Kreditkarten haben sich mittlerweile weltweit als beliebtes Zahlungsmittel etabliert. Besonders online ist die Kreditkarte häufig bevorzugt gegenüber anderen Methoden wie Lastschrift, Überweisung oder auf Rechnung. Virtuelle Kreditkarten sind sogar noch einfacher und sicherer: Sie sind innerhalb von Sekunden erstellt und sofort einsatzbereit. Wir fassen zusammen, wie Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen von ihnen profitieren und ob es sich für Unternehmen lohnt, virtuelle Kreditkarten auszustellen und einzusetzen.
Virtuelle Kreditkarte: Was ist das eigentlich?
Um zu verstehen, wie virtuelle Kreditkarten funktionieren und was das Besondere an ihnen ist, ist es sinnvoll, zunächst Kreditkarten als solche zu erklären. Sie werden von Banken und Kreditinstituten ausgegeben und stellen ihrem Inhaber einen monatlichen Budgetrahmen zur Verfügung – einen Betrag, abhängig vom Einkommen des Eigentümers oder vom derzeitigen Kontostand. Andere Kreditkarten arbeiten mit dem Prepaid-Prinzip und müssen dementsprechend immer wieder aufgeladen werden. Mit der Kreditkarte lassen sich weltweit sicher Zahlungen tätigen.
Eine gewöhnliche Kreditkarte in Deutschland zu beantragen, beansprucht Zeit und setzt Bonität voraus. Neben einem Wohnsitz in Deutschland und einem Mindestalter von 18 Jahren wird von den Banken und Kreditinstituten erwartet, dass der Antragsteller zahlungsfähig ist: Er darf keine negative Schufa haben – das heißt, er muss in der Vergangenheit seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen sein – und sie müssen über ein gewisses Einkommen verfügen, das sicherstellt, dass der Herausgeber der Kreditkarte am Ende nicht auf den Kosten sitzen bleibt.
Die Voraussetzungen für virtuelle Debitkarten sind wiederum geringer. Da die Anbieter hier keine Kredite gewähren und Zahlungen sofort verrechnet und vom Konto abgebucht werden, spielt die Bonität hier eine geringere Rolle. Wer ein Giro- bzw. Geschäftskonto hat, kann kostenlos eine Debitkarte dazu beantragen.
Wie das “virtuell” bereits verrät, erhält der Besitzer nicht tatsächlich eine Karte zum Anfassen und kann sie dementsprechend nicht im Portemonnaie mit sich führen: Er erhält nur die digitale Version einer Debit- beziehungsweise Kreditkarte. Die kann er nutzen, um online zu bezahlen oder sie aber auf seinem Smartphone mit sich führen und damit trotzdem vor Ort seine Einkäufe tätigen.
Die Nutzer erhalten keine Karte, sondern nur die Daten einer fiktiven Karte:
- Kreditkartennummer
- Gültigkeitsdatum
- Prüfziffer
Mit diesen Daten hat er die Möglichkeit, online oder per Smartphone zu zahlen.
Virtuelle Kreditkarte erstellen und beantragen
Wie virtuelle Kreditkarten im Detail erstellt und beantragt werden, ist bei jedem Anbieter unterschiedlich und hängt davon ab, ob es sich um Debit oder Credit Cards handelt. Der grundsätzliche Prozess ist aber immer vergleichbar und basiert auf den folgenden Schritten.
Schritt für Schritt zur virtuellen Kreditkarte:
- Der erste Schritt ist die Auswahl des passenden Anbieters. Hier gilt es, Kosten und Gebühren zu vergleichen, sowie die Leistungen, die mit angeboten werden. Das Angebot für virtuelle Kreditkarten ist im Consumer- und Unternehmensbereich derzeit noch recht überschaubar, wird aber nach und nach ausgebaut und das Thema gewinnt an Relevanz.
- Bei dem jeweiligen Anbieter kann nun die virtuelle Kreditkarte beantragt werden. Mit Hilfe der Eingabe persönlicher Daten und anschließender Legitimation mit dem Personalausweis muss der Account aktiviert werden. Eine E-Mail-Adresse und Mobilnummer ist in der Regel ebenfalls notwendig. Ist der zugrundeliegende Account aktiv, kann der Nutzer eine virtuelle Kreditkarte beantragen.
- Die Antragsteller erhalten anschließend einen PIN-Code, den sie zur Aktivierung eingeben müssen – oft über die App des jeweiligen Anbieters.
- Anschließend, um die Karte final nutzen zu können, muss nun im Falle einer Debit Card erstes Guthaben auf diese transferiert werden. Wenn das passiert ist, ist die Karte einsatzbereit. Credit Cards sind nach Verbindung mit dem jeweiligen Konto nutzbar und bedürfen keiner zusätzlichen manuellen Aufladung.
Insofern ist eine gänzlich anonyme Nutzung einer virtuellen Kreditkarte in der Regel nicht möglich. Bei der virtuellen Debitkarte spielen zumindest die Einkommensverhältnisse nur eine untergeordnete Rolle.
Vorteile und Nachteile von virtuellen Kreditkarten
Virtuelle Kreditkarten sind eine vergleichsweise neue Art der Zahlungsmöglichkeiten und sie bringen viele Optionen und Möglichkeiten mit sich. Aber: Gegenüber der klassischen Kreditkarte verfügen sie ebenso über Einschränkungen.
Vorteile der virtuellen Kreditkarte
Die Vorteile einer virtuellen Kreditkarte liegen dabei auf der Hand: Anders als übliche Kreditkarten sind sie sofort verfügbar und einsatzbereit. Das hat mehrere Gründe. Zum einen entfällt die Herstellung und der Versand der Karte – das schont nicht nur die Umwelt, sondern ist auch kostengünstiger, da jeder Schritt bei der physischen Kartenherstellung mit erheblichen Kosten verbunden ist: von der physischen Karte an sich, über das Programmieren des Chips, bis hin zur Konfektionierung und Versand. Bei einer virtuellen Kreditkarte werden die Daten direkt in der Software erstellt und stehen dem Nutzer sofort zur Verfügung.
Virtuelle Kreditkarte online beantragen
Das führt von der Geschwindigkeit der Bereitstellung direkt zum nächsten Vorteil für virtuelle Debitkarten: Jeder hat die Möglichkeit, eine virtuelle Debitkarte zu beantragen – sogar diejenigen, die sonst keine erhalten würden aufgrund mangelnder Bonität beziehungsweise Kreditwürdigkeit. Nur ein entsprechendes Konto ist Voraussetzung für die Bereitstellung einer virtuellen Debitkarte. Immer mal wieder gibt es Unternehmen, die zur Zahlung eine Kreditkarte erwarten. Wer da keine hat, wird vom Kauf ausgeschlossen. Die virtuelle Debitkarte ist dafür der ideale Ersatz.
Höhere Flexibilität für Unternehmen
Durch die einfache und schnelle Erstellung beliebig vieler virtueller Kreditkarten sind Unternehmen in der Lage, ihre Ausgaben flexibel zu managen. Sie können für jede Ausgabe beziehungsweise für jeden Ausgabenzweck eine virtuelle Kreditkarte erstellen und demjenigen Mitarbeiter zuteilen, der die Zahlung durchführen soll. Neben der höheren Flexibilität ermöglichen virtuelle Kreditkarten ihnen zusätzlich mehr Kontrolle.
Sicherheit der virtuellen Kreditkarte
Die Verwendung von virtuellen Kreditkarten ist zudem aus Sicherheitsaspekten von Vorteil: Zum einen laufen dadurch nicht alle Ausgaben über eine Karte, sondern werden auf mehrere verteilt. Zum anderen können diese mit entsprechenden Limits versehen werden und der Zugriff auf gewisse Mitarbeiter beschränkt werden. Missbrauch der Kreditkarten wird so erschwert und ist im Zweifelsfall begrenzt.
Nachteile der virtuellen Kreditkarte
Anders als die klassische Kreditkarte ist die virtuelle beim Einkauf vor Ort nicht ohne weiteres nutzbar: Nur über das Smartphone und / oder eine Smartwatch lässt sich die virtuelle Kreditkarte offline einsetzen – vorausgesetzt das jeweilige Lokal oder Geschäft bietet eine Zahlung darüber an. Außerdem sind mit der virtuellen Kreditkarte keine Bargeldabhebungen möglich.
Und: Wer nicht gerade ein fotografisches Gedächtnis hat, muss sich seine Kreditkartendaten notieren. Schließlich gibt es keine haptische Karte, auf der sich die Daten finden lassen. Ein Einspeichern im Smartphone ist deshalb durchaus ratsam.
Kosten und Gebühren einer virtuellen Kreditkarte
Die Frage nach Kosten und Gebühren einer virtuellen Kreditkarte lässt sich pauschal nicht beantworten. Schließlich fallen sie je nach Anbieter unterschiedlich aus. Welche Arten von Kosten und Gebühren anfallen, ist aber häufig ähnlich.
Kosten und Gebühren einer virtuellen Kreditkarte im Überblick:
- Jahresgebühr: Die meisten Anbieter verzichten zwar auf eine Jahresgebühr, hin und wieder kommt sie aber doch vor: Bis zu 7,50 Euro im Jahr werden wir hier fällig.
- Kosten für die Aufladung: Virtuelle Debitkreditkarten können nur eingesetzt werden, wenn sie über Guthaben verfügen. Dieses aufzuladen ist bei dem einen oder anderen Anbieter mit einer entsprechenden Gebühr verbunden. Für virtuelle Credit Cards gilt das durch die Anbindung ans Konto nicht.
- Fremdwährungsgebühr: Wird beim Online-Shopping mit einer fremden Währung bezahlt, können dafür bei manchen Anbietern ebenfalls Gebühren anfallen.
Die Kosten und Gebühren von virtuellen Kreditkarten sind insgesamt überschaubar. Aufgrund der Unterschiedlichkeit der Anbieter und Angebote ist es dennoch ratsam, sorgfältig zu vergleichen, bevor eine virtuelle Kreditkarte beantragt wird.
Mitarbeiterausgaben: Virtuelle Kreditkarte für Mitarbeiter
Virtuelle Kreditkarten sind aber noch viel mehr als nur Unterstützung für unseren privaten Konsum: Sie sind die ideale Möglichkeit, Mitarbeiterausgaben zu managen. Das ist nicht nur für Unternehmen eine Erleichterung, sondern ebenso für die Mitarbeiter selbst.
Mit Moss machen wir die virtuelle Kreditkarte für Unternehmen ideal nutzbar. Der klassische Prozess ist häufig der folgende: Ein Mitarbeiter muss ein Tool kaufen. Um das tun zu können, muss er seinem Vorgesetzten Bescheid geben, welche Kosten entstehen, benötigt dessen Freigabe und zusätzlich seine Kreditkarte oder andere Zahlungsdaten. Das ist nicht nur ein zeitaufwendiger Prozess, sondern ebenso häufig mit Risiko verbunden. Hat der Mitarbeiter einmal die Kreditkartendaten kann er vieles damit anstellen – und wenn er das Unternehmen mal verlässt, hat er die Daten ja immer noch.
Oder: Ein Mitarbeiter ist auf Dienstreise, bezahlt mit eigenen Mitteln das Hotel, Restaurantbesuche mit dem Kunden und den Sprit für die Fahrt. Er muss alle Belege aufbewahren und nach seiner Dienstreise eine aufwendige Spesenabrechnung durchführen. Die muss er wiederum an die Buchhaltung seines Arbeitgebers weitergeben, die die Spesenabrechnung wieder überprüft und erst nach vielen Wochen oder Monaten erhält der Arbeitnehmer sein Geld zurück. Solange musste er in Vorleistung treten, was schon mal mit finanziellen Engpässen verbunden sein kann.
Moss vereinfacht das alles: Vorgesetzte können mit der Software ganz einfach online Firmenkreditkarten und Debitkarten erstellen und diese mit einem festen Budget versehen. So behalten sie die Kontrolle über das, was ausgegeben werden kann. Diese virtuelle Kreditkarte können sie nun ihrem Mitarbeiter bereitstellen und er damit Einkäufe tätigen oder auf seiner Dienstreise bezahlen, ohne in Vorleistung gehen zu müssen.
Virtuelle Kreditkarte mit Firmenkonto verbinden
Gleichzeitig behält der Vorgesetzte beziehungsweise das Unternehmen die Ausgaben jederzeit im Blick und sieht sofort, wo Kosten entstehen – die manchmal vielleicht gar nicht nötig sind und reduziert werden können im Prozess des Controllings. Durch eine Verbindung zum Firmenkonto können ganz einfach automatisiert in der Software Guthaben vergeben und den einzelnen virtuellen Kreditkarten zugewiesen werden, ohne, dass jedes Mal Überweisungen stattfinden müssen, um Budget aufzuladen.
Und wenn ein Mitarbeiter mal geht oder eine zu zahlende Leistung nicht mehr benötigt wird, kann die virtuelle Kreditkarte einfach wieder deaktiviert oder dem Betroffenen das Nutzungsrecht entzogen werden. So behält das Unternehmen stets die Kontrolle.
Moss: Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen
Moss bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zur Zahlungs-, Ausgaben- und Rechnungsverwaltung. Mit virtuellen Kreditkarten erhalten Mitarbeiter die Chance, Betriebsausgaben zu tätigen, ohne in Vorleistung gehen oder im Anschluss eine aufwendige Spesenabrechnung durchführen zu müssen. Gleichzeitig sparen Unternehmen Zeit in der Buchhaltung und behalten stets die Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter.
Die virtuellen Kreditkarten werden dabei um weitere Leistungen wie das Rechnungsmanagement ergänzt. Einzelnen Kreditkartenzahlungen können sofort die entsprechenden Rechnungen und Belege zugewiesen werden, sodass der Mitarbeiter, genauso wie die Buchhaltung Zeit sparen können. Automatisierte Reminder erinnern Mitarbeiter daran, die entsprechenden Belege mit der App abzufotografieren und so einzureichen. Das erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, sondern ebenso die Sicherheit für alle Beteiligten.
Vergleich: Moss Credit vs. Moss Debit
Moss Debit
Moss Debit bietet Kunde Zugang zur Moss-Anwendung und beinhaltet alle Kernfunktionen Das bedeutet unbegrenzt viele physische und virtuelle Kreditkarten erstellen zu können, Verfügungsrahmen bis zum Kontosaldo ausschöpfen zu können, direkte Verrechnung aller Ausgaben, digitaler Belegupload, DATEV-Export, und noch viele mehr. Alle Features von Moss Debit findest du hier.
Moss Credit
Moss Credit bietet unseren Kunden alle Vorteile von Moss Debit und zusätzlich zum mit dem Firmenkonto verbundenen Guthabenkonto gibt es allerdings noch einen Verfügungsrahmen, der genutzt werden kann, der über den Kontosaldo hinausgeht. Moss Credit ist eben ein Kreditprodukt. Das bedeutet ein Limit von bis zu 750.000€, attraktive Zahlungsziele von bis zu 60 Tagen, und erweiterte Freigaberichtlinien. Mehr zu Moss Debit, Moss Credit und den jeweiligen Unterschieden findest du hier.
FAQs
Eine virtuelle Kreditkarte funktioniert ähnlich wie die klassische Kreditkarte – liegt aber nur digital vor. Sie kann schneller und in größerer Menge erstellt werden, um so eine höhere Flexibilität im Unternehmen zu ermöglichen.
Beim Erstellen einer virtuellen Kreditkarte erhält der Nutzer nicht tatsächlich eine Karte, sondern nur die Daten wie Kreditkartennummer, Gültigkeitsdatum und Prüfziffer. Er kann sie mit seiner Smartwatch oder seinem Smartphone verbinden, um damit vor Ort zahlen zu können.
Virtuelle Kreditkarten gibt es von kostenlos bis zu einer Jahresgebühr von 7,50 Euro – je nach Anbieter. Bei Moss ist das Erstellen von beliebig vielen virtuellen Firmenkreditkarten bereits im Angebot inkludiert.
Die virtuelle Kreditkarte kann entweder mit einem Girokonto verbunden oder – und das passiert weit häufiger – mit Prepaid-Guthaben aufgeladen werden. So entfällt die Notwendigkeit, die Bonität des Nutzers zu prüfen und er kann sie sofort nutzen.
Eine virtuelle Kreditkarte kann jeder beantragen. Während bei der Debitkreditkarte die Bonität des Nutzers keine Rolle spielt, ist sie für eine virtuelle Kreditkarte aber notwendig. Ein Mindestalter von 14 Jahren ist aber in der Regel Voraussetzung.
Im Vergleich zur klassischen Kreditkarte ist die virtuelle Kreditkarte sofort nach der Beantragung einsatzbereit. Die virtuelle Kreditkarte ist in ihrer Nutzung sehr sicher und ermöglicht dem Inhaber mehr Flexibilität in seinem Ausgabenmanagement.
Unternehmen können virtuelle Kreditkarten bei Anbietern wie Moss in kürzester Zeit erstellen, ihren Mitarbeitern freigeben und das Budget kontrollieren. Gleichzeitig können sie ihnen die Rechte wieder entziehen, falls sie das Unternehmen verlassen. Vor allem aber sparen sie sich Zeit und Ressourcen, wenn durch virtuelle Kreditkarten beispielsweise die Spesenabrechnung entfallen kann.
