeit für Fehler zu senken und das Betrugsrisiko zu minimieren. 

Wie genau Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten können und was es dabei zu beachten gilt, erklären wir jetzt.

Der Weg zur effizienten Finanzverwaltung

Eine gute Ausgabenkontrolle ist der Grundstein für einen lang anhaltenden Unternehmenserfolg. Nur wenn Finanzteams wissen, welche Firmengelder wo im Unternehmen ausgegeben werden, sind fundierte Budget- und Finanzplanungen auf Basis korrekter Daten überhaupt möglich.

Doch wie schaffen es Firmen, mehr Kontrolle zu erhalten? So viel sei bereits verraten: Dank moderner Tools und Strategien ist eine effektive Ausgabenverwaltung weniger komplex, teuer oder zeitintensiv, wie es auf den ersten Blick vielleicht erscheinen mag. Wir haben vier Möglichkeiten zusammengefasst, wie Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten können.

Sichere Zahlungsmittel

Traditionelle Spesenabrechnungen und geteilte Firmenkreditkarten sollten auf dem Weg zu einem modernen Ausgabenmanagement der Vergangenheit angehören. Dank innovativer Banking-Alternativen und smarter Zahlungsmittel haben Buchhaltung und Geschäftsführung heute stets die volle Kontrolle und verlieren nicht den Überblick über getätigte Geschäftsausgaben.

Unternehmen können verschiedene smarte Zahlungsmittel nutzen:

Physische Firmenkreditkarten: Mit eigenen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter können Ausgaben – etwa auf Geschäftsreise – eigenständig getätigt werden, ohne dass die Beschäftigten die Ausgaben aus eigener Hand vorschießen müssen. Das Finanzteam kann das Budget vorab individuell festzulegen und je nach Bedarf und Mitarbeiter anpassen.
Virtuelle Firmenkreditkarten: Virtuelle Firmenkreditkarten funktionieren grundsätzlich wie herkömmliche Firmenkreditkarten, eignen sich aber insbesondere für Online-Einkäufe. Da es nicht nur eine einzige geteilte Firmenkreditkarte gibt, lässt sich das Risiko eines Kreditkartenmissbrauchs reduzieren. Feste Kartenlimits und spezielle Freigabeprozesse minimieren das Missbrauchsrisiko ebenfalls.


Mit individuellen Firmenkreditkarten genießen die Mitarbeiter im Unternehmen zum einen finanzielle Freiheit und Flexibilität. Dank vorab festgelegter Budgets bzw. Zweckgebundenheit der Karten behält das Finanzteam und die Geschäftsführung andererseits stets die volle Kontrolle. Jede einzelne Ausgabe lässt sich in Echtzeit nachvollziehen – und das ganz egal, von wo.

Effiziente Buchhaltung

Wer als Unternehmen seine Ausgaben effizient verwalten möchte, sollte darauf achten, dass die Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist. Dazu gehört unter anderem eine Automatisierung von Spesen und Rechnungen.

Ausgaben, die etwa über Firmenkreditkarten getätigt werden, lassen sich dank einer digitalen Buchhaltung im Handumdrehen übertragen und automatisch buchen. Statt jegliche Rechnungen mühsam zu sammeln, aufzubewahren und sie am Ende zusammen mit einer Spesenabrechnung in Papierform bei der Buchhaltung einzureichen, können Mitarbeiter Belege und Quittungen digitalisieren, bevor sie verloren gehen. Fehlerhafte und unvollständige Spesenabrechnungen gehören damit der Vergangenheit an.

Finanzteam und Geschäftsführung können dank digitaler Buchhaltung wiederum sämtliche Geschäftsausgaben in Echtzeit verfolgen. Das hat den Vorteil, dass nicht erst bis zur Abrechnung am Monatsende gewartet werden muss – und bei Unklarheiten direkt Maßnahmen ergriffen werden können.

Grundlage einer solchen effizienten Buchhaltung ist eine zentrale Plattform oder ein Dashboard, von dem aus sich alle Prozesse steuern lassen. Geschäftsführung und Finanzteam können sich egal von wo aus einloggen und sämtliche Ausgaben verfolgen. Durch automatische Prozesse sinkt nicht nur der Verwaltungsaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit.

Individuelle Budget-Limits

Klare Richtlinien sind eine wesentliche Grundlage, um Ausgaben effizient zu verwalten und gleichzeitig die Kontrolle zu behalten. Wenn Unternehmen aber nicht jede Ausgabe ihrer Mitarbeiter vorab genehmigen wollen, sind individuelle Budgets die Lösung.

Jeder oder nur einige bestimmte Mitarbeiter können – zum Beispiel über eine Firmenkreditkarte – mit einem individuellen Budget ausgestattet werden, etwa für wiederkehrende Zahlungen für Software-Abonnements oder Werbung. Auch wer auf Geschäftsreisen geht, kann ein solches individuelles Budget erhalten.

Die ausgewählten Mitarbeiter können so Geschäftsausgaben eigenständig tätigen, ohne, dass sie für jede einzelne Zahlung vorab eine Freigabe einholen müssen. Ist das Limit erreicht und sollte der Mitarbeiter in einem Monat mehr Gelder benötigen, kann er beim Finanzteam um eine Budgeterhöhung bitten. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung können die ausgehenden Zahlungen zentral einsehen und falls erforderlich ein höheres Budget genehmigen.

Sollte eine Firmenkreditkarte verloren gehen oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, lassen sich die Karten umgehend blockieren oder ganz löschen. 

Flexible Prozesse

Wer seine Ausgaben wirklich kontrollieren will, sollte anfangen, Prozesse flexibel zu denken. Um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen, müssen Unternehmen zusätzlichen Mitarbeitern Zugang zu Firmengeldern gewähren.

Analysieren Sie die betriebsinternen Finanzprozesse regelmäßig: Für was wurde im Unternehmen mehr ausgegeben als im Vorjahr? An welcher Stelle waren die Ausgaben möglicherweise zu hoch? Wo ließen sich andererseits Einsparungen verzeichnen? Durch diese Analysen offenbaren sich Optimierungspotenziale, die bei der Festsetzung neuer Ziele helfen können.

Unternehmen sollten zum einen Ausgaberichtlinien und Freigabeprozesse festlegen – ihren Mitarbeitenden andererseits aber auch – je nach Vorhaben und Zweck – gewisse finanzielle Freiheiten gewähren. Möglich machen das moderne Tools wie Firmenkreditkarten mit angehängter Online-Software.

Ausgaben effizient verwalten mit Moss

Finanzen einfach und unkompliziert verwalten: Das können Unternehmen mit Moss. Dank innovativer Softwarelösung gehören zahllose oder unauffindbare Belege, umständliche Abstimmungen und zeitaufwendiger Papierkram ab sofort der Vergangenheit an. Ob einmalige oder wiederkehrende Ausgaben, Spesen- oder Reisekostenabrechnung: Mit Moss können Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten.

Dank intelligenter Mitarbeiterkarten lassen sich individuelle Budgets für jeden Bedarf festlegen – entweder für alle Mitarbeiter, für auserwählte oder für bestimmte Verwendungszwecke. Die Ausgaben aller Teams lassen sich im Moss Dashboard in Echtzeit verfolgen. Die Buchhaltung behält somit stets den Überblick, wer wann wie viel bezahlt hat.

Rechnungen lassen sich mit einem Klick begleichen – und dank vereinfachter Spesenverwaltung muss die Buchhaltung nie wieder Belegen hinterherlaufen. Mitarbeiter können ganz einfach ein Foto vom entsprechenden Beleg machen und in der dazugehörigen App hochladen. Die App ordnet den Beleg anschließend automatisiert der entsprechenden Zahlung zu. Fehlt ein Beleg, erinnert eine E-Mail oder eine Push-Nachricht den Mitarbeiter daran, ihn nachzureichen.

Moss macht es möglich, die betriebsinternen Ausgaben zu optimieren – und Unternehmen können sich auf das konzentrieren, worauf es wirklich ankommt.

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Unternehmensausgaben effizient verwalten - mit Moss.

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FAQ

Was meint Ausgabenkontrolle?

Wie lassen sich Ausgaben effizient verwalten?

Wie können smarte Zahlungsmittel bei der Ausgabenverwaltung helfen?

Worauf kommt es bei der Ausgabenkontrolle an?

Welche Rolle spielen Firmenkreditkarten dabei?

Welche Zahlungsmittel eignen sich für das Finanzmanagement?