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Mitarbeiterausgaben

Reisekosten buchen: Informationen zu SKR03 & Co

Franziska Nachtigall
July 8, 2021
7 min

Wenn Arbeitnehmer eine Dienstreise antreten, entstehen Reisekosten. Arbeitgeber können diese übernehmen und die Kosten als Betriebsausgabe beim Finanzamt einreichen und von der Steuer absetzen. In unserem Guide erklären wir einerseits, wie Unternehmer Reisekosten buchen und andererseits, wie der Aufwand für die Verwaltung eben dieser für Arbeitnehmer und Arbeitgeber deutlich reduziert werden kann.

Überblick über die Reisekosten

Bevor wir zeigen, wie Reisekosten zu verbuchen sind, geben wir einen kurzen Überblick über die relevanten Reisekosten. Sie entstehen, wenn Personen auf einer Dienstreise sind: Das heißt, sie sind beruflich bedingt weder am Wohnsitz noch an der ersten Tätigkeitsstätte – dem regelmäßigen Arbeitsplatz – tätig. Hierunter fallen beispielsweise Auslandsreisen, Fortbildungen und Seminare oder auch einfach nur das Mitwirken in einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers.

Während solcher Reisen entstehen Kosten, die der erfolgreichen Durchführung dieser Reise dienen – und die können beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden, sodass die Steuerausgaben sinken. 

Die Reisekosten umfassen:

Fahrt- und Fahrtnebenkosten: Kosten, die zum Beispiel bei einer Taxifahrt, einem Flug oder einer Bahnreise entstehen und sich mit Rechnungen nachweisen lassen, genauso wie gewisse Pauschalbeträge, die bei der Nutzung eines privaten PKWs aufkommen und in der Abhängigkeit zu den dienstlich zurückgelegten Kilometern stehen
Verpflegungsmehraufwand: Kosten für die Verpflegung in Form von Speisen und Getränken, die sich aber immer nur aus Pauschbeträgen zusammensetzen und sich nicht eins zu eins absetzen lassen
Übernachtungskosten: Kosten für die Übernachtung in einem Hotel oder in ähnlichen Einrichtungen; alternativ Übernachtungspauschale bei Übernachtungen, die sich nicht durch Rechnungen belegen lassen
Reisenebenkosten: Kosten für Beförderung und Versicherung von Gepäck, Telefongebühren für dienstliche Telefonate, Mautgebühren, WLAN-Nutzung im Hotel und ähnliches; nicht mit inbegriffen sind zum Beispiel Kosten für Kleidung


All diese Kosten lassen sich als Unternehmer als Betriebsausgaben buchen. Voraussetzung dafür ist die Angabe des Anlasses der entsprechenden Geschäftsreise und das Einreichen aller Belege. 

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Reisekosten als Unternehmer richtig buchen: Das ist SKR03

Wer seine Verpflegung steuerlich geltend machen möchte, kann dafür nicht die tatsächlichen Kosten ansetzen, wie beispielsweise die Summe auf dem Restaurant-Beleg. Das ist nur bei einem Geschäftsessen mit Kunden, Partnern und Lieferanten möglich – bei der Eigenverpflegung nicht. In diesem Fall können aber trotzdem Pauschbeträge abgesetzt werden - der sogenannte Verpflegungsmehraufwand (auch: Tagesgeld). 

Die Kosten dafür sind auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ 4674 (SKR03) zu buchen – oder alternativ auf 6674 (SKR04) bei einer Gliederung nach dem Aufbau einer Bilanz. Dabei ist jeder Tag einzeln abzurechnen. Setzt sich ein Tag aus mehreren Dienstreisen zusammen, können die entsprechenden Zeiten miteinander addiert und gemeinsam abgerechnet werden.

Pauschbeträge seit 2020:

bei einer Reise unter acht Stunden: 0 Euro
bei einer Reise zwischen acht und 24 Stunden: 14 Euro
Tag der Anreise bei einer mehrtägigen Reise: 14 Euro
ein voller Tag bei einer mehrtägigen Reise: 28 Euro
Tag der Abreise bei einer mehrtägigen Reise: 14 Euro


Aus Pauschbeträgen erfolgt kein Vorsteuerabzug. Dafür müssten vorsteuerabzugsfähige Rechnungen vorgelegt werden, in denen die Umsatzsteuer ausgewiesen und der Unternehmer als Rechnungsempfänger eingetragen ist. Als Gesellschafter einer Personengesellschaft, wie beispielsweise einer GbR, OHG oder KG, kann nur die Gesellschaft die Vorsteuer abziehen – und nur, wenn sie als Leistungsempfänger eingetragen ist. Bei Kosten von unter 250 Euro ist die Angabe des Leistungsempfängers wiederum irrelevant. 

Reisekosten einer Übernachtung buchen

Anders als bei der Verpflegung lässt sich bei der Übernachtung der Gesamtbetrag buchen. Voraussetzung ist dafür lediglich, dass ein entsprechender Beleg, wie eine Rechnung, vorliegt und eingereicht wird. Die vollen Kosten können hier als Betriebsausgabe verbucht und der Vorsteuerabzug in Höhe von 7 Prozent mitberechnet werden. Vorsicht: Kosten für das Frühstück beispielsweise, müssen aus der Hotelrechnung herausgerechnet werden. 

Reisekosten für Unternehmer: Frühstück buchen mit SKR03

Denn während der ermäßigte Beherbergunssteuersatz bei 7% liegt, gilt für alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen (z.B. eben das Frühstück) ein Steuersatz in Höhe von 19 Prozent. Werden sie in der Rechnung nicht explizit mit aufgeführt, reduzieren sie die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Wer seine Frühstückskosten bereits mit den Übernachtungskosten verbucht, muss 20 Prozent des vollen Pauschbetrages von 28 Euro von dem jeweiligen Tag abziehen – also 5,60 Euro. Selbiger Prozess gilt für die Erstattung von Mittag- und Abendessen, nur das in diesen beiden Fällen nicht 20 Prozent, sondern jeweils 40 Prozent abgezogen werden. 

Und das macht durchaus Sinn: Wer all seine Mahlzeiten bereits über die Übernachtungskosten abdeckt, hat voraussichtlich keine Ausgaben mehr für weitere Mahlzeiten darüber hinaus – demnach fällt der Pauschbetrag hier auf 0 Euro, wenn Frühstück (20 Prozent), Mittagessen (40 Prozent) und Abendessen (40 Prozent) abgezogen werden (insgesamt 100 Prozent).

Fahrtkosten buchen als Unternehmer

Die Art des Verbuchens hängt bei den Fahrtkosten von der Art der Fortbewegung ab. Klar belegbare Reisen wie mit dem Flugzeug, mit der Bahn oder mit dem Taxi können mit der entsprechenden Rechnung als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs wird entweder eine Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent bei einem Pkw oder 20 Cent bei Motorrädern abgesetzt oder aber der Kilometersatz angewendet. Hierbei werden alle Kosten des Fahrzeugs über ein ganzes Jahr addiert und durch die Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer geteilt. 

Voraussetzung für beide Fälle ist das Führen eines Fahrtenbuches. Und: Wird das Privatfahrzeug zu mehr als 50 Prozent unternehmerisch eingesetzt, zählt es als Betriebsvermögen. Dann müssen die tatsächlichen Betriebskosten ermittelt werden, die wiederum komplett abzugsfähig sind. Der Privatanteil des Fahrzeugs muss jedoch nach 1-Prozent-Regel versteuert werden.

Buchungssatz für eine Hotelrechnung im SKR03: Ein Beispiel

Um die Buchungen der Reisekosten an einem Beispiel festzumachen, nehmen wir uns exemplarisch eine Hotelrechnung vor, bei der das Frühstück bereits inklusive ist. Die Dienstreise dauert einen Tag, weshalb die Hotelrechnung eine Nacht umfasst. Die Übernachtung kostet 107 Euro inklusive der 7 Prozent Umsatzsteuer (7 Euro) plus 11,90 Euro für das Frühstück inklusive der 19 Prozent Umsatzsteuer (1,90 Euro). 

Da es sich bei den beiden Tagen um den Tag der An- und um den Tag der Abreise handelt, steht dem Mitarbeiter jeweils ein Pauschbetrag von 14 Euro zu. Der Pauschbetrag am Tag der Abreise wird um 5,60 Euro reduziert, da der Arbeitgeber die Kosten für die Hotelübernachtung und das Frühstück übernimmt. Der Verpflegungsmehraufwand für den Arbeitnehmer sinkt demnach von insgesamt 28 Euro auf 22,40 Euro.

Der Buchungssatz für die Hotelrechnung lautet:

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4666 (Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand) 100 Euro Sachkonto 1200 (Bank) 118,90 Euro
Sachkonto 1571 (Abziehbare Vorsteuer 7%) 7 Euro
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand) 10 Euro
Sachkonto 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%) 1,90 Euro


Die um 5,60 Euro reduzierte Verpflegungspauschale wird bar an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Der Buchungssatz dafür lautet dementsprechend:

Buchung im SKR03
Soll Haben
Sachkonto 4664 (Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand) 22,40 Euro Sachkonto 1000 (Kasse) 22,40 Euro


Reisekosten ins Ausland buchen 2021

Für Dienstreisen ins Ausland gelten in etwa dieselben Bestimmungen wie für Inlandsreisen. Eine Ausnahme bildet hier besonders der Verpflegungsmehraufwand, der in Deutschland fest definierte Pauschbeträge hat – die sich im Ausland aber von Land zu Land unterscheiden. In unserem Guide zum Verpflegungsmehraufwand zeigen wir die Pauschbeträge der relevantesten Nationen tabellarisch auf. 

Hinweis: Bei Auslandsreisen prüft das Finanzamt besonders streng, ob diese wirklich aus beruflichen Gründen unternommen wurden. Fanden während der Dienstreise auch private Aktivitäten statt, wird diese penibel in einen betrieblichen und einen privaten Teil gesplittet. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Mitarbeiter alle Belege sorgfältig aufbewahren.

Finden Auslandsreisen nur zur An- und Abreise statt und nicht explizit zum Arbeiten, ist die Grundlage des Pauschbetrags der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wurde. Andernfalls wird bei An- und Abreise die letzte Tätigkeitsstätte als Beitragsgrundlage herangezogen. Wird eine Auslandsreise beendet und noch am selben Tag eine neue Auslandsreise begonnen, muss der höhere Pauschbetrag verwendet werden. 

Reisekosten einfach verwalten und buchen mit Moss

Reisekosten genau im Blick zu behalten, sie aufzubewahren und beim Finanzamt abzusetzen, ist ein sinnvoller Weg, Steuern zu sparen und die Kosten entsprechender Dienstreisen damit indirekt zu reduzieren. Die Verwaltung kann aber zum echten Zeiträuber werden. Damit das nicht passiert, lassen sich mit Moss alle Kosten und Belege digital erfassen, dank DATEV-Schnittstelle exportieren und so für die Buchhaltung vorbereiten.

Unternehmen haben die Möglichkeit, Kostenstellen, -träger und Umsatzsteuersätze zu speichern und Zahlungen automatisch zuordnen zu lassen. Ein automatischer Zahlungsabgleich spart Teams am Monatsende viel Zeit.

Nach einer Dienstreise ist es am Schönsten, sich entspannen zu können – und dabei dank Moss keinen Gedanken an die Verwaltung der Belege verschwenden zu müssen. So macht Reisen Spaß. 

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