Finanzprozesse sind das Rückgrat eines Unternehmens: Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst, Budgets erstellt und kontrolliert werden. Viele Unternehmen führen diese Finanzprozesse teilweise immer noch manuell aus. Das ist nicht nur zeit- und ressourcenaufwendig, sondern vor allem fehleranfällig. Eine Alternative ist die Digitalisierung unternehmerischer Finanzprozesse. Sie ermöglicht eine zeitsparende und effiziente Bearbeitung der Finanzen. Wir erklären, welche Finanzprozesse Unternehmen am meisten belasten und zeigen, welche Vorteile die Digitalisierung bietet.
Manuelle Finanzprozesse optimieren und digitalisieren
Jedes Unternehmen steht und fällt mit seinen Finanzen. Ob eine unternehmerische Vision Wirklichkeit wird und sich erfolgreich etabliert, hängt nicht zuletzt vom Finanzmanagement und einer effizienten Buchhaltung ab. Die Verwaltung der anfallenden Finanzprozesse erfordert aber nicht nur unternehmerisches und strategisches Geschick, sondern muss auch geltendem Steuerrecht entsprechen – sonst drohen Bußgelder und Strafen.
Manuelle Finanzprozesse: aufwendig und fehleranfällig
Insbesondere bei der manuellen Verwaltung betrieblicher Finanzprozesse kann es jedoch schnell zu Fehlern kommen, die mitunter auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Zahlendreher in einer Rechnung oder ein nicht mehr auffindbares Dokument werden schnell zu einem größeren Problem, wenn eine Prüfung durch das Finanzamt ansteht.
Manuelle Finanzprozesse erschweren den Geschäftsalltag: Die Buchhaltung muss verlorene Dokumente suchen, Stapel von Rechnungen durchsehen, prüfen, genehmigen und archivieren – und auch die Mitarbeiter sind durch manuelle Dateneingaben übermäßig in die Finanzverwaltung eingebunden. All das führt nicht nur zu Fehlern, sondern auch zu langen Freigabe- und Bearbeitungszeiten in der Budgetierung.
Digitale Finanzprozesse: Streamlining und Effizienz
Bei der manuellen Bearbeitung von Finanzprozessen werden also Ressourcen verschwendet, die dann bei der Verwirklichung der Unternehmensvision fehlen. Viele Unternehmen gehen deshalb dazu über, ihre Finanzprozesse zu digitalisieren. Durch eine Automatisierung werden nicht nur Buchhaltung und Finanzmanagement entlastet, sondern das gesamte Team – Finanzprozesse werden effizient bearbeitet und Fehler weitestgehend minimiert.
Diese 12 manuellen Finanzprozesse belasten Unternehmen am meisten
Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen berichten immer wieder, wie manuelle Finanzprozesse die Geschäftsentwicklung verlangsamen und zu Fehlern oder Unstimmigkeiten in der Budgetierung führen. Wir listen die zwölf größten Belastungen im manuellen Finanzmanagement auf und zeigen, wie digitale Lösungen Abhilfe schaffen.
1. Belege sammeln und suchen
Insbesondere auf Geschäftsreisen oder bei Mitarbeiterausgaben gehen die nötigen Belege schnell verloren: Es ist nahezu unmöglich, alle kleineren Ausgaben, die auf einer Geschäftsreise anfallen, mit Belegen zu erfassen.
Die manuelle Ablage von Belegen ist ebenfalls kompliziert und fehleranfällig: Es gibt unterschiedliche Archivierungssysteme, die allesamt ihre Vor- und Nachteile haben. Doch für alle Archivierungsarten gilt: Die Belege müssen auf Verlangen des Finanzamts ohne Zeitverzögerung zugänglich gemacht werden. Liegen Quittungen und Rechnungen in digitaler Form vor, ist das kein Problem – Belege in Papierform hingegen müssen von der Buchhaltung häufig erst zeitintensiv zusammengesucht werden.
2. Manuelles Erinnern oder Anfordern von Belegen
Bevor Belege überhaupt archiviert werden können, muss die Buchhaltung sie bei den Mitarbeitern anfordern – eine zeitaufwendige und mühselige Tätigkeit. Auch hier helfen digitale Lösungen: Entweder erhalten Mitarbeiter per Erinnerungsfunktion eine Abgabeaufforderung oder aber die Belege werden direkt digital eingescannt und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.
3. Rechnungen manuell überprüfen
Rechnungen sind im Geschäftsalltag unumgänglich. Ein zeitsparender und effizienter Rechnungsworkflow ist deshalb unabdingbar. Bei der manuellen Überprüfung von Rechnungen verschwendet die Buchhaltung nicht nur übermäßig viel Zeit, sondern der ganze Prozess ist auch fehleranfällig: Von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Archivierung können sich Fehler einschleichen, die den gesamten Finanzprozess verlangsamen.
Digitale Lösungen überprüfen Rechnungen automatisch auf Fehler und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Rechnungen auch dem Steuergesetz entsprechen. Die Buchhaltung wird entlastet und Freigabeprozesse werden beschleunigt.
4. Manuelle Dateneingabe
Neben der manuellen Rechnungsprüfung führt auch die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten regelmäßig zu Fehlern. Die händische Eingabe von Finanzdaten ist aber nicht nur eine Fehlerquelle, sondern auch vor Datenmanipulation nicht sicher. Digitale Lösungen können Daten aus gescannten Dokumenten lesen und automatisch übertragen – die zeitaufwendige händische Eingabe entfällt und das Finanzteam kann sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
5. Manuelle Bank- und Kontenabstimmung
Einer der größten Nachteile von manuellem Finanzmanagement: Die Finanzdaten laufen nicht an zentralisierter Stelle zusammen, sondern müssen über Abteilungen hinweg zeitaufwendig koordiniert werden. Zum Beispiel müssen alle Bankauszüge mit den Buchhaltungsdaten abgeglichen und auf alle Konten abgestimmt werden.
Ganzheitliche digitale Lösungen vermeiden dieses Problem, indem sie alle Finanzdaten in einem benutzerfreundlichen Interface bündeln und sie für alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter einsehbar machen. Das aufwendige Abgleichen von Daten gehört so der Vergangenheit an.
6. Manuelle Rechnungsfreigabe via E-Mail oder in Papierform
Die manuelle Rechnungsfreigabe ist ein aufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der aber in vielen Unternehmen noch weit verbreitet ist. Nachdem die Rechnungen manuell geprüft wurden, müssen sie zunächst von einem verantwortlichen Mitarbeiter freigegeben werden. Diese Freigabe erfolgt häufig per E-Mail oder sogar noch in Papierform. Das endet in der Praxis oft damit, dass Rechnungen nicht zeitnah freigegeben werden.
Die Automatisierung des Freigabeprozesses führt zu schnelleren Freigaben und somit zu einer effizienten Bearbeitung von Rechnungen. Die Dokumentation der Freigaben erfolgt ebenfalls automatisch und lässt sich so auch für externe Stellen leicht nachvollziehen.
7. Zahlungen vorbereiten, genehmigen und durchführen
Die manuelle Bearbeitung von Zahlungen ist ein weiterer aufwendiger Prozess. Dabei müssen Zahlungen vorbereitet, genehmigt und durchgeführt werden. Auch hier besteht ein hohes Risiko für Fehler, die zu verspäteten Zahlungen und unzufriedenen Lieferanten führen können.
Neben der Freigabe und Überprüfung von Rechnungen ist auch das Begleichen eingehender Rechnungen ein wichtiger Schritt im Finanzmanagement: Jede Zahlung muss vorbereitet, genehmigt und veranlasst werden. Hierbei herrscht ein hohes Fehlerrisiko in Form verspäteter Zahlungen oder gänzlich vergessener Rechnungen – was wiederum zu Missmut bei Lieferanten und Kunden führt.
Unternehmen, die ihre Zahlungen digitalisieren, entlasten zum einen die Buchhalter und ermöglichen es zum anderen, dass auch Mitarbeiter eine größere Verantwortung innerhalb der Unternehmensstruktur erhalten: Viele Zahlungen können auf dem digitalen Weg nämlich direkt von den entsprechenden Abteilungen veranlasst werden – ohne den Umweg über die Buchhaltung. Das Finanzteam bleibt dank der umfangreichen Dokumentation aller Transaktionen trotzdem auf dem Laufenden.
8. Aufbereitung der Finanzdaten für die Steuererklärung
Ebenfalls aufwendig: die Aufbereitung aller Finanzdaten für die Steuererklärung. Liegen die Daten nicht gebündelt vor, was bei der manuellen Bearbeitung von Finanzprozessen häufig der Fall ist, erschwert sich die Steuererklärung zusätzlich.
Durch die Nutzung einer ganzheitlichen Abrechnungsmanagement-Lösung werden nicht nur sämtliche Finanzdaten vollständig und gesetzeskonform archiviert. Sie können auch per DATEV-Schnittstelle ohne Zeitverlust an externe Prüfstellen wie das Finanzamt weitergeleitet werden. Mit der richtigen digitalen Lösung verpassen Unternehmen zudem nie wieder Abgabefristen.
9. Manuelle Budgetplanung und Kontrolle
Excel wird noch in vielen Unternehmen zur Budgetplanung und zum manuellen Tracking von Ausgaben genutzt. Das Programm hat durchaus seine Stärken, für die gelungene Planung eines komplexen Unternehmensbudgets ist es allerdings ungeeignet. Die Datenmenge ist einfach zu groß, als dass sie händisch in eine unübersichtliche Tabelle eingetragen werden kann. Fehlkalkulationen sind da fast vorprogrammiert.
Digitale Lösungen ermöglichen das automatische Erfassen großer Datenmengen. Die Budgets, die auf Grundlage dieser Daten erstellt werden, sind genauer und erlauben so eine bessere Umsetzung der Unternehmensstrategie.
10. Manuelle Kostenrechnung
Die Buchhaltung ordnet Kosten oft noch manuell den verschiedenen Projekten oder Produkten zu. Das ist zeitaufwendig, fehleranfällig und führt in der Praxis oft zu ungenauen Kostenberichten – was wiederum direkte Auswirkungen auf das Gesamtbudget hat. Mittels digitaler Lösungen können Unternehmen Kosten automatisch zuordnen lassen und somit genauere Berichte erstellen.
11. Eine einzige Firmenkreditkarte für das gesamte Unternehmen
In vielen Unternehmen nutzen unterschiedliche Teams eine einzige Firmenkreditkarte, um Ausgaben zu tätigen. Das ist nicht nur umständlich, wenn es um die Bezahlung dringend benötigter Investitionen oder Anschaffungen geht. Auch die Rückverfolgung und richtige Zuordnung der Ausgaben sind nahezu unmöglich. In Verbindung mit einer digitalen Lösung wie der von Moss können Unternehmen jede Abteilung und alle Mitarbeiter mit einer passgenau budgetierten Firmenkarte ausstatten – physisch oder virtuell. Für Unternehmen bedeutet das hohe Flexibilität bei gleichzeitig maximaler Ausgabenkontrolle.
12. Manuelle Datensicherung
Auch die manuelle Sicherung von Daten ist aufwendig und verbraucht viele Ressourcen. Gerade wenn es um sensible Daten geht, liefern ganzheitliche digitale Lösungen die beste Antwort: Die Archivierung erfolgt automatisch und entspricht höchsten Sicherheitsstandards. Der Verlust oder die Kompromittierung wichtiger Dokumente und Daten gehören so der Vergangenheit an.
Finanzprozesse optimieren mit Moss
Das waren nur zwölf der manuellen Finanzprozesse, die Unternehmen belasten und verlangsamen. Ganz deutlich wird hierbei: Die meisten manuellen Finanzprozesse sind zeit- und ressourcenaufwendig, fehleranfällig und blockieren die Buchhaltung und das Finanzteam. Die Fehler der händischen Arbeit müssen rückwirkend erfasst und korrigiert werden. Im schlimmsten Fall geht das Finanzamt von Fahrlässigkeit oder versuchter Steuerhinterziehung aus: Es drohen Bußgelder und sogar Strafverfahren.
Ganzheitliches digitales Ausgabenmanagement
Mit der digitalen Lösung von Moss können Unternehmen ihre Ausgaben ganzheitlich und maximal effizient bearbeiten. Die Ausgabenmanagement-Lösung integriert sich nahtlos in bereits bestehende Workflows und verhilft Unternehmen zu einer beschleunigten und erleichterten Bearbeitung ihrer Finanzen.
Neben dem eigentlichen Ausgaben- und Rechnungsmanagement stehen dabei eine Reihe weiterer Vorteile zur Verfügung: Firmenkarten ermöglichen maximale Flexibilität bei Ausgaben, volle Transparenz mit dem Budget-Tracker, der sich selbst aktualisiert und Moss Nutzer benachrichtigt, bevor es zu spät ist, sowie automatische Freigaben beschleunigen den Rechnungsworkflow.
Vorteile von Moss auf einen Blick
Die ganzheitliche Lösung von Moss bietet viele Vorteile für Unternehmen.
Dazu zählen:
- Zeitersparnis: Manuelle Arbeitsprozesse sind oft zeitaufwendig. Mit der digitalen Lösung von Moss werden Finanzprozesse automatisiert und schneller bearbeitet.
- Fehlerreduzierung: Durch die Automatisierung von Prozessen können menschliche Fehler minimiert werden, die bei manueller Arbeit häufig vorkommen. Ob Zahlendreher, Rechenfehler oder Verlust von Dokumenten: Moss reduziert Fehler auf ein Minimum und ermöglicht gleichzeitig eine beschleunigte Korrektur, falls es doch einmal zu Unstimmigkeiten kommt.
- Kostenersparnis: Die Digitalisierung von Finanzprozessen führt zu erheblichen Kostenersparnissen – nicht nur weil Arbeitskraft dort eingesetzt werden kann, wo sie wirklich gebraucht wird, statt sich um das händische Einpflegen von Daten zu kümmern. Auch die Vermeidung von Fehlern, zum Beispiel in der Steuererklärung oder bei Rechnungs- und Zahlungsfreigaben, sorgt effektiv für Einsparungen.
- Bessere Datensicherheit: Digitale Prozesse bieten oft eine höhere Sicherheit für Finanzdaten als manuelle Prozesse, weil sie verschlüsselt und gesichert werden können. Auch bei der Archivierung wichtiger Dokumente unterstützt Moss die Buchhaltung und das Finanzmanagement.
FAQs
Manuelle Finanzprozesse sind in erster Linie zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient. Sie erfordern viel Zeit und sind auf die konstante Zuarbeit menschlicher Mitarbeiter angewiesen, um zum Beispiel Daten zu sammeln, einzupflegen oder zu archivieren. Indirekt führt das zu höheren Kosten für Unternehmen.
Die Automatisierung und Digitalisierung betrieblicher Finanzprozesse führt letztlich zu Kosten- und Zeiteinsparungen, zur Reduzierung und Vermeidung von Fehlern und zu einer verbesserten Datensicherung und Archivierung wichtiger Dokumente. Durch die Vereinfachung der Prozesse werden zudem Arbeitskräfte frei und lassen sich dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse können Unternehmen effektiv Zeit, Ressourcen und Kosten sparen. Wiederkehrende zeitraubende Arbeitsschritte können so zum Beispiel automatisch bearbeitet werden. Auch das fehleranfällige Eintragen von Daten per Hand fällt dabei weg. Neben Einsparungen führt das auch zu einer höheren Kostenkontrolle.
Unternehmen können ihre Finanzen digitalisieren, indem sie eine Lösung wie Moss implementieren. Das digitale Ausgabenmanagement-Tool ermöglicht eine ganzheitliche Bearbeitung sämtlicher betrieblicher Finanzflüsse. Mit Moss werden zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung, Zahlungsabwicklung und Belegarchivierung vollständig digitalisiert.
Im Prinzip lassen sich alle Finanzprozesse weitestgehend digitalisieren und automatisieren. Trotzdem sollte die Buchhaltung weiterhin Kontrollen durchführen und die Daten auf Stimmigkeit überprüfen. Insbesondere im Bereich der Budgetplanung und der Ausarbeitung der finanziellen Unternehmensstrategie sind Unternehmen weiterhin auf Finanzteams und CFOs angewiesen.
Moss bietet je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Lösungen an. Die Implementierung von Moss führt allerdings effektiv zu Kosteneinsparungen, weil die Nachteile manueller Finanzprozesse nicht mehr zum Tragen kommen. Gleichzeitig werden durch die Automatisierung Ressourcen und Arbeitskräfte frei, die für andere Aufgaben eingesetzt werden können.
