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Budgetüberschreitungen vermeiden: Finanzstrategien für Unternehmen


Die Einhaltung des Budgets entscheidet maßgeblich über den Geschäftserfolg. Budgetüberschreitungen können für Unternehmen deshalb schwerwiegende Folgen haben – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die häufig keine ausreichende Liquidität für unvorhergesehene Ausgaben besitzen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie sich Budgetüberschreitungen vermeiden lassen und wie Finanzteams eine effektive Haushaltsplanung gewährleisten können. Außerdem schauen wir uns an, wie digitale Lösungen Unternehmen bei der Einhaltung des Budgets unterstützen können.

Die Rolle von Budgets in Unternehmen

Die Rolle von Budgets in Unternehmen

Die Finanzen eines Unternehmens werden im Budgetplan festgesetzt. Denn nur diejenigen Unternehmen, die ihre Finanzen genau im Blick haben, können sich dauerhaft erfolgreich am Markt positionieren. Überschreitungen des Budgets müssen mit Liquiditätsreserven beglichen werden, die vielen Unternehmen nicht in ausreichender Höhe zur Verfügung stehen.

Finanzteams haben also eine doppelte Aufgabe: Ihnen obliegt zum einen das Management der Finanzen, sodass Unternehmen ihre vorhandenen Ressourcen bestmöglich nutzen können. Zum anderen müssen sie das Budget auch im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen planen – Entwicklungen, die oft nicht absehbar sind, wie uns nicht zuletzt die Pandemie und die Energiekrise gezeigt haben. Ein guter Budgetplan spiegelt auch diese mangelnde Planungssicherheit wider.

Budgets sind detaillierte Pläne, die geschätzte Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum abbilden. In der Regel gelten sie für ein Geschäftsjahr. Diese Haushaltspläne erstellen Unternehmen auf der Grundlage von Geschäftszielen, historischen Daten, Marktanalysen und Prognosen. Sie dienen als Richtlinie für die finanzielle Steuerung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens.

Im Unternehmensalltag spielen Budgets eine zentrale Rolle und unterstützen Unternehmen bei der …

  • Planung: Budgets ermöglichen die Planung von Geschäftsmodellen, indem sie den Entscheidungsträgern einen Rahmen für die Verteilung der finanziellen Ressourcen bieten. Sie ermöglichen es Unternehmen, Prioritäten zu setzen, Investitionen zu tätigen und die nötigen Ressourcen für ihre Geschäftsziele bereitzustellen.
  • Kontrolle: Budgets dienen als Kontrollinstrument, indem sie es Unternehmen ermöglichen, ihre tatsächlichen Finanzergebnisse mit den geplanten Geschäftszielen zu vergleichen. So können sie Abweichungen frühzeitig erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.
  • Koordination: Budgets helfen dabei, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionen im Unternehmen zu koordinieren. Sie stellen sicher, dass alle Bereiche des Unternehmens auf gemeinsame Ziele hinarbeiten und ihre Aktivitäten aufeinander abstimmen.
  • Leistungsmessung: Budgets dienen nicht zuletzt als Messgrundlage der unternehmerischen Leistung. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Arbeit einzelner Abteilungen und Mitarbeiter sowie den Erfolg von Projekten oder Maßnahmen anhand der erreichten finanziellen Ziele zu beurteilen.
   

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Ursachen für Budgetüberschreitungen erkennen und verstehen

Ursachen für Budgetüberschreitungen erkennen und verstehen

Es kann viele Ursachen dafür geben, warum Unternehmensbudgets überschritten werden. Wir zählen die wichtigsten Gründe auf:

Ungenaue Schätzungen

Eine der Hauptursachen für Budgetüberschreitungen sind ungenaue Schätzungen von Einnahmen und Ausgaben. Budgets orientieren sich an den Geschäftszahlen der Vorjahre, müssen aber auch zukünftige Entwicklungen widerspiegeln. Und neugegründete Unternehmen haben keine eigenen Erfahrungswerte, auf die sie bei der Budgetplanung zurückgreifen können.

Wenn die Schätzungen nicht realistisch sind oder auf unzureichenden Informationen basieren, kann das zu erheblichen Abweichungen vom geplanten Budget führen. Bei der Ermittlung von Schätzwerten sollten Finanzteams also auf so detaillierte Daten wie möglich zurückgreifen. Dazu zählen nicht nur historische Daten des eigenen Betriebs, sondern auch Marktbedingungen, Konkurrenzanalysen und Branchentrends.

Unvorhergesehene Ausgaben

Unvorhergesehene Ausgaben können ebenfalls zu Budgetüberschreitungen führen. Dazu zählen zum Beispiel Reparaturen von defekten Geräten oder Produktionsmaschinen, Rechtsstreitigkeiten, Naturkatastrophen oder politische Umbrüche. Viele Unternehmen, vor allem im kleinen und mittelständischen Sektor, verfügen selten über die nötigen Liquiditätsreserven für diese Mehrausgaben.

Da diese Ausgaben trotz strategischer Vorsicht nötig sein können, ist es wichtig, im Budget einen angemessenen Puffer einzuplanen. Gleichzeitig sollten Unternehmen eine geeignete Risikomanagementstrategie implementieren, sodass sie auf solche Ereignisse reagieren können.

Auch das Thema Versicherung sollte in Unternehmen ausgiebig diskutiert und evaluiert werden: Viele Versicherungen, die für Privatpersonen unnötig sind, können sich im Geschäftsalltag als überlebensnotwendig herausstellen.

Unzureichende Planung und mangelnde Transparenz

Eine unzureichende Budgetplanung und Intransparenz der Unternehmensfinanzen sind weitere Faktoren, die zu Budgetüberschreitungen führen können. Verkürzte Planungsprozesse und ein unvollständiger Überblick über die finanzielle Situation können ebenfalls dafür sorgen, dass das Budget nicht eingehalten werden kann.

Hier helfen zum Beispiel digitale Lösungen, die unternehmerische Finanzflüsse transparent und übersichtlich machen. Gleichzeitig lassen sich mithilfe digitaler Ausgabenlösungen viele manuelle Finanzprozesse automatisieren und somit leichter steuern und kontrollieren. Digitale Lösungen erleichtern zusätzlich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Sie ermöglichen es allen Abteilungen, einen transparenten Überblick über die Finanzflüsse zu erhalten.

Budgetüberschreitungen vermeiden: Maßnahmen und Strategien

Budgetüberschreitungen vermeiden: Maßnahmen und Strategien

Es sind also vor allem ungenaue Schätzungen, unvorhergesehene Ausgaben und eine unzureichende Planung, die bei Budgetüberschreitungen eine Rolle spielen. Unternehmen stehen aber eine Vielzahl an Strategien zur Verfügung, mit denen sich die Planungssicherheit in Sachen Budgetierung erhöhen lässt. Einige der Möglichkeiten stellen wir hier vor: 

  1. Genaues Jahresbudget erstellen

Ein Jahresbudget umfasst die finanzielle Planung für das gesamte Geschäftsjahr. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Ziele und Prioritäten abzustimmen und ihre Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen. Je gewissenhafter das Jahresbudget erstellt wurde, desto weniger anfällig ist das Unternehmen für Budgetüberschreitungen.

Ein gutes Jahresbudget ist nicht nur eine Sammlung von Zahlen, sondern vermittelt die Werte und Ziele des Unternehmens und kommuniziert die dahinterstehenden Strategien klar verständlich und auf nachvollziehbare Weise.

  1. Alle Konten auf dem neuesten Stand halten

Nachdem das Jahresbudget feststeht, obliegt es der Buchhaltung, für dessen Einhaltung zu sorgen. Die regelmäßige Aktualisierung aller Geschäftskonten spielt hier eine entscheidende Rolle: Jede Transaktion sollte so zeitnah wie möglich erfasst, kategorisiert und bearbeitet werden.

Dazu gehört auch ein kontinuierliches Ausgabenmonitoring: Unternehmen sollten ihre Ausgaben laufend überwachen, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der Budgetgrenzen bleiben.

Bereits kleine und mittlere Unternehmen haben eine derart große Menge an Transaktionen zu verzeichnen, dass sich ein Umstieg auf ein digitales Finanzmanagement schnell bezahlt macht: Zahlungsflüsse werden automatisch erfasst, gesetzeskonform archiviert und sind für die Buchhaltung sofort einsehbar.

  1. Budgetabweichungen im Monatsabschluss erfassen

Der Monatsabschluss sollte nicht nur eine Pflichtübung für den Fiskus sein. Unternehmen, die ihre Monatsabschlüsse sorgfältig mit den übergeordneten Zielen des Jahresbudgets abgleichen, haben ein geringeres Risiko für Budgetüberschreitungen. Sollte es doch einmal dazu kommen, können die jeweiligen Teams sofort sehen, in welchen Bereichen die Budgetüberschreitungen zu verzeichnen sind und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten.

  1. Ausgabentrends analysieren und an Einnahmen anpassen

Unternehmen sollten regelmäßig ihre Ausgaben analysieren, um Trends und Muster zu erkennen. Diese Analyse kann dabei helfen, ineffiziente Ausgaben zu identifizieren und Kosteneinsparpotenziale zu entdecken. Dazu zählen zum Beispiel ungenutzte Abonnements oder ineffiziente Investitionen. Auch hier helfen digitale Tools, um sich einen Überblick über alle regelmäßigen Zahlungsflüsse zu verschaffen.

Die Ausgabenstruktur sollte außerdem in regelmäßigen Abständen an die tatsächlichen Einnahmen angepasst werden. Das verhindert Liquiditätsengpässe und unterstützt die Einhaltung des Budgets.

  1. Budgetlimits einführen und Freigaberichtlinien festlegen

Budgetlimits helfen, die Ausgaben verschiedener Teams oder Abteilungen des Unternehmens zu kontrollieren. Durch die Festlegung von Obergrenzen für bestimmte Ausgabenkategorien können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen und Budgetüberschreitungen vermeiden.

Mit der Lösung von Moss können Unternehmen einzelne Teams mit budgetierten Firmenkarten ausstatten: Die Teams bleiben autonom, was Ausgaben angeht, können jedoch das festgelegte Budget zu keinem Zeitpunkt überschreiten. Falls nötig, lässt sich die Höhe des Budgets mit wenigen Klicks durch die Geschäftsleitung oder die Buchhaltung anpassen. Nicht zuletzt wird so auch Kartenmissbrauch vorgebeugt.

Einkaufskontrollen und gut durchdachte Freigaberichtlinien helfen ebenfalls dabei, das Budget einzuhalten. Unautorisierte Zahlungen sollten unterbunden werden, gleichzeitig müssen Teams aber so autonom wie möglich agieren dürfen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Hier ist eine enge Kommunikation zwischen Buchhaltung, Geschäftsleitung und den einzelnen Teams besonders wichtig.

  1. Mehrere Angebote einholen und Kosten für bestehende Verträge prüfen 

Bevor Verträge abgeschlossen werden, sollten Unternehmen mehrere Angebote einholen und miteinander vergleichen. Bei bereits bestehenden Partnerschaften zu Lieferanten, Produzenten und anderen Geschäftspartnern können Verhandlungen dabei helfen, bessere Konditionen zu erhalten. Hier ist allerdings besonderes Fingerspitzengefühl gefragt: Langfristige und vertrauensvolle Partnerschaften sind in der Regel wertvoller als kurzfristige Geldeinsparungen.

  1. Transparenz und Vertrauenskultur etablieren

Ein transparentes und offenes Budgetmanagement fördert eine Vertrauenskultur im Unternehmen. Mitarbeiter, die über die finanzielle Situation des Unternehmens informiert sind, engagieren sich eher für den finanziellen Erfolg des Unternehmens und passen ihre Arbeit den Budgetvorgaben an. 

  1. Digitale Ausgabenmanagement-Lösung nutzen

Die Implementierung einer digitalen Ausgabenmanagement-Lösung hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzen effektiver zu verwalten: Sie bietet eine bessere Übersicht über Ausgaben, automatisiert manuelle Prozesse (wie zum Beispiel Rechnungsfreigaben) und ermöglicht eine effiziente Budgetkontrolle. Digitale Tools liefern darüber hinaus Daten und Insights, die Unternehmen bei der Einhaltung von Budgetplänen zusätzlich unterstützen können.

Budget digital planen

Budget digital planen

Digitale Lösungen ermöglichen Finanzinformationen in Echtzeit, was für moderne Budgetplanung unverzichtbar ist: Entscheidungsträger können schnell und auf der Grundlage fundierter Finanzdaten auf Budgetabweichungen reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten. Und auch die Mitarbeiter sind durch die transparente digitale Finanzverwaltung jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Mit digitalen Lösungen lassen sich außerdem viele Aspekte des Budgetmanagements automatisieren. Dazu zählen zum Beispiel die Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben, die Zuweisung von Kostenstellen und die Erstellung von Finanzberichten. So sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern minimieren auch Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung dieser Schritte häufig anfallen.

Nicht zuletzt fördert ein digitales Finanzmanagement die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht eine bessere Integration von Finanzdaten in den gesamten Geschäftsprozess: Alle Mitarbeiter und Abteilungen können besser auf gemeinsame finanzielle Ziele hinarbeiten und schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld reagieren.

Moss: Die ganzheitliche digitale Lösung für die Budgetplanung

Moss: Die ganzheitliche digitale Lösung für die Budgetplanung

Moss bietet eine umfassende digitale Ausgabenmanagement-Lösung, mit der Unternehmen nicht nur ihre Finanzprozesse effektiv verwalten, sondern auch Budgetüberschreitungen vermeiden können.

Moss kombiniert Buchhaltung, Finanz-Reportings und die Verwaltung von Firmenkreditkarten in einer benutzerfreundlichen Plattform: Die Ausgaben des Unternehmens werden zentral erfasst und stehen allen relevanten Mitarbeitern und Abteilungen in Echtzeit zur Verfügung. Gleichzeitig lassen sich mit Moss viele Buchhaltungsprozesse automatisieren, was zu weiteren Einsparungen führt.

Einige der Vorteile von Moss für Unternehmen im Überblick:

  1. Zentralisierte Finanzverwaltung: Moss ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben zentral über eine benutzerfreundliche Plattform zu verwalten.
  2. Informationen in Echtzeit: Mit Moss stehen Finanzdaten ohne Zeitverzug zur Verfügung. Das ermöglicht schnelles Handeln auf Basis fundierter Quellenlage und eine bestmögliche Planungssicherheit. Abweichungen im Budget werden schnell erkannt und Korrekturen können zeitnah umgesetzt werden. 
  3. Automatisierte Prozesse: Moss automatisiert wiederkehrende Prozesse wie zum Beispiel die Freigabe von Firmenkarten, die korrekte Kategorisierung von Ausgaben, die Zuweisung von Kostenstellen und die Erstellung von Berichten. Das spart Zeit und Geld – und die freigewordenen Ressourcen können zum Beispiel für die strategische Budgetplanung verwendet werden.
  4. Verbesserte Zusammenarbeit: Moss fördert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht es, Unternehmensfinanzen effektiv und transparent zu verwalten.
  5. Skalierbarkeit: Moss wächst mit den Unternehmen und bietet Funktionen, die sich den wechselnden Anforderungen des Geschäftsbetriebs anpassen.

Die beste Strategie gegen Budgetüberschreitung ist ein transparenter und umfassender Überblick über die Unternehmensfinanzen. Mit Moss können Unternehmen nicht nur ihre Finanzverwaltung vereinfachen und optimieren, sondern haben dabei das Budget immer im Blick.

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FAQs

Was gehört zum Projektbudget?

Ein Projektbudget umfasst alle finanziellen Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung und Umsetzung eines Projekts erforderlich sind. Dazu gehören Personalkosten, Material- und Betriebskosten, externe Dienstleistungen, Reise- und Schulungskosten sowie eventuelle Reserven für Risiken und unvorhergesehene Ausgaben.

Wie ist ein Budget strukturiert?

Ein Budget sollte nicht nur Finanzdaten enthalten, sondern so strukturiert sein, dass es eine klare Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben bietet. Dazu zählt zum Beispiel eine Unterteilung in verschiedene Kategorien und Unterkategorien: Personalkosten, Betriebskosten, Marketing- und Vertriebskosten zählen ebenso dazu wie administrative Kosten.

Was sind typische Kosten im Projekt?

Typische Kosten im Projekt können je nach Art und Umfang des Projekts variieren. Zu den häufigsten Kosten zählen Personalkosten, Materialkosten, Betriebskosten wie zum Beispiel die Raummiete, Kosten für externe Dienstleistungen (Berater, Freelancer), Reise- und Schulungskosten, Marketing- und Vertriebskosten sowie ein Risikopuffer.

Warum sind Budgetüberschreitungen in Unternehmen problematisch?

Budgetüberschreitungen können zu Liquiditätsengpässen und reduzierten Gewinnmargen führen und nicht zuletzt die Existenz des Unternehmens gefährden. Wird das Budget in großem Maßstab und regelmäßig überschritten, schwächt das auch das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern in das Unternehmen und kann langfristig negative Auswirkungen auf den Geschäftserfolg haben.

Welche Ursachen haben Budgetüberschreitungen?

Ungenaue Schätzungen, unvorhergesehene Ausgaben, unzureichende Planung und mangelnde Transparenz im Finanzmanagement sind Hauptursachen für Budgetüberschreitungen. Unternehmen sollten diese Risiken kennen und proaktive Strategien entwickeln, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Digitale Tools helfen Unternehmen dabei, den Ursachen von Budgetüberschreitungen entgegenzuwirken.

Wie können Unternehmen realistische Budgets erstellen?

Realistische Budgets basieren auf fundierten Schätzungen, die interne und externe Faktoren wie historische Daten, Marktbedingungen und Branchentrends berücksichtigen. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Schätzungen sind ebenfalls wichtig, um auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Gute Budgetpläne haben nicht nur einen Puffer für Risiken und unvorhergesehen Ausgaben, sondern antizipieren auch zukünftige Entwicklungen.

Amelie Orterer
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