Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten, grundlegend verändert. Die Verwendung digitaler Finanz-Tools ermöglicht es Unternehmen, Finanzprozesse zu automatisieren und ihre Ressourcen optimal zu nutzen: Sie können ihr Ausgabeverhalten genau analysieren und ihre Agilität im Geschäftsalltag erhöhen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf unterschiedliche digitale Finanz-Tools und deren Vorteile für Finanzteams.
Digitale Finanz-Tools: Moderne Finanzverwaltung für Unternehmen

Die Pandemie hatte nicht nur erheblichen Einfluss auf die Wirtschaft, sondern auch Geschäftsprozesse fundamental verändert. Laut einer Harvard-Studie geben fast drei Viertel aller befragten Geschäftsführer an, dass sie im Zuge der Pandemie ihre Geschäftsstrategien grundlegend hinterfragt und angepasst haben. Besonders fünf Attribute werden dabei von fast allen Befragten genannt und für wichtig befunden:
- flexible,
- kontinuierliche,
- datengestützte,
- kollaborative und
- skalierbare Planung.
Digitale Finanz-Tools ermöglichen es Unternehmen, genau diese genannten Punkte konsequent zu realisieren. Es ist deshalb unerlässlich für Unternehmen geworden, sich auf die Digitalisierung einzulassen und die neuen Technologien optimal zu nutzen. Mit den richtigen Finanz-Tools lassen sich Finanzprozesse automatisieren, Finanzdaten präzise analysieren – und das betriebliche Budget optimal verwalten. Denn moderne Planungs-Tools helfen nicht nur bei der Ausgabenoptimierung, sondern auch bei der Formulierung strategischer Finanzpläne.
Was der beste Finanzplaner für Unternehmen ist, ergibt sich aus der Firmenstruktur: Jedes Unternehmen hat individuelle Ansprüche an die eigene Finanzverwaltung. Grundsätzlich am besten eignen sich aber ganzheitliche Lösungen, die sämtliche Finanzflüsse gebündelt erfassen und die anschließende Bearbeitung der Finanzdaten damit erheblich vereinfachen.
Vorteile digitaler Finanzverwaltung

Die befragten Geschäftsführer nennen immer wieder die bereits genannten strategischen Eckpfeiler: Flexibilität, Kontinuität, datengestützte Planung, Kollaboration und Skalierbarkeit. Die besten Finanz-Tools helfen Unternehmen dabei, genau diese Punkte in ihrer Geschäftsstrategie umzusetzen.
Vorteil 1: Flexibilität
Moderne Planungstools sind individuell anpassbar und ermöglichen den Unternehmen größtmögliche Agilität und Flexibilität in einer Welt, die sich immer schneller verändert. Im Gegensatz zu Excel und anderen starren Lösungen sind digitale Tools bis ins kleinste Detail anpassbar: Finanzteams können die Apps und Tools genau auf ihre Bedürfnisse zuschneiden und ihren eine Vielzahl von Prozessen optimieren.
Vorteil 2: Kontinuität
Kontinuität ist genauso wichtig wie Flexibilität. Denn trotz aller technologischen Neuerungen und gesetzlichen Anpassungen gilt: Geschäftsunterlagen und Dokumente unterliegen einer strengen Aufbewahrungspflicht. Unternehmen, die mit unterschiedlichen Apps oder Finanzlösungen experimentieren, laufen Gefahr, die Übersicht zu verlieren. Mit dem richtigen und ganzheitlichen Finanz-Tool werden Dokumente automatisch gesetzeskonform archiviert und sind auch über Jahre noch übersichtlich und transparent abrufbar.
Vorteil 3: Datengestützte Planung
Die präzise Analyse der Finanzdaten steht am Anfang jedes Finanzmanagements. Denn realistische und zukunftsfähige Budgetpläne lassen sich nur auf Grundlage valider und fundierter Daten formulieren. Mit digitalen Budgetplanung-Tools stehen Unternehmen mächtige Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die immense Datenmenge problemlos erfasst und aufbereitet wird.
Ganzheitliche digitale Lösungen wie zum Beispiel Moss bieten mit Insight-Tools außerdem die Möglichkeit, die Finanzdaten visuell aufzubereiten und abteilungsübergreifend zu kommunizieren – was uns direkt zum nächsten Vorteil bringt.
Vorteil 4: Kollaboration
Abteilungsgrenzen öffnen sich und Hierarchien werden flacher. Die Pandemie hat diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Das heißt für Unternehmen, dass gute und strategische Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen immer wichtiger wird. Die Zeiten sind vorbei, in denen Abteilungen untätig auf die Reportings des Finanzteams warten, bevor sie Entscheidungen fällen können. Vielmehr agieren Finanzteams im Verbund mit CFOs, der Unternehmensleitung und anderen Abteilungen wie zum Beispiel dem Personalmanagement.
Digitale Finanz-Tools machen diese Form der Zusammenarbeit überhaupt erst möglich: Sämtliche Finanzflüsse werden zentral auf der Plattform erfasst und sind transparent für alle relevanten Mitarbeiter und Abteilungen einsehbar. Die Finanzdaten werden in Echtzeit getrackt und können entsprechend schnell für Reportings aufbereitet werden.
Vorteil 5: Skalierbarkeit
Wie bereits im ersten Vorteil ersichtlich wurde: Digitale Finanz-Tools sind in höchstem Maß an die unternehmerischen Bedürfnisse anpassbar. Größere Unternehmen haben allerdings komplexere Ansprüche an ihre Finanzverwaltung als zum Beispiel kleine Unternehmen, die sich noch in ihrer Start-up-Phase befinden.
Dementsprechend muss ein digitales Tool nicht nur anpassbar sein, sondern sich für unterschiedliche Finanzvolumen und Komplexitätsansprüche skalieren lassen. Ganzheitliche digitale Lösungen wie die von Moss wachsen sozusagen mit dem Unternehmen mit – sie lassen sich von der Gründung bis zur Konsolidierung skalieren und werden den wechselnden Anforderungen gerecht.
Finanzplanung-Tools im Vergleich
Ob Buchhaltung, Rechnungsfreigaben, Tools für Budgetplanung oder Lösungen zum Managen von Abonnements: Digitale Finanz-Tools erleichtern Routineaufgaben und beschleunigen unternehmerische Finanzprozesse. Wir gehen auf die verschiedenen Kategorien näher ein und stellen die bekanntesten digitalen Tools für den jeweiligen Bereich vor.
Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware gehörte zu den ersten Online-Tools, die CFOs und Finanzteams das Leben leichter machten. Sie ermöglicht eine Automatisierung der Buchführung und meistens auch eine nahtlose DATEV-Anbindung, sodass die Daten auch für externe Stellen überprüfbar bleiben.
Eine schlanke Buchhaltungssoftware gibt es zum Beispiel von Billomat oder Invoiz. Die Lösungen bieten das Nötigste und sind ausreichend benutzerfreundlich für Finanzteams kleinerer Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit digitalen Tools beschäftigt haben.
Eine doppelte Buchführung ist mit Billomat oder Invoiz allerdings nicht möglich. Unternehmen, die doppelt bilanzieren müssen, können die Daten der Software lediglich als Vorbereitung für eine umfangreiche GuV nutzen – oder sie setzen gleich auf eine ganzheitliche Buchhaltungssoftware, die auch für komplexere Unternehmensstrukturen geeignet ist.
Tools zur Aufbereitung von Finanzdaten
Das Anhäufen von Finanzdaten ist eine Sache – die andere ist es, die gewonnenen Informationen für alle verständlich zugänglich zu machen. Mit digitalen Tools zur Aufbereitung von Finanzdaten stehen CFOs und Finanzteams nützliche Helfer zur Seite, die genau das ermöglichen.
Auch in diesem Bereich haben Unternehmen unterschiedlichste Ansprüche. Manchen Finanzteams reicht die Datenlage aus, die für das Finanzamt notwendigerweise gesammelt wird. Andere Unternehmen benutzen Finanz-Dashboards und detaillierte Reports als Grundlage für strategische Überlegungen und sind deshalb auf präzise und gleichzeitig anschauliche Berichte angewiesen.
Eine Lösung bietet zum Beispiel Microsoft mit dem Arineo Finance Dashboard: Das sogenannte BI-Tool (BI steht für Business Intelligence) ermöglicht es Finanzteams, Daten aus der Office Suite (dazu gehört zum Beispiel das oft genutzte Programm Excel) in Dashboards zu konvertieren. So können Unternehmen bereits mit wenigen Klicks aussagekräftige Finanzberichte erstellen.
Tools für das Abonnement-Management
Von digitalen Lösungen für das Managen von Abozahlungen profitieren sowohl Unternehmen, die selbst viele Abonnements nutzen, als auch SaaS-Unternehmen, die ihre Produkte über Abo-Modelle zur Verfügung stellen. Gerade für SaaS-Unternehmen spielt die pünktliche Zahlung der Kunden eine große Rolle – schließlich ist ihre Liquidität häufig genau daran gebunden.
Der Industriestandard in diesem Bereich ist Stripe: Mit dieser Lösung werden regelmäßige Online-Zahlungen so reibungsfrei wie möglich abgewickelt, was sich für Unternehmen positiv auf den Cashflow auswirkt. Ähnliche, allerdings nicht so häufig genutzte Lösungen für Abozahlungen kommen von Chargify und Braintree: Auch diese Tools ermöglichen die leichte Abwicklung monatlich wiederkehrender Zahlungen.
Unternehmen, die ihre eigenen Abos managen und gleichzeitig ihre Ausgaben optimieren wollen, setzen am besten auf ganzheitliche Lösungen: Wenn alle Posten übersichtlich und in Echtzeit getrackt werden, können Finanzteams zum Beispiel viel besser einschätzen, welche Abos für das Unternehmen noch nötig sind – und welche besser gekündigt werden sollten.
Rechnungsfreigabe-Tools
Vor der Digitalisierung war die Rechnungsfreigabe ein mühseliger Prozess, der über mehrere Instanzen ging und oft genug damit endete, dass Rechnungen entweder nicht pünktlich freigegeben wurden – oder sogar gänzlich untergingen. Auch die Regeln an den formalen Aufbau einer Rechnung sollten von Unternehmen nicht unterschätzt werden. Tools, die Fehler aufdecken und unvollständige Rechnungen korrigieren können, sind für viele Finanzteams bereits zur unschätzbaren Hilfe geworden.
Mit digitalen Rechnungsfreigabe-Tools können Finanzteams und CFOs Rechnungen automatisiert freigeben. Die Rechnungsdaten werden von den Tools auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft und – wenn sie fehlerfrei sind – ohne Zeitverzug bearbeitet. Ein gern gesehenes Feature: Die besten Rechnungsfreigabe-Tools archivieren die Rechnungen automatisch und nach deutschem Gesetz.
Einstiegs-Lösungen in diesem Bereich kommen zum Beispiel von Yaveon oder Flowwer. Beide Lösungen erleichtern die Rechnungsfreigabe und ermöglichen die gleichzeitige Weitergabe an DATEV. Auch hier gilt: Unternehmen, die von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren möchten, setzen am besten auf ganzheitliche Lösungen, die Rechnungsfreigaben automatisieren und gleichzeitig die gesamte Finanzstruktur des Unternehmens managen können.
Tools zur Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung fiel früher eindeutig ins Aufgabengebiet der Personalabteilung. Mittlerweile öffnen sich die Abteilungen hin zu einem ganzheitlichen Blick aufs Unternehmen – und die Gehaltsabrechnung ist ebenso Teil des Finanzmanagements geworden wie Budgets und Rechnungsfreigaben.
Viele Tools erleichtern die Bearbeitung von Lohnabrechnungen und erfassen zum Beispiel auch Änderungen im Personal, Abwesenheitszeiten oder Krankmeldungen einzelner Mitarbeiter. Lösungen wie die von Personio automatisieren nicht nur die Lohnabrechnung, sondern erleichtern zum Beispiel zusätzlich das Onboarding neuer Arbeitskräfte.
Dokumente scannen und archivieren
Ebenfalls hilfreich sind Tools, mit denen Finanzteams wichtige Dokumente einfach scannen und erfassen können. Rechnungen und wichtige Belege müssen dann nicht mehr einzeln und manuell eingescannt werden, sondern können zum Beispiel einfach mit dem Smartphone abfotografiert werden. Die Digitalisierung der Fotos und anschließende korrekte Zuordnung erfolgt automatisch.
Es gibt unzählige Anbieter im Bereich der Scanner-Apps und die meisten machen ihren Job zuverlässig. Per OCR-Technologie (steht für „Optical Character Recognition“, also optische Zeichenerkennung) sind die eingescannten Dokumente maschinenlesbar und dementsprechend auch für Finanz-Tools geeignet.
Wie bei allen digitalen Tools gilt auch hier: Statt mehrere Apps für unterschiedliche Nutzungsbereiche zu nutzen, können Unternehmen auf ganzheitliche Lösungen setzen. Mit Moss werden die eingescannten Dokumente zum Beispiel direkt regelkonform archiviert und stehen als Datensatz für die gesamte betriebliche Finanzanalyse zur Verfügung.
Moss als ganzheitlicher Finanzplaner für Unternehmen

Die Digitalisierung hat das Finanzmanagement in Unternehmen grundlegend verändert: CFOs und Finanzteams stehen mittlerweile eine unübersichtliche Auswahl an digitalen Tools zur Verfügung, die ihnen die Arbeit erleichtern oder sogar ganz abnehmen. Die Auswahl fällt schwer – und viele Finanz-Tools erfüllen entweder nur einige wenige Funktionen oder sind überladen mit Spielereien, die kein Finanzteam wirklich braucht.
Der größte Vorteil von Moss: Die ganzheitliche Lösung bündelt alle Funktionen des Ausgabenmanagements in einer zentralen Plattform. Statt sich demnach für unterschiedliche Aufgabengebiete jeweils einzelne Apps zu besorgen, können Unternehmen mit Moss umfassend alle Vorteile der Digitalisierung in diesem Bereich nutzen.
Dazu gehören nicht nur die Ausgabenkontrolle und -optimierung und das Erstellen realistischer Budgetpläne, sondern auch vorbereitende Buchhaltung oder das automatische Erfassen und korrekte Archivieren aller wichtigen Unterlagen oder die vereinfachte und effiziente Verwaltung von Rechnungen.
Trotz seines Leistungsumfangs besitzt Moss ein benutzerfreundliches und intuitives Interface, mit dem Unternehmen ohne lange Einarbeitungszeit sofort von den Vorteilen der digitalen Finanzverwaltung profitieren.
FAQs
Die Digitalisierung hat längst im Finanzwesen Einzug gehalten. Mit digitalen Tools können Unternehmen buchhalterische Prozesse weitestgehend automatisieren und die Vorteile einer schnellen, effektiven und ressourcensparenden Bearbeitung nutzen. Viele Tools nehmen den Finanzteams Routine-Tasks ab und ermöglichen so die Konzentration auf strategische Langzeitziele.
Geschäftsführer sprechen immer wieder von den fünf Säulen zukünftiger Geschäftsstrategien: Flexibilität, Kontinuität, datengestützte Planung, Kollaboration und Skalierbarkeit. Genau diese Strategien lassen sich mit einer digitalen Finanzverwaltung effektiv umsetzen. Die Kollaboration wird zum Beispiel dadurch ermöglicht, dass alle Finanzdaten in Echtzeit getrackt werden und für alle relevanten Abteilungen zugänglich sind.
Der Markt für Finanz-Tools ist mittlerweile unüberschaubar geworden und die Suche nach den richtigen Tools erfordert gezielte Recherchearbeit. Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an Tools und sollten entsprechend auf Flexibilität und Skalierbarkeit des Angebots achten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Unternehmen mit ganzheitlichen Lösungen besser beraten sind, statt unzählige kleinere Tools für unterschiedliche Tasks zu managen.
Budgetplanung-Tools ermöglichen eine bessere Kontrolle über betriebliche Ausgaben, helfen bei der Identifizierung von Sparpotenzialen, automatisieren Finanzprozesse und verbessern die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. Sie unterstützen Unternehmen bei der effektiven Verwaltung ihrer finanziellen Ressourcen und ermöglichen das Erstellen realistischer Budgets und Zukunftsprognosen.
Viele Finanztools lassen sich auch von unterwegs über das Smartphone nutzen. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter nicht an den starren Arbeitsplatz gebunden sind, sondern quasi von überall Finanzen managen können. Auf Geschäftsreisen zum Beispiel lassen sich angefallene Reisekosten über mobile Finanzplaner-Apps direkt an die Buchhaltung übermitteln.
Digitale Finanz-Tools sind in der Lage, eine immense Datenmenge in Echtzeit zu verarbeiten und ansprechend aufzubereiten und zu visualisieren. Finanzteams, die mit digitalen Tools arbeiten, sind jederzeit genauestens über das Ausgabeverhalten ihrer Unternehmen informiert und können gezielt Einsparpotenziale aufdecken und verfolgen.