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Mitarbeiterausgaben

A1 Bescheinigung für Dienstreisen ins Ausland

Franziska Nachtigall
June 1, 2022
8 min

Eine Dienstreise ins Ausland kann mit großem organisatorischen Aufwand verbunden sein. Nicht nur die Reise selbst, inklusive Transport und Logis, muss sorgfältig vorbereitet werden – ebenso Versicherungen und Dokumente. Eines dieser Dokumente ist die sogenannte A1-Bescheinigung, die eine Sozialversicherung im Heimatland bestätigt. Was genau eine A1-Bescheinigung ist, wer sie braucht und wo es sie gibt, verraten wir in unserem Guide.

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Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweis darüber, dass ein Beschäftigter während einer Reise ins europäische Ausland über sein Heimatland sozialversichert ist. Damit wird sichergestellt, dass der Reisende nicht in zwei Ländern Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss. Denn: Grundsätzlich sind diese Beiträge dort zu leisten, wo ein Beschäftigter erwerbstätig ist. Ist er aber nur vorübergehend im Ausland, wie eben auf einer Dienstreise, gilt für ihn – mit der entsprechenden A1-Bescheinigung – weiterhin das Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes.

Geltung findet die A1-Bescheinigung bei Entsendungen innerhalb der gesamten Europäischen Union (EU), innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und in der Schweiz. 

Exkurs: Sozialversicherung in Deutschland

Die Sozialversicherung ist für Bürger in Deutschland verpflichtend. Sie ist unter anderem untergliedert in Krankenversicherung, Unfallversicherung oder Arbeitslosenversicherung und schützt Beschäftigte vor einem sozialen Abstieg in Folge einer Arbeitsunfähigkeit. Dabei ist es gleich, ob diese durch Krankheit, einen Unfall oder durch ein zu hohes Alter zustande kommt. Die Sozialversicherungen schaffen in solchen Fällen einen Ausgleich und ermöglichen dem Bürger eine weitere Teilhabe am sozialen Leben. Sie gelten als Präventivmaßnahme gegen mögliche soziale Unruhen.

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A1-Bescheinigung beantragen

Eine A1-Bescheinigung gilt für einen Beschäftigten auf Dienstreise – beantragt werden muss sie aber vom Arbeitgeber, nicht vom Arbeitnehmer. Seit 2021 gilt selbiges für Beamte und seit 2022 ebenso für Selbständige. Aber wie genau wird die A1-Bescheinigung beantragt? Seit 2019 findet dieser Prozess elektronisch statt. Möglich ist die Beantragung über das Portal sv.net oder über gewisse Entgeltabrechnungssoftwares.

Der Antrag wird schließlich elektronisch an den zuständigen Sozialversicherungsträger weitergeleitet – und wenn die Voraussetzungen für eine entsprechende A1-Bescheinigung vorliegen, wird sie im Anschluss online zugestellt. Verantwortlicher ist Sozialversicherungsträger ist der des Beschäftigten, der die Bescheinigung für seine Dienstreise braucht. Liegt die A1-Bescheinigung dem Arbeitgeber vor, muss er sie unverzüglich dem Arbeitnehmer zugänglich machen und sie zusätzlich in seiner Personalakte ablegen.

Ist ein Beschäftigter nicht gesetzlich krankenversichert, ist die Deutsche Rentenversicherung für die Entsendebescheinigung verantwortlich. Für Ärzte, Apotheker, Rechtsanwälte oder Apotheker, die von der Rentenversicherungspflicht befreit sind, ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zuständig, wenn es um das Ausstellen einer A1-Bescheinigung geht.

Wichtig: Die Beantragung der Bescheinigung muss vorausschauend erfolgen. Denn: Ab Beantragung haben Krankenkassen und Rentenversicherungsträger per Gesetz drei Arbeitstage Zeit, die Anfrage zu prüfen und die A1-Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln. Sie ist schließlich in der Entgeltabrechnungssoftware oder eben im Postfach von sv.net zu finden.

Wenn eine erfolgreiche Bewilligung der A1-Bescheinigung stattgefunden hat, wird diese in Form einer PDF zugestellt, die der Arbeitgeber schließlich direkt an den reisenden Arbeitnehmer weiterleiten kann. Das Dokument auszudrucken ist heutzutage nicht mehr notwendig. Wenn der Antrag für die Bescheinigung wiederum abgelehnt wird, erhält der Antragsteller ebenfalls eine entsprechende Benachrichtigung in der Entgeltabrechnungssoftware oder im sv.net. Dort wird ebenso der Grund für die Ablehnung hinterlegt.

A1-Bescheinigung dauerhaft erhalten

Für manche Berufsgruppen ist es selbstverständlich, dass sie ständig unterwegs sind – ganz gleich, ob in Deutschland oder im europäischen Ausland. Insbesondere für Mitarbeiter im Vertrieb war es vor der Corona-Pandemie üblich, ständig auf Reisen zu sein. Nach der Pandemie wird es vermutlich nicht mehr so werden wie vorher, häufiger werden die Reisen dennoch wieder werden – und da kann es natürlich ganz schön lästig sein, für jede Dienstreise erneut eine A1-Bescheinigung ausstellen zu müssen. Gibt es deshalb die Möglichkeit, eine A1-Bescheinigung dauerhaft zu erhalten?

Grundsätzlich gilt die A1-Bescheinigung für die Dauer des jeweiligen Aufenthaltes, sofern dieser nicht länger als 24 Monate ist. Selbst wenn der Arbeitnehmer immer wieder im selben Ausland ist, braucht er für jede Dienstreise eine neue A1-Bescheinigung. Eine dauerhafte Lösung gibt es dementsprechend nicht dafür. Plant der Beschäftigte eine Dienstreise von mehr als 24 Monaten, kann der Arbeitgeber eine Ausnahmevereinbarung mit dem jeweiligen Ausland beantragen. Der GKV-Spitzenverband mit der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) ist hier auf deutscher Seite verantwortlich.

Ohne A1-Bescheinigung auf Dienstreise?

Die Notwendigkeit, für jede Dienstreise eine neue A1-Bescheinigung beantragen zu müssen, erhöht das Risiko, dass diese einmal vergessen oder aber zu spät beantragt wird und so nicht rechtzeitig zu Beginn der Reise vorliegt. Im stressigen Unternehmensalltag kann das schon einmal passieren. Aber welche Konsequenzen drohen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn sie sich ohne A1-Bescheinigung auf eine Dienstreise ins Ausland begeben?

Die A1-Bescheinigung ist letztlich der Nachweis darüber, dass die Sozialversicherung des Entsendelandes für den Beschäftigten weiter Gültigkeit besitzt. Die Sozialversicherung ist Grundlage und Voraussetzung dafür, dass der Dienstreisende überhaupt einer Arbeit nachgehen darf. Liegt die Bescheinigung dementsprechend nicht vor, kann es passieren, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit sofort niederlegen muss, keinen Zutritt auf ein bestimmtes Gelände erhält oder Bußgelder zahlen muss. In Österreich, Frankreich oder Schweiz gelten hier besonders hohe Strafen von bis zu 10.000,- EUR.

Die Strafen unterscheiden sich hierbei von Land zu Land. In manchen werden wiederum keine Bußgelder verhängt, dafür müssen jedoch für die gesamte Dauer des Auslandseinsatzes Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden. Es können außerdem indirekt Kosten entstehen, wenn Beschäftigte beispielsweise keinen Zutritt bekommen und dadurch ihrer Arbeit nicht nachgehen können. 

A1-Bescheinigung bei Home Office im Ausland

Die Corona-Pandemie hat in vielerlei Hinsicht zu einer Veränderung unserer Arbeitswelt beigetragen. Vor ihr war das Arbeiten vom Büro aus in den meisten Unternehmen selbstverständlich und alternativlos – selbiges galt für Reisen zu Kundenterminen. Innerhalb und nach der Pandemie ist diese Selbstverständlichkeit nicht mehr vorhanden. Home Office und Zoom-Meetings sind in der heutigen Arbeitswelt angekommen und haben ein Umdenken ausgelöst. Schließlich stellen wir fest: Auf diese Weise ist es immer noch möglich, erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Was ist aber nun rechtlich zu beachten, wenn sich Beschäftigte dazu entscheiden, im Home Office außerhalb von Deutschland zu arbeiten? Braucht es dafür wie bei einer klassischen Dienstreise eine A1-Bescheinigung? Tatsächlich ist das nicht der Fall: Es gilt für den deutschen Arbeitnehmer nach wie vor das bisherige Sozialversicherungsrecht. Eine A1-Bescheinigung ist nur erforderlich, wenn eine zuständige Stelle den Nachweis ausdrücklich einfordert. Schließlich ist die Änderung des Tätigkeitsortes mit dem Direktionsrecht des Arbeitgebers vereinbar.

Diese Regelung gilt aber nur für einen bestimmten Zeitraum: Bis zu 24 Monate ist das in dieser Form und ohne Nachweis möglich. Über 24 Monate hinaus muss eine entsprechende Ausnahmeregelung mit dem jeweiligen Land vereinbart werden.

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Moss: Dienstreisen vereinfacht

Dienstreisen sind nicht nur mit dem Aufwand der Reise selbst verbunden: Stattdessen ist häufig viel Organisation vorab – wie das Beantragen der A1-Bescheinigung – und ebenso viel Nachbereitung notwendig, um eine Dienstreise letztlich wieder abzuschließen. Insbesondere die Spesenabrechnung kann hier ein Zeitfaktor für den Reisenden und für die Buchhaltung werden.

Mit umfangreichen Ausgabenlösung von Moss werden Dienstreisen erheblich vereinfacht: Auslagen lassen sich ganz einfach digital in einer Software hinterlegen. Einfach Reisedaten eingeben, die Belege hochladen und Pauschalen werden automatisch berechnet. Mit nur einem Klick können die Auslagen genehmigt werden und die Mitarbeiter sofort ihr Geld zurück erhalten. Die richtigen Tagespauschalen werden künftig automatisch für jedes Ausland berechnet, sodass nie wieder eine Verpflegungspauschale händisch nachgeguckt werden muss.

Mit Hilfe der DATEV-Schnittstelle ist die Buchung schnell erledigt und das Geld schon wieder auf dem Konto des Angestellten, obwohl er gerade erst von seiner Dienstreise zurückgekehrt ist. Und: Mit den Moss Firmenkarten müssen die Beschäftigten gar nicht erst in Vorleistung gehen. Mit den Kredit- und Debitkarten von Moss können sie ihre Ausgaben direkt vor Ort vom Geschäftskonto aus bezahlen. Schließlich laden sie die Rechnung per Web oder Mobile App ins Tool hoch, sodass der Arbeitgeber sie direkt als Firmenausgabe verbuchen kann und der Umweg über den Mitarbeiter gar nicht mehr nötig ist.

So werden Dienstreisen spielend einfach – und es bleibt genug Zeit für das Wesentliche.

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FAQ

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Wie lange dauert es, eine A1-Bescheinigung zu erhalten?

Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung?

Wer muss die A1-Bescheinigung beantragen?

Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?

Wie lange gilt die A1-Bescheinigung?