Erfolgreiche Unternehmen denken voraus. Sie investieren in die Zukunft. Voraussetzung dafür ist entsprechendes Budget. Mit einem smarten Ausgabenmanagement lassen sich Ausgaben überwachen, Sparpotenziale ermitteln und nutzen und Geschäftsprozesse optimieren. So senken Unternehmen Kosten und setzen neue Ressourcen für Investitionen frei, die sie in eine sichere Zukunft führen.
Aber was genau ist Ausgabenmanagement – und wie profitieren Unternehmen davon?
Ausgabenmanagement im Unternehmen
Unter dem Begriff „Ausgabenmanagement“ werden in einem Unternehmen letztlich alle Tätigkeiten zusammengefasst, die sich mit dem Organisieren, Überwachen und Anpassen von Ausgaben beschäftigen. Einkaufsprozesse werden dokumentiert, die Buchhaltung vereinfacht und Auslagen schnell zurückgezahlt. Mit effektivem Ausgabenmanagement werden Prozesse vereinfacht, Risiken reduziert und Kosten eingespart.
Am Ausgabenmanagement im Unternehmen sind verschiedene Abteilungen beteiligt, von der Finanzadministration über den Einkauf bis hin zu Compliance. Zur Automatisierung von Prozessen ist ebenso die IT beteiligt.
Automatisierung durch Ausgabenmanagement-Software
Für eine möglichst hohe Effizienz im Unternehmen werden alle Ausgabenaktivitäten heute mehr und mehr mit Hilfe von Software automatisiert – vom Bezahlen selbst über die Abrechnung bis hin zur Rückerstattung von Auslagen. Entsprechende Software kann sogar einen Großteil der vorbereitenden Buchhaltung übernehmen und so nicht nur das Unternehmen selbst, sondern ebenso den Steuerberater entlasten. Beides schafft Zeit, reduziert Kosten und macht so Ressourcen frei für strategische Aufgaben, die die Zukunft eines Unternehmens prägen.
Funktionen von Ausgabenmanagement
Ziel des Ausgabenmanagements ist es, mehr Kontrolle über die Unternehmensausgaben zu erhalten und sie nachhaltig zu optimieren – das heißt nicht nur durch einmalige Kosteneinsparungen, sondern durch Prozesse, die sie langfristig ermöglichen.
Ermöglicht wird das durch die Digitalisierung, u. a. von Beschaffungs-, Vertrags- und Einkaufsprozessen. Genauso werden Prozesse zur Verwaltung von Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen digitalisiert, vereinfacht und ggf. sogar automatisiert. Letztlich schauen sich Unternehmen alle Bereiche an, die Berührungspunkte mit ihrem Ausgabeverhalten haben und steigern ihre Effizienz.
Ein wesentlicher Bestandteil und Grundlage des Ausgabenmanagements ist das Überwachen der Ausgaben. Wer bei all seinen Investitionen sicherstellen möchte, finanziell kluge Entscheidungen zu treffen, muss im Blick haben, wohin sein Budget fließt – was ab einer gewissen Unternehmensgröße alles andere als einfach ist. Mit Hilfe von entsprechender Spend Management Software können wiederum alle Unternehmensausgaben erfasst, überwacht und auf ihren Nutzen hin überprüft werden. Dieses Wissen hilft dabei, den Return On Invest von Ausgaben zu optimieren.
Bestandteile einer Spend Management Software
Wir haben bereits festgestellt: Smartes Ausgabenmanagement funktioniert am besten mit Hilfe einer Software. Eine solche Spend Management Software vereinfacht Unternehmen die Verwaltung ihrer Ausgaben und übernimmt gewisse Prozesse sogar vollständig. So werden Zahlungsprozesse optimiert, Ausgaben kontrolliert, Verwaltungskosten reduziert und der Cashflow insgesamt erhöht.
Rechnungsverwaltung
Ein elementarer Bestandteil einer Ausgabenmanagement-Software ist die Rechnungsverwaltung. Sie bildet den gesamten Prozess vom Empfang der Rechnung bis hin zu ihrer Bezahlung ab. Werden Rechnungen empfangen, werden diese mit Hilfe eines OCR-Scans automatisch ausgelesen, alle relevanten Daten extrahiert und in die Software eingespeist. Es ist möglich, einen individuellen Freigabeprozess zu definieren, mit dem es mit nur wenigen Klicks möglich wird, das Go für die Bezahlung einer Rechnung zu geben. Und: Die vorbereitende Buchhaltung wird automatisch übernommen.
Spesenmanagement
Ein sonst sehr zeitaufwendiger Prozess ist das Management von Mitarbeiterausgaben. Sie brauchen Freigaben für ihre Kosten, legen diese aus und müssen sie sich später aufwendig zurückerstatten lassen. Bei einer Reise, z. B. zu einem wichtigen Meeting, kann das Ziel bei all den Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten oder Reisenebenkosten schnell aus den Augen verloren werden. Mit einer entsprechenden Software können Freigaben schneller erteilt, Belege von Spesen automatisiert ausgelesen und Kosten mit nur einem Klick zurückerstattet werden.
Verwaltung intelligenter Firmenkarten
Wenn es denn überhaupt Auslagen braucht: Dank intelligenter Firmenkarten können Unternehmen ihren Mitarbeitern diesen Umweg ersparen. Stattdessen bezahlen sie gleich selbst mit Unternehmensgeldern. Die entsprechenden Budgets werden vorab für die jeweilige Firmenkarte freigegeben und der Mitarbeiter kann sofort mit ihr bezahlen – ob mit einer echten Karte oder nur einer virtuellen.
Vorteile von Ausgabenmanagement-Lösungen
Unternehmen profitieren auf vielfältige Weise von einem effizienten Ausgabenmanagement mit einer intelligenten Software. Es profitieren nicht nur die Abteilungen, die direkt mit Finanzen zu tun haben, sondern dank smartem Spesenmanagement alle Mitarbeiter.
- Kosteneinsparungen: Natürlich – wer sich aktiv mit der Verwaltung seiner Unternehmensausgaben auseinandersetzt, kann Kosten einsparen und Ressourcen für Investitionen frei machen.
- Effizienzsteigerung: Prozesse in der Finanzabteilung, im Einkauf oder in Compliance werden vereinfacht, die Effizienz erhöht. Es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.
- Mehr Zeit für strategische Aufgaben: Die freigewordenen Ressourcen können Unternehmen einsetzen, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen langfristig voranbringen.
- Fehleranfälligkeit wird reduziert: Durch die Automatisierung von Prozessen im Bereich der Finanzen wird die Fehleranfälligkeit durch menschliches Versagen erheblich reduziert.
- Risikomanagement: Unternehmen schützen sich durch individuelle Freigabeprozesse und fest definierte Ausgabenlimits vor Betrug. Firmenkarten können außerdem bei Verlust sofort gesperrt werden.
- Zusammenarbeit wird optimiert: Gleichzeitig gehen die einzelnen Aufgaben mehr Hand in Hand und die verschiedenen Abteilungen können effizienter zusammenarbeiten.
- Skalierbarkeit wird erhöht: Unternehmen können schnell auf Wachstum reagieren, dank automatisierter Datenerfassung und -verarbeitung, Integration in DATEV & Co. oder Erstellung virtueller Firmenkarten mit nur einem Klick.
- Vorbereitende Buchhaltung: Die Ausgabenmanagement-Software übernimmt die vorbereitende Buchhaltung – das spart Zeit im Unternehmen und Kosten für den Steuerberater.
- Finanzen werden transparent: Unternehmen erhalten mit ihrem Spend Management Tool Echtzeiteinblick in ihre Finanzen. Sie gewinnen einen Überblick über ihre Ausgaben und können das Budget effektiv kontrollieren.
Ist ein Ausgabenmanagement-Tool erst einmal aufgesetzt und frei nach den Regeln, Prozessen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen individualisiert, sorgt es direkt für Entlastung – dank Vereinfachung, Digitalisierung und Automatisierung.
Das richtige Ausgabenmanagement-Tool finden
Um die richtige Software für effektives Ausgabenmanagement zu finden, müssen sich Unternehmen zunächst mit sich selbst auseinandersetzen und sich fragen, welche Herausforderungen ihnen eigentlich regelmäßig begegnen. Ist es eine aufwendige vorbereitende Buchhaltung? Ein langer Prozess der Rückerstattung von Spesen? Oder dauern Investitionen zu lange, weil die Budgetfreigaben zu spät kommen? Es gibt viele Pain Points, denen Unternehmen in ihrem Ausgabenmanagement tagtäglich begegnen. Zu wissen, welche das sind, hilft dabei, das passende Tool zu finden.
Da es inzwischen viele verschiedene Anbieter von Spend Management Software gibt, ist es ratsam, sich unterschiedliche Lösungen anzusehen und miteinander zu vergleichen. Welche Features bietet welche Lösung an – und wie gut passen diese zu meinen Bedürfnissen? Brauche ich die Features wirklich alle oder zahle ich am Ende für etwas, das ich gar nicht nutze? Es gilt, Preise, Vertragslaufzeiten und Support der verschiedenen Anbieter zu vergleichen. Schließlich hilft das beste Ausgabenmanagement nicht, wenn letztlich keine finanziell klugen Entscheidungen getroffen werden.
Gibt es eine Software-Lösung, die scheinbar allen Vorstellungen entspricht, ergibt es Sinn, sich diese in einem Demo-Call vorführen zu lassen. So gewinnen Unternehmen nicht nur einen ersten Eindruck der Benutzerfreundlichkeit des Tools, sondern unterhalten sich ebenso erstmals mit einem Mitarbeiter des Anbieters. So kann gut ein erster Eindruck entstehen, wie später der regelmäßige Kontakt mit dem Anbieter aussehen kann.
Smartes Ausgabenmanagement mit Moss
Mit der Ausgabenmanagement-Software von Moss erhältst du sofort mehr Kontrolle über deine Ausgaben. Du kannst auf Einzel-, Team- oder Projektebene Ausgabenlimits für deine Mitarbeiter festlegen, Freigabeprozesse mit Automatisierungsregeln vereinfachen und durch intelligentes Rechnungsmanagement deine vorbereitende Buchhaltung automatisieren und per DATEV-Schnittstelle direkt deinem Steuerberater oder Finanzamt bereitstellen.
Dank Firmenkarten sind aufwendige Spesenabrechnungen Geschichte – denn so können Mitarbeiter sofort Zahlungen tätigen, ohne selbst in Vorleistung gehen zu müssen. Sie müssen nur noch die Belege abfotografieren und können sie direkt in der Moss-App hochladen. Mittels OCR-Scan werden alle relevanten Daten ausgelesen und die Rechnungen entsprechend verbucht.
Mit Moss sparen Teams Zeit und Ressourcen, um sie stattdessen in wichtige, strategische Aufgaben investieren zu können. Überzeuge dich von dem Potenzial von Moss für dein Team in einem Demo-Call mit einem unserer Produktexperten.
