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Reisekostenabrechnung 2024: Pauschalen, Beispiele und Tipps


Eine Reisekostenabrechnung wird nach einer Geschäfts- oder Dienstreise erstellt. Sie listet alle Ausgaben auf, die im Zusammenhang der beruflich veranlassten Reise entstanden sind. Im Regelfall gehen Arbeitnehmer in Vorkasse und lassen sich die Ausgaben im Anschluss erstatten. Eine Reisekostenabrechnung ist in der Regel mit reichlich Aufwand verbunden: Belege müssen gesammelt, eingereicht, sortiert und für das Finanzamt aufbereitet werden. Nicht jede Auswärtstätigkeit wird zudem als Geschäftsreise anerkannt – und zusätzliche gesetzliche Anforderungen bei Reisekostenabrechnungen sowie neue Sätze bei Pauschalbeträgen können zusätzlich verwirren. Was Beschäftigte und Unternehmen bei einer Reisekostenabrechnung beachten sollten und wie digitale Lösungen all dies vereinfachen, erklären wir hier.

Welche Reisen gelten als Geschäftsreisen?

Eine Geschäftsreise oder Dienstreise, die auch steuerlich als solche anerkannt wird, muss gewisse Kriterien erfüllen. Nur dann kann sie auch in Form einer Reisekostenabrechnung erstattet werden. Im Steuerrecht spricht man zur besseren Unterscheidbarkeit deshalb auch nicht von Geschäfts- oder Dienstreisen, sondern von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten.

Die Definition dafür lautet wie folgt: 

„Bei einer Geschäfts- bzw. Dienstreise ist der Unternehmer selbst oder ein Beschäftigter vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der privaten Wohnung beruflich tätig.”

Folgende Beispiele gelten als berufliche veranlasste Auswärtstätigkeiten und damit steuerlich absetzbare Geschäftsreisen:

  • Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
  • Fahrten zu anderen Firmenstandorten (wenn die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung größer ist als der Weg zur festen Arbeitsstätte)
  • Fahrten zu Kongressen, Tagungen, Schulungen und Messen

Tipp: Sollte die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung geringer sein als der Weg zur Arbeitsstätte, können Beschäftigte die Kosten in ihrer Einkommensteuer als Werbungskosten absetzen. 

Ein weiteres Kriterium für eine Geschäftsreise ist die Reisedauer. Mindestens acht Stunden muss sie dauern, damit sie als solche gilt. Nach oben hin sind die Grenzen ebenfalls definiert: Dauert ein beruflich bedingter Auswärtsaufenthalt länger als drei Monate, gilt dies nicht mehr als Geschäftsreise. Wer in all diesen Fällen konkret die Geschäftsreise antritt, ist nicht entscheidend. Es können also Inhaber, Mitglieder der Geschäftsführung oder jeglicher Angestellter gleichermaßen im Auftrag des Unternehmens auf Reisen gehen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Erklärung für den Begriff „Reisekostenabrechnung“ ist schnell gefunden. Auf den Punkt gebracht: Eine Reisekostenabrechnung fasst alle Kosten, die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen, zusammen. Unternehmen sind gesetzlich nicht dazu nicht verpflichtet, diese durchzuführen, aber es ist unter steuerlichen Gesichtspunkten sehr sinnvoll. Denn: Reisekosten gelten als Betriebsausgaben und werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt. Damit wirken sie sich steuermindernd aus und es kann – bei einigen Reisekostenarten – auch ein Vorsteuerabzug durchgeführt werden. 

Voraussetzung ist, dass es sich nachgewiesenermaßen um eine Geschäftsreise handelt. Um genau dies dem Finanzamt gegenüber zu beweisen, wird eine Reisekostenabrechnung vorgenommen, in der alle Kosten – mit den entsprechenden Belegen und Quittungen – hinterlegt sind. Geht dabei vor Ort oder im Prozess ein Beleg verloren, können auch Eigenbelege ausgestellt werden. Diese sind aber nicht vorsteuerabzugsberechtigt.  

Wichtig für Beschäftigte, die häufig dienstlich auf Reisen sind: Alle Details zur Reisekostenübernahme haben Unternehmen in den Reisekostenrichtlinien geregelt. In der Regel finden sich darin Antworten auf diese Fragen:

  • Wer darf im Auftrag des Unternehmens reisen?
  • Bis wann und wie muss man eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
  • Welche Reisekosten werden erstattet?
  • Welche Anbieter bzw. Partnerfirmen des Unternehmens sollen bei der Buchung genutzt werden?
  • Welche Hotel- bzw. Flugkategorien und Transportmittel sind erlaubt?

Vor Antritt der ersten Geschäftsreise sollte man sich hier als Beschäftigter in jedem Fall ausführlich informieren.

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Welche Probleme verursachen analoge Reisekostenabrechnungen?

Reisekostenabrechnungen sind bei Angestellten nicht sonderlich beliebt – und das, obwohl es eigentlich Geld zurückgibt. Der Grund liegt in den hohen Aufwänden, die mit der Erstellung verbunden sind – vor allem dann, wenn der Prozess noch in Papierform mit Formularen oder Excel-Listen abläuft. Eine hohe Fehleranfälligkeit, fehlender Überblick und ein hoher manueller Nachbereitungsaufwand sind nur einige der Punkte, die damit einhergehen. Ein Blick auf die einzelnen Prozessschritte einer händischen Reisekostenabrechnung zeigt, wie zeitintensiv ein solcher Ablauf ist:

  • Die Belege werden gesammelt.
  • Das Reisekostenabrechnungsformular wird nach der Reise ausgefüllt.
  • Das Formular wird bei der zuständigen Stelle im Unternehmen eingereicht.
  • Die Reisekostenabrechnung wird genehmigt.
  • Der Vorgang wird an die Buchhaltung zur Überprüfung und Abrechnung übergeben.
  • Die Belege werden kontiert und gebucht.
  • Die Reisekostenrückerstattung erfolgt schließlich auf das Konto des Beschäftigten.

In diesem Artikel erfährst Du mehr über die speziellen Probleme bei Spesenabrechnungen, die noch mit Papierbergen verbunden sind. Wer sich gleich über eine smarte digitale Lösung informieren möchte, mit der Unternehmen Reisekostenabrechnungen wesentlich schneller und übersichtlicher abwickeln können, erfährt in diesem Abschnitt mehr darüber.

Welche Reisekosten können abgerechnet werden?

Welche Reisekosten können abgerechnet werden?

Reisekosten werden in voller Höhe erstattet. Damit die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet werden können, müssen Arbeitnehmer auf ihren Dienstreisen sämtliche Belege sammeln und bei der Buchhaltung einreichen. Das Steuerrecht unterscheidet bei Dienstreisen grundsätzlich vier Kostenkategorien:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Ein wichtiger Unterschied: Kosten für Fahrt und Übernachtung sind vorsteuerabzugsberechtigt, Kosten für die Verpflegung hingegen nicht. Darüber hinaus gibt es Ausgaben, die zwar auf Geschäftsreisen anfallen können, aber nicht steuerlich absetzbar sind: zum Beispiel für Bußgelder, Minibar im Hotel, Pay-TV, Zusatzgepäck und Massagen. In den nächsten Abschnitten stellen wir die einzelnen Kostenkategorien genauer vor.

Fahrtkosten in Reisekostenabrechnungen: Worauf ist zu achten?

Je nachdem mit welchem Transportmittel man reist, können auf Geschäftsreisen unterschiedliche Arten von Fahrtkosten entstehen. Grundsätzlich gilt: Kosten für Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und auch Zwischenheimfahrten werden komplett übernommen. Voraussetzung dafür sind entsprechende Nachweise über Tickets oder Quittungen und dass die Fahrten mit folgenden Verkehrsmitteln erfolgt sind (es sei denn, es ist in den Reisekostenrichtlinien des Unternehmens gesondert geregelt):

  • Privat-Pkw
  • Mietwagen
  • Flugzeug
  • Bahn
  • Taxi

Wer mit dem Firmenwagen unterwegs ist, bekommt keine Kosten erstattet. Bei Fahrten mit dem Privat-Pkw gibt es für Beschäftigte zwei Möglichkeiten: 

1.   Abrechnung per Kilometerpauschale. Diese liegt derzeit bei 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer, bei Motorrädern und Motorrollern beträgt sie 0,20 Euro. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich diese Pauschale seit 2024 auf 0,38 Euro.

2.  Abrechnung nach Kilometersatz. Hierbei müssen sämtliche Kosten, die pro Jahr für das Auto anfallen – also Abschreibung, Benzin, Stellplatz- Mieten, Reparaturen, Steuer, Versicherung, Wartung und Zinsen – addiert und durch die Zahl der gefahrenen Kilometer geteilt werden. Das ist zwar etwas komplizierter, kann sich aber gerade bei hochwertigen Privat-Pkws für Beschäftigte durchaus lohnen. In beiden Fällen empfiehlt sich unbedingt das lückenlose Führen eines Fahrtenbuchs, das die Gesamtkosten, die Jahresfahrleistung sowie die dienstlich gefahrenen Kilometer dokumentiert. Hier ist das Finanzamt besonders streng, weil Privatfahrten mit dem Firmenwagen strikt von beruflich bedingten Strecken zu trennen sind.

Wie sind die Reisekostenpauschalen in 2024?

Wie sind die Reisekostenpauschalen in 2024?

Pauschalen werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium angepasst. Nachdem von 2022 auf 2023 keine Erhöhung stattfand, war für 2024 im Zuge des neuen „Wachstumsschancengesetzes“ eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen geplant. Die Halbtagespauschale sollte von 14 auf 16 Euro und die Ganztagespauschale von 18 auf 32 Euro steigen. Der Bundesrat verweigerte jedoch die Zustimmung zum Wachstumsschancengesetz, sodass die folgenden Angaben erst einmal bis auf weiteres gelten.

Verpflegungskosten in Reisekostenabrechnungen: Worauf ist zu achten?

Was die Verpflegung angeht, hat sich in Deutschland eine Pauschale von 28 Euro pro Tag etabliert. Für Auslandsreisen gelten angepasste Sätze. Die Pauschale hat den Vorteil, dass Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise nicht jeden Restaurantbesuch durch Quittungen belegen müssen. Ein Nachteil entsteht, wenn die tatsächlichen Kosten der Verpflegung den Pauschbetrag übersteigen.

Die Pauschale greift in voller Höhe erst ab einer längeren Geschäftsreise über acht Stunden. An- und Abreisetag sowie Tagesreisen ohne Übernachtung werden mit einem Pauschalbetrag von 14 Euro verrechnet. Die Pauschale wird außerdem um 40 Prozent gekürzt, wenn die Arbeitnehmer zum Beispiel vom Kunden zum Essen eingeladen worden sind. Bietet das Hotel oder Unterkunft ein Frühstück an, wird die Pauschale um 20 Prozent gekürzt. Man spricht in diesem Fall auch von einem „bereinigten Verpflegungsmehraufwand“.  

Tipp: Es liegt ein Nachweis über die Kosten einer Mahlzeit vor, zu der eine Einladung erfolgt ist? In diesem Fall ist die Pauschale nicht prozentual zu kürzen, sondern um den konkreten Betrag. Nachzahlungen können für die Beschäftigten daraus natürlich nicht entstehen.

Weitere Informationen zum Thema Verpflegungskosten haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

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Übernachtungskosten in Reisekostenabrechnungen: Worauf ist zu achten?

Als Übernachtungskosten gelten alle Kosten, die Geschäftsreisenden durch Übernachtungen entstehen. Im Normalfall sind das also Aufwendungen für Hotels oder Apartments, in die man sich während der Geschäftsreise zu Übernachtungszwecken eingebucht hat. Auch hier gilt, wie bei den Fahrtkosten, dass sämtliche Kosten in voller Höhe erstattet werden, solange sie durch Belege dokumentiert werden und auch der Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf deutlich gemacht wird. Einzige Ausnahme: Die Kosten wurden vorab vom Unternehmen per Überweisung oder unternehmenseigene Kreditkarte bezahlt. In diesem Fall findet keine nachträgliche Rückerstattung statt.

Weitere Informationen zum Thema Übernachtungskosten haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Reisenebenkosten in Reisekostenabrechnungen: Worauf ist zu achten?

Alle Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen und nicht unter Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten fallen, können als Reisenebenkosten in der Reisekostenabrechnung gelistet werden. Pauschalen gibt es für Reisenebenkosten nicht.

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen, Maut- und Parkgebühren, Telefongebühren, Schließfächer-Kosten, WLAN-Kosten im Hotel, Reiseversicherungen, Schadenersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls, entstandene Kosten durch Diebstahl, Reinigungskosten sowie Trinkgelder. Bei Trinkgeldern ist der Nachweis durch sogenannte Eigenbelege gestattet. Eigenbelege machen die Abrechnung von Reisenebenkosten also etwas einfacher, sie sind allerdings nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Wie sieht ein Beispiel für eine Reisekostenabrechnung aus?

Wie sieht ein Beispiel für eine Reisekostenabrechnung aus?

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen verdeutlichen, wie eine Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer in Deutschland vorzunehmen ist. Wir unterscheiden dabei ganz bewusst zwischen einer mehr- und einer eintägigen Geschäftsreise, weil nur im ersten Fall eine Erstattung der Kosten vorgenommen wird. 

Reisekostenabrechnung bei einer mehrtägigen Geschäftsreise

Ein Mitarbeiter fährt für sein Unternehmen am 1. April von Düsseldorf nach Berlin und am 4. April wieder zurück. Er hat also einen Anreise- und einen Abreisetag sowie zwei volle Tage in Berlin. Seine Unterkunft bietet kein Frühstück an. Für die An- und Abreise stehen ihm jeweils 14 Euro Verpflegungspauschale zu. An den beiden vollen Tagen berechnet er jeweils 28 Euro pro Tag. Am Abend vor der Abreise wird er vom Kunden zum Essen eingeladen, wodurch sich die Pauschale für diesen Tag um 40 Prozent reduziert.

Ohne die Einladung durch den Kunden läge die Pauschale für den gesamten Aufenthalt also bei 84 Euro. Mit der Einladung reduziert sie sich auf 72,80 Euro. Unabhängig davon werden dem Mitarbeiter die Fahrtkosten und Übernachtungskosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Für die Reisekostenabrechnung ist es allerdings nötig, dass der Mitarbeiter sämtliche Rechnungen und Belege aufbewahrt und beilegt.

Reisekostenabrechnung bei einer eintägigen beruflich bedingten Auswärtstätigkeit

In einem anderen Beispiel fährt eine Mitarbeiterin morgens von ihrer Arbeitsstätte in Aachen zu einem beruflich relevanten Seminar in Köln. Das Seminar dauert einige Stunden und am Nachmittag ist die Mitarbeiterin wieder zuhause. Auch wenn sie genau genommen eine Anreise und Abreise getätigt hat, stehen ihr keine Verpflegungspauschalen zu. Das wäre erst bei einer mehrtägigen Geschäftsreise der Fall. Die Fahrtkosten werden allerdings als Betriebskosten vom Unternehmen abgesetzt, oder aber als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung der Mitarbeiterin.

Vorlage beim Finanzamt – welche Regeln gibt es?

Für die Reisekostenabrechnung gibt es seitens des Gesetzgebers keine formalen Vorgaben. Theoretisch können die Abrechnungen auch handschriftlich oder in Excel erstellt werden. Im Internet gibt es dafür auch zahllose kostenlose Vorlagen, Muster und Beispiele. Wichtig ist nur: Jeder Ausgabeposten muss übersichtlich gelistet sein, durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden können und glaubhaft im Zusammenhang einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstanden sein. Sind diese Kriterien erfüllt, wird eine Reisekostenabrechnung vom Finanzamt in der Regel anerkannt. Auch wenn das Finanzamt theoretisch mit vielen Varianten an Reisekostenabrechnungen „klarkommt“: Die beste Lösung für Unternehmen ist heute in vielerlei Hinsicht die digitale Reisekostenabrechnung. Die Vorteile stellen wir im nächsten Abschnitt genauer vor.

Welche Vorteile bietet eine digitale Reisekostenabrechnung?

Welche Vorteile bietet eine digitale Reisekostenabrechnung?

Weil es vor allem auf Geschäftsreisen schwierig sein kann, den Überblick über alle entstandenen Ausgaben zu behalten und die Belege fein säuberlich zu sammeln, entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, ihre Reisekostenabrechnung zu digitalisieren. Gerade wenn besonders viele Geschäftsreisen anfallen, macht sich ein digitaler Prozess schnell bezahlt.

Mit Moss können Mitarbeiter zum Beispiel alle Quittungen einfach während der Reise mit der App abfotografieren. Die Belege landen dann automatisch bei der Buchhaltung – und auch die Unternehmensführung hat einen aktuellen Überblick über alle Posten der Geschäftsreise. Die Reisekostenabrechnung wird dadurch in vielerlei Hinsicht extrem vereinfacht und beschleunigt. 

Die konkreten Moss Vorteile im Überblick:

  • Schnellstmögliche Verarbeitung und Auszahlung
  • Automatische Berücksichtigung aller aktuellen Pauschalen
  • DATEV-Schnittstelle stellt für das Finanzamt Korrektheit sicher
  • Einseh- und auswertbare Abrechnungen bei eventuellen Steuer- oder Betriebsprüfungen
  • Vereinfachung des gesamten Buchhaltungsprozesses, da alle Mitarbeitenden alle Ausgaben per App erfassen können
  • Einfacher Umstieg auf digitale Buchhaltung
  • Entlastung von Belegschaft, Buchhaltung und Management
  • Echtzeit-Tracking, kein händisches Sammeln oder Archivieren mehr
  • Nahtlose Integration in andere Finanzprozesse

Ein weiterer wichtiger Vorteil: Mit Moss können Mitarbeitende sich auf Geschäftsreisen voll und ganz auf ihre Tätigkeiten konzentrieren, ohne sich noch um die Abrechnung im Anschluss Sorgen machen zu müssen. Und die Buchhaltung spart mit digitalen Lösungen über die Jahre unzählige Arbeitsstunden ein. So werden wertvolle Ressourcen frei für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen. Auch die Ausgabe von Firmenkreditkarten sind für viele Unternehmen mittlerweile ein probates Mittel, um ihr Ausgabenmanagement übersichtlicher und kontrollierter zu gestalten. Bezahlaktivitäten werden dadurch transparenter und Budgetvorgaben strikter eingehalten. Auch das Kostenbewusstsein der Mitarbeitenden wird dadurch geschärft. In diesem Artikel gibt es weitere Informationen über Firmenkreditkarten von Moss.

FAQs

Wie sieht eine Reisekostenabrechnung aus?

Gesetzliche Vorgaben, wie eine Reisekostenabrechnung formal auszusehen hat, gibt es nicht. Die meisten Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Vorlagen zur Verfügung. Im Internet findet man ebenfalls viele kostenlose Muster, die man nur noch ausfüllen muss. Wird die Reisekostenabrechnung noch in Papierform abgewickelt, müssen ebenfalls alle Originalbelege mit eingereicht werden.

Wie lange kann ich eine Reisekostenabrechnung rückwirkend einreichen?

Es gibt eine Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen. Sie wird im Paragraph 195 des Bundesgesetzbuchs festgesetzt und beläuft sich auf drei Jahre. Innerhalb dieses Zeitrahmens kann man alle im Zusammenhang einer beruflich bedingten Reise entstandenen Kosten geltend machen. Die meisten Unternehmen regeln die Rückzahlung der Reisekosten allerdings im Monatsturnus.

Ab wann kann ich eine Reisekostenabrechnung einreichen?

Im Grunde genommen kann eine Reisekostenabrechnung direkt nach Abschluss der Geschäftsreise vorgenommen werden. Dies empfiehlt sich sogar, weil die Erinnerung an entstandene Kosten noch am frischesten ist und ggf. in Hotels, Restaurants oder Cafés noch nachträglich Belege angefordert werden können. Und: Je schneller eine Reisekostenabrechnung gemacht ist, desto schneller landet auch das verauslagte Geld auf dem Konto der Beschäftigten.

Wie viel Cent pro Kilometer sind in der Reisekostenabrechnung absetzbar?

Die Kilometerpauschale ist gesetzlich geregelt und beläuft sich auf 30 Cent pro Kilometer. Ab dem einundzwanzigsten Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 38 Cent. Diese Regelung gilt seit dem 01.01.2022. Für Motorräder und Motorroller gilt eine reduzierte Kilometerpauschale von 20 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Was ist bei der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Wichtig ist es, alle Belege und Rechnungen aufzuheben und im Original bei der Buchhaltung einzureichen. Bei jeder Ausgabe muss auch klar sein, inwieweit sie beruflich bedingt getätigt wurde. Aufwendungen für private Vergnügen während der Reise fallen nicht unter die Reisekosten und werden dementsprechend nicht erstattet.

Was sind die Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung mit Moss?

Bei der digitalen Reisekostenabrechnung entfällt das lästige Sammeln, Weiterleiten und Archivieren von Originalbelegen und Quittungen. Alle Kaufbelege können einfach per App fotografiert werden und landen automatisch bei der Buchhaltung. Die DATEV-Schnittstelle garantiert eine nahtlose Weiterverarbeitung der Reisekostenabrechnung. Mitarbeiter erhalten schneller ihr Geld zurück und die Unternehmensführung behält leichter den Überblick über alle getätigten Ausgaben.

Amelie Orterer
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